郝冬梅

(河南鄭州輕工業(yè)大學(xué) 物理與電子工程學(xué)院，河南 鄭州 450002)

馮瑞麗老師在《淺談高校專業(yè)資料中心的服務(wù)創(chuàng)新》一文中指出，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，圖書館事業(yè)也不斷向前發(fā)展 ，高校院系資料中心(室)也以自己獨(dú)有的特色不斷壯大、完善。盡管在人員編制、藏書量以及設(shè)備等方面無(wú)法與校級(jí)圖書館相比，但由于其工作對(duì)象、工作性質(zhì)具有很強(qiáng)的針對(duì)性和專業(yè)性 ，成為教學(xué)、科研不可缺少的一個(gè)重要組成部分。近年來(lái)，高校工作對(duì)學(xué)籍資料的查閱率呈現(xiàn)逐年上升的趨勢(shì)，對(duì)高校各院系教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等工作有著非常重要的參考價(jià)值，有必要引起高校管理者的重視[1]。

1 高校資料室學(xué)籍資料管理概述

高校學(xué)籍資料，是指高校分院系在辦學(xué)過程中逐年積累起來(lái)的一系列的有關(guān)學(xué)生的原始資料，如學(xué)生考試成績(jī)，學(xué)生培養(yǎng)計(jì)劃，學(xué)生畢業(yè)論文，學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)，學(xué)生就業(yè)信息，新生入學(xué)復(fù)試安排等文檔，具體工作如下：①歸檔整理每學(xué)年每一個(gè)學(xué)生的各類原始成績(jī)及檔案信息等資料。②做好學(xué)生選修、免修、緩考、補(bǔ)考、重修、補(bǔ)修等信息資料的歸檔。③負(fù)責(zé)每一個(gè)學(xué)生入學(xué)信息及學(xué)籍變動(dòng)等信息的核對(duì)和歸檔。④做好學(xué)生培養(yǎng)計(jì)劃和課表準(zhǔn)確無(wú)誤并整理歸檔。⑤做好每一屆畢業(yè)生的學(xué)位資格審查準(zhǔn)確無(wú)誤，并移交圖書館保存。⑥做好每一項(xiàng)考試工作的考前，考中和考后每一個(gè)環(huán)節(jié)及相關(guān)資料的歸檔。⑦畢業(yè)論文資料的整理歸檔工作。⑧負(fù)責(zé)學(xué)生每學(xué)年培養(yǎng)計(jì)劃的修訂與具體執(zhí)行工作。這些原始碎片的資料是院系學(xué)籍管理工作的縮影，都需要工作過程中建檔立卡保存齊一手資料。

2 院系學(xué)籍資料管理現(xiàn)狀分析

2.1 學(xué)籍資料來(lái)源分散、形式多樣

高校教務(wù)處督導(dǎo)辦、教學(xué)科、教務(wù)科、教材科、教學(xué)實(shí)踐科還有本院系部、系部教研室、實(shí)驗(yàn)室以及學(xué)生個(gè)人都是它的信息源，這些資料有些以紅頭文件紙質(zhì)版的形式下發(fā)到院系，有些卻是工作者在管理過程中自然形成的歷史記錄資料，從而形成了來(lái)源分散、內(nèi)容豐富、載體形式多樣化的記錄資料，這些資料的來(lái)源具有分散性、多樣性，原始性的特點(diǎn)；這樣的存在形式，致使信息資料保存在本單位內(nèi)部，其他部門獲取某些公共信息較為困難， 相關(guān)信息資料不能快速、有效地共享，所以說存在部門之間橫向信息資料流通不暢的問題；另外學(xué)校每年都要進(jìn)行相關(guān)教育信息資料的匯總工作，從基層院系經(jīng)層層填表整理，直到最終數(shù)據(jù)的收集統(tǒng)計(jì)，形式多樣且需要耗費(fèi)大量的人力、物力、時(shí)間[2]。筆者認(rèn)為，這些問題或多或少制約了高校學(xué)籍資料的高效發(fā)展，制約了高校教學(xué)水平的快速提高。

2.2 相關(guān)人員資料管理意識(shí)薄弱

有的學(xué)籍資料的管理者管理意識(shí)淡薄，并且缺乏專業(yè)的資料管理知識(shí)，再加上學(xué)校檔案室對(duì)他們的培訓(xùn)指導(dǎo)工作力度不夠，沒有引起相關(guān)部門的重視等等原因致使有些院系管理者忽視了學(xué)籍資料歸檔的重要性，造成有些學(xué)籍資料的不連貫性和不完整性，比如有些老師不能自覺遞交學(xué)生原始成績(jī)單，有些管理者由于種種原因忘記了催要，這樣就會(huì)導(dǎo)致成績(jī)單原始資料的不完整性，不利于高校資料管理工作的有序進(jìn)行，所以說管理者對(duì)學(xué)籍資料的重要性認(rèn)識(shí)有待加強(qiáng)[3]。

2.3 學(xué)籍資料管理存在零碎性和多樣性的特點(diǎn)

目前，河南鄭州輕工業(yè)大學(xué)學(xué)生人數(shù)已達(dá)2萬(wàn)多人，為適應(yīng)近年來(lái)高校擴(kuò)招現(xiàn)象，辦學(xué)效率的提高顯得至關(guān)重要，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)功能已被人們深刻認(rèn)可并利用，從2001年，由湖南青果軟件有限公司開發(fā)的“KINGOSOFT高校數(shù)字校園綜合管理平臺(tái)教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”已進(jìn)入本校學(xué)籍資料管理工作中并發(fā)揮著非常重要的作用(見圖1)。使用該軟件對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行管理，具有手工操作所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索方便、查找快捷、可信性高、儲(chǔ)存量大、保密性強(qiáng)、成本低等，但也有系統(tǒng)存在的問題：本校學(xué)籍管理系統(tǒng)存在橫向信息資料流通不暢、數(shù)據(jù)處理及查詢結(jié)果存在或多或少的不足，有些數(shù)據(jù)還很存在零碎性，還需要手工處理和歸整，這樣就不免會(huì)造成各個(gè)院系的文檔格式不統(tǒng)一性的現(xiàn)象[4]。

圖1 KINGOSOFT高校數(shù)字校園綜合管理平臺(tái)教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

2.4 學(xué)籍資料日常性與管理者多面性相矛盾

學(xué)籍管理工作具有多面性、事務(wù)性、日常性的顯著特點(diǎn)?，F(xiàn)階段高校學(xué)服務(wù)管理人員大多由教學(xué)秘書兼任，有些教學(xué)秘書還兼任計(jì)生委員，女工委員等數(shù)職，日常工作直接服務(wù)師生且繁忙瑣碎，細(xì)微之處稍有疏忽就會(huì)直接影響正常教學(xué)活動(dòng)。加之許多學(xué)籍管理人員對(duì)資料管理業(yè)務(wù)水平有待提高，而且很多高校面臨行政管理人員在精簡(jiǎn)壓縮，學(xué)生人數(shù)、學(xué)籍資料管理內(nèi)容卻在增多的矛盾現(xiàn)狀，這樣忙于管理日常事務(wù)的他們就沒有更多的精力和專一的時(shí)間去整理那些零碎分散的資料，從而造成雜亂無(wú)序的學(xué)籍資料不能規(guī)范專業(yè)的管理保護(hù)，以上這些現(xiàn)象都嚴(yán)重制約了辦學(xué)效率[5]。

3 改變現(xiàn)狀的具體對(duì)策

3.1 加強(qiáng)學(xué)籍資料管理建設(shè)

對(duì)于高校學(xué)籍資料而言，主要涉及學(xué)生的相關(guān)信息資源。管理者要對(duì)這些資料進(jìn)行綜合的分析和總結(jié)，并以此反映正確的學(xué)生信息，提供科學(xué)的教學(xué)數(shù)據(jù)，可以說高效的學(xué)籍資料管理水平可以提高高校整體辦公效率，提升高校的管理與決策水平，促進(jìn)高校信息化的發(fā)展，推動(dòng)高校穩(wěn)步前進(jìn)，對(duì)高校決策者有著巨大的參考意義和決定意義。所以，高校決策者應(yīng)重視學(xué)籍資料管理工作，應(yīng)逐步改進(jìn)和完善一套適合本校發(fā)展的學(xué)籍資料管理規(guī)章制度，以便推動(dòng)學(xué)籍資料管理工作逐漸步入規(guī)范化軌道，以便學(xué)籍資料的收交管理、分類歸檔、借閱程序等方面能做到有章可循、有據(jù)可依，在管理體系中要突出院系學(xué)籍資料管理的重要性，同時(shí)還應(yīng)配備專門的學(xué)籍資料管理人員，并在職稱評(píng)審等問題上和其他管理者同等對(duì)待，用感情激勵(lì)他們，讓他們無(wú)后顧之憂，舒心工作。

3.2 不斷對(duì)學(xué)籍管理系統(tǒng)存在的不足加以改進(jìn)

網(wǎng)上有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的簡(jiǎn)介為：數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)面向主題的、集成的及隨時(shí)間變化的，但信息本身又相對(duì)穩(wěn)定的具有歷史性的數(shù)據(jù)資料集合，它用于對(duì)管理決策過程的支持[6]。所以，不妨在學(xué)校學(xué)籍資料管理中加以應(yīng)用它，可以將數(shù)據(jù)庫(kù)和高校學(xué)籍資料管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)來(lái)集中處理學(xué)籍管理中歷史的和分散的數(shù)據(jù)資料，有必要在學(xué)校內(nèi)部改進(jìn)一套完美的軟件處理平臺(tái)，以此來(lái)彌補(bǔ)改進(jìn)學(xué)籍資料管理系統(tǒng)的不足之處，這樣不僅能提高業(yè)務(wù)管理效率，而且還保證歷史學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)資料的系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性，保證這些數(shù)據(jù)資料更好的服務(wù)于辦學(xué)，服務(wù)于師生。例如鄭州輕工業(yè)大學(xué)自本學(xué)期開始啟動(dòng)學(xué)生自助服務(wù)打印系統(tǒng)，自助打印系統(tǒng)可為學(xué)生提供成績(jī)單、學(xué)籍證明和成績(jī)績(jī)點(diǎn)說明等材料，極大地方便了學(xué)生。

3.3 提高學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

學(xué)籍管理人員首先自身從思想上要提高認(rèn)識(shí)，對(duì)學(xué)籍資料管理工作要有奉獻(xiàn)精神，要熱愛工作微笑服務(wù)，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高水平，要有時(shí)代緊迫感，明確自身不僅要精通學(xué)籍資料管理業(yè)務(wù)，還要掌握一定的專業(yè)知識(shí)；不僅要熟練操作學(xué)籍管理系統(tǒng)的每個(gè)步驟，還要手工管理方式加以輔助；不僅要掌握計(jì)算機(jī)檢索，制表等手段，還要懂整理資料立卷歸檔的步驟，還要有主動(dòng)服務(wù)、科學(xué)管理、重視學(xué)籍資料管理的思想意識(shí)。同時(shí)高校領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，可通過聽專家報(bào)告、院系間互相交流學(xué)習(xí)等辦法，來(lái)拓展學(xué)籍管理人員的知識(shí)層面，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，達(dá)到學(xué)籍資料管理者掌握新的技能和知識(shí)的目的，提高學(xué)籍資料的管理水平，提升學(xué)籍資料的服務(wù)效率，適應(yīng)高校新形勢(shì)發(fā)展的要求[7]。

4 高校學(xué)籍信息資料管理模式如何適應(yīng)形勢(shì)

4.1 紙質(zhì)版向電子化管理模式轉(zhuǎn)變

4.1.1 紙質(zhì)資料作為傳統(tǒng)的信息傳遞工具憑借其獨(dú)特的穩(wěn)定性[8]，不受電子設(shè)備有無(wú)的限制，不易被丟失的優(yōu)勢(shì)。仍有保管意義，也很符合人們長(zhǎng)久以來(lái)養(yǎng)成的閱讀習(xí)慣，但隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子資源的數(shù)量和品種也在逐漸增多。在高校的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，二者互為補(bǔ)充，對(duì)于多數(shù)高校圖書館資料室而言 ，居于主體地位的仍為紙質(zhì)資料。然而電子資料由于本身方便快捷節(jié)省空間的獨(dú)特保存優(yōu)勢(shì)更得到年輕人的喜愛。

4.1.2 選用優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)庫(kù)，比如高校“學(xué)信網(wǎng)”的應(yīng)用方便實(shí)用，深受學(xué)生喜愛，新生學(xué)籍電子注冊(cè)工作，是加強(qiáng)高校學(xué)生學(xué)籍管理的主要手段，新生通過學(xué)籍電子注冊(cè)后才能獲得學(xué)籍，具有學(xué)籍的學(xué)生才能獲得學(xué)歷證書，學(xué)歷證書上的相關(guān)信息以電子注冊(cè)信息為依據(jù)。我們學(xué)院高度重視，認(rèn)真做好學(xué)籍信息自查的宣傳動(dòng)員工作，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成新生學(xué)籍信息自查工作。如學(xué)生未按時(shí)查詢和自查，因?qū)W籍信息錯(cuò)誤引起的后果由學(xué)生本人承擔(dān)責(zé)任[9]。全國(guó)高校參加全國(guó)統(tǒng)考、經(jīng)省級(jí)招辦錄取并已報(bào)到注冊(cè)的全體2020年錄取的全日制本科新生學(xué)籍在中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)(以下簡(jiǎn)稱“學(xué)信網(wǎng)”)注冊(cè)工作已全部完成。為保證學(xué)信網(wǎng)上學(xué)生學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性、完整性，現(xiàn)開展2020級(jí)新生學(xué)籍信息自查工作，查詢網(wǎng)站為中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)(網(wǎng)址http：//www.chsi.com.cn/)，教育部指定學(xué)籍學(xué)歷查詢的唯一網(wǎng)站。查詢步驟是登錄“學(xué)信網(wǎng)”→“學(xué)籍學(xué)歷信息查詢與認(rèn)證服務(wù)” →“學(xué)籍查詢”→“新生學(xué)籍”→“注冊(cè)學(xué)信網(wǎng)賬號(hào)”→ “登錄學(xué)信檔案”→查詢個(gè)人學(xué)籍信息。

4.2 服務(wù)好教學(xué)評(píng)估、工程認(rèn)證等資料查閱

學(xué)生考試卷子、成績(jī)等的完整性、規(guī)范性都需要我們工作做到認(rèn)真細(xì)致，教學(xué)評(píng)估、工程認(rèn)證、教學(xué)檢查等等需要查閱資料的時(shí)候，資料管理者能做到件件有著落，快速準(zhǔn)確抓取所需資料，做好全方位服務(wù)工作。

4.3 高校學(xué)籍資料保護(hù)新型管理模式有待提高

新形勢(shì)下需要資料管理者不斷提高水平， 比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備有待更新，管理人員有待學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念、新思想、新觀點(diǎn)，需要不斷進(jìn)步，需要不斷提高辦事效率，以一切為了服務(wù)師生的熱情投入工作，方便快捷地把學(xué)籍資料保存和管理好，同時(shí)資料管理人員還需要提高自己的普通話水平和師生溝通能力，不斷提高新型管理模式與服務(wù)水平[10]。

4.4 不斷樹立“以人為本”的學(xué)籍資料管理和服務(wù)理念

師生在工作過程中越來(lái)越認(rèn)識(shí)到資料管理的重要意義與作用的情況下，學(xué)籍資料管理無(wú)疑應(yīng)納入現(xiàn)代圖書資料的管理模式之中。隨著學(xué)籍資料查詢者知識(shí)面的不斷拓寬和交叉，各院系資料室的服務(wù)應(yīng)以用戶為中心，所有的服務(wù)必須以方便用戶、滿足用戶需求為前提。各院系資料室應(yīng)推行“以人為本”的管理模式，急用戶所急想用戶所想，為用戶排除查詢過程中的障礙，節(jié)約用戶從學(xué)籍資料海洋中查詢的時(shí)間。而且各院系資料室推行“以人為本”的管理模式還能激勵(lì)廣大教學(xué)和科研人員的積極性、創(chuàng)造性、創(chuàng)新性。在大數(shù)據(jù)環(huán)境的影響下，不斷樹立“以人為本”的資源管理和服務(wù)理念，不斷提高各資料室的信息服務(wù)水平，滿足查詢者的需求，應(yīng)竭盡全力為各院系資料室實(shí)施科學(xué)管理打下一定的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)人性化的管理模式和服務(wù)理念，從思想上抱著“一切為了查閱者”的服務(wù)宗旨，最終達(dá)到“以人為本”的服務(wù)意識(shí)，從而提高學(xué)籍資料的整體服務(wù)水平[11]。

4.5 及時(shí)修補(bǔ)破損缺失的學(xué)籍資料

資料中的缺失破損現(xiàn)象嚴(yán)重．這些原因并不是暫時(shí)存在的，因此我們保護(hù)資料時(shí)要做到細(xì)枝末節(jié)，將所有缺失破損原因及解決方法聯(lián)系起來(lái)對(duì)待。既要保證資料室室內(nèi)環(huán)境良好，比如通風(fēng)良好，溫濕度適宜，干凈整潔，空氣清新，禁止吸煙，防止老鼠等進(jìn)入，還要安裝紫外線消毒燈管和光觸媒裝置。同時(shí)要堅(jiān)持不懈耐心地對(duì)管理者進(jìn)行愛護(hù)資料保護(hù)資料的宣傳教育，這樣才能有效降低學(xué)籍資料的破損率，學(xué)籍資料的自身價(jià)值在于利用 ，而利用的前提是要妥善保管并盡量保持資料的準(zhǔn)確完好無(wú)損。這是我們每個(gè)資料工作人員以及廣大讀者應(yīng)該牢記的。只有真正把點(diǎn)滴工作做到位，我們的資料才能完整無(wú)損準(zhǔn)確的保管好，并提供給查閱人利用，資料保護(hù)得更久、更遠(yuǎn)、更有利用價(jià)值[11]。

4.6 加大經(jīng)費(fèi)投入

隨著高校的跨越式發(fā)展，資料也在逐年增加，加大資料室房間面積，購(gòu)置資料架、閱覽架、資料夾、文件夾等等相關(guān)用具，增加人員配置，加強(qiáng)資料室文化、環(huán)境建設(shè)等等硬件建設(shè)勢(shì)在必行。

4．7 注重用戶間交流和反饋，提升資料的生命力和質(zhì)量

交流和反饋，既體現(xiàn)在用戶間、上下級(jí)、平級(jí)間的交流和反饋，又包括和上級(jí)機(jī)關(guān)、基層院系，以及用戶實(shí)踐中體現(xiàn)出的新要求、新變化。資料的質(zhì)量提升不是一朝一夕可以完成的事情，需要在不斷的溝通、交流、反饋、工作中補(bǔ)齊短板，對(duì)內(nèi)完善自己的資源優(yōu)勢(shì)、優(yōu)化自己的資源質(zhì)量，對(duì)外根據(jù)用戶的需要，了解用戶的動(dòng)態(tài)，拓寬管理者思路，注重信息反饋內(nèi)容，整理資料保護(hù)資料過程中變被動(dòng)為主動(dòng)，避免不必要跟風(fēng)和走彎路。一方面要及時(shí)掌握教育部新動(dòng)向、新理念，聆聽各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各行業(yè)專家對(duì)學(xué)籍發(fā)展的新指示和新建議；另一方面，主動(dòng)交流和反饋了解用戶新的查閱需求和方式，以便適時(shí)做出調(diào)整回應(yīng)對(duì)策改進(jìn)，方能確保資料質(zhì)量的優(yōu)化和可持續(xù)查閱，提升學(xué)籍資料的生命力和質(zhì)量[12]。

5 結(jié)束語(yǔ)

學(xué)籍資料是高校教學(xué)管理水平的縮影，是學(xué)生信息的真實(shí)記錄，是最原始資料，在高校學(xué)籍管理中扮演著越來(lái)越重要的角色，也是高校資料管理水平的體現(xiàn)，是長(zhǎng)期而艱巨的細(xì)碎式系統(tǒng)工程，很有必要做好此項(xiàng)工作，只有認(rèn)真梳理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出不足，快速對(duì)策，廣泛征集，掌握其規(guī)律和特點(diǎn)，資料為王，服務(wù)第一，把好學(xué)籍資料管理工作做好做精，才能使高校整體資料管理信息化、規(guī)范化、高效化、科學(xué)化發(fā)展，才能在高校教學(xué)管理、學(xué)科建設(shè)、評(píng)估考察、博士點(diǎn)建設(shè)等工作中發(fā)揮其重要作用，才能促進(jìn)學(xué)校本科教學(xué)的正常高效進(jìn)行，才能加強(qiáng)學(xué)校學(xué)生教風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)，進(jìn)一步規(guī)范學(xué)生學(xué)業(yè)管理與培養(yǎng)環(huán)節(jié)，保持良好的學(xué)習(xí)秩序，全面提高學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量，才能提高學(xué)校的整體辦學(xué)效率和辦學(xué)層次[12]。