韓照杰

【摘要】科技檔案管理工作不僅僅要保證檔案本身的完整性和安全性，更重要的是通過檔案資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對檔案潛在價(jià)值的挖掘和利用，從而更好地發(fā)揮科技檔案的參考和借鑒價(jià)值。本文概述了進(jìn)行科技檔案資源建設(shè)和開發(fā)利用的重要價(jià)值，針對現(xiàn)階段科技檔案管理中客觀存在的一些問題，分別從樹立科學(xué)的檔案管理意識、重視檔案管理信息化建設(shè)和提高檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)等方面，提出了幾點(diǎn)針對性的解決對策，為科技檔案管理工作的順利開展和改革發(fā)展提供一定的借鑒。

【關(guān)鍵詞】科技檔案;信息資源管理;開發(fā)利用;解決對策

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息技術(shù)在檔案管理工作中得到了越來越廣泛的運(yùn)用。從實(shí)際應(yīng)用效果來看，這些信息基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用軟件，除了可以減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)、提高檔案檢索效率外，也能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)有科技檔案資源的整合利用。通過從科技檔案中提取有參考價(jià)值的信息，為農(nóng)業(yè)、工業(yè)、市政建設(shè)等各個(gè)行業(yè)的工作開展具有極強(qiáng)的指導(dǎo)作用。因此，新時(shí)期的科技檔案管理，要重點(diǎn)從資源建設(shè)、信息整合、利用服務(wù)等方面進(jìn)行創(chuàng)新，才能更好地凸顯科技檔案管理的價(jià)值。

一、科技檔案資源開發(fā)利用的價(jià)值分析

開發(fā)并利用科技檔案的資源信息，以此推動社會經(jīng)濟(jì)可持續(xù)健康發(fā)展是時(shí)代的要求，而該項(xiàng)工作的完美落地，一方面，會提升科技檔案的價(jià)值，通過真實(shí)的數(shù)據(jù)、知識記錄，展現(xiàn)當(dāng)下社會的發(fā)展水平，同時(shí)可改變社會大眾對科技檔案管理工作的片面認(rèn)識，繼而提升科技檔案管理從業(yè)人員的社會地位。可以說，科技檔案資源信息的開發(fā)和利用是惠利社會的一項(xiàng)重要工作;另一方面，科技檔案記載的信息是科研活動的支持依據(jù)，可為科研人員開展科學(xué)技術(shù)等研究提供便利，避免工作失誤或工作效率過低，對國家整體經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展和提高助益良多。此外，開發(fā)和利用科技檔案信息資源可促使科研單位及企業(yè)加大科技研究的力度和投入，形成人人求取、求新、求變的良好科技競爭局面，對我國科技的進(jìn)步有益。在萬眾創(chuàng)新的時(shí)代背景下，產(chǎn)生了更多的科技檔案。同時(shí)，對于科研人員來說，只有重視并利用好這些科技檔案，才能讓社會各界更加重視科技檔案管理的價(jià)值，這是支持科技檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前形勢下科技檔案資源開發(fā)利用面臨的問題

經(jīng)過近年來的工作努力，目前，許多科技檔案管理部門無論是在館藏檔案的豐富度，還是檔案綜合管理水平上，相比以往都有了較大幅度的提升。但是檔案資源建設(shè)和開發(fā)利用是循序漸進(jìn)的過程，特別是在信息時(shí)代，如果缺乏創(chuàng)新意識，就難以緊跟行業(yè)發(fā)展趨勢，在工作開展中也會面臨許多新的問題。

（一）現(xiàn)有的科技檔案管理體制機(jī)制不完善。開發(fā)和利用科技檔案信息資源涉及方方面面，民眾、科技部門、檔案部門、科研團(tuán)隊(duì)等的利益均會牽扯其中，權(quán)、責(zé)、利劃分不明確在科研機(jī)構(gòu)、高校、企業(yè)、事業(yè)單位幾乎已成為普遍現(xiàn)象。但《科技檔案管理法》中，規(guī)定移交科技檔案及憑證性服務(wù)提供的權(quán)限交由檔案主管部門負(fù)責(zé)，故需要明確劃分管理的權(quán)限和職責(zé)，避免管理體制漏洞阻礙科技檔案信息資料的開發(fā)和利用。但是目前來看，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理部門的這些制度沒有緊跟時(shí)代發(fā)展進(jìn)行適應(yīng)性的補(bǔ)充、調(diào)整和創(chuàng)新，其中許多條款已經(jīng)無法適用于當(dāng)前的工作。這種情況下，科技檔案管理制度的實(shí)用性也會大打折扣。例如，近年來科技檔案的信息化管理已經(jīng)成為常態(tài)，但是許多部門的規(guī)章制度中，還沒有增加關(guān)于檔案信息管理系統(tǒng)的操作要求。在實(shí)際工作中，經(jīng)常會有檔案管理人員不熟悉信息管理系統(tǒng)的操作技巧，造成電子版科技檔案的丟失或損壞。因此，盡快建立健全與檔案管理信息化配套制度，成為當(dāng)前檔案管理部門必須要考慮的問題。

（二）科技檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。近年來，受到科技檔案管理信息化發(fā)展的影響，大量紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。數(shù)字檔案通過計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的軟件進(jìn)行管理，除了檢索更加方便外，還可以利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，更好地挖掘和提取數(shù)字檔案的價(jià)值。但是也有很多檔案管理部門在工作開展中遇到了問題，例如數(shù)字檔案的存儲格式不一致，無法實(shí)現(xiàn)整合、共享。究其原因，還是因?yàn)榭萍紮n案管理部門內(nèi)沒有形成一套通用的標(biāo)準(zhǔn)。目前，尚未有相對完善的規(guī)章制度出臺及修訂制度，因而科技檔案的制度修訂工作相對滯后。開展科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠?qū)蒲行畔①Y料的采集、錄入、整理、存儲和利用等達(dá)成一致要求，為科研檔案信息資源的共享、在線管理、集成服務(wù)等奠定基礎(chǔ)，是科技檔案管理的發(fā)展趨勢，應(yīng)予以重視。從數(shù)字檔案的開發(fā)利用角度考慮，盡快推行整個(gè)檔案管理行業(yè)統(tǒng)一遵循的標(biāo)準(zhǔn)制度，成為現(xiàn)階段一項(xiàng)緊迫性的工作任務(wù)。

（三）科技檔案數(shù)字化信息技術(shù)利用率低。從調(diào)查情況來看，現(xiàn)階段許多科技檔案管理部門已經(jīng)初步建立起了信息化辦公系統(tǒng)。例如，在檔案查找時(shí)，只需要在計(jì)算機(jī)上輸入該檔案的關(guān)鍵詞或是精確的歸檔時(shí)間，就可以很快從檔案庫內(nèi)找到所需的檔案。但是我們也必須認(rèn)識到，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，如果檔案管理部門在信息技術(shù)方面的投入缺乏持續(xù)性，不能定期更新信息設(shè)備，就會導(dǎo)致信息技術(shù)的實(shí)用價(jià)值大打折扣，利用率也會降低。大部分科研單位均存在重技術(shù)設(shè)備、人力資源、物品資源投入，對科技檔案信息資源的管理工作重視不足的現(xiàn)象，致使科技檔案管理的整體投入短缺，這也是科技檔案數(shù)字化信息技術(shù)利用率不高的重要原因。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變已成為大勢所趨，若前期缺乏對檔案資源的數(shù)字化整理和投入勢必難以企及科技檔案數(shù)字化的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，阻礙科技檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。在這種情況下，信息技術(shù)因?yàn)槔寐什桓?，沒有達(dá)到預(yù)期的效果，無論是從檔案管理工作開展，還是從檔案資源開發(fā)利用角度來看，都極為不利。

三、新形勢下科技檔案資源開發(fā)利用對策

無論是從保證科技檔案資料的完整性方面，還是從挖掘科技檔案利用價(jià)值方面，都要求科技檔案的管理部門，要與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新管理技術(shù)，不斷完善配套管理制度，重視復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。只有統(tǒng)籌做好各方面的工作，才能為科技檔案資源的開發(fā)和利用創(chuàng)造良好條件。筆者從檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢以及以往的工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，對科技檔案資源開發(fā)利用提出以下建議：

（一）建立健全科技檔案管理的配套制度。推動科技檔案資源信息管理開發(fā)和利用的首要原則是建立起完善的管理制度，使科研單位充分意識到舊有傳統(tǒng)科技檔案資源信息管理模式的不足和缺陷以及新形勢對科技檔案資源信息管理的具體要求。另外，科技檔案資源信息的利用是凸顯科技檔案管理價(jià)值的重要體現(xiàn)，因而需要發(fā)揮制度的指導(dǎo)作用，加大檔案所歸納信息資源的利用率，擴(kuò)大其利用范圍和領(lǐng)域，在應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)高效管理和價(jià)值體現(xiàn)?？萍紮n案管理部門可以從兩個(gè)渠道建立健全適應(yīng)新時(shí)期工作需要的管理制度：一是借鑒其他檔案管理部門，在制度建設(shè)上取得的成功經(jīng)驗(yàn)。特別是一些省、市級的科技檔案館，目前已經(jīng)在配套制度建設(shè)方面進(jìn)行了大量的探索，也初步形成了比較完善的制度。通過選擇性的借鑒，盡快構(gòu)建起符合本單位工作特點(diǎn)的制度體系，為科技檔案管理各項(xiàng)工作開展提供必要的參考。二是通過科技檔案管理和開發(fā)利用的反饋，針對當(dāng)前工作存在的問題，逆向地完善管理制度。

（二）制定科技檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。海量的科技檔案只有實(shí)現(xiàn)整合利用、資源共享，才能進(jìn)一步提高其利用價(jià)值。而要想實(shí)現(xiàn)資源整合，必須要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。例如，數(shù)字檔案的存儲格式要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)檔案的編目分類也要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，為實(shí)現(xiàn)科技檔案資源的合理利用以及信息的完整性還需要完善的標(biāo)準(zhǔn)體系。在科技檔案信息的開發(fā)過程中亦需講求策略，信息的整合工作需兼顧制度標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)創(chuàng)新，若多方參與檔案信息的開發(fā)和管理，則應(yīng)以檔案資源信息的產(chǎn)權(quán)為準(zhǔn)進(jìn)行合理開發(fā)，防止侵權(quán)行為發(fā)生。檔案資源信息的開發(fā)應(yīng)具備一定的深度，需將相關(guān)課題的介入日程提前，剖析課題研究進(jìn)展，在有效溝通下實(shí)現(xiàn)課題研究的實(shí)時(shí)跟蹤，在市場需求的引導(dǎo)下全面搜集前沿信息資源。同時(shí)，對于科技檔案資源信息應(yīng)予以合理分析、整理和歸檔，以便實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源的更新、管理、利用和開發(fā)。

（三）依托信息化建設(shè)提高科技檔案利用率。科技檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化利用體系的建立，依賴于信息化管理軟件及技術(shù)的應(yīng)用，以便于檔案信息的查詢、檢索和閱覽。檔案信息資源的利用應(yīng)符合使用單位的需求，例如在檢索功能的設(shè)置中需要構(gòu)建知識智能、全息、異構(gòu)信息整合等檢索模式，擴(kuò)大檢索的范圍，使更多的檔案信息資源被發(fā)現(xiàn)、被利用?？萍紮n案信息化編制、加工、提煉工作依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?？蓪⒖萍紮n案信息資源編制為網(wǎng)頁存入電子檔案，并關(guān)聯(lián)其他分散信息，通過數(shù)據(jù)庫平臺實(shí)現(xiàn)集約化管理，為科研成果的編制、匯總、開發(fā)和利用創(chuàng)造便利條件。還需更新檔案管理信息、以公眾需求完善內(nèi)容?？萍紮n案資源信息的高效開發(fā)和利用離不開信息化服務(wù)渠道的拓展，可利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)打造整體劃一的科技檔案服務(wù)中心，對相關(guān)信息的搜集、整理、發(fā)布等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，但需要執(zhí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、安全整合的原則。同時(shí)，建立合作關(guān)系網(wǎng)，綜合企業(yè)、行業(yè)專家的技術(shù)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源管理水平的提升以及應(yīng)用范圍的拓展。

（四）提升科技檔案資源管理人員的綜合素質(zhì)。在科技檔案信息資源的管理過程中，管理人員的綜合素質(zhì)扮演著重要的角色，如果工作人員綜合素質(zhì)不過關(guān)，勢必會拉低管理水平。作為新時(shí)代下的科技檔案信息資源管理人員，需要與時(shí)俱進(jìn)，廣泛涉入法律法規(guī)、科技檔案管理等知識領(lǐng)域。同時(shí)，學(xué)習(xí)多樣化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化技術(shù)，不斷提升自我修養(yǎng)，促使工作效率提升。管理工作人員還需強(qiáng)化自我服務(wù)意識，以高標(biāo)準(zhǔn)要求自我，在提高整體服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)最大限度地滿足公眾需求。對于管理層而言，還需組建、培養(yǎng)科技檔案管理人才和隊(duì)伍，不斷提升開發(fā)科技檔案信息資源的能力。科技檔案管理部門要定期提供培訓(xùn)機(jī)會，鼓勵(lì)員工考取更高的職稱，只有不斷提升自我，才能適應(yīng)科技檔案管理的改革趨勢，在新的環(huán)境下具備更強(qiáng)的崗位勝任力，在提高檔案利用水平和服務(wù)能力上有更大的貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

新形勢下的科技檔案信息資源管理、開發(fā)和利用，有賴于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化技術(shù)以及高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍。加強(qiáng)科技檔案資源的開發(fā)和利用管理可推動社會經(jīng)濟(jì)健康、持續(xù)發(fā)展，是一項(xiàng)利國利民的舉措。每一名檔案管理人員，既要認(rèn)識到科技檔案的價(jià)值所在，又要秉持服務(wù)意識，為那些有檔案借閱和使用需求的用戶提供滿意的服務(wù)，將科技檔案資源的價(jià)值充分利用，為各行各業(yè)的工作開展、創(chuàng)新發(fā)展提供助力。

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