文/江蘇省如東縣委統(tǒng)戰(zhàn)部 繆兵

檔案管理能夠?yàn)閱挝缓推髽I(yè)提供考察依據(jù)和參考兩方面的幫助，對(duì)于單位和企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。但是當(dāng)前部分單位和企業(yè)還沒(méi)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案管理工作并不能給企業(yè)和單位直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，所以對(duì)檔案管理工作還不夠重視。這也導(dǎo)致檔案管理不能滿足檔案法律法規(guī)提出的要求，不能發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。再加之信息時(shí)代檔案管理工作還沒(méi)跟上時(shí)代進(jìn)程，出現(xiàn)一些問(wèn)題，這就亟待管理者和檔案管理工作人員協(xié)同解決，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。

一、信息時(shí)代檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)、素質(zhì)不高。檔案管理人員的檔案專業(yè)知識(shí)掌握度和檔案素養(yǎng)直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量。但目前檔案管理工作人員還存在兩方面不足：一是專業(yè)性不強(qiáng)。出現(xiàn)此問(wèn)題的原因在于單位或企業(yè)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作并不能給單位、企業(yè)帶來(lái)直接效益，因此檔案管理工作也被認(rèn)為是清閑工作，檔案管理工作人員大多為沒(méi)有上進(jìn)心的、跟不上時(shí)代發(fā)展的老員工，影響檔案管理工作進(jìn)程。二是專業(yè)素質(zhì)不高。專業(yè)素質(zhì)不高體現(xiàn)在部分檔案管理人員并非專業(yè)人員出身，對(duì)于最新檔案管理知識(shí)還不能掌握透徹，且在信息時(shí)代發(fā)展下，這部分員工因?yàn)樽陨碓蚰爻梢?guī)，無(wú)法跟上信息時(shí)代腳步，信息技術(shù)能力不足，不能利用信息技術(shù)去解決檔案管理問(wèn)題。這也是導(dǎo)致檔案管理不能發(fā)揮真正價(jià)值的主要原因之一。

（二）檔案管理的保密性和信息安全有待加強(qiáng)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的不法分子在利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)行不義之事。網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的出現(xiàn)影響著檔案管理的保密和安全。這主要是因?yàn)樾畔r(shí)代下的檔案管理大多為聯(lián)機(jī)操作，若操作不當(dāng)、密碼丟失或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備不完善、防火墻抵御能力較差，都可能出現(xiàn)檔案信息泄露、檔案信息被篡改等問(wèn)題。檔案記載著重要的信息，有著重要的價(jià)值，若檔案信息泄露或篡改就會(huì)影響檔案管理工作的正常開展，給單位和企業(yè)帶來(lái)極大的損失。

（三）檔案管理軟件跟不上時(shí)代發(fā)展。信息時(shí)代，檔案管理工作也跟隨時(shí)代發(fā)展演變?yōu)闄n案信息化。但不少單位和企業(yè)因?yàn)樽陨碡?cái)力不足或?qū)n案管理缺乏重視等原因，檔案管理工作并未配置專門的檔案管理軟件。有些單位企業(yè)檔案管理軟件跟不上時(shí)代發(fā)展，這也導(dǎo)致檔案管理工作受到一定限制：一是軟件不夠先進(jìn)，檔案部門的人員還采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，使得檔案極易因?yàn)槌睗?、蟲蛀等各方面原因受到損壞。再加上紙質(zhì)檔案除了不好保管外，在查找方面也極其麻煩，增加檔案管理人員的工作量，也影響著檔案的價(jià)值，給管理檔案帶來(lái)麻煩；二是檔案管理軟件不夠統(tǒng)一。檔案管理軟件不統(tǒng)一影響著檔案資源的分享和檔案管理工作的進(jìn)程。比如兩個(gè)城市檔案管理軟件不統(tǒng)一，若有人因公需要調(diào)取檔案，但因?yàn)檐浖唤y(tǒng)一，無(wú)法在一個(gè)系統(tǒng)里查看檔案資料。調(diào)取檔案的人只好從A地前往B地，極大浪費(fèi)著時(shí)間和財(cái)力，也影響著檔案管理工作的開展。

（四）檔案的價(jià)值和真實(shí)性存疑。信息時(shí)代有利有弊。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)上也出現(xiàn)了一系列的造假行為，這也給檔案的價(jià)值和真實(shí)性鑒定帶來(lái)了難題。檔案的價(jià)值主要來(lái)源于檔案的信息價(jià)值，比如一些珍貴的手稿檔案、音視頻檔案，這些檔案有利于各方面的研究，具有極高的價(jià)值。但信息時(shí)代造假技術(shù)越來(lái)越厲害，手稿和音視頻都能通過(guò)信息技術(shù)復(fù)制、改編、造假等等，無(wú)法準(zhǔn)確地辨別檔案的真實(shí)性，檔案的價(jià)值也就存在疑慮。

（五）相關(guān)檔案法律法規(guī)還不完善。我國(guó)有關(guān)于檔案的法律法規(guī)還不完善，1955年我國(guó)頒布了《中國(guó)共產(chǎn)黨中央和省(市)級(jí)機(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》；1956年我國(guó)發(fā)布了《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》；1959年我國(guó)發(fā)布了《關(guān)于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知》。這些條例、決定和通知都是針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作，不適用于現(xiàn)代社會(huì)。而直到1987年我國(guó)才正式發(fā)布了檔案法，即《中華人民共和國(guó)檔案法》。檔案法的發(fā)布給檔案管理工作的進(jìn)行帶來(lái)依據(jù)。雖然檔案法經(jīng)過(guò)了幾次修改，但有些檔案法律法規(guī)跟不上時(shí)代的腳步，在信息時(shí)代也就無(wú)法為檔案信息化工作提供一定的參考和依據(jù)，影響著檔案管理工作的進(jìn)行。

二、針對(duì)問(wèn)題提出的改進(jìn)對(duì)策

（一）培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。信息時(shí)代檔案管理人才的培養(yǎng)有助于推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)行，促進(jìn)檔案管理工作的效率提升和質(zhì)量提高。所以單位和企業(yè)要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。而人才的培養(yǎng)需要從兩方面進(jìn)行：一是培養(yǎng)單位內(nèi)部人才。單位和企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理部門人員的檔案素質(zhì)，完善檔案專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息知識(shí)和基本操作。為此單位和企業(yè)可送檔案管理人員去有關(guān)地點(diǎn)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等，進(jìn)而為單位企業(yè)檔案管理作貢獻(xiàn)。二是招聘一批具有檔案管理專業(yè)知識(shí)和掌握信息技術(shù)的年輕檔案專業(yè)人才。年輕檔案人才的到來(lái)一來(lái)可以激勵(lì)老員工的工作斗志，使得檔案工作有競(jìng)爭(zhēng)有活力；二來(lái)年輕隊(duì)伍接受能力強(qiáng)、創(chuàng)新意識(shí)強(qiáng)，能給檔案管理工作帶來(lái)新的想法、好的思路。所以培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍能夠提升檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作健康有序發(fā)展。

（二）強(qiáng)化檔案管理信息安全保障。信息時(shí)代檔案管理工作可能受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒影響，導(dǎo)致檔案信息的泄露。為此單位企業(yè)應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理信息安全保障，一是加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，保證檔案信息資源的安全性。二是完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提升數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性。為此單位和企業(yè)一來(lái)需要嚴(yán)格規(guī)定檔案的儲(chǔ)存、查看、使用制度，保證檔案存儲(chǔ)安全，查看和使用需嚴(yán)格登記來(lái)訪人員的信息，避免檔案資源的泄露和遺失。三是及時(shí)更新系統(tǒng)、安裝殺毒軟件等等。通過(guò)設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，能夠有效規(guī)避市面上90%的病毒。此外工作人員要及時(shí)更新檔案系統(tǒng)，定期更換密碼等，以此來(lái)強(qiáng)化檔案管理信息的安全，為檔案信息安全提供保障作用。

（三）完善檔案軟件設(shè)備。信息時(shí)代單位企業(yè)也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)完善檔案管理相關(guān)軟件設(shè)備，為此需做到：1.先進(jìn)的檔案管理軟件。先進(jìn)的檔案管理軟件能夠減輕檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)和工作量，信息時(shí)代，檔案聯(lián)網(wǎng)設(shè)置后，工作人員保管、查找檔案不再需要依賴紙質(zhì)檔案，而是直接將檔案保存在數(shù)據(jù)庫(kù)和儲(chǔ)存軟件中。當(dāng)查找檔案時(shí)也只需要在網(wǎng)上查找關(guān)鍵詞，進(jìn)而能迅速便利地找尋相關(guān)信息，大大方便檔案管理工作人員和人們。2.統(tǒng)一、規(guī)范檔案管理系統(tǒng)。單位內(nèi)部的檔案管理體系應(yīng)做到統(tǒng)一、規(guī)范、全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，這樣能大大方便百姓。當(dāng)有人需要異地調(diào)取、查看檔案時(shí)，也不再需要耗費(fèi)人力物力精力跑到其他城市。通過(guò)統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，工作人員只需在網(wǎng)上查找調(diào)取相關(guān)檔案，極大方便了百姓，提高了檔案管理工作效率。

（四）嚴(yán)格落實(shí)檔案審批、鑒定環(huán)節(jié)。檔案的價(jià)值和真實(shí)性鑒定在信息社會(huì)受到極大沖擊，為此，為了保障檔案的價(jià)值和真實(shí)性，有關(guān)部門要做到嚴(yán)格落實(shí)檔案的審批和鑒定環(huán)節(jié)。首先，檔案的查看調(diào)取需要完善嚴(yán)格的登記信息和證明，這樣在檔案信息真實(shí)性出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)也能有跡可循，避免檔案信息的涂改、造假等。其次，檔案的鑒定需要請(qǐng)專業(yè)人員執(zhí)行，確保檔案信息的真實(shí)性，保障檔案的價(jià)值和珍貴。

（五）完善相關(guān)法律法規(guī)。完善的檔案法律法規(guī)是實(shí)施檔案管理工作的基礎(chǔ)。在信息時(shí)代，有關(guān)部門應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展進(jìn)步，完善檔案法律法規(guī)，進(jìn)而使檔案管理工作都能夠有章可循、有法可依，也能為檔案管理工作人員實(shí)行檔案管理提供基本保障，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

（六）及時(shí)更新檔案管理理念。有關(guān)單位和企業(yè)要及時(shí)更新檔案管理理念，摒棄以往的檔案管理不重要、不能給單位企業(yè)帶來(lái)直接效益的理念。為此檔案管理人員可通過(guò)多種手段擴(kuò)寬檔案管理宣傳渠道，加深公眾和工作人員對(duì)于檔案管理的意識(shí)。如檔案部門可與新聞媒體等單位合作，通過(guò)加強(qiáng)宣傳來(lái)提升公眾對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案觀念，促進(jìn)檔案管理工作的完善，提高檔案管理質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息時(shí)代的檔案管理工作還存在檔案管理人員不夠?qū)I(yè)、素質(zhì)不強(qiáng)、檔案管理軟件不夠先進(jìn)、信息安全和檔案價(jià)值不能保障、法律法規(guī)不夠完善等等問(wèn)題。為此有關(guān)部門需要針對(duì)問(wèn)題，完善檔案管理工作，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。