摘要：檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)，亦是促進(jìn)學(xué)校規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)之一。學(xué)生檔案管理是高職院校了解學(xué)生個(gè)人信息的首要前提，同時(shí)也是學(xué)校推進(jìn)人才的培養(yǎng)過程，但當(dāng)前，學(xué)生檔案管理存在文書處理不規(guī)范、管理制度不完善、管理人員素質(zhì)欠缺等問題，導(dǎo)致學(xué)生檔案缺乏完整性。本文就高職院校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)其管理的規(guī)范化路徑提出了幾點(diǎn)相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案管理;高職院校;規(guī)范化路徑

前言

檔案管理屬于學(xué)校建設(shè)中的基礎(chǔ)性工作，但大部分高職院校并未充分意識(shí)到學(xué)生檔案管理的重要性，加之檔案內(nèi)容較為復(fù)雜繁瑣、管理機(jī)制不完善等原因，學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作并不十分規(guī)范[1]。然而對(duì)于高職院校而言，檔案管理方式屬于教學(xué)工作的重要組成部分之一，其可對(duì)學(xué)校教學(xué)工作的整個(gè)過程進(jìn)行直接反應(yīng)，也可間接體現(xiàn)教學(xué)管理水平的高低及教學(xué)工作質(zhì)量的好壞[2]。近年來(lái)，大多高職院校的學(xué)生檔案管理數(shù)量不斷增長(zhǎng)，而如何有效、同步提高其管理質(zhì)量，并探究其管理規(guī)范化路徑就顯得格外重要。基于此，本文建議高職院校對(duì)學(xué)生檔案管理的必要性及其優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行充分了解，同時(shí)對(duì)管理制度進(jìn)行改革及優(yōu)化，尋找管理的規(guī)范化路徑，以提高高職院校對(duì)學(xué)生檔案管理工作的效率。

一、高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)存問題

1.文書處理不規(guī)范

在許多高校中，文書處理及檔案管理工作并未引起重視，學(xué)校對(duì)于檔案管理的觀念意識(shí)較為淡薄，而學(xué)生檔案本身需要學(xué)校多個(gè)部門收集，再對(duì)其進(jìn)行整理、匯總，最終經(jīng)手檔案室歸檔存檔歸案，在這一過程中，常常會(huì)出現(xiàn)管理者管理意識(shí)不強(qiáng)，未能規(guī)范性管理文書處理工作及檔案工作的情況。同時(shí)，由于文書管理缺乏規(guī)范性，檔案管理過程中容易出現(xiàn)重復(fù)管理現(xiàn)象，導(dǎo)致管理資源浪費(fèi)，工作效率低下。

2.管理制度不完善

就目前來(lái)說(shuō)，大部分高職院校迫于需求設(shè)立了檔案管理室，然而檔案室設(shè)立后，學(xué)校并未擬定及施行檔案室相關(guān)管理制度，在人力資源調(diào)配上也存在較多問題，長(zhǎng)久之下，便形成了管理制度不完善、責(zé)任劃分模糊的局面，最終導(dǎo)致學(xué)生檔案管理效率不高，且工作繁雜[3]。另外，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸進(jìn)入各行各業(yè)的視野中，包括各大高職院校，但目前的現(xiàn)狀是，因資金限制，部分高校暫未引進(jìn)信息化技術(shù)，而已引進(jìn)信息化技術(shù)的高校，也存在引入機(jī)制不健全的缺陷，致使學(xué)生電子檔案的使用、整理及劃分流程不明朗，難以實(shí)現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案規(guī)范化的管理。

3.管理人員素質(zhì)欠缺

當(dāng)前，在經(jīng)營(yíng)過程中，許多高校均對(duì)師資力量及教學(xué)成果予以高度重視，而對(duì)于學(xué)校檔案管理工作人員的要求則相對(duì)較低，普遍存在年管理人員年齡較大、學(xué)歷不高等現(xiàn)象，加之缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，此類管理人員專業(yè)知識(shí)及實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)均不足，以至于難以有效開展學(xué)生檔案管理工作。而除此之外，仍有部分高校的檔案管理人員以手動(dòng)操作方式收集整理檔案，對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用并不十分熟練，管理水平較低，難以適應(yīng)信息化技術(shù)的發(fā)展，跟上高職院校學(xué)生檔案管理信息化改革的步伐。

二、高職院校學(xué)生檔案管理規(guī)范化路徑的探討

1.加強(qiáng)文書處理工作的規(guī)范性

相關(guān)研究顯示[4]，文書處理工作屬于高職院校管理的基本工作之一，其與檔案工作之間雖存在不同，且具有獨(dú)立性，但文書的檔案來(lái)源是一致的，可以說(shuō)學(xué)生檔案管理的本質(zhì)就是文書管理，因此，加強(qiáng)文書處理工作的規(guī)范性對(duì)于提高高職院校學(xué)生檔案管理效率具有重要意義。此外，增強(qiáng)文書處理工作的規(guī)范性，有利于記錄、量化數(shù)據(jù)研究，同時(shí)準(zhǔn)確分析檔案管理中的規(guī)律及發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)而為學(xué)生檔案管理工作提供真好似可靠的原始數(shù)據(jù)，有效提高檔案管理的科學(xué)性。

2.樹立信息化建設(shè)管理制度

在學(xué)生檔案管理工作中，高職院校要想順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，提高檔案管理的規(guī)范性，除轉(zhuǎn)變管理思維外，還需正確認(rèn)識(shí)學(xué)生檔案管理之于學(xué)校整體管理的重要性，盡力完善、優(yōu)化檔案管理制度。其一，學(xué)校樹立信息化建設(shè)管理制度需以我國(guó)出臺(tái)的《檔案法》為依據(jù)，以建立科學(xué)合理的管理機(jī)制，同時(shí)對(duì)分工及責(zé)任進(jìn)行明確劃分，以規(guī)范檔案管理流程[5-6]。其二，另外，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行合理運(yùn)用，以改善傳統(tǒng)手動(dòng)管理不易操作及紙質(zhì)檔案不易保存的不足，有效節(jié)約管理成本，提高工作效率。其三，學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立資源數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)該數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行良好的開發(fā)及利用，規(guī)范學(xué)生電子檔案的收集、整理、歸納、利用等一系列過程，及你不彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理手動(dòng)操作的不足，提高管理效率。

3.提高管理人員道德素養(yǎng)

高職院校學(xué)生檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)對(duì)工作效率具有直接影響，在信息技術(shù)化飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，熟悉現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)軟硬件，學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)操作，同時(shí)提高自身職業(yè)道德修養(yǎng)。首先，學(xué)校需成立綜合數(shù)字檔案管理室，合理利用數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)生電子檔案的良好監(jiān)督及保管，確保檔案的真實(shí)性、完整性、有效性;其次，學(xué)校需招聘一批檔案管理的專業(yè)人士，同時(shí)將學(xué)生檔案管理內(nèi)容作為考核的一環(huán)，以提高管理人員專業(yè)素養(yǎng);最后，學(xué)校需對(duì)部分管理人員進(jìn)行合理化培訓(xùn)，定期引入檔案管理工作的新思維，同時(shí)增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，調(diào)整檔案室工作作風(fēng)，規(guī)范檔案管理流程。

結(jié)語(yǔ)

由于高職院校的檔案管理工作屬于學(xué)?；A(chǔ)性工作，因而學(xué)校的整體管理具有一定推動(dòng)作用，值得引起學(xué)校管理者的重視。但就高職院校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化路徑而言，加強(qiáng)文書處理工作的規(guī)范性，完善檔案管理制度以及提高管理人員道德修養(yǎng)是關(guān)鍵，以上規(guī)范化路徑的實(shí)施，有利于促使高職院校轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案管理思維，采取有效措施，合理運(yùn)用信息化技術(shù)，優(yōu)化檔案管理流程，最終提高其管理工作效率。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：劉兆英（1968.9），女，山東臨沂市人，講師，畢業(yè)于山東師范大學(xué)，就職于山東臨沂職業(yè)學(xué)院，研究方向：檔案管理。