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提升辦公室綜合管理效率的有效策略

2021-09-10 03:10:26閆飛
文學(xué)天地 2021年5期
關(guān)鍵詞:綜合管理管理效率有效策略

閆飛

摘要:對于企業(yè)而言,重視辦公室管理工作、提高辦公室管理效率,能夠促進(jìn)一個企業(yè)向更良性的方向發(fā)展,對企業(yè)自身定位和未來發(fā)展都具有不可忽視的重要作用。本文立足“提升辦公室綜合管理效率的有效策略”,希望在探究目前辦公室綜合管理存在問題的基礎(chǔ)上,針對相應(yīng)的策略進(jìn)行總結(jié),從而可以實(shí)現(xiàn)在形成相應(yīng)理論體系的同時,可以更好地指導(dǎo)實(shí)踐應(yīng)用的開展。

關(guān)鍵詞:綜合管理;管理效率;有效策略

一、引言

辦公室往往是成結(jié)合發(fā)揮綜合職能的地方,能夠綜合協(xié)調(diào)各部門運(yùn)轉(zhuǎn)監(jiān)督指導(dǎo)各員工工作等。隨這社會發(fā)展的步伐不斷變快,辦公室也需要從傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)變到更為現(xiàn)代化的管理方式。用科學(xué)的方式和靈活的思維開展辦公室管理工作,快速適應(yīng)當(dāng)下的商業(yè)環(huán)境,也能夠確保企業(yè)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、當(dāng)前辦公室綜合管理中存在問題分析

(一)信息傳遞效率低

目前狀況下,信息傳遞是作為辦公室綜合管理中重要的一個環(huán)節(jié)而存在的,不同方式、不同過程的信息傳輸會導(dǎo)致信息的準(zhǔn)確性和效率性也有所差異。在筆者所在的公司辦公室,管理系統(tǒng)主要通過OA溝通,其次是通過內(nèi)部郵件往來,最后是電話聯(lián)系。不同方式的溝通信息傳遞效率必然是不同的,為了提高整體的傳遞率和信息準(zhǔn)確度,辦公室成員需要掌握多系統(tǒng)的溝通方式。并且時時關(guān)注公司的動態(tài)和信息傳遞動向,通過較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和專業(yè)的知識及時掌握辦公室綜合管理過程中的有效信息傳遞,同時與上下級保持良好的溝通。

(二)專業(yè)人士匱乏

企業(yè)會結(jié)合自身的工作特點(diǎn)和辦公室成員的具體情況來分配各自的服務(wù)內(nèi)容,所以在進(jìn)行工作內(nèi)容安排和工作量調(diào)整方面是辦公室管理中的重要一環(huán)。但是目前各起也專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理型人才整體比較稀缺,主要是由企業(yè)高管擔(dān)任。對于這部分人員而言,他們既要做好自己的本職工作,又要進(jìn)行辦公室人員工作管理。對他們而言,工作難度和管理難度不言而喻。

(三)辦公室考核制度的構(gòu)建不夠完善

在辦公室管理中,完善的考核制度有助于幫助管理者了解每個員工的能力。但是在現(xiàn)行的評價制度中,評估流程評價內(nèi)容等都存在一定的漏洞,而這些不合理的地方導(dǎo)致辦公室考核制度沒有辦法發(fā)揮其重要作用。雖然在努力進(jìn)行辦公室管理改革,但是在對員工評價制度缺乏反饋。部分辦公室通過出勤率來當(dāng)做對員工工作的評價和考核,但是這種方式忽略了員工自身的工作能力和工作質(zhì)量,難以激發(fā)員工的內(nèi)在積極性,這種不成熟不完善的考核評價制度,沒辦法體現(xiàn)員工的工作價值和業(yè)務(wù)性能。公司也容易錯過優(yōu)秀的員工。

三、針對當(dāng)前辦公室綜合管理效率問題的提升策略總結(jié)

(一)全面改革,建立高效的管理機(jī)制

企業(yè)為了切實(shí)提高辦公室綜合管理的效率,需要建立高效的管理機(jī)制,科學(xué)系統(tǒng)的對于日常業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)定。對行為規(guī)范和考核制度,業(yè)務(wù)內(nèi)容都制定一定的標(biāo)準(zhǔn)和流程。第一,會議系統(tǒng)合理化。開會是為了交流和解決問題,同時對近期的業(yè)務(wù)進(jìn)行總結(jié)反饋,對未來制定一定的計劃。但是目前部分企業(yè)開會時間長、內(nèi)容冗雜、主題不明確。故而應(yīng)該通過人性化科學(xué)化的會議安排,合理設(shè)置會議時長,明確會議主題。盡可能的總結(jié)和反饋近期內(nèi)容,對未來做出一定的規(guī)劃,解決員工和企業(yè)所面臨的困難。第二,設(shè)置快捷簡便的交流渠道。辦公室管理系統(tǒng)是否有效的一個重要標(biāo)志,就是信息傳遞的速度和準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)的辦公室管理制度中,上下級和同級之間的信息傳遞效率的傳遞準(zhǔn)確性的往往需要較長的時間來進(jìn)行溝通。決策層和實(shí)施層之間存在一定的阻隔,沒有辦法有效傳遞信息。而為了改變這一現(xiàn)狀,比如在辦公室之內(nèi),就可以通過短信等方式來進(jìn)行文檔方面通知,這樣能夠讓員工及時了解公司決策,貫徹領(lǐng)導(dǎo)的方針進(jìn)行工作開展,也能確保信息有效傳遞。

(二)積極調(diào)整,倡導(dǎo)員工提升思想修養(yǎng)

辦公室管理需要調(diào)動員工的積極性,同時要提升員工的思想修養(yǎng)和綜合素質(zhì),這樣能夠讓他們更好地履行工作內(nèi)容、承擔(dān)工作職責(zé)。而企業(yè)要通過多元化的手段和對話的方式,穩(wěn)步提升員工的綜合素質(zhì)和道德修養(yǎng),讓其意識到這樣做的重要作用和對工作的長遠(yuǎn)幫助。在教育和培訓(xùn)的時候,有意識的提升自己的修養(yǎng)和道德水平。為了切實(shí)提高辦公室管理工作,員工們也要交所學(xué)到的培訓(xùn)付諸于實(shí)踐,通過自身的寫作能力和溝通能力與同事之間建立良好的交流,用進(jìn)取的精神不斷解決工作中面臨的困難。并且大膽創(chuàng)新,積極開動腦筋,簡化工作流程,高效完成工作。

(三)以人為本,完善辦公室的考核制度

在辦公室管理中,管理員一定要以人為本,以員工為本,人性化進(jìn)行管理。在設(shè)置管理制度和管理工作中科學(xué)合理的安排員工的工作內(nèi)容,并且對他們進(jìn)行合理的獎勵和懲罰。而在設(shè)立這些機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)的時候,一定要切實(shí)考慮到員工的利益,人性化的進(jìn)行管理和設(shè)置。針對工作能力強(qiáng)表現(xiàn)突出的員工加以適當(dāng)?shù)莫剟詈脱a(bǔ)償,針對工作能力的表現(xiàn)差的員工也要進(jìn)行一定的懲罰制度,但是必須在合理化的范圍之內(nèi)。所以,企業(yè)和管理人員一定要結(jié)合員工的實(shí)際情況來進(jìn)行人性化的辦公室制度管理。

結(jié)語

綜上所述,如果想要在短時間內(nèi)有效提升辦公室綜合管理的效率,可以從建立高效的管理機(jī)制、倡導(dǎo)員工提升思想修養(yǎng)、實(shí)現(xiàn)人性化管理等三方面來進(jìn)行。在具體的應(yīng)用和實(shí)踐當(dāng)中,則應(yīng)當(dāng)要切實(shí)考慮到員工的利益和企業(yè)的實(shí)際情況,根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行具體分析,這樣才能真正提升辦公室的工作效率和信息傳遞的準(zhǔn)確性。本文首先解釋和闡述了現(xiàn)今辦公室綜合管理中存在的漏洞和不足,并且結(jié)合筆者自身的經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)資料提出有效的解決辦法,希望可以為企業(yè)提升辦公室綜合管理起到一定的幫助。

參考文獻(xiàn)

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