詹艷輝

【摘 要】企業(yè)檔案管理是服務(wù)員工和社會(huì)、承擔(dān)歷史傳承任務(wù)的一項(xiàng)重要工作，但長(zhǎng)期以來(lái)的紙質(zhì)化檔案和企業(yè)普遍采用的分割孤島化管理模式，越來(lái)越不能適應(yīng)新時(shí)代的要求。在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)蓬勃發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理必須不斷改革與發(fā)展，積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)，以需求為導(dǎo)向、以價(jià)值挖掘?yàn)橹饕侄?，通過(guò)檔案信息化建設(shè)開(kāi)發(fā)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案社會(huì)化服務(wù)，使全社會(huì)共享電子檔案信息紅利。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);高效;檔案;轉(zhuǎn)型升級(jí)

【中圖分類號(hào)】F49 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2020）11-0228-03

“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)技術(shù)深刻改變了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展模式，在促進(jìn)溝通共享、挖掘價(jià)值、提升效率方面起到了積極作用。隨著國(guó)家對(duì)檔案信息化的重視，各級(jí)地方政府相繼建立大數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)，打破數(shù)據(jù)孤島，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，通過(guò)整理和匯集數(shù)據(jù)并加以分析利用，產(chǎn)生了顯著的效益。例如，上海市自貿(mào)區(qū)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)自動(dòng)識(shí)別并量化P2P風(fēng)險(xiǎn)，有效識(shí)別高風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)，節(jié)約了金融監(jiān)管成本。企業(yè)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，應(yīng)積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)促進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)，在挖掘價(jià)值和創(chuàng)新服務(wù)方面起到提升企業(yè)內(nèi)部管理效率的作用。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理研究現(xiàn)狀

1.1 國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)界研究現(xiàn)狀

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)龐大且形式多樣，能夠?yàn)槿耸陆涣?、人才培養(yǎng)、技術(shù)研發(fā)等多領(lǐng)域提供支持。因此，國(guó)內(nèi)對(duì)企業(yè)檔案改革的相關(guān)研究頗多，在大數(shù)據(jù)技術(shù)興起后，很多學(xué)者就企業(yè)檔案的大數(shù)據(jù)應(yīng)用做出了很多有意義的研究和實(shí)踐。盧瑩瑩首次系統(tǒng)論述了檔案管理的大數(shù)據(jù)理念，提出建立“大檔案”思維，充分合理地使用人事檔案數(shù)據(jù)，使其在人才評(píng)估、科研團(tuán)隊(duì)組建等多方面發(fā)揮作用。侯英杰（2015）提出以構(gòu)建檔案信息服務(wù)中心為目標(biāo)，提高檔案的收集、服務(wù)能力與安全性。韋耀寧（2016）提出利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推進(jìn)檔案管理的“價(jià)值鏈”，將檔案從傳統(tǒng)的采集、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存等，拓展到“教學(xué)科研、行政管理、圖書管理、情報(bào)分析”等與檔案相關(guān)的環(huán)節(jié)。邱建國(guó)（2019）、馬文廣（2020）提出大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理改革的核心目標(biāo)是價(jià)值挖掘。近幾年來(lái)，學(xué)術(shù)界的研究方向轉(zhuǎn)向?qū)嵺`應(yīng)用方面，重在實(shí)踐中探索檔案大數(shù)據(jù)應(yīng)用的具體措施。左婷婷（2019）闡述了檔案管理大數(shù)據(jù)改革的精益化管理模式。李愛(ài)華（2020）、郭仲（2020）分別提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理在電子檔案、資料整合方面的應(yīng)用。曹煒（2015）分析了干部人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。由此可見(jiàn)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)施企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)已成為學(xué)術(shù)界的共識(shí)，也成為企業(yè)改革的重點(diǎn)工作之一。當(dāng)前，研究的重點(diǎn)是如何應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建切合實(shí)際、能夠產(chǎn)生顯著價(jià)值的新型檔案管理模式，為企業(yè)和社會(huì)提供個(gè)性化、社會(huì)化、價(jià)值化的檔案服務(wù)。

1.2 各級(jí)政府改革實(shí)踐

作為檔案管理主要力量的政府部門，在檔案信息化管理改革中起到領(lǐng)軍作用。2004年，國(guó)家檔案局中央檔案館發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的意見(jiàn)》（檔發(fā)〔2005〕1號(hào)），首次提出檔案信息化改革。2017年，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委頒布《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，為檔案管理信息化提供了技術(shù)規(guī)范。2018年，中共中央組織部辦公廳印發(fā)實(shí)施《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的通知，在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)啟了人事檔案數(shù)字化工作。此后，各級(jí)地方政府紛紛推動(dòng)本地檔案信息化改革，利用大數(shù)據(jù)促進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)。其中，重慶市在檔案信息化、大數(shù)據(jù)應(yīng)用方面的改革最為完整，頒布了《重慶市電子文件歸檔與管理細(xì)則》《重慶市電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》《重慶市文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式》《檔案資料數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)》及《重慶市機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)程》（見(jiàn)渝檔發(fā)〔2005〕38號(hào)）等檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案文獻(xiàn)資料數(shù)字化各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)范。福建龍巖市關(guān)于檔案信息化改革具有典型創(chuàng)新性，頒布《關(guān)于明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的通知》，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)率先在全市實(shí)現(xiàn)了各單位檔案的聯(lián)合管理，大大提高了檔案服務(wù)的效率和范圍。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的目標(biāo)和方向

2.1 挖掘和創(chuàng)造價(jià)值是大數(shù)據(jù)的本質(zhì)作用

傳統(tǒng)的信息管理與應(yīng)用主要用于查詢和決策支持，提供數(shù)據(jù)、圖片、文字材料等信息，幫助組織和個(gè)人決策，例如財(cái)務(wù)、人事和市場(chǎng)等領(lǐng)域的信息采集與分析，幫助企業(yè)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)管理和決策。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，隨著信息體量的不斷增加和信息治理能力的不斷提升，信息被作為一種資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)，在各行各業(yè)的應(yīng)用場(chǎng)景不斷地?cái)U(kuò)展，除了決策支持、提高效率等發(fā)現(xiàn)價(jià)值功能之外，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，信息還具備創(chuàng)造價(jià)值的功能。2020年2月23日，習(xí)總書記在統(tǒng)籌推進(jìn)新冠肺炎疫情防控和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展工作部署會(huì)議上指出：“要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析等方法支撐疫情防控工作。”在此次疫情防控中，各地通過(guò)運(yùn)用人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，為疫情監(jiān)測(cè)分析、病毒溯源、防控救治、資源調(diào)配提供了高效的支撐。例如，通過(guò)對(duì)個(gè)人出行軌跡的追蹤與報(bào)道，及時(shí)發(fā)現(xiàn)高危人群，提前預(yù)警采取措施，有效防止病毒傳染，在抑制疫情擴(kuò)散方面起到了顯著效果。這種對(duì)個(gè)人信息的采集分析和應(yīng)用，對(duì)挖掘企業(yè)檔案信息管理的價(jià)值、拓展其應(yīng)用范圍，具有很強(qiáng)的借鑒意義。

2.2 企業(yè)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的目標(biāo)和方向

企業(yè)檔案是在企業(yè)內(nèi)部管理、技術(shù)研發(fā)及相關(guān)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的固化信息，具有清晰、確定和完整的特點(diǎn)，也是直接為員工及社會(huì)相關(guān)組織和個(gè)人服務(wù)。因此，服務(wù)性和價(jià)值挖掘是企業(yè)檔案管理的主要目的。在互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代，檔案管理的個(gè)性化服務(wù)和價(jià)值創(chuàng)造更為明顯。然而，即使在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)普及近30年的情況下，企業(yè)檔案依然基本保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)化作業(yè)和企業(yè)孤立的分割管理，只能提供簡(jiǎn)單的查詢、證明和材料支撐等應(yīng)用，難以適應(yīng)組織和個(gè)人更廣泛、更深度和更靈活的需求。在2018年底召開(kāi)的大數(shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)檔案服務(wù)創(chuàng)新專題研討會(huì)上，與會(huì)人員一致認(rèn)為：企業(yè)檔案工作應(yīng)主動(dòng)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在檔案的工作、管理和服務(wù)上進(jìn)行全方位的改革。利用大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案互聯(lián)共享，積極、主動(dòng)地挖掘和創(chuàng)造檔案的價(jià)值，主動(dòng)滿足用戶多樣化、個(gè)性化和高質(zhì)量的檔案服務(wù)需求。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)模式

3.1 轉(zhuǎn)型升級(jí)方向：以需求為導(dǎo)向開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理，是一種簡(jiǎn)單的資料采集與儲(chǔ)存工作，僅提供查詢、證明和材料支撐等服務(wù)，內(nèi)容單調(diào)、價(jià)值不高。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，通過(guò)利用云庫(kù)、云計(jì)算、互聯(lián)共享等技術(shù)，能提供傳統(tǒng)模式下無(wú)法實(shí)現(xiàn)的服務(wù)，滿足組織和個(gè)人多樣化的需求。此外，大數(shù)據(jù)還可以創(chuàng)造新的需求，拓寬服務(wù)邊界。例如，大型企業(yè)的檔案信息化，對(duì)用戶檢索訪問(wèn)規(guī)律和關(guān)注領(lǐng)域進(jìn)行分析和預(yù)判，在此基礎(chǔ)上個(gè)性化地推送相關(guān)電子檔案信息，有效滿足了員工需求。天津某大型國(guó)有企業(yè)基于員工檔案，開(kāi)發(fā)了返津人員信息登記系統(tǒng)，并建立交通流預(yù)測(cè)模型，編制員工出行和返校分析報(bào)告，為當(dāng)?shù)亟煌ㄟ\(yùn)力調(diào)度提供支持。

3.2 轉(zhuǎn)型升級(jí)模式：“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案社會(huì)化服務(wù)

在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)飛速發(fā)展的新時(shí)代，企業(yè)檔案的管理改革要打破各單位分割的局面，通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+”將全國(guó)企業(yè)檔案聯(lián)合起來(lái)，并通過(guò)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案“互聯(lián)共享、價(jià)值挖掘、主動(dòng)服務(wù)”，更好地滿足社會(huì)各界和個(gè)人對(duì)企業(yè)檔案越來(lái)越多樣化和高質(zhì)量的需求。

如圖1所示，通過(guò)價(jià)值挖掘和需求導(dǎo)向構(gòu)建全國(guó)企業(yè)檔案云平臺(tái)，打破條塊分割實(shí)現(xiàn)互聯(lián)共享，建立數(shù)字檔案館、智能服務(wù)系統(tǒng)和校務(wù)服務(wù)中心等，為政府、企業(yè)、企業(yè)和員工等社會(huì)各界組織和個(gè)人等眾多需求者主動(dòng)提供具有更高價(jià)值的個(gè)性化服務(wù)。

3.3 轉(zhuǎn)型升級(jí)的緊迫任務(wù)：檔案信息化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)推動(dòng)了企業(yè)檔案信息從傳統(tǒng)的純紙質(zhì)或純電子檔案，向電子版與紙質(zhì)版并存的多元化方向發(fā)展。然而，當(dāng)前絕大多數(shù)企業(yè)依然以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案僅錄入部分信息以便備案和查詢，這與當(dāng)前檔案管理高科技、智能化及便捷化的要求不符。因此，當(dāng)前企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)的迫切任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，包括檔案本身的信息化和管理模式的信息化，為使用者提供方便快捷的服務(wù)。2017年，福建龍巖市政府印發(fā)《關(guān)于明確檔案數(shù)字化工作相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的通知》，由市政府牽頭開(kāi)發(fā)建設(shè)的數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)，通過(guò)與各大系統(tǒng)間的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了各單位、各檔案館檔案資源的共享和利用，為其他地方提供了很好的實(shí)踐參考。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代促進(jìn)企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)發(fā)展的措施

4.1 基礎(chǔ)前提：基于需求和價(jià)值建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是公認(rèn)的信息資源開(kāi)發(fā)、管理和服務(wù)的核心手段，建立企業(yè)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的首要措施。2016年發(fā)布的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》做出明確規(guī)劃：到2020年要全面實(shí)現(xiàn)檔案資源存量數(shù)字化和增量電子化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案的轉(zhuǎn)型升級(jí)，基礎(chǔ)和前提就是要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建立整合最廣泛資料的檔案大數(shù)據(jù)云庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)共享。例如，廣東某大型股份制企業(yè)的檔案館，開(kāi)發(fā)了基于個(gè)性服務(wù)的企業(yè)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，徹底改革過(guò)去以紙質(zhì)為主要載體的檔案資源，對(duì)采集的數(shù)據(jù)按照特定專題內(nèi)容分析、篩選和加工，挖掘并集合具有特定利用價(jià)值的各類檔案數(shù)據(jù)，為員工提供了針對(duì)性、實(shí)用性強(qiáng)的專題檔案信息服務(wù)。

4.2 人才保證：培養(yǎng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息化的檔案管理人才

相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)化為主的檔案管理，在大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化的企業(yè)檔案工作需要一批具有現(xiàn)代化電子信息采集、管理、加工技能的復(fù)合型檔案人才。對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理人才，他們的主要職能不是信息的采集或?qū)⒓堎|(zhì)檔案信息化，而是需要具備敏銳的信息意識(shí)，能夠挖掘檔案信息中的價(jià)值，不斷開(kāi)發(fā)個(gè)性化的檔案服務(wù)。要想培養(yǎng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息化的檔案管理人才，建議從兩個(gè)方面著手：一是改革我國(guó)高校檔案人才培養(yǎng)模式，增加互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、新媒體等一系列前沿的新課程，著重培養(yǎng)學(xué)生對(duì)電子檔案資源的整理加工、價(jià)值挖掘、智能檢索和查詢、預(yù)測(cè)決策等能力，還要考慮未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，培養(yǎng)一批懂得社會(huì)媒體處理、檔案智能化開(kāi)發(fā)與服務(wù)的人才?？紤]到企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的艱巨任務(wù)，要注重培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐技能，而不是單一的理論灌輸。二是加強(qiáng)企業(yè)檔案工作者的技能培訓(xùn)。目前，在企業(yè)工作的檔案工作人員都是按照傳統(tǒng)要求培養(yǎng)的，他們適應(yīng)的也是傳統(tǒng)的檔案管理模式。針對(duì)這一龐大的群體，建議企業(yè)聯(lián)合相關(guān)組織開(kāi)展培訓(xùn)，并在檔案信息化建設(shè)中邊培訓(xùn)邊實(shí)踐，將檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)融于知識(shí)服務(wù)中，讓數(shù)字檔案館真正成為服務(wù)公眾的檔案館。

4.3 制度規(guī)范：推動(dòng)企業(yè)檔案的全國(guó)性互聯(lián)共享和社會(huì)化應(yīng)用

互聯(lián)共享是“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)的本質(zhì)特征，要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過(guò)云庫(kù)、云計(jì)算技術(shù)，在企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)各企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的互聯(lián)共享，向全社會(huì)提供便捷且多樣化的服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的互聯(lián)共享，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要先行。只有建立全國(guó)統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和共享法規(guī)等，才能推進(jìn)檔案資源的整合利用。例如，澳大利亞國(guó)家檔案館于2018年頒布數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)字化檔案做出了詳細(xì)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，打通了互聯(lián)共享的渠道，有效防止了文件信息丟失。目前，我國(guó)雖然出臺(tái)了一系列旨在推動(dòng)檔案信息化的文件政策，但對(duì)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。應(yīng)盡快制定相關(guān)法規(guī)，打通包括企業(yè)檔案在內(nèi)的跨部門、跨行業(yè)、跨地區(qū)一站式電子查詢和加工等應(yīng)用，使全社會(huì)共享電子檔案信息紅利。

參 考 文 獻(xiàn)

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