文/蘇靜華 （廣州科技貿(mào)易職業(yè)學院）

近年來，隨著電子政務被應用到政府管理活動中，可以借助信息手段提高政府管理的工作效率，構建出更加廉潔務實和高效的政府監(jiān)管和服務體系。而電子文件對檔案工作產(chǎn)生了一定的影響，想要發(fā)揮檔案部門在電子政務中的價值，解決檔案部門被邊緣化的問題，必須加強檔案管理信息化建設，使檔案管理能夠提供更好的服務，促進電子政務的不斷發(fā)展。通過深入分析電子政務環(huán)境下檔案管理信息化問題，探究電子政務環(huán)境下檔案管理信息化策略，有利于提高工作人員對這一方面的認識，促進電子政務環(huán)境下檔案管理信息化建設質量的提升。

一、電子政務環(huán)境下檔案管理信息化問題分析

（一）標準方面的問題

為促進電子政務系統(tǒng)的正常運行，需要對信息管理、信息技術這兩套標準進行充分考慮，以此提高管理標準化程度。由于我國辦公網(wǎng)絡化、辦公電子化、辦公自動化的發(fā)展時間較短，未能形成高標準的電子文件檔案管理，使得電子文件檔案管理的質量無法得到保障。雖然我國針對電子文件檔案管理提出了一些標準，對提高管理的標準程度起到了一定的積極作用，但是依舊無法滿足要求，與“標準化”存在較大的距離。基于這一情況，必須從標準化這一方面入手，做到推進標準、遵循標準，結合實踐情況進行標準的修訂[1]。

（二）安全方面的問題

除了要保證檔案查詢和檔案利用的便利性，也要充分考慮到檔案的安全性，否則將直接影響到檔案管理的效益，難以發(fā)揮檔案管理在電子政務中的價值。需要將國家相關的信息框架作為依據(jù)，針對電子檔案的安全構建出穩(wěn)固的屏障，以此提高檔案信息的安全性，方便進行檔案信息安全管理。為解決檔案安全問題，必須考慮到電子政務的全局，做好檔案管理系統(tǒng)建設中信息安全基礎設施的有效利用，構建可授權、可信任的應用系統(tǒng)，切實提高電子檔案的保密性、安全性和完整性[2]。其次，需要為計算機網(wǎng)絡安全開發(fā)出更先進的技術，采用合理的措施對信息系統(tǒng)進行安全防護，從而提高電子檔案管理的水平，防止出現(xiàn)檔案泄漏、檔案丟失等安全性問題。

（三）立法方面的問題

為適應電子政務帶來的變化，需要建立有關電子政務檔案的法律法規(guī)，否則很容易出現(xiàn)信息更新不及時的情況，再加上檔案的保密等級等問題，使得電子政務檔案的利用價值無法得到發(fā)揮。由于檔案立法方面的問題，電子檔案管理系統(tǒng)能夠起到的作用有限，主要將其作為一種輔助管理的手段，使得電子檔案管理發(fā)展受到較大影響。在電子政務的建設過程中，需要制定相應的法律法規(guī)和管理制度，以此保證檔案得到有效利用，促進電子檔案和檔案管理信息化發(fā)展。除了做到依法辦事，對自身的行為進行約束，還要按照法律要求對網(wǎng)絡犯罪進行處理，通過法律制度對電子政務信息進行保護，促進電子政務檔案管理的不斷發(fā)展。

二、電子政務環(huán)境下檔案管理信息化策略分析

（一）更新檔案管理工作理念

在檔案管理信息化發(fā)展的背景下，首先要對檔案管理工作理念進行轉變，對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行創(chuàng)新，通過信息化手段對檔案管理的效率及質量進行提升，挖掘數(shù)字化檔案具有的利用價值。使檔案信息化管理的優(yōu)勢得以發(fā)揮。第一，檔案管理人員需要對檔案服務內容進行拓展，對電子檔案的歸檔、信息挖掘、審核等各方面的管理規(guī)程進行完善，通過動態(tài)化管理將檔案利用價值發(fā)揮出來。第二，要做好檔案管理信息化的宣傳工作，營造出良好的檔案信息化管理氛圍，促進檔案管理各項工作的有效開展。第三，要明確管理人員的職責，將責任落實到每一個檔案管理人員的身上，使其能夠保持專業(yè)的工作狀態(tài)，切實提高檔案信息化管理水平。第四，要培養(yǎng)效益意識，將檔案信息化管理與電子政務管理結合起來，集中各類資源，推動檔案管理信息化建設，制定合理的工作計劃，從而保證檔案管理信息化建設目標得以順利完成[3]。

（二）加強檔案管理信息化標準建設

將紙質檔案轉換為數(shù)字檔案后，檔案保存、檔案修改、檔案查詢、檔案傳遞等各個環(huán)節(jié)都能夠充分利用信息化手段，在提高檔案利用率的同時，使檔案利用和檔案管理產(chǎn)生的人力成本得以降低。要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢，需要及時制定統(tǒng)一的檔案存儲標準，杜絕在檔案存儲中出現(xiàn)盲目操作的情況，使檔案信息具有較高的使用價值，避免出現(xiàn)管理混亂等不良狀況。標準化的檔案管理軟件對檔案工作的開展有著較大的影響，需要保證應用軟件的統(tǒng)一性和通用性，為檔案管理人員帶來更多便利。

（三）提高檔案管理的安全性

檔案安全是檔案管理信息化發(fā)展中的重要問題，其中包括了信息安全、網(wǎng)絡安全、計算機安全和密碼安全等幾個方面，需要采取合理方法對檔案安全進行保護，為電子政務環(huán)境下檔案管理信息化發(fā)展打下良好基礎。第一，需要強化檔案管理工作人員的安全意識，充分掌握有關檔案管理的法律法規(guī)，積極學習有關檔案安全的網(wǎng)絡知識，以便能夠在做好檔案管理工作的同時，減少檔案安全問題的發(fā)生。第二，應加強網(wǎng)絡安全建設，通過合理的措施對網(wǎng)絡安全進行保護，防止出現(xiàn)網(wǎng)絡受到攻擊等情況。在電子政務信息檔案管理中，都是采用內部網(wǎng)絡，雖然能夠減少安全問題的發(fā)生，但是也要考慮到網(wǎng)絡攻擊的可能性，提高網(wǎng)絡安全建設的力度。第三，做好用戶權限管理，將不同的權限合理劃分為網(wǎng)絡使用者，既能夠解決網(wǎng)絡安全風險，也能夠減少因識別風險帶來的工作，降低管理人員的勞動強度。第四，制定有關電子檔案的法律法規(guī)，尤其要針對電子檔案管理中的突出問題進行立法，發(fā)揮法律對檔案管理行為的約束作用。

（四）加強檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)

一般情況下，國家信息化領導小組都會在電子政務建設之前，制定相關的總體方案，需要將電子政務建設納入其中，充分認識到管理對電子政務成功與失敗產(chǎn)生的影響。比如在電子檔案信息化管理工作的時候，可以在國家的領導下構建PKI/CA，并充分發(fā)揮PKI/CA的優(yōu)勢。在開發(fā)信息系統(tǒng)的時候，系統(tǒng)開發(fā)人員的設計與用戶的實際需求存在脫節(jié)的可能性，且雙方在專業(yè)領域上的差異較大，給應用信息系統(tǒng)帶來一定挑戰(zhàn)，且無法保證信息系統(tǒng)開發(fā)的成功，最終帶來較大的損失。基于這一情況，要提高用戶在信息系統(tǒng)建設中的參與程度，加強系統(tǒng)開發(fā)人員與用戶之間的溝通，以便能夠根據(jù)用戶的反饋對信息系統(tǒng)進行優(yōu)化，使信息系統(tǒng)的功能能夠滿足需求，從而保證信息系統(tǒng)的應用效果。

（五）加強檔案信息化人才培養(yǎng)

優(yōu)秀的人才是促進檔案信息化管理工作順利進行的基礎，也是促進檔案管理信息化發(fā)展的重要力量。需要提高檔案信息化人才培養(yǎng)的力度，確保檔案管理人員的素質水平達到要求，既能夠提高工作效率，也能夠減少檔案管理信息化建設中的問題。首先，需要培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務素質，確保檔案管理人員能夠靈活應用各種信息工具，不斷提高自身的檔案服務能力，強化自身對檔案信息的敏感度，以便能夠及時獲取具有利用價值的檔案信息。同時，要強化檔案管理人員在檔案整理和歸納方面的能力，以便能夠進行協(xié)同辦公、在線辦事和資源共享，適應檔案管理信息化發(fā)展。其次，要培養(yǎng)檔案管理人員形成良好的敬業(yè)精神和職業(yè)道德，使其能夠保持良好的責任感，認真完成本職工作，不斷優(yōu)化檔案信息化管理，提高檔案管理服務水平。

三、結語

綜上所述，電子政務環(huán)境下檔案管理面臨著更高要求，需要充分了解檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)狀及相關問題，做到更新檔案管理工作理念、加強檔案管理信息化標準建設、提高檔案管理的安全性、加強檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)、加強檔案信息化人才培養(yǎng)，從而提高檔案管理信息化水平，使其能夠更好地服務于社會發(fā)展。