劉洋

摘要：在新的發(fā)展階段，高校發(fā)展水平不斷地提高。目前，隨著高等教育的快速發(fā)展，為滿(mǎn)足人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承等需要，很多高校在新校區(qū)和老校區(qū)開(kāi)展了大量基本項(xiàng)目建設(shè)，規(guī)模的擴(kuò)大所對(duì)應(yīng)的基建方案也在增加，如何提升基建檔案管理水平成為了高校重要研究方向。本文就高?；n案的收集管理和開(kāi)發(fā)利用展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：高?；n案;資源利用;收集管理

引言

基建檔案涵蓋著高校的發(fā)展史。而優(yōu)化高?；n案管理，有助于為后續(xù)查找記錄提供諸多便利之處。不過(guò)，高?；n案管理現(xiàn)狀并不樂(lè)觀。為此，高校有必要從服務(wù)效能視野下構(gòu)建基建檔案管理體系，確保順利推進(jìn)相關(guān)工作。

一、?；n案管理現(xiàn)狀

嚴(yán)格地講，檔案是一門(mén)應(yīng)用學(xué)科，所以檔案的基本理論和管理理念自然是來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐。以高?；n案為例，檔案資源、數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生，并非憑空出現(xiàn)，而是基于高?；üこ痰陌l(fā)展建設(shè)實(shí)際。通俗點(diǎn)來(lái)理解，相關(guān)資源信息，尤其是具有后續(xù)利用和開(kāi)發(fā)價(jià)值的資源信息，需要檔案管理人員積極主動(dòng)收集、獲取并分類(lèi)整理。如上所言，以本校新區(qū)為例。高校新區(qū)在建設(shè)過(guò)程中，自然是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，從無(wú)到有、從小到大、從點(diǎn)到面。簡(jiǎn)言之，由最初的幾十畝、幾百畝，擴(kuò)建到最終的上千畝?？傊瑹o(wú)論是教學(xué)樓還是學(xué)生公寓，無(wú)論是體育場(chǎng)、實(shí)驗(yàn)室，還是校園綠化和廣場(chǎng)，再或者是食堂、圖書(shū)館、水電設(shè)施等?？偟膩?lái)講，均屬于學(xué)校的基建工程。在整個(gè)漫長(zhǎng)的發(fā)展建設(shè)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生諸多信息資源。這類(lèi)信息資源，可以單純看作是一個(gè)校區(qū)的成長(zhǎng)歷程，但現(xiàn)實(shí)中很多信息資源極具存儲(chǔ)價(jià)值、開(kāi)發(fā)價(jià)值。正因如此，高?；ㄟ^(guò)程也是基建工程檔案信息的儲(chǔ)存和整理過(guò)程。然而，包括本校新校區(qū)在內(nèi)，現(xiàn)實(shí)中很多高?；窘ㄔO(shè)檔案管理活動(dòng)并不重視，相關(guān)活動(dòng)開(kāi)展也較為滯后。譬如，當(dāng)需要重新查找已經(jīng)竣工數(shù)年的校園內(nèi)工程建筑的建設(shè)信息時(shí)，卻找不到與之匹配的檔案資料。不僅如此，基建檔案信息質(zhì)量參差不齊也是常態(tài)，關(guān)鍵檔案信息缺失的情況更為普遍。

二、高校基建檔案管理模式及優(yōu)化路徑

（一）堅(jiān)持立檔與建設(shè)同步

高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集難、完整性等至關(guān)重要，也是難點(diǎn)。因此，要將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與立檔工作同步推進(jìn)，從源頭上解決好高校基建檔案的收集、整理等難題。為此，高?；ú块T(mén)或檔案管理部門(mén)應(yīng)派專(zhuān)職檔案員作為基建項(xiàng)目指揮部成員，全程做好檔案管理工作，提前介入，根據(jù)基建情況，充分把握檔案預(yù)案工作，了解基建中各個(gè)環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容，確?；n案收集的準(zhǔn)確性和完整性。

（二）加強(qiáng)基建檔案管理人員培訓(xùn)，更新管理觀念，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

基建檔案管理事關(guān)工程整體發(fā)展水平?；诖?，高校需要重視基建檔案管理工作。尤其是要采取宣傳的方式，增強(qiáng)高校相關(guān)管理人員與基建部門(mén)管理人員基建檔案管理意識(shí)。作為優(yōu)化檔案管理的基建部門(mén)工作人員，需要清楚自身工作職責(zé)，主動(dòng)地從各大渠道學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，開(kāi)闊檔案管理視野。另外，基建部門(mén)管理人員有必要更新檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理模式，并為剛來(lái)到檔案管理工作崗位的工作人員提供有效指導(dǎo)。與此同時(shí)，組織培訓(xùn)活動(dòng)，保證他們掌握檔案管理精髓。如參加國(guó)家檔案局、省級(jí)檔案局等培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容中不僅需要包括專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也需要包括職業(yè)道德知識(shí)，確保他們?nèi)硇牡赝度牍ぷ髦?。另外，高校管理者可以為檔案部門(mén)和基建部門(mén)構(gòu)建溝通交流平臺(tái)，加強(qiáng)兩部門(mén)之間聯(lián)系。

（三）控制建設(shè)項(xiàng)目工程變更，相關(guān)材料及時(shí)歸檔

首先應(yīng)從源頭控制變更，即在可行性研究、初步設(shè)計(jì)階段充分論證項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容和投資概算，減少后續(xù)變更的可能性。過(guò)程中確有變更，應(yīng)及時(shí)辦理洽商、確認(rèn)，并加蓋工程變更確認(rèn)章。相關(guān)支撐材料要及時(shí)歸檔，避免遺失或長(zhǎng)期不確認(rèn)導(dǎo)致遺忘，實(shí)時(shí)同步管理，為后期歸檔的完整性、系統(tǒng)性創(chuàng)造有利條件。

（四）優(yōu)化路徑

首先，以人為本的工作理念。人才始終都是一切工作得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)、平穩(wěn)過(guò)渡的關(guān)鍵點(diǎn)，也是一切創(chuàng)新和發(fā)展的基準(zhǔn)點(diǎn)。故此，建議各高校在聘用制度上稍作改動(dòng)，即轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式下“單位所有”變?yōu)椤吧鐣?huì)所有”。通俗點(diǎn)來(lái)理解，就是聘用社會(huì)專(zhuān)業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員，摒棄單位內(nèi)部一人身兼數(shù)職的局面。無(wú)論是從安全性、保密性、真實(shí)性等各個(gè)角度來(lái)看，均很有必要。高?；n案管理不同于一般的企業(yè)文獻(xiàn)、單位文獻(xiàn)等管理，盡管不需要像人事管理那樣注重安全、保密程度，但同樣不可完全忽略。總之，需要牢牢記住，高?；ㄒ约鞍l(fā)展歷程，是圍繞著學(xué)校教育活動(dòng)展開(kāi)的，即圍繞著人的活動(dòng)、生產(chǎn)實(shí)踐來(lái)推進(jìn)。不僅如此，基建檔案管理環(huán)節(jié)同樣離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人才。故此，圍繞著人的發(fā)展來(lái)開(kāi)展生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)。將制度人本化操作，建立完善的社會(huì)管理機(jī)構(gòu)，才能真正保證進(jìn)入到正確的發(fā)展軌道。其次，優(yōu)化和調(diào)整管理方式。關(guān)于現(xiàn)存的問(wèn)題和不足，從中可以了解到，在相關(guān)輔助建設(shè)層面相對(duì)滯后。所以，借鑒現(xiàn)代化的管理方式。在具體操作改進(jìn)過(guò)程中，建議建立完善的業(yè)績(jī)跟蹤系統(tǒng)，直接將檔案管理人員與管理整體績(jī)效掛鉤，如此以來(lái)，可切實(shí)提升檔案的實(shí)用價(jià)值。因?yàn)樵诖饲樾蜗?，無(wú)論是檔案管理人員還是關(guān)聯(lián)崗位管理人員，很大程度上均會(huì)越來(lái)越看重人事檔案的記錄內(nèi)容。再者，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)。如上所述，一切工作開(kāi)展的前提均是建立在“人的管理”體系之上。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，檔案管理事業(yè)及形式的巨大改變，均是源于社會(huì)發(fā)展與創(chuàng)新的本質(zhì)。故此，高校作為重要的事業(yè)單位，作為服務(wù)于社會(huì)的公共事業(yè)單位，理應(yīng)跟隨時(shí)代發(fā)展步伐，而要想實(shí)現(xiàn)基建管理檔案的科學(xué)高效，就必須要培養(yǎng)一批集理論研究、學(xué)術(shù)探討、科技開(kāi)發(fā)、業(yè)務(wù)熟練、職業(yè)操守于一體的管理人才。最后，加快信息化網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)。正如開(kāi)篇所言，檔案信息管理詳細(xì)記錄著基礎(chǔ)信息。對(duì)于其中的意義和存在的價(jià)值，前面也較為詳細(xì)闡釋?zhuān)聲r(shí)期，經(jīng)濟(jì)在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，在檔案管理和服務(wù)層面，理應(yīng)當(dāng)緊隨時(shí)代步伐。近年來(lái)檔案使用率不斷提升，最大的原因恰恰是社會(huì)的發(fā)展，從而迫切需要加快市場(chǎng)化運(yùn)作和管理。正因如此，加快檔案信息管理模式的轉(zhuǎn)變很有必要，即由傳統(tǒng)人工管理過(guò)渡到集成信息與數(shù)字化平臺(tái)管理。

（五）做好檔案載體多樣化管理

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校基建檔案的類(lèi)別、載體均呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)，既有業(yè)務(wù)類(lèi)，也有文書(shū)類(lèi)，還有聲像類(lèi)和電子類(lèi)等，基建檔案管理門(mén)類(lèi)眾多。涉及檔案載體既有紙質(zhì)，也有電子文件，檔案存儲(chǔ)形式有磁盤(pán)、光盤(pán)還有CAD制圖等等。因此，要加強(qiáng)基建檔案管理中的不同檔案載體保管要求和方式的研究，有針對(duì)性地做好檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，確保基建檔案管理的安全性、科學(xué)性和規(guī)范性。如圖片檔案應(yīng)附有標(biāo)注標(biāo)題、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、拍攝人，將圖片資料、底片及相關(guān)說(shuō)明一并移交，滿(mǎn)足圖片檔案管理要求。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前，高?；n案管理存在問(wèn)題?；诖?，高校要根據(jù)自身問(wèn)題，創(chuàng)新發(fā)展基建檔案管理方法。加強(qiáng)培訓(xùn)、加快檔案數(shù)字化和信息化的建設(shè)、健全檔案管理體系等屬于有效檔案管理事項(xiàng)，而高?？梢赃x擇性借鑒這些管理要點(diǎn)。

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