朱玲

摘要：教學工作是高校的中心工作、重中之重，教學工作的良好運行是人才培養(yǎng)順利進行的保障，同時，教學管理在教學秩序的維護和教學質(zhì)量的提升上都發(fā)揮著重要的作用。從目前高校行政秘書的本職工作可以看出，行政秘書在教學工作中發(fā)揮著重要的作用，行政秘書的高效、準時、耐心和認真工作是教學有序運行的重要保證，它在教學管理活動中的作用是不可替代的。要關(guān)心、關(guān)注和關(guān)懷行政秘書的工作，充分發(fā)揮其職能，對于促進教學改革，提高高校教育管理水平有著重要意義。

關(guān)鍵詞：高校學生;行政秘書管理;提升策略

引言

高校中的教學管理工作主要是對高校內(nèi)與教學相關(guān)的事務(wù)進行有效管理，它是管理工作來中的重點內(nèi)容，將會直接影響整體管理工作的實施效果，也會對行政管理工作的內(nèi)容以及性質(zhì)造成一定的影響。而行政管理工作主要是針對高校內(nèi)部與行政事務(wù)相關(guān)事務(wù)的有效管理，在高校內(nèi)部管理工作的過程中，只有正確處理教學管理和行政管理工作，才能夠使教育工作實現(xiàn)健康穩(wěn)定發(fā)展。

1高校行政秘書的職責

（1）日常管理。負責學院資產(chǎn)管理、轉(zhuǎn)發(fā)學校職能部門日常行政通知，負責督促檢查行政工作計劃和落實辦公會決議的事項，負責學院日常訪客接待，負責保管學院印章、開具各類介紹信、學院日常安全工作，采購分發(fā)辦公用品、家具、儀器設(shè)備及其入庫、日常保管和維護等，節(jié)假日工會禮品發(fā)放，負責各項信息統(tǒng)計和管理等。（2）財務(wù)報銷。學院日常辦公用品報銷、借款、沖賬等。領(lǐng)導辦公差旅報銷、學院主辦的各類會議中的住宿、場地、租車等費用的報銷，各類設(shè)備、家具、實驗儀器的采購和報銷，各類設(shè)備維護和維修費用的報銷，各類學院勞務(wù)發(fā)放，年底酬金發(fā)放等。（3）會務(wù)工作。學院各類會議的會場布置、設(shè)備調(diào)試等，負責每周行政例會安排、年度會議的編制規(guī)劃，協(xié)助領(lǐng)導做好其他會議的組織通知等會務(wù)工作，整理保存相關(guān)會議的記錄。（4）文字工作。負責一般性行政公文的起草;負責各類行政會議的記錄和整編，負責起草一般性的行政公文和相關(guān)文字材料的校核，負責重要會議上院領(lǐng)導的發(fā)言稿和相關(guān)材料的草擬工作;負責起草學院年度行政工作的年度總結(jié)、規(guī)劃和決定等文字材料，重要會議的報道及新聞稿的撰寫，完成院領(lǐng)導交代辦理的其他文字材料。

2高校行政秘書管理現(xiàn)狀分析

2.1工作服務(wù)意識淡薄

高校行政管理工作存在憑經(jīng)驗辦事、守舊規(guī)辦事的問題;存在對自身的工作性質(zhì)認知不清、對自身工作服務(wù)型認知不清、對自己的身份認知不清等問題。問題的主要原因是沒有時刻把服務(wù)意識印在腦中，這樣就使得多數(shù)高校行政管理工作者不求進取、不懂創(chuàng)新，在無形中大大降低了行政工作的效率。習近平總書記曾強調(diào)，我們黨要樹立服務(wù)型政黨。那么在高校行政管理工作中，更要建設(shè)服務(wù)型高校行政管理模式，只有為教師和學生做好服務(wù)，才能提高我們的工作效率，為高校教學活動和科研活動提供更好的學習氛圍。

2.2行政管理人員缺乏較高的專業(yè)素養(yǎng)

由于高校對行政秘書管理工作重視程度不高，一些管理人員都是由高校教師兼任。他們雖然具有良好的教學經(jīng)驗和文化素養(yǎng)，但是他們沒有接受管理專業(yè)的知識培訓，缺乏一定的行政管理水平。并且他們平時還有繁重的教學任務(wù)，不能將全部精力和時間放在管理工作中。還有的高校招聘的管理人才自身缺少社會經(jīng)歷，沒有管理經(jīng)驗。導致在高校行政管理中缺乏具備專業(yè)素養(yǎng)的管理人才，直接影響到行政管理效能。

3高校行政秘書執(zhí)能力提升的策略

3.1明確崗位職責，強化科學管理

高校應(yīng)進一步完善行政秘書的管理體系，明確行政秘書的崗位職責，使其更好地開展教學管理工作。強調(diào)行政秘書專職服務(wù)于教學管理日常事務(wù)性工作，執(zhí)行教務(wù)處、系主任布署的關(guān)于教學管理工作的相關(guān)事務(wù)，傳達教學相關(guān)的各項通知，如在教師調(diào)停課、學生選課、教師臨時更換上課地點等緊急情況的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，保障教學各個環(huán)節(jié)有序運行。目前，高校采用信息化管理教學，倡導無紙化辦公，這就要求行政秘書必須熟練掌握辦公軟件和教務(wù)系統(tǒng)的操作技能，靈活運用新媒體技術(shù)等，通過信息化的科學管理來提高工作效率和工作質(zhì)量。

3.2完善行政管理制度，提高行政管理效能

隨著信息時代的進步與發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷應(yīng)用到學習和生活中。因此，高校行政秘書管理工作也要做到與時俱進，利用先進的信息技術(shù)不斷進行改革創(chuàng)新，建立信息化、規(guī)范化的行政管理模式。高校也要提高行政管理工作重視程度，促進各部門之間建立良好的互動交流模式，強化行政管理工作與各部門之間的聯(lián)系，促進高校管理數(shù)據(jù)有效整合，提高學校行政秘書管理工作效能。另外，高校還要建立監(jiān)督機制，讓各部門之間能夠做到相互促進、相互制約、相互發(fā)展。在考核中明確獎懲措施，對于行政管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予上升空間和福利待遇，提高他們工作熱情，有效提高管理工作效能。

3.3制定素質(zhì)提升培訓計劃

要想科學系統(tǒng)地提升高校行政管理人員的素質(zhì)，教育部門就要對各地區(qū)高校的實際情況進行全面調(diào)查和了解，然后根據(jù)調(diào)查結(jié)果制定提升的路徑以及詳細的提升計劃，同時還應(yīng)嚴格督促各高校行政管理部門認真落實、嚴格遵守，并對行政管理部門內(nèi)部管理制度的制定情況、行政管理人員的素質(zhì)素養(yǎng)以及整體的工作范圍進行嚴格的檢查，如果發(fā)現(xiàn)有考核人員的素質(zhì)不達標，應(yīng)按照規(guī)定進行處理，情節(jié)嚴重的應(yīng)給予嚴厲的處罰或開除。相關(guān)管理部門一定要加大干預和治理，采用科學的方法來提升高校行政管理人員的素質(zhì)，只有讓管理者和行政管理人員意識到問題的嚴重性，才能夠確保其認真遵守、系統(tǒng)提升。

3.4加強信息化建設(shè)，實現(xiàn)智能化管理

第一，提升高校硬件和軟件設(shè)施，加大相應(yīng)投資力度，硬件和軟件兩條腿走路，做到高校業(yè)務(wù)信息化全覆蓋，智能化全發(fā)展，做到無須人工操作，從“有紙化”向“無紙化”辦公發(fā)展;第二，制定全面化系統(tǒng)性制度，通過頂層設(shè)計，對高校資源進行整合統(tǒng)籌，制定符合本校的科學有效的制度規(guī)定，將信息化、智能化建設(shè)合理納入學校規(guī)章制度中，并逐級落實推廣;第三，創(chuàng)建高校信息共享平臺，通過互聯(lián)網(wǎng)特有的優(yōu)勢，將高校所有師生數(shù)據(jù)進行分類存儲，使高校行政部門需要任何數(shù)據(jù)時可直接從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取，并做到在日常工作中不斷完善該數(shù)據(jù)庫，如此能大大減少重復性工作，提升工作效率;第四，提升高校行政管理人員信息化素養(yǎng)，高校行政工作不是一個人或者一個部門可以完成的，需要多個部門交流協(xié)作的，每一位行政工作者都要緊跟時代潮流，做到日常辦公能線上非線下、能網(wǎng)絡(luò)不跑腿的信息化辦公意識和思維。

結(jié)束語

綜上所述，高校行政秘書管理工作是高校改革發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，管理人員是直接面向教師和學生的。因此，要增強行政管理意識，不斷創(chuàng)新管理模式，積極尋找解決管理中存在不良現(xiàn)狀的措施。還要引導管理人員主動學習和進步，提升自身的綜合素養(yǎng)。最終有效提升行政管理工作效能，推動高校在教育事業(yè)中持續(xù)發(fā)展。

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