楊實堯
(山東淄博實驗中學(xué),山東 淄博 255000)
信息技術(shù)革命性地改變了世界,導(dǎo)致了電子檔案的出現(xiàn)。電子檔案是將傳統(tǒng)印刷檔案變成電子信息模式的檔案,將傳統(tǒng)印刷文件檔案與電子文檔檔案進(jìn)行了比較。很顯然,將電子檔案儲存在計算機(jī)硬盤或者可移動式儲存設(shè)備中,不僅設(shè)備存儲空間很大,而且儲存文件的硬盤很小,可以隨時進(jìn)行查看;另一方面,電子檔案的處理速度比傳統(tǒng)的紙檔案要快得多,電子檔案可以快速保存和切換文檔,并且可以對單個信息進(jìn)行有效分類。但是,紙質(zhì)文件只能手動處理,這使得通過文件管理使用電子文件很有用[1]。
電子檔案的特點:傳統(tǒng)檔案存在于薄紙上,也存在于石頭、龜殼和雕刻品等。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,電子檔案信息技術(shù)應(yīng)運而生,電子檔案在現(xiàn)代社會中的應(yīng)用對于檔案工作信息化管理而言非常重要。
現(xiàn)代電子檔案非常有助于檔案工作信息化管理。電子檔案的管理擁有著三個優(yōu)勢,分別如下:①高效性?,F(xiàn)代化的電子檔案管理對工作有幫助,使工作變得容易和更加方便管理。②隨著公司對信息資源的需求越來越大,實用化已成為檔案信息管理構(gòu)建計劃的核心部分。③真實性。即信息只有在可信的情況下才能在公司的工作過程中發(fā)揮出有效作用,而現(xiàn)代的信息管理方法可確保信息的真實性,因此在改善檔案工作方面非常有幫助。
信息時代下的電子信息分配更加全面、更快,可以基本實現(xiàn)自由流動。檔案管理工作通過電子檔案的方式,可以更快地傳遞電子檔案,提高電子信息的有效性和真實性,從而提高工作效率。
電子檔案與信息技術(shù)的發(fā)展息息相關(guān),為更好地管理檔案作出了重大貢獻(xiàn)。到目前為止,國有和私營公司、組織和個人創(chuàng)建電子檔案的情況很普遍,并在各個行業(yè)中發(fā)揮了重要作用。在這種情況下,作為一個新事物的電子檔案必然存在很多的問題和不足,需要發(fā)現(xiàn)并解決這些問題。
現(xiàn)在一切都是從頭開始,為了推動電子檔案的管理,需要針對有關(guān)檔案信息的開發(fā)要求引入相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。與電子技術(shù)相關(guān)的和與專用技術(shù)有關(guān)的電子檔案,為了確保信息、原始數(shù)據(jù)在儲存環(huán)境中的安全,相對于文件格式,更具針對性的電子文檔涉及的文件相對較為復(fù)雜。已經(jīng)證明,管理電子檔案比傳統(tǒng)的電子檔案煩人得多,沒有統(tǒng)一要求的工作要求會導(dǎo)致管理混亂。
需要對相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn),提升工作人員的業(yè)務(wù)能力,以提高管理的效率。電子檔案的管理不同于以前的傳統(tǒng)管理方式,面對的人不再是特定的某類人,因此應(yīng)規(guī)范執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和要求,以便有關(guān)人員能切實地使用其功能。相比之下,電子檔案的管理需要越來越多的新信息技術(shù),這些新技術(shù)需要工作人員了解這些,才能更好地服務(wù)大眾。電子檔案管理人員由于缺乏管理實踐,可能導(dǎo)致整體管理質(zhì)量不佳。此外,電子檔案管理人員的高遷移率也影響電子檔案的管理[2]。
電子文檔是始終在數(shù)字技術(shù)的幫助下用于應(yīng)用程序中,同時應(yīng)結(jié)合最新信息建立功能良好的電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案通常支持在互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺上傳輸和接收檔案,這要求處理大量的信息數(shù)據(jù),所以電子檔案管理工作量大。
管理電子檔案存在安全風(fēng)險。當(dāng)電子檔案在計算機(jī)或移動驅(qū)動器存儲時,它的安全性是一個嚴(yán)重的問題。首先,許多電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計不完善,并且當(dāng)處理電子檔案的信息時,很容易因斷電或系統(tǒng)崩潰而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。此外,由于互聯(lián)網(wǎng)上存在大量木馬,如果安裝了木馬,或者如果犯罪分子入侵,竊取或操縱數(shù)據(jù),則傳遞電子檔案的風(fēng)險就會增加,整個文件管理將陷入癱瘓。例如,最近的勒索病毒對許多醫(yī)院、學(xué)校和企業(yè)的電子信息檔案庫造成了巨大的破壞和威脅。從這里來看,電子檔案的安全性有了威脅存在,很可能將來會發(fā)生大規(guī)模的病毒爆發(fā)事件[3]。
電子檔案的管理人員沒有專業(yè)能力。由于大多數(shù)電子檔案管理都是兼職的,缺乏技術(shù)和專業(yè)知識。電子檔案的管理不能依靠過去的經(jīng)驗來分析和規(guī)范檔案。歸檔電子檔案不僅僅是只需要了解紙質(zhì)檔案管理原理就行,或者就是具有計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員就能掌握的技能。眾所周知,我們不能盲目地認(rèn)為能勝任紙質(zhì)文件檔案管理的人員也可以勝任電子文件管理,也不會自動假定任何了解計算和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的人都會歸檔電子文檔。此外,對于電子檔案的管理,易于編輯的電子檔案必須首先以規(guī)范的形式存在,尤其是在最重要的信息方面,并在適當(dāng)?shù)囊?guī)則下,否則以后統(tǒng)合起來會很耗費人力物力。另外,電子檔案的分類非常重要,其結(jié)構(gòu)合理,便于快速搜索和征用,并且不同行業(yè)需要檔案的不同,需要制定客觀、科學(xué)的分類規(guī)則;易于訪問的電子檔案,反過來需要考慮安全風(fēng)險,包括需要采取對策的機(jī)密性和機(jī)密性的喪失;電子檔案的轉(zhuǎn)移和提取是在前三個步驟的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,而文件管理者不具備操作和使用電子檔案的專業(yè)知識,也就無法永久保存和進(jìn)一步發(fā)展電子檔案[4]。
首先,要建立嚴(yán)格遵守適用法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案信息管理安全機(jī)制。其次,必須通過使用訪問者權(quán)限來確保用于電子檔案的管理和處理,來改進(jìn)用于管理電子檔案的軟件和硬件系統(tǒng)。通過及時更新防火墻,提高網(wǎng)絡(luò)抵御病毒的攻擊,增加電子檔案信息系統(tǒng)的安全性管理。
只有改進(jìn)的電子信息管理安全系統(tǒng)才能有效提高管理效率。首先要做的是建立一個合適的電子檔案管理系統(tǒng),加強(qiáng)對電子數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性監(jiān)督,實現(xiàn)制度保障;其次,通過協(xié)調(diào)和緊密協(xié)同,將電子檔案管理系統(tǒng)整合在一起。加強(qiáng)各個部門之間的聯(lián)系,以管理有可能出現(xiàn)問題的電子檔案,從而在出現(xiàn)問題之前進(jìn)行全面的管理。同時,有必要簡化管理流程,使電子檔案的管理更加有效,更好地進(jìn)行電子檔案管理。重要的是要強(qiáng)調(diào)電子檔案管理的重要性,通過促進(jìn)技術(shù)和設(shè)備更新以及提高電子檔案管理的質(zhì)量來增加用于電子檔案管理的資金。電子文件管理的主要目的是在日常管理過程中及早發(fā)現(xiàn)問題,而不是僅在發(fā)現(xiàn)問題后才消除它們。
因為電子檔案的管理涉及的方面太多,為了保證它的正常使用,并且使它們可以在許多不同的領(lǐng)域中發(fā)揮作用,在管理框架內(nèi)建立一個系統(tǒng)的信息安全網(wǎng)絡(luò),并建立一個全面的系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以保證檔案資源的安全性,并在管理的各個方面提供相應(yīng)的信息。
實際上,電子檔案是一個新鮮事物,出現(xiàn)缺點和不足都是不可避免的。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,很可能會丟失電子檔案中的信息,這在很長一段時間內(nèi)都會對管理電子檔案造成影響。因此,在管理框架內(nèi)建立一個系統(tǒng)的信息安全網(wǎng)絡(luò),有利于電子檔案的信息安全,該系統(tǒng)可以保證檔案資源的安全性,并在管理的各個方面提供相應(yīng)的信息。
信息專業(yè)知識的發(fā)展已融入日常生活和工作中,其中許多工作離不開互聯(lián)網(wǎng)的連接。電子檔案的管理,離不開管理人員。他們的任務(wù)不僅是確保電子檔案信息的正確性。只有管理人員熟悉軟件技術(shù)和硬件設(shè)備,才可以確保管理工作的效率,這是管理人員所必須擁有的技能。首先,在招聘電子檔案管理人員時,不僅要注意人員是否具有檔案管理技術(shù),還需要了解招聘人員的信息技術(shù),而且可以實現(xiàn)兩方的有機(jī)結(jié)合;其次,對于正式員工而言,接受培訓(xùn)是必須的,每次培訓(xùn)的內(nèi)容都要是為了解決當(dāng)下電子檔案管理過程中出現(xiàn)的實際問題,并且具有不同技能的員工在培訓(xùn)內(nèi)容上應(yīng)該有不同的側(cè)重點。培訓(xùn)最重要的是要提高電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平,進(jìn)而提高效率。
社會環(huán)境發(fā)生了根本變化,為電子檔案的管理帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在社會的發(fā)展中,電子檔案的潛能正在不斷被發(fā)掘出來。本文通過分析電子文件管理領(lǐng)域的問題,希望可以有效地提高檔案管理的安全性和總體水平。此外,本文還簡要介紹了如何創(chuàng)建安全、高效的電子檔案管理系統(tǒng)。