易 蓮

(長江職業(yè)學(xué)院，湖北 武漢 430074)

2021年是國家“十四五”規(guī)劃的開局之年，國務(wù)院編制了《國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十個五年規(guī)劃和2035年遠景目標(biāo)綱要(草案)》。兩會期間，李克強總理在政府工作報告中提到《綱要草案》時指出，要加快數(shù)字化發(fā)展，加快數(shù)字社會建設(shè)步伐，建設(shè)數(shù)字中國。在提高數(shù)字化社會建設(shè)與營造良好數(shù)字生態(tài)環(huán)境的時代背景下，民辦高校學(xué)生檔案信息化管理建設(shè)勢在必行，通過了解民辦高校學(xué)生檔案管理基本內(nèi)容與特點，分析民辦高校學(xué)生檔案信息化管理的現(xiàn)狀及問題，提出推進民辦高校學(xué)生檔案信息化管理建設(shè)的措施，助力民辦高校數(shù)字校園建設(shè)。

一、民辦高校學(xué)生檔案管理信息化概述

(一)民辦高校學(xué)生檔案管理的內(nèi)容和特點

為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案,2008年教育部頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)?！掇k法》規(guī)定，高校檔案是指從事招生、教學(xué)、科研和管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。高校學(xué)生檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案以及畢業(yè)生登記表等。高校學(xué)生檔案管理則指對學(xué)生檔案的收集、整理、保管、鑒定、歸檔、宣傳、利用及其傳遞等一切與學(xué)生檔案有關(guān)的工作，[1]高校應(yīng)成立包括檔案館和綜合檔案室在內(nèi)的學(xué)生檔案管理機構(gòu)，應(yīng)根據(jù)本校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)配備相應(yīng)人數(shù)的專職檔案工作人員與管理者。在學(xué)生檔案管理內(nèi)容和檔案管理機構(gòu)設(shè)置等方面，民辦高校與公辦高?；鞠嗤?，存在差異的是高校學(xué)生人數(shù)、檔案數(shù)量以及檔案機構(gòu)規(guī)模大小。民辦高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)的記錄和證明，它全方位與多層次地記錄了大學(xué)生的學(xué)習(xí)學(xué)業(yè)情況、獎懲貸助情況、社會實習(xí)實踐情況、身心健康情況和黨團發(fā)展情況，它服務(wù)學(xué)生的成長與發(fā)展，必須保證其檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。不同于其他檔案管理工作，民辦高校學(xué)生檔案具有來源廣泛、數(shù)量巨大、流動性強以及事關(guān)學(xué)生前途等特點。[2]

民辦高校學(xué)生檔案管理信息化就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在民辦高校學(xué)生檔案管理的收集、整理、保管、鑒定、歸檔、宣傳、利用和傳遞等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息化、數(shù)字化與共享化，以提高檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案資源儲存與使用。

(二)數(shù)字化時代民辦高校學(xué)生檔案信息化管理的必然性

轉(zhuǎn)變民辦高校學(xué)生檔案傳統(tǒng)管理模式，提升民辦高校學(xué)生檔案信息化管理水平，是適應(yīng)數(shù)字化時代檔案管理工作的必然要求。

首先，學(xué)生檔案信息化是民辦高校加強檔案材料管理的現(xiàn)實要求。民辦高校學(xué)生檔案對學(xué)生、學(xué)校和用人單位都有重要作用。學(xué)生檔案材料豐富，通過檔案信息可以了解學(xué)生基本情況，有助于教師在教學(xué)及管理過程中因材施教；用人單位根據(jù)檔案呈現(xiàn)的學(xué)生信息可以更合理地選聘人才，提高工作人員與崗位的匹配度；對學(xué)生而言，求學(xué)和工作都需要檔案，檔案關(guān)系個人切身利益。檔案如此重要，而高校學(xué)生檔案材料多為孤本，[3]一旦遺失進行查證和彌補非常困難。雖然一些民辦高校建立了部分檔案材料的雙備份歸檔制度，但是無法做到重要材料全部備案。同時，傳統(tǒng)的雙備份制度也導(dǎo)致檔案工作量的增加。通過提升民辦高校學(xué)生檔案信息化水平，進行電子檔案采集、儲存與管理，能有效解決由于紙質(zhì)檔案損壞或遺失造成的查證和彌補問題。

其次，學(xué)生檔案信息化是提高民辦高校檔案管理與服務(wù)效率的必然要求。民辦高校學(xué)生檔案數(shù)量巨大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理上耗時長，效率低，紙質(zhì)檔案在接收、登記、整理、歸類和寄送等方面嚴重擠壓其在服務(wù)利用上的時間和精力，[4]提升學(xué)生檔案服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理效率，須實現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息化，進行電子檔案存儲與檔案信息合理共享。唯有這樣，才能提高民辦高校學(xué)生檔案管理的效率與價值。

最后，學(xué)生檔案信息化是數(shù)字化時代與社會發(fā)展的內(nèi)在需要。數(shù)字化時代背景下，國家提出數(shù)字社會的建設(shè)，民辦高校作為社會重要組成部分，對社會各方面發(fā)展起著重要作用，民辦高校數(shù)字化建設(shè)必然要以實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)為基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，民辦高校學(xué)生檔案還處在信息化的初級階段，除了檔案存檔與檔案寄送實現(xiàn)信息化查詢外，其他方面仍未能實現(xiàn)信息化。沒有民辦學(xué)生檔案信息化的基礎(chǔ)工程建設(shè)，數(shù)字高校和數(shù)字社會的建設(shè)也將難以實現(xiàn)。

二、民辦高校學(xué)生檔案信息化管理分析

民辦高校學(xué)生檔案信息化管理對學(xué)生、學(xué)校和用人單位具有重要作用，是提高學(xué)生檔案管理與服務(wù)效率的必然要求，也是數(shù)字化時代社會建設(shè)的內(nèi)在需要，但民辦高校學(xué)生檔案管理水平有待提高，學(xué)生檔案信息化建設(shè)任重而道遠。

(一)學(xué)生檔案管理需要的人財物投入不足

民辦高校學(xué)生檔案管理人財物投入不足，導(dǎo)致學(xué)生檔案信息化建設(shè)缺乏必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。民辦高校因建校時間較短，學(xué)校收入主要依賴學(xué)生學(xué)費收入和投資人捐贈，學(xué)校經(jīng)濟實力整體不強。在學(xué)校各項支出預(yù)算中，對學(xué)生檔案管理工作投入嚴重不足。學(xué)生檔案管理涉及的高校部門眾多，包括學(xué)生工作處、教務(wù)處、保衛(wèi)處以及各院系等，檔案來源多且數(shù)量巨大，少數(shù)民辦高校卻只在檔案館設(shè)一人，學(xué)生工作處設(shè)一人負責(zé)全校學(xué)生檔案工作。同時，部分檔案專職人員年齡較大，不具備檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。紙質(zhì)檔案保存需要專門的儲存辦公室，部分民辦高校存在工作人員和檔案共處一室問題，檔案保管存在安全隱患。紙質(zhì)檔案信息化需要數(shù)字化的硬件工具與網(wǎng)絡(luò)化的信息管理系統(tǒng)作支撐，大多數(shù)民辦高校沒有配備或配齊軟硬件設(shè)施。

(二)學(xué)生檔案信息化管理不及時和全面

民辦高校學(xué)生檔案歸檔不及時與不全面，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確、真實和立體化地記錄并及時呈現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)、生活以及成長軌跡。學(xué)生檔案涉及在校期間黨團發(fā)展、學(xué)籍信息變動、獎助學(xué)貸、實習(xí)實踐、身心健康以及學(xué)年考評等內(nèi)容，這些信息來源于學(xué)校眾多部門。由于各部門沒有專職檔案工作人員，導(dǎo)致檔案信息的更新、記錄和上傳不及時，未能與相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)進行檔案數(shù)據(jù)的綜合匯總，造成檔案信息難以全面的呈現(xiàn)，致使檔案信息使用者無法通過查詢檔案了解學(xué)生全面、立體與動態(tài)的成長軌跡。

(三)學(xué)生檔案管理方法陳舊和理念落后

民辦高校學(xué)生檔案管理方法陳舊，理念落后，信息化水平低，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，[5]檔案管理工作人員職業(yè)幸福感較低?；ヂ?lián)網(wǎng)時代的到來，信息技術(shù)的普及，極大地方便了人們的生活，使人們工作更便捷、更快速和更高效，而民辦高校學(xué)生檔案管理仍以紙質(zhì)化管理模式為主，檔案收集、記錄、查閱與傳遞等各個環(huán)節(jié)仍采用手工傳統(tǒng)模式，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理過程工作繁重、速度緩慢和效率低下，易出現(xiàn)檔案損壞和丟失情況，檔案管理工作人員被迫面對重復(fù)、單調(diào)與繁重的工作任務(wù)，無法獲得職業(yè)滿足感與幸福感，職業(yè)倦怠油然而生。

(四)學(xué)生檔案管理偏管理而輕服務(wù)

民辦高校學(xué)生檔案管理偏管理，輕服務(wù)，以致檔案資源利用率低，檔案管理服務(wù)育人功能未能得到彰顯。民辦高校學(xué)生檔案管理工作仍側(cè)重于檔案的收集、整理、歸類和儲存等常規(guī)管理上，在提供檔案資源的便捷查詢與檔案資源信息的合理共享方面做得較少，檔案資源的互動性和共享性沒能充分挖掘和發(fā)揮，檔案資源服務(wù)學(xué)生的升學(xué)、科研和創(chuàng)業(yè)就業(yè)功能有待提高。滿足用人單位需要，發(fā)揮檔案資源在人才選拔與考核方面的價值有待提升。

(五)學(xué)生檔案管理缺少頂層設(shè)計與制度保障

民辦高校學(xué)生檔案信息化管理缺少頂層設(shè)計與制度保障，導(dǎo)致學(xué)生檔案信息資源價值未被重視，未能更好服務(wù)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。高校以人才培養(yǎng)為首要目標(biāo)，培養(yǎng)人才需了解人才和發(fā)現(xiàn)人才。高校學(xué)生檔案記載著學(xué)生的過去，書寫著學(xué)生的現(xiàn)在，預(yù)示著學(xué)生的未來。民辦高校沒能充分認識到學(xué)生檔案信息在學(xué)校辦學(xué)定位、戰(zhàn)略發(fā)展和政策出臺等方面的重要價值，在檔案機構(gòu)設(shè)置、檔案人才選聘與培養(yǎng)以及檔案工作獎勵與懲罰等方面存在諸多不足，影響了學(xué)校的內(nèi)涵式高質(zhì)量發(fā)展。

三、民辦高校學(xué)生檔案信息化管理建設(shè)措施

克服民辦高校學(xué)生檔案管理存在的弊端，實現(xiàn)學(xué)生檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)，是一項復(fù)雜的和需要持續(xù)推進的系統(tǒng)工程。它既涉及宏觀層面的頂層設(shè)計與制度安排，又需要微觀層面的技術(shù)更新與方法創(chuàng)新，它既關(guān)系民辦高校高質(zhì)量內(nèi)涵式長遠發(fā)展，又事關(guān)民辦高校在校生以及校友當(dāng)下的切身利益和檔案管理工作人員的職業(yè)幸福度；它也是數(shù)字高校和數(shù)字社會建設(shè)的需要。加強民辦高校學(xué)生檔案信息化管理建設(shè)迫在眉睫。

(一)加大學(xué)生檔案管理的人財物投入

加大民辦高校學(xué)生檔案管理的人財物投入，為學(xué)生檔案信息化建設(shè)打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。人才是各項事業(yè)的基礎(chǔ)與關(guān)鍵，民辦高校應(yīng)根據(jù)學(xué)校學(xué)生規(guī)模、學(xué)生檔案涉及的部門和學(xué)生檔案事務(wù)量等因素選聘一批素質(zhì)高、結(jié)構(gòu)合理、能力突出以及熱愛檔案工作的專業(yè)化學(xué)生檔案管理人才，他們既掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的知識與技能，又精通計算機技術(shù)，具備良好的數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與應(yīng)用等信息化技術(shù)。擁有專業(yè)化的學(xué)生檔案管理隊伍的同時，需要給他們提供實現(xiàn)專業(yè)化工作的場地和設(shè)備，[6]提供存放紙質(zhì)檔案的專用保管室，解決工作人員和檔案共處一室的安全隱患。提供實現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備，包括計算機、數(shù)據(jù)存儲器、數(shù)碼相機和圖文掃描器等在內(nèi)的硬件設(shè)施和功能完善的學(xué)生檔案管理軟件與信息采集軟件。

(二)提高學(xué)生檔案信息化管理的及時性與全面性

提高民辦高校學(xué)生檔案歸檔的及時性和全面性，呈現(xiàn)學(xué)生立體動態(tài)的成長軌跡。學(xué)生檔案信息來源眾多、內(nèi)容豐富和價值巨大，不及時、不全面和不準(zhǔn)確的信息記錄與呈現(xiàn)，不僅難以發(fā)揮檔案資源背后的信息價值，還可能對檔案信息使用者造成誤導(dǎo)，產(chǎn)生負面影響。因此，檔案管理工作人員需及時將本部門形成的學(xué)生檔案進行歸檔與匯總，實現(xiàn)檔案信息化存儲，以便檔案使用者通過網(wǎng)上查閱，全面和準(zhǔn)確地了解學(xué)生各方面有用信息，這對用人單位和教育工作者順利開展工作至關(guān)重要。

(三)轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案管理工作方法和理念

轉(zhuǎn)變民辦高校學(xué)生檔案管理方法，需更新工作理念，提高工作效率，提升檔案管理工作人員職業(yè)幸福感。將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，提升學(xué)生檔案信息化管理水平，改變傳統(tǒng)檔案工作停留在手工收集與檢索的原始狀態(tài)，極大地提升檔案工作效率，將檔案管理工作人員從機械、重復(fù)與緩慢的傳統(tǒng)工作狀態(tài)中解放出來，定期組織檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其掌握先進的檔案管理軟件和技術(shù)，掌握軟硬件的更新、維護和保養(yǎng)，[7]跟上時代發(fā)展步伐，化解檔案管理工作人員的職業(yè)倦怠感，提升工作滿足感和幸福感。

(四)提升學(xué)生檔案信息化服務(wù)內(nèi)容和水平

提升民辦高校學(xué)生檔案信息化服務(wù)內(nèi)容和水平，需提高檔案合理利用率，發(fā)揮檔案資源服務(wù)育人功能。在保障學(xué)生檔案合理隱私及安全性的前提下，應(yīng)充分挖掘檔案資源價值，實現(xiàn)檔案資源的互動性與共享性。大數(shù)據(jù)時代，可通過對學(xué)生信息數(shù)據(jù)的海量收集與分析，將校園數(shù)字管理平臺信息和學(xué)生檔案管理基本數(shù)據(jù)進行整理，綜合納入統(tǒng)一信息管理平臺。學(xué)生通過一卡通進出宿舍、在食堂超市進行消費以及在圖書館自習(xí)和借閱書籍等形成了大量和多方面的學(xué)生信息，通過建立統(tǒng)一的學(xué)生數(shù)據(jù)門戶，將校園數(shù)字管理平臺上的學(xué)生信息和學(xué)生檔案管理部門采集的學(xué)生信息納入其組織框架內(nèi)，管理者和學(xué)生通過用戶名和密碼登錄可獲取其權(quán)限內(nèi)的信息資源，學(xué)校管理者以此了解學(xué)生的生活方式、性格特點和學(xué)習(xí)狀態(tài)，以此預(yù)測學(xué)生行為，[8]為后續(xù)培養(yǎng)及就業(yè)推薦提供可靠依據(jù)，學(xué)生本人也可通過登錄平臺掌握自己日常學(xué)習(xí)與生活情況，以便做出更好的學(xué)習(xí)和生活規(guī)劃，從而實現(xiàn)民辦高校學(xué)生檔案信息化管理的育人功能。

(五)加強學(xué)生檔案管理的頂層設(shè)計與制度保障

加強民辦高校學(xué)生檔案信息化管理的頂層設(shè)計與制度保障，服務(wù)民辦高校數(shù)字化校園建設(shè)，實現(xiàn)高質(zhì)量內(nèi)涵式發(fā)展。將學(xué)生檔案信息化管理工作從口頭重視轉(zhuǎn)為實踐中重視，落實在人員編制、經(jīng)費提供、空間支持和制度保障，合理設(shè)置檔案機構(gòu)，確定檔案工作人員選聘與培養(yǎng)制度，出臺檔案工作獎勵與懲罰辦法，明確檔案工作日常管理條例，使檔案管理工作有章可循，有法可依，整合涉及學(xué)生檔案的學(xué)校各部門，使其成為統(tǒng)一整體。有良好的頂層設(shè)計與制度保障，學(xué)生檔案信息化管理才能形成完善的體系，學(xué)生檔案信息資源才能更好的服務(wù)學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展，逐步完成數(shù)字校園建設(shè)，實現(xiàn)民辦高校高質(zhì)量內(nèi)涵式發(fā)展。