張武昌

摘 要：基于對流動人員人事檔案管理存在的問題及對策分析，首先通過分析出對流動人員人事檔案進(jìn)行管理的重要性和意義;其次來對流動人員人事檔案管理當(dāng)中存在的問題進(jìn)行有效的分析;最后提出如何加強(qiáng)流動人員人事檔案管理具體解決對策，以此來讓管理人員轉(zhuǎn)變管理的觀念，對自己的管理方式不斷進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而使得流動人員人事檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到進(jìn)一步的提升。

關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案管理;問題對策

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人士制度也隨之進(jìn)行了不斷的改革。流動人員的人事檔案作為有效記錄個人榮譽(yù)、社會經(jīng)歷以及綜合技能等信息的重要檔案資料，不但是人力資源管理當(dāng)中必不可少的一部分，更是確保公民合法權(quán)益得到有效保障的法律依據(jù)。而隨著人力資源市場的流動越來越頻繁，人員流動的規(guī)模也日漸增大，因而就造成流動人員的人事檔案管理工作的難度越來越大，隨之也暴露出很多人事檔案管理中存在的問題，所以為了解決這些問題就一定要制定出有針對性的解決對策。因此，本文就流動人員人事檔案管理中存在的問題及對策進(jìn)行分析，進(jìn)而使得人事檔案管理工作更加的完善，促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)更好的發(fā)展。

一、管理流動人員人事檔案進(jìn)行管理的重要性和意義

對于人事檔案而言，其可以直接的反映出人員的政治面貌、才能、社會履歷、家庭情況以及品德等信息，這是對人員進(jìn)行選拔、考察以及管理的重要參考依據(jù)，最直觀、最真實的反映出人員所參與的社會活動。而在人事檔案當(dāng)中重要一項就是流動人員的人事檔案，該檔案將人員與不同的單位或者是組織還有不同區(qū)域之間的相互聯(lián)系充分的反映出來，并且對于人員的各種信息進(jìn)行了有效的整合。隨著我國特色社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，流動人員日漸增加，因而一定要切實加強(qiáng)流動人員日常的人事檔案管理，這樣才可以造成人才和用人單位之間的雙贏局面。

（一）給人員提供大膽選擇工作的良好機(jī)會

對于流動人員的人事檔案實行集中的管理，可以有效的解決人才所有權(quán)和用人主動權(quán)分離的突出問題。由有關(guān)的機(jī)構(gòu)來對流動人員的人事檔案進(jìn)行管理，可以將人才資源變成為社會統(tǒng)一擁有的資源，讓人員可以沒有后顧之憂的隨時進(jìn)行人事流動，并且為人員提供了可以大膽的對工作進(jìn)選擇行機(jī)會。

（二）有利于實施“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略

現(xiàn)階段，人力資源已經(jīng)成為了各國以及各行業(yè)間必備的競爭資源，尤其在現(xiàn)今知識經(jīng)濟(jì)的時代背景下，“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略的提出給人才資源管理提出了更高的要求。人事檔案管理作為人力資源管理當(dāng)中的重要組成部分理應(yīng)將自己的作用充分的發(fā)揮出來，及時的整理和收集人員的資料信息，并進(jìn)行及時的更新，進(jìn)而為人員的選拔提供有力的依據(jù)支撐。這樣不管從業(yè)人員流動到哪里都可以將自身的優(yōu)勢作用最大的發(fā)揮出來，進(jìn)而有助于人力資源合理配置有效的實現(xiàn)。

（三）切實有利于人才和各個用人單位的健康發(fā)展

只有有效的做好流動人員的人事檔案管理工作，才能夠把人才的資料更加詳細(xì)的提供給用人單位，進(jìn)而幫助用人單位更好的進(jìn)行選擇和聘用。而從人才角度出發(fā)，當(dāng)人才進(jìn)入到適合的用人單位以后，人事檔案有助于人才施展才華，實現(xiàn)自己的理想和抱負(fù)，所以人事檔案管理對于人才和用人單位來說是雙贏的。因此，將流動人員的人事檔案管理工作做好具有著重大的作用。

二、流動人員人事檔案管理當(dāng)中存在的問題

（一）缺少對檔案管理的重視

在檔案管理當(dāng)中，流動人員的人事檔案管理工作具有著至關(guān)重要的作用，然而，現(xiàn)階段我國的部分檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案工作人員卻缺少對檔案管理工作的重視，沒有意識到該項工作的重要意義，所以對于管理工作的方法也沒有積極的進(jìn)行改進(jìn)，使得檔案管理的工作十分混亂，也沒有及時更新檔案資料，還存在檔案補(bǔ)充不完善的情況，這些問題給用人單位了解和聘用人才都造成了十分嚴(yán)重的影響，進(jìn)而致使流動人員的人事檔案的重要作用很難得到充分的發(fā)揮。

（二）檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)嚴(yán)重失衡

目前流動人員人事檔案在結(jié)構(gòu)還有內(nèi)容等方面出現(xiàn)了失衡嚴(yán)重的問題，不單單信息的真實性有待考察，甚至有許多的內(nèi)容都是空白的，在檔案當(dāng)中只對人員的基本信息進(jìn)行簡單的記錄，而對于人員的工作能力還有社會履歷等記錄的內(nèi)容少之又少，進(jìn)學(xué)歷和而造成了檔案內(nèi)容缺失的問題。而造成這種問題的主要原因就是因為沒有及時的收集和歸檔資料信息。并且，因為在檔案管理當(dāng)中存在著檔案資料不能續(xù)接的問題，所以用人單位對于人才的實際情況很難全面的了解，在選擇人才的方面就造成了嚴(yán)重的影響。另外，在部分的人員檔案當(dāng)中，對于人員的家庭情況和社會關(guān)系等內(nèi)容過多的反映，而對于人員的道德品質(zhì)以及實際的工作能力卻沒有反映出來，失去了檔案資料的重要價值。

（三）管理機(jī)制不完善

現(xiàn)階段在流動人員人事檔案管理的過程中，因為管理制度不夠健全和規(guī)范，所以責(zé)任也沒有有效的落實到人。在檔案轉(zhuǎn)遞和文件移交的過程中經(jīng)常會遇到傳遞不及時和混亂的現(xiàn)象，嚴(yán)重時還會造成檔案的遺失。與此同時，檔案資料整理還有收集的制度也不夠健全，所以所得到的信息產(chǎn)生了分散嚴(yán)重的問題，這些問題都給用人單位還有人才造成了大量的麻煩。出現(xiàn)這些問題的主要原因就是因為流動人員人事檔案管理沒有一個健全的管理機(jī)制。

（四）檔案建設(shè)信息化程度低

在流動人員的人事檔案管理當(dāng)中進(jìn)行了信息化的建設(shè)，然而還是具有著信息檢索查詢效率低、信息錄入不及時、信息調(diào)取不便利、數(shù)據(jù)庫不完整以及信息不能進(jìn)行分享和關(guān)聯(lián)等問題。同時，在部分的流動人員人事檔案管理的服務(wù)機(jī)構(gòu)當(dāng)中，也普遍存在信息系統(tǒng)設(shè)備缺乏還有落后等情況，這些問題最終致使人事檔案的信息化建設(shè)只是長期處于電子化層面，并且也沒有進(jìn)行管理的有效軟件，制約了檔案管理工作的有效順利進(jìn)行。

三、提高流動人員人事檔案管理的具體對策

（一）提高檔案管理的重視程度，加強(qiáng)檔案管理意識

如果想要將流流動人員人事檔案管理工作更好開展，那么就一定要使得管理人員還有有關(guān)的管理機(jī)構(gòu)提高自身對于人事檔案管理的重視程度，并且一定要使得自身對于人事檔案管理的意識提高，采取責(zé)任到人以及加強(qiáng)人手等方式來對有關(guān)的人事檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化。在具體的實施過程中，首先，對于流動人員人事檔案管理方面的教育還有宣傳的工作一定要強(qiáng)化，這樣才可以使得檔案管理人員將自身管理的理念逐漸的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而會把自己的本職工作認(rèn)真的做好，以此來使得自身的服務(wù)意識增強(qiáng)。其次，對于流動人員個人需要進(jìn)行教育，讓其對于個人檔案保管的重要性以及意義有一個充分的認(rèn)識，這樣才可以提高自身檔案保護(hù)的重要意識 [8]。與此同時，就檔案管理人員來說，一定要對其的保密意識要不斷的進(jìn)行強(qiáng)化，嚴(yán)格的按照有關(guān)的工作原則和工作制度來對人員的信息進(jìn)行公開或者是半公開，進(jìn)而使得自身的服務(wù)質(zhì)量得到有效的提升。

（二）實行規(guī)范化管理，加強(qiáng)檔案資料的收集和整理

1、完善檔案資料收集的渠道

在對流動人員的各種檔案信息進(jìn)行收集的時候，可以建立一個完善的資料信息補(bǔ)充和收集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，運(yùn)用這個系統(tǒng)來對信息進(jìn)行及時有效的收集，而且還可以運(yùn)用動態(tài)跟蹤的方法來對資料進(jìn)行有效有針對性的填充以及完善。

2、與時俱進(jìn)，完善檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)

在對檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善的時候，應(yīng)該與時俱進(jìn)來建立技能檔案和誠信檔案?，F(xiàn)階段在進(jìn)行人才選用的過程中，對于人才的實際技能和品質(zhì)都非常的重視，所以對于流動人員檔案的內(nèi)容人事檔案管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)該進(jìn)行及時有效的健全和填充，有效的歸納和整理人員有關(guān)道德品質(zhì)還有專業(yè)水平、技能水平以及職業(yè)素養(yǎng)等方面的信息，進(jìn)而將檔案利用的價值最大化。

3、嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的使用

為了防止發(fā)生流動人員人事檔案資料出現(xiàn)丟失或者是磨損等問題，應(yīng)該派專人或者是專業(yè)快遞等方式來取得遺留在原單位的檔案，并將其移交到檔案管理機(jī)構(gòu)中，這樣才可以確保檔案資料準(zhǔn)確，而檔案管理機(jī)構(gòu)需要及時的做好入檔登記工作。

（三）健全檔案管理機(jī)制，提升檔案管理服務(wù)的水平

在對流動人員的人事檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，有關(guān)管理的部門還有管理額機(jī)構(gòu)應(yīng)該要嚴(yán)格根據(jù)人事檔案實際的工作管理情況來制定出更加健全完善并且合理科學(xué)的檔案管理制度，進(jìn)而有效的進(jìn)行人事檔案管理的各種工作。與此同時，對于管理監(jiān)督要加強(qiáng)，有效得到健全有關(guān)的管理監(jiān)督機(jī)制，在管理的過程中要做到權(quán)責(zé)分明，將責(zé)任落實到個人，嚴(yán)厲處罰檔案管理過程當(dāng)中存在的違規(guī)行為。除此以外，對于檔案利用的程序也應(yīng)該要進(jìn)行規(guī)范，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行檔案的調(diào)閱和查詢，對于有關(guān)的流程進(jìn)行簡化，這樣才可以使得服務(wù)的效率提高。

（四）進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理，使得檔案信息化建設(shè)提高

在對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理的過程當(dāng)中，為了更好的進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)和管理，應(yīng)該對信息技術(shù)進(jìn)行充分的利用，因此可以從這幾個方面進(jìn)行：

（1）在建立的檔案庫中應(yīng)該要選擇最為合適的管理軟件，然后要有計算機(jī)、掃描儀等信息化設(shè)備來輔助軟件的管理工作，把原來的紙質(zhì)檔案逐步的向電子檔案轉(zhuǎn)變，而且還應(yīng)該要把數(shù)字化資料備份的工作做好，確保信息的安全性。

（2）在電子檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上建立與之相對應(yīng)的網(wǎng)站，以此來對檔案資料進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)管理，這樣方便檔案的實時更新以及異地查詢，使得檔案信息系統(tǒng)更加完善[10]。

（3）把全國流動人員的信息整合起來，做到信息全覆蓋，并為所有整合之后的人員信息建立一個信息資源庫，在信息庫中要最大程度的收集全國的流動人員信息，統(tǒng)一的管理全國的流動人員人事檔案，提高檔案的靈活性。

（4）對于有關(guān)的管理人員，應(yīng)該要加強(qiáng)思想政治教育和信息技能培訓(xùn)，這樣才可以讓管理人員在具有更加專業(yè)的管理技能，在進(jìn)行檔案管理工作的時候，可以端正自己工作的態(tài)度，并且做到不丟失、不泄密，進(jìn)而使得服務(wù)水平得到進(jìn)一步的提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段我國的流動人員數(shù)量在不斷的增長，所以導(dǎo)致流動人員的人事檔案管理工作也變得日漸困難和復(fù)雜，并且在人事檔案管理工作中存在著越來越多的管理問題。因此，就要求有關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該要做到與時俱進(jìn)，對于人事檔案管理工作當(dāng)中存在的問題要及時的發(fā)現(xiàn)，并且使用合理科學(xué)的解決對策來解決存在的問題，對于管理的方式也要不斷的進(jìn)行優(yōu)化，這樣才可以使得流動人員人事檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到進(jìn)一步的提升。

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