朱欣榮
(廈門新盛洲植物油有限公司,福建 廈門 361000)
由于市場的不可預(yù)見性及不可干預(yù)性,企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中只能借助自身有效的預(yù)算管理來進(jìn)行風(fēng)險管控,也能促使企業(yè)管理水平提升。企業(yè)根據(jù)自身的發(fā)展情況和市場經(jīng)濟情況,制定相應(yīng)的發(fā)展目標(biāo),企業(yè)可以科學(xué)的預(yù)估在完成目標(biāo)過程中所需要的各方資源和成本,這其中主要是對企業(yè)運營和財務(wù)狀況進(jìn)行預(yù)估。企業(yè)的全面預(yù)算管理主要是對企業(yè)運營和生產(chǎn)的全部環(huán)節(jié)和過程進(jìn)行管理,盡量達(dá)到多方面全方位的預(yù)算管理,深入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的每個細(xì)節(jié)中,同時盡量做到全員參與,將預(yù)算管理的重要性普及給全體員工,大家建立良好的工作習(xí)慣,可以促使預(yù)算管理的實施。在全面預(yù)算管理的制度下,企業(yè)需要對自己的運營和財務(wù)工作進(jìn)行全程的跟蹤,管理和維護工作。
目前,在企業(yè)的運營管理中,由于信息差及企業(yè)的擁有者、股東和企業(yè)的管理人員等相關(guān)各方對數(shù)據(jù)的理解不同,導(dǎo)致他們在企業(yè)的發(fā)展和營收上會出現(xiàn)認(rèn)知的偏差,導(dǎo)致在做一些具體決定的時候不能達(dá)成一致的意見。全面預(yù)算管理可以將影響決定的相關(guān)數(shù)據(jù)量化成更容易各方都理解的信息,使得各方對公司的現(xiàn)狀及需要決定的事項有更明確清晰的認(rèn)知,可以幫助企業(yè)的擁有者、股東、管理者達(dá)成在制定目標(biāo)時有數(shù)據(jù)支持,避免內(nèi)部目標(biāo)不定[1]。
在企業(yè)的管理中,通常會根據(jù)當(dāng)年的市場情況及自身的情況制定合理的目標(biāo)來指導(dǎo)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營,使得企業(yè)工作是有目的、有秩序的進(jìn)行。而預(yù)算可以指導(dǎo)企業(yè)管理者用發(fā)展的眼光看待目標(biāo),為企業(yè)定制實現(xiàn)目標(biāo)的科學(xué)方案,并對方案的風(fēng)險進(jìn)行有效的評估,從而得到一個更加合理且可以順利實施的目標(biāo)達(dá)成方案。
企業(yè)在經(jīng)營中除了需要應(yīng)對國內(nèi)市場的變化之外,還要對國際經(jīng)濟市場和政治形勢進(jìn)行合理評估,從而降低企業(yè)的運營風(fēng)險。而全面預(yù)算管理是建立在對國內(nèi)市場和國際經(jīng)濟、政治環(huán)境的合理評估之上,結(jié)合企業(yè)自身的實際情況制定出合理的預(yù)算管理方案,通過對比預(yù)期數(shù)據(jù)和實際情況,企業(yè)可以快速獲知運營是否出現(xiàn)偏離,并經(jīng)過進(jìn)一步分析可以發(fā)現(xiàn)預(yù)期外出現(xiàn)的影響企業(yè)經(jīng)營的風(fēng)險,便于企業(yè)及時采取應(yīng)對措施,大大提高了企業(yè)風(fēng)險防控能力[1]。
當(dāng)前情況下,在企業(yè)實際的預(yù)算管理過程中,由于各部門對預(yù)算管理的認(rèn)知不到位,不了解預(yù)算管理的重要性及必要性,部門之間因為各種因素而導(dǎo)致無法為了共同的預(yù)算目標(biāo)而努力。各部門常常只考慮自己部門的職責(zé)和利益或者工作是否便捷等因素,不能用大局觀和全面管理的意識來指導(dǎo)自己部門,從而使得部門之間會因此產(chǎn)生一些矛盾,導(dǎo)致全面預(yù)算管理不能順利的推進(jìn)。因此企業(yè)在進(jìn)行全面預(yù)算管理中,要提升員工的認(rèn)知及參與感,向員工普及全面預(yù)算管理的重要性,讓大家了解全面預(yù)算的目標(biāo)是為了企業(yè)未來長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行服務(wù)的。
在實際的實施中,企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)與企業(yè)預(yù)算目標(biāo)之間的沖突也是實施預(yù)算管理的一個阻力點。企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)往往是側(cè)重于企業(yè)未來的長期發(fā)展,而預(yù)算目標(biāo)往往是側(cè)重于短期經(jīng)營成果的達(dá)成,如果企業(yè)的預(yù)算管理目標(biāo)和企業(yè)的長期目標(biāo)不相匹配,容易出現(xiàn)短期發(fā)展偏離長期規(guī)劃的現(xiàn)象。而且這一問題也使得全面預(yù)算管理在企業(yè)中的應(yīng)用較為淺顯、狹窄,從而使得全面預(yù)算管理無法發(fā)揮最大效能,實際應(yīng)用中只能獲得短期的收益,對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展是不利的[2]。
傳統(tǒng)預(yù)算管理模式下,企業(yè)在編制預(yù)算目標(biāo)時,主要是以歷史數(shù)據(jù)為主,近年來,隨著對全面預(yù)算管理解讀的更加深入,很多企業(yè)也意識到零基預(yù)算、滾動預(yù)算或者混合預(yù)算等其他編制方式帶來的優(yōu)勢,然而多數(shù)企業(yè)為了簡便,還是會以增量預(yù)算為主。再加上當(dāng)前企業(yè)業(yè)財融合多不成熟,財務(wù)人員很難直接參與到業(yè)務(wù)活動中去,數(shù)據(jù)全面性、真實性都得不到保障,在編制預(yù)算時也難以借鑒市場等外部信息。此外,企業(yè)部門對預(yù)算也存在一定的偏見,為了自身指標(biāo),往往也會虛報預(yù)算,從而使得整體預(yù)算編制都較為粗放,預(yù)算指標(biāo)偏高,不利于企業(yè)資源的高效利用。
在實際的工作過程中,由于員工對預(yù)算的重要性認(rèn)知不足,大部分企業(yè)的預(yù)算管理制度在執(zhí)行的過程中往往會大打折扣。原因如下:一是由于部分企業(yè)片面的認(rèn)為企業(yè)預(yù)算管理是財務(wù)的工作,并且由于預(yù)算管理的精細(xì)化,在初期執(zhí)行過程中會導(dǎo)致部分相關(guān)部門的工作流程的改變及工作量的增加,因此公司員工的配合度低,預(yù)算執(zhí)行的完成度不高。二是由于管理層認(rèn)知不夠會對預(yù)算管理制度不夠重視,往往會有建立相關(guān)制度規(guī)范但是執(zhí)行并不嚴(yán)格的狀況發(fā)生,由于缺乏公司決策層的支持,導(dǎo)致預(yù)算管理的執(zhí)行沒有嚴(yán)格按照之前制定的制度來執(zhí)行,效果會大大縮水。三是在部分小公司,或者重視程度低的公司,會發(fā)生人情超越制度的情況。以上三點通常會導(dǎo)致預(yù)算管理制度形同虛設(shè),制度執(zhí)行被弱化,預(yù)算管理制度不能得到有效的執(zhí)行,預(yù)算管理效果不夠理想,甚至誤導(dǎo)員工認(rèn)為預(yù)算管理并沒有那么有用。
在實際工作中,由于大部分企業(yè)對預(yù)算管理認(rèn)識不足,認(rèn)為預(yù)算管理工作是財務(wù)工作的一部分,因此在執(zhí)行預(yù)算管理的過程中,并不新增專業(yè)的預(yù)算管理人才,而是盲目的將該項工作分配給現(xiàn)有的財務(wù)人員。由于現(xiàn)有財務(wù)人員本身已有自己的工作,兼顧預(yù)算管理工作時往往會出現(xiàn)精力不足的情況;且由于沒有受過專業(yè)的預(yù)算管理培訓(xùn),現(xiàn)有財務(wù)人員在編制預(yù)算建立制度及執(zhí)行預(yù)算管理制度的時候往往會從財務(wù)的角度出發(fā),會有一定的局限性,不能全面、綜合地將企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營的全過程考慮進(jìn)去。但企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營過程是復(fù)雜而繁瑣的,因此要想建立健全完整的預(yù)算管理制度并將其貫徹落實,勢必需要花費財務(wù)人員大量的時間來收集企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的信息,并與相關(guān)人員進(jìn)行大量的溝通,以建立適合企業(yè)實際情況的預(yù)算管理制度,這對財務(wù)人員來說,需要投入大量的時間和精力。
在預(yù)算管理中,有效的考評制度可以對全面預(yù)算管理實施的情況及結(jié)果進(jìn)行分析,借助合理的獎懲措施,提升企業(yè)預(yù)算管理落地情況,這是現(xiàn)代管理的重要方法之一。然而在實際的運作中,許多企業(yè)考評制度和獎懲措施不完善,無法有效的約束或鼓勵員工,甚至有時候會產(chǎn)生一些錯誤判斷,間接的打擊了企業(yè)全體員工參與到全面預(yù)算管理的積極性,影響全面預(yù)算管理體系的建立和落實。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)向全體員工普及全面預(yù)算管理知識,使得企業(yè)各個層級各個部門的人員對全面預(yù)算管理有一個科學(xué)的、全面、客觀的認(rèn)知,能夠認(rèn)識到企業(yè)預(yù)算管理在企業(yè)的經(jīng)營活動中的重要性,以及全員參與企業(yè)預(yù)算管理的必要性,提升大家的主人翁意識,使得大家能積極地配合財務(wù)部門的工作,配合獎懲機制,提高全員的配合度。同時,以企業(yè)發(fā)展目標(biāo)為方向。在企業(yè)進(jìn)行預(yù)算管理中,應(yīng)從戰(zhàn)略角度出發(fā),將企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和全面預(yù)算管理目標(biāo)統(tǒng)一起來,堅持將戰(zhàn)略目標(biāo)細(xì)化為預(yù)算目標(biāo)的總原則,保證預(yù)算目標(biāo)符合企業(yè)短、中長期戰(zhàn)略發(fā)展需求,從而實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。
本著專業(yè)的人做專業(yè)的事情的原則,企業(yè)應(yīng)完善自身預(yù)算管理部門的人員編制。如果本身財務(wù)人員有富余的情況下,建議對現(xiàn)有財務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn),如果本身人員不足,建議招聘專業(yè)的預(yù)算管理人員,而后建立獨立的預(yù)算管理部門。完善的預(yù)算管理組織包括:預(yù)算管理委員會、預(yù)算管理小組、預(yù)算執(zhí)行小組等,可以全面、專業(yè)地負(fù)責(zé)預(yù)算統(tǒng)籌規(guī)劃、日常管理以及預(yù)算執(zhí)行等工作,從頂層設(shè)計到執(zhí)行評價全過程都有專人負(fù)責(zé),使得企業(yè)可以建立更合理的預(yù)算管理制度并將其嚴(yán)格執(zhí)行。但企業(yè)也應(yīng)該根據(jù)自己的實際情況,建立自己的預(yù)算管理體系,優(yōu)先在現(xiàn)有基礎(chǔ)上推進(jìn)工作,人手不足的話酌情增加,不要盲目的進(jìn)行部門擴張,增加企業(yè)人力成本。
預(yù)算管理能夠有效的前提是需要建立完善合理的預(yù)算管理制度并能科學(xué)合理的編制預(yù)算,將預(yù)算管理這一現(xiàn)代企業(yè)管理方法的作用發(fā)揮到最大。企業(yè)應(yīng)積極推進(jìn)零基預(yù)算或混合預(yù)算的應(yīng)用,配置專業(yè)的預(yù)算管理人員,科學(xué)合理的編制企業(yè)預(yù)算。在預(yù)算管理的過程中,企業(yè)應(yīng)加強預(yù)算相關(guān)的信息建設(shè),為財務(wù)人員及預(yù)算編制人員提供實時的業(yè)務(wù)信息,并實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時共享,幫助他們更好地掌握外部市場情況和業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。同時,加強部門之間交流,在預(yù)算編制時考慮各部門的業(yè)務(wù)特性及需求,保證預(yù)算指標(biāo)是可達(dá)成的,確保預(yù)算管理制度里該部門相關(guān)的流程是可執(zhí)行的,使得預(yù)算管理制度能夠為大家所認(rèn)可,在編制預(yù)算和預(yù)算管理制度的編寫過程中,應(yīng)充分考慮相關(guān)部門的業(yè)務(wù)特性及工作流程,建立合理的制度,降低對相關(guān)部門的影響,或者幫他們梳理流程,為他們的工作帶來一些新的改進(jìn)或者便利,會有利于提高人員的配合度。將部門管理行為推上預(yù)算管理制度執(zhí)行的軌道,使得部門間能夠強調(diào)預(yù)算的重要性,嚴(yán)格預(yù)算審批流程,加強對預(yù)算申報的管理,讓預(yù)算管理可以更高效的運行,達(dá)到更好的結(jié)果。
在編制了科學(xué)合理的預(yù)算并且制定了合理的預(yù)算管理制度之后,企業(yè)應(yīng)該建立合理的制度來完成預(yù)算管理的執(zhí)行,具體可以從以下幾點來進(jìn)行:
首先,企業(yè)可以借助內(nèi)控制度來保證預(yù)算管理相關(guān)制度規(guī)章在企業(yè)內(nèi)部的貫徹執(zhí)行,將企業(yè)的預(yù)算管理與企業(yè)的日常管理活動結(jié)合起來,使得預(yù)算管理制度可以深入到企業(yè)管理的每一步,充分的發(fā)揮預(yù)算管理職能。其次,企業(yè)在預(yù)算管理實施的過程中,應(yīng)該明確權(quán)利和責(zé)任,將預(yù)算管理的執(zhí)行情況同各部門的績效、個人的績效等相結(jié)合起來。對企業(yè)預(yù)算管理開展的過程進(jìn)行跟蹤,對結(jié)果進(jìn)行考核,對于預(yù)算管理執(zhí)行情況較好的部門可給予相應(yīng)的獎勵,對于執(zhí)行較差的部門,考察其執(zhí)行差的原因,對相關(guān)人員進(jìn)行重新培訓(xùn),加強認(rèn)知,必要時候可對相關(guān)負(fù)責(zé)人追責(zé)。將懲罰與獎勵落實到工作中,有助于提高積極性,并提高各部門對預(yù)算管理重要性的認(rèn)知,使得預(yù)算管理制度能夠強有力地在企業(yè)中執(zhí)行下去。以上措施的目的是讓預(yù)算管理制度能夠在企業(yè)的日常管理中被有效的運用起來,而不是走過場。在日常的工作中要加強對預(yù)算管理工作的監(jiān)控,預(yù)算管理是事前的管理,工作中應(yīng)杜絕在費用發(fā)生之后補預(yù)算的行為,這種行為本質(zhì)上是架空了預(yù)算管理審批這一環(huán)節(jié)。在預(yù)算管理中,也要注意一些擠占其他項目預(yù)算的行為,杜絕通過擠占預(yù)算的方式合理化一些費用預(yù)算內(nèi)支出的發(fā)生。如果確實遇到特殊情況,為了企業(yè)的生產(chǎn)運營,需要增加預(yù)算或者調(diào)整預(yù)算,應(yīng)該遵照相應(yīng)的流程,提供預(yù)算變動的理由,經(jīng)相關(guān)部門的審批,對預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。預(yù)算管理的過程中,既要堅持預(yù)算管理制度,也要靈活應(yīng)變,對企業(yè)經(jīng)營中發(fā)生的需要更改預(yù)算的事項進(jìn)行合理的評估,合理的調(diào)整預(yù)算,讓預(yù)算管理真的服務(wù)于企業(yè),在企業(yè)的運營中起到更好的作用。
企業(yè)在推進(jìn)全面預(yù)算管理應(yīng)用時,人是生產(chǎn)經(jīng)營活動的主要參與者,對于人員的管理也是預(yù)算管理執(zhí)行過程中的重要的部分。企業(yè)可結(jié)合績效管理制度,利用績效考評等方式達(dá)到對人員的激勵和約束的目的,建立科學(xué)、合理的企業(yè)預(yù)算管理考評機制,包含預(yù)算評價和獎懲措施。
企業(yè)在執(zhí)行預(yù)算管理制度的初期,應(yīng)該積極地回應(yīng)員工在參與過程中遇到的不明白不清楚的部分,幫助員工更好的參與到企業(yè)預(yù)算管理的工作中。在制度平穩(wěn)執(zhí)行的中后期,也不能放松對員工參與時遇到問題的解決,使得員工的參與感良好,有利于制度的推進(jìn)和執(zhí)行。相信在不久的將來,企業(yè)中會形成良好的有利于促進(jìn)企業(yè)預(yù)算管理的風(fēng)氣。
在執(zhí)行過程中,企業(yè)對各人員在預(yù)算執(zhí)行中的情況和執(zhí)行后的效果進(jìn)行監(jiān)控、計量。對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行適當(dāng)?shù)目己?,結(jié)合各人員表現(xiàn),根據(jù)考核結(jié)果給予相應(yīng)的獎懲,對考核優(yōu)秀的人員給予物質(zhì)及精神上的表揚并樹立為榜樣;反之,對于尚未適應(yīng)的員工應(yīng)當(dāng)采取一些措施,措施應(yīng)當(dāng)以鼓勵為主,首先是給予不能很好執(zhí)行預(yù)算管理的員工進(jìn)行必要的培訓(xùn),讓員工對預(yù)算管理的重要性有更深刻的認(rèn)知,能夠積極主動的配合預(yù)算管理工作的執(zhí)行。其次是對該員工進(jìn)行與員工工作相關(guān)的預(yù)算管理技能的培訓(xùn),解決員工在參與預(yù)算管理業(yè)務(wù)時候的困難,使得員工能夠更好的完成與他工作相關(guān)的預(yù)算管理業(yè)務(wù)。如果經(jīng)過這幾項培訓(xùn),員工依舊不能適應(yīng)工作的,應(yīng)根據(jù)企業(yè)相關(guān)的制度進(jìn)行一定的懲罰或者對該員工的工作崗位進(jìn)行一些變動。在大局上,我們還是以鼓勵和幫教為主,懲罰為輔助,盡量以人性化的方式將預(yù)算管理業(yè)務(wù)深入到企業(yè)的日常管理中,使企業(yè)在執(zhí)行預(yù)算管理深化的過程中,既能良好的完成預(yù)算管理工作的深入,又不影響企業(yè)員工的穩(wěn)定性,甚至通過和員工的深入溝通,讓員工有更深的參與感,加強員工對企業(yè)的認(rèn)可度,提高企業(yè)員工的黏性,使得企業(yè)員工更加穩(wěn)定團結(jié)。
近些年,隨著發(fā)展的不斷加深,我國經(jīng)濟進(jìn)入了發(fā)展減緩的調(diào)整時期,企業(yè)的發(fā)展相對于之前經(jīng)濟高速發(fā)展的時期難度是增加的。企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取積極的態(tài)度來面對市場的變化,企業(yè)可以通過大力宣傳全面預(yù)算管理制度的優(yōu)點,重視預(yù)算管理,重視行動力,通過設(shè)立預(yù)算管理部門專業(yè)化管理,借助完善的考評制度,促使企業(yè)的全體員工參與到全面預(yù)算管理中,通過預(yù)算管理,增強企業(yè)的核心競爭力,促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動更加高效地進(jìn)行,企業(yè)可以穩(wěn)定堅實的發(fā)展下去,加強抵抗風(fēng)險的能力。