衛(wèi)榮娟

（河南科技大學(xué)圖書館，河南 洛陽 471023）

科技查新，簡稱查新，是指查新機構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容，按照《科技查新規(guī)范》（國科發(fā)計字[2000]544 號）操作，經(jīng)過文獻檢索與對比分析，并做出結(jié)論（查新報告）[1]。其目的在于：通過檢索與委托項目查新點相關(guān)的文獻，來查證委托項目的技術(shù)內(nèi)容是否具有創(chuàng)新性。通過科技查新，可以避免研究內(nèi)容與他人課題重復(fù)，也可避免研究課題的盲目申報，還可以了解所屬行業(yè)國內(nèi)外的前沿研究動向[2]。目前，在課題立項、成果鑒定、科研獎勵、研究生開題以及專利申請時，科技查新已成為一個不可或缺的環(huán)節(jié)，也是我國科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新的重要組成部分，它對高校、科研院所和中小企業(yè)的科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新以及社會的經(jīng)濟發(fā)展都產(chǎn)生了重要作用。

自1992 年教育部首次在直屬高校設(shè)立 “高等學(xué)?？萍柬椖孔稍兗俺晒樾轮行墓ぷ髡尽?以來，截至到2014 年底，教育部在全國高校共批準設(shè)立7 批102 所科技查新工作站。但這些查新站主要分布在“985”和“211”等重點高校，普通高校只有30所，不到總數(shù)的30%。而且這些普通高校查新站無論是數(shù)據(jù)庫文獻資源，還是查新人員的專業(yè)素質(zhì)，以及查新客戶源等方面，都不能與重點高校相比[3]。這些因素，都會影響到查新服務(wù)的質(zhì)量。

質(zhì)量是科技查新工作的生命線[4]。因此，提高科技查新工作的服務(wù)質(zhì)量，是普通高?？萍疾樾鹿ぷ骺滩蝗菥彽闹匾蝿?wù)。文章從提升查新人員素質(zhì)，提高查新報告質(zhì)量，以及拓展服務(wù)內(nèi)容和深度三方面，來淺談普通高校如何提高科技查新的服務(wù)質(zhì)量。

1 提升查新人員素質(zhì)，提高服務(wù)水平

查新人員是查新工作的主體，查新人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，在很大程度上決定了查新服務(wù)的質(zhì)量。

1.1 提升查新人員專業(yè)能力

查新人員的學(xué)科專業(yè)結(jié)構(gòu)配置，對科技查新工作非常重要。查新工作的性質(zhì)表明，一所查新機構(gòu)的最佳配置是由圖書情報專業(yè)、外語專業(yè)和各相關(guān)專業(yè)的查新人員組成。但所有專業(yè)的查新員都配齊其難度可想而知[5]，特別是普通高校的查新站更是達不到這一點兒。這就需要查新人員在工作的同時不斷地加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，包括查新專業(yè)知識、數(shù)據(jù)庫檢索能力、外語能力、計算機能力以及與查新項目相關(guān)的專業(yè)知識等。可以通過加強查新站內(nèi)部人員之間或查新人員交流群與同行人員來進行業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)交流；或安排人員到兄弟查新站參觀、學(xué)習(xí)和交流；還可以邀請查新咨詢專家或數(shù)據(jù)庫專家以及重點單位的科研工作人員來查新站有針對性的指導(dǎo)；在遇到自己不熟悉的專業(yè)或領(lǐng)域時，虛心向委托人請教學(xué)習(xí)等。除此之外，還要重視查新人員的培訓(xùn)工作，派出人員參加教育部舉辦的各種相關(guān)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)研討會，以提高查新人員的業(yè)務(wù)能力。同時，也要鼓勵查新人員通過學(xué)歷提升和職稱晉升來促進查新人員更加積極地學(xué)習(xí)，從而促進查新服務(wù)質(zhì)量的提高。

1.2 提升查新人員職業(yè)素養(yǎng)

查新人員要有良好的職業(yè)素養(yǎng)，熱愛本職工作，愛崗敬業(yè)，遵守工作制度，熱情服務(wù)用戶。接待用戶時要做到語言文明，態(tài)度和藹，行為恰當(dāng)?shù)皿w；耐心解答用戶提出的問題，力求有問必答，回答明確；針對查新過程中出現(xiàn)的問題，要及時、耐心地與用戶交流磋商，交換意見，恰當(dāng)解決。掌握良好的溝通交流技巧，增強與客戶的溝通協(xié)調(diào)能力，維護與客戶之間的良好關(guān)系，能增加用戶參與查新的積極性，提高查新服務(wù)的效率和質(zhì)量。高校查新站的工作人員隸屬于高校，工資待遇基本是一種旱澇保收的狀態(tài)，工作時間也大多為坐班制，這難免會使查新人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠。管理部門也應(yīng)該通過制定合理的激勵機制，提高查新人員的工作積極性。

2 提高查新報告質(zhì)量

查新報告是查新機構(gòu)根據(jù)查新委托人的要求，依據(jù)查新項目的技術(shù)要點、查新點等內(nèi)容，與所查文獻范圍內(nèi)的文獻信息進行比較分析，對查新點做出新穎性判別，以書面形式撰寫的客觀、公正的技術(shù)文件[6]。提高查新報告的質(zhì)量，要嚴格按照《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》，按照查新的工作流程，從接受查新委托與用戶的交流溝通開始，到報告的撰寫和審核，認真把握每一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)?，F(xiàn)從查新點的提煉、數(shù)據(jù)庫資源的使用、檢索關(guān)鍵詞的選擇、檢索策略式的制定四個技術(shù)含量較高的環(huán)節(jié)來闡述。

2.1 查新點的提煉

查新點一般從技術(shù)要點中提煉，指委托項目技術(shù)要點中的創(chuàng)新點，但不包括項目的一般性技術(shù)特征。查新點由委托人提出后，查新員要利用其專業(yè)知識，判斷查新點是否恰當(dāng)。有時，一些查新委托人，因缺乏查新經(jīng)驗，“查新點”不知如何填寫，簡單以項目名稱作為查新點；或以為查新點越多越好，把項目的技術(shù)要點當(dāng)作查新點一一列出，以證明其創(chuàng)新能力強；或?qū)ρ芯勘尘斑M行了大量描述，對研究重點卻一筆帶過；或利用“最早”“新型”“國內(nèi)首創(chuàng)”“世界領(lǐng)先”“較高”“較好”等沒有具體技術(shù)指標的、不確定性的修飾詞來描述；或查新委托人認為項目的關(guān)鍵技術(shù)不能泄露，隱瞞具體技術(shù)方法和數(shù)據(jù)指標[7]。這種情況下，就需要查新員具有較高的綜合素質(zhì)，既要利用專業(yè)知識幫助委托人歸納出恰當(dāng)?shù)牟樾曼c，又要善于與委托人進行溝通，使雙方對查新點達成一致的認識。為提高查新質(zhì)量和效率，也可不定期組織部分有查新需求的中小企業(yè)負責(zé)人或技術(shù)人員，對查新委托書的填寫做簡單的培訓(xùn)。

2.2 數(shù)據(jù)庫資源的利用

數(shù)據(jù)庫資源，是查新工作重要的一部分。目前，具有教育部查新資質(zhì)的查新站，依托高校圖書館這個強而有力的后盾，數(shù)據(jù)庫資源基本能滿足查新工作的需要，但仍需在經(jīng)費允許的情況下根據(jù)自身需要增加一些特色數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的具體利用，在很大程度上，也因查新人員的素質(zhì)和習(xí)慣而異。根據(jù)查新規(guī)范要求，查新檢索方法應(yīng)以機檢為主，手檢為輔。查新檢索所用數(shù)據(jù)庫必須是與查新項目的學(xué)科領(lǐng)域相關(guān)的國內(nèi)外數(shù)據(jù)庫，包括綜合數(shù)據(jù)庫和專業(yè)數(shù)據(jù)庫，而且中、外文必查數(shù)據(jù)庫都不少于10 個[5]。例如：國內(nèi)數(shù)據(jù)庫有CNKI、萬方、維普、超星、國家知識產(chǎn)權(quán)局專利檢索數(shù)據(jù)庫以及百度學(xué)術(shù)等，國外數(shù)據(jù)庫有Web of Science、EI 以及美國專利數(shù)據(jù)庫、歐洲專利數(shù)據(jù)庫、日本專利數(shù)據(jù)庫等。如果可用的必查數(shù)據(jù)庫有所欠缺，還須采用Dialog 國際聯(lián)機系統(tǒng)進行補充檢索[5]。教育部把Dialog 國際聯(lián)機系統(tǒng)作為查新檢索必要手段，查新人員也普遍認為Dialog 國際聯(lián)機系統(tǒng)對于國內(nèi)外查新來說是最好的系統(tǒng)。但Dialog 系統(tǒng)擁有600 多個數(shù)據(jù)庫，在選擇所需數(shù)據(jù)庫時，要根據(jù)查新項目的學(xué)科需要，篩選出檢索需要的綜合數(shù)據(jù)庫和專業(yè)數(shù)據(jù)庫，多個數(shù)據(jù)庫的檢索結(jié)果互相補充，才能保證查全；根據(jù)項目所屬的學(xué)科需要，選擇適合的專業(yè)數(shù)據(jù)庫，才能保證查準。

2.3 檢索關(guān)鍵詞的選擇

檢索關(guān)鍵詞包括規(guī)范詞及其中外文同義詞和縮寫詞，有時根據(jù)檢索結(jié)果需要還包括其上位詞、下位詞或相關(guān)詞，涉及專利的還包括國際專利分類號等。檢索關(guān)鍵詞的選擇，可以根據(jù)委托人提出的關(guān)鍵詞作為參考，分析其是否能夠體現(xiàn)查新點，并根據(jù)需要對檢索關(guān)鍵詞重新進行復(fù)核、篩選、補充和精煉。包括：選定的關(guān)鍵詞是否規(guī)范，是否列出其常用的中外文同義詞和縮寫詞，或根據(jù)檢索結(jié)果考慮是否涉及其上下位詞等。還應(yīng)充分利用工具書、百度百科，或從已檢出的相關(guān)文獻中，擴展所需要的檢索用詞。要規(guī)范使用各個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)使用的截詞符號，如在Dialog 系統(tǒng)中，用“？”作為截詞符，并且包括前截、中截、后截等，對檢索關(guān)鍵詞進行必要的擴展[8]。

2.4 檢索策略式的制定

檢索策略式是查新的靈魂，其制定對檢索結(jié)果具有直接影響，對查新報告的質(zhì)量也起著至關(guān)重要的作用。查新報告質(zhì)量的高低，最重要的環(huán)節(jié)就是選擇恰當(dāng)?shù)臋z索詞，并制定出合理的檢索策略式。查新檢索的對比文獻，既要查準，又要查全。查全與查準是相互辯證的，查全是前提，查全才能如實地反映出課題是否具有新穎性，防止研究重復(fù)；在此基礎(chǔ)上，努力查準，才能最大限度地提高查新的檢索質(zhì)量[9]。

《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》規(guī)定，所列檢索策略式的檢出結(jié)果不得為0。但在使用數(shù)據(jù)庫進行文獻檢索時，有時會遇到檢索結(jié)果為“0”的現(xiàn)象。這時，用戶往往特別高興，認為自己的技術(shù)沒有先例，肯定具有新穎性，這顯然不符合實際情況。任何一項科技創(chuàng)新，都不能“橫空出世”，都是在一定的研究基礎(chǔ)上進行的。對制定的檢索式在數(shù)據(jù)庫檢索不到相關(guān)的文獻時，要查明其原因。是檢索詞選擇不恰當(dāng)，還是其組配不合適，或是數(shù)據(jù)庫選擇不適當(dāng)?shù)取Ｕ{(diào)整檢索策略式一般采用先擴大檢索范圍，然后再不斷調(diào)整檢索詞組配，縮小檢索范圍，逐漸接近檢索結(jié)果的方法；還要巧妙地利用檢索位置算符和邏輯算符，調(diào)整制定檢索策略式，直至達到滿意的結(jié)果[10]。

3 拓展服務(wù)內(nèi)容和深度

高校的科技查新工作屬于有償?shù)姆?wù)行業(yè)，服務(wù)對象不僅包括高校師生，還包括校外科研院所、中小企業(yè)等。除常規(guī)的科技查新業(yè)務(wù)服務(wù)外，還可拓展的服務(wù)內(nèi)容有:ESI 學(xué)科分析服務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)等。另外，也可開展定題跟蹤服務(wù)，個性化定制服務(wù)等，拓展服務(wù)深度。查新機構(gòu)要不斷了解用戶需求，定期對服務(wù)進行更新、升級，保持查新服務(wù)旺盛的生命力。

3.1 ESI 學(xué)科分析服務(wù)

利用ESI 數(shù)據(jù)庫，開展系列ESI 學(xué)科分析服務(wù)，幫助高校分析某學(xué)科ESI 學(xué)科現(xiàn)狀及其進入ESI 前1%潛力值，并對重點學(xué)科定期推出學(xué)科現(xiàn)狀及潛力值分析服務(wù)，為學(xué)校學(xué)科評估和發(fā)展提供最新的動態(tài)信息服務(wù)。

3.2 知識產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)

以科技查新業(yè)務(wù)為依托，充分挖掘數(shù)據(jù)庫文獻資源和人力資源優(yōu)勢，面向企業(yè)開展知識產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)，如：專利咨詢、專利檢索、專利分析和行業(yè)技術(shù)調(diào)研等知識產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)。

3.3 定題跟蹤服務(wù)

定題跟蹤服務(wù)要針對科研定題服務(wù)的內(nèi)容，根據(jù)課題的研究需要，持續(xù)性地、系統(tǒng)性地向科研人員提供研究所需的文獻資料。在服務(wù)過程中，一要了解跟蹤課題所涉及的學(xué)科專業(yè)知識；二要經(jīng)常與課題負責(zé)人進行交流溝通，了解課題的研究進展以及對文獻信息的需求；三要向科研人員介紹研究所需的中外文數(shù)據(jù)庫和專業(yè)網(wǎng)站，以及檢索策略方面的知識[11]。

3.4 個性化定制服務(wù)

個性化定制服務(wù)主要是指根據(jù)用戶的需求形成個性化信息檢索服務(wù)功能，針對用戶所需進行信息檢索，最大限度地滿足用戶的個性化需求。以個性化服務(wù)為基礎(chǔ)，發(fā)展多元化的服務(wù)方式，針對用戶的信息需求有針對性地提高信息服務(wù)的效率和質(zhì)量，讓用戶真正體會到個性化定制服務(wù)帶來的優(yōu)勢[12]。

4 結(jié)語

綜上所述，文章通過對普通高?？萍疾樾鹿ぷ鞯臓顩r進行分析，從提升查新人員素質(zhì)，提高查新報告質(zhì)量，以及拓展服務(wù)內(nèi)容和深度三方面，探索了如何提高普通高?？萍疾樾路?wù)質(zhì)量。隨著我國科技創(chuàng)新工作的大力發(fā)展，高校、科研院所和企業(yè)合作步伐的快速推進,作為其中重要一環(huán)的科技查新工作必將發(fā)揮更大的作用，產(chǎn)生更大的經(jīng)濟效益和社會效益。