唐蘭

（重慶漢鑫醫(yī)藥有限公司，重慶 400060）

醫(yī)藥流通企業(yè)在國(guó)家實(shí)行兩票制以來(lái)，以規(guī)范藥品流通、控制藥品成本為目標(biāo)，作為上游生產(chǎn)廠家和下游終端客戶的中間銷售環(huán)節(jié)，藥品毛利率持續(xù)降低，對(duì)于銷售環(huán)節(jié)的成本控制尤為重要。合理控制日常費(fèi)用是提高企業(yè)盈利空間的重要途徑之一。除人員工資外，物流配送費(fèi)用、銷售人員出差費(fèi)用、辦公費(fèi)（易耗品）、招待費(fèi)用等是醫(yī)藥流通企業(yè)的主要費(fèi)用構(gòu)成，專業(yè)、科學(xué)控制這類費(fèi)用，是企業(yè)財(cái)務(wù)控制的重點(diǎn)。

一、企業(yè)成本管理的重要性

在這特殊時(shí)期，企業(yè)發(fā)展受到大環(huán)境的影響，經(jīng)營(yíng)異常困難。越是在這困難中，企業(yè)越需要高水平的管理，成本的管理是竟?fàn)幍幕A(chǔ)，成本的有效控制有助于降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)企業(yè)目前管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研究，找到問(wèn)題，分析制定對(duì)應(yīng)的措施，規(guī)避企業(yè)不利影響，提高企業(yè)管理成效。我國(guó)中小企業(yè)的普遍特點(diǎn)，規(guī)模小、管理權(quán)集中度高、市場(chǎng)占有率低、融資能力低、高級(jí)專業(yè)人員少等，導(dǎo)致中小企業(yè)走不遠(yuǎn)的主要原因。

二、中小醫(yī)藥流通企業(yè)成本管理存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)缺乏完善的成本管理制度和有效執(zhí)行力

企業(yè)成本控制制度不健全，執(zhí)行力無(wú)章可循，流程混亂。有的企業(yè)制定了成本制度，而未嚴(yán)格執(zhí)行，制度流于形式。特別是很多民營(yíng)企業(yè)，成本管理非常隨意，高層管理者獨(dú)斷，讓財(cái)務(wù)人員無(wú)力執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，造成制度形同虛設(shè)。財(cái)務(wù)人員成為公司服務(wù)員，無(wú)原則無(wú)執(zhí)行力，更別談?dòng)绊懥?，在這樣的公司環(huán)境下，財(cái)務(wù)人員如同機(jī)械般的工作，專業(yè)提升受限，不能更好發(fā)揮財(cái)務(wù)監(jiān)控。

（二）員工財(cái)務(wù)意識(shí)淡薄，重視度不夠

部分中小企業(yè)財(cái)務(wù)制度形同虛設(shè)，員工未按正規(guī)的財(cái)務(wù)流程進(jìn)行審批，導(dǎo)致很多員工無(wú)法理解相關(guān)財(cái)務(wù)要求，執(zhí)行到位非常困難。在日常業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，就算財(cái)務(wù)人員多次培訓(xùn)和強(qiáng)調(diào)費(fèi)用注意事項(xiàng)，比如在洽談業(yè)務(wù)時(shí)，發(fā)票開具要求要作為洽談業(yè)務(wù)內(nèi)容中的一部分，比如什么時(shí)間開票、開什么類型發(fā)票、出差乘車方式規(guī)定、出差票據(jù)要求等，員工們都不能一一做到，他們總以各種理由解釋，管理者又以業(yè)務(wù)為重而忽略這些財(cái)務(wù)細(xì)節(jié)，導(dǎo)致員工更無(wú)財(cái)務(wù)管控意識(shí)。日常工作中總是反復(fù)出現(xiàn)類似問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員無(wú)力處理，最終造成財(cái)務(wù)不規(guī)范，也達(dá)不到控制目的。

（三）費(fèi)用控制方法不科學(xué)-以MZY醫(yī)藥商貿(mào)公司為例

MZY醫(yī)藥商貿(mào)公司成立于2003年5月，主要經(jīng)營(yíng)藥品批發(fā)及配送，擁有終端客戶5000余家，具備獨(dú)立運(yùn)輸部門和一支比較專業(yè)的銷售隊(duì)伍。質(zhì)量管控較好，財(cái)務(wù)核算及管控力量薄弱。企業(yè)三地辦公，財(cái)務(wù)審批流程采用原始手工填寫及審核，造成報(bào)銷不及時(shí)、財(cái)務(wù)操作不規(guī)范的原因之一。日常財(cái)務(wù)管控細(xì)節(jié)，經(jīng)營(yíng)者以業(yè)務(wù)為主，要求財(cái)務(wù)部不得增添銷售部財(cái)務(wù)細(xì)節(jié)要求，把更多精力投入業(yè)務(wù)中。銷售部不配合財(cái)務(wù)規(guī)范的推廣及要求。而公司主營(yíng)業(yè)務(wù)是藥品批發(fā)，費(fèi)用發(fā)生的主要部門也是銷售部，造成銷售部對(duì)財(cái)務(wù)監(jiān)管環(huán)節(jié)的薄弱，更有恃無(wú)恐。費(fèi)用控制不科學(xué)，不能有效控制費(fèi)用真實(shí)性和合理性。主要方面如下：

1.車輛管理

公司擁有一支運(yùn)輸隊(duì)伍，配備30多車商務(wù)車和藥品運(yùn)輸專用車，在公司車輛不能合理分配時(shí)，也有私車公用的情況。在車輛使用中主要費(fèi)用來(lái)源于是日常加油費(fèi)和維修費(fèi)。公司日常進(jìn)行藥品配送，加油費(fèi)和車輛維修費(fèi)發(fā)生頻繁，其真實(shí)性、合理性如何甄別，如何控制車輛加油實(shí)實(shí)在在用在了業(yè)務(wù)車輛中，如何清晰維修費(fèi)的真實(shí)性和有效使用，這些財(cái)務(wù)監(jiān)控都是很有難度。

2.差旅費(fèi)管理

差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，出差票據(jù)不完善，時(shí)常無(wú)火車票等情況。出差時(shí)間不合理、工作計(jì)劃零亂、頻繁往來(lái)到同一區(qū)域客戶、出差交通工具不合理、打車時(shí)有發(fā)生和黑車無(wú)票的情況。差旅費(fèi)報(bào)銷流程不規(guī)范，銷售人員未按財(cái)務(wù)要求粘貼票據(jù)及填寫報(bào)銷單進(jìn)行審批報(bào)銷流程。

3.易耗品管理

易耗品包含辦公用品、贈(zèng)送客戶禮品等管理。易耗品價(jià)格不一，是否全面入賬管理，存放位置混亂，效期管理不到位，禮品鄰用后核銷不到位。

4.招待費(fèi)管理

招待費(fèi)用在商品流通企業(yè)重大費(fèi)用之一，無(wú)論小到贈(zèng)送水果、點(diǎn)心牛奶，大到星級(jí)酒店用餐、住宿等。如果無(wú)標(biāo)準(zhǔn)、無(wú)計(jì)劃、無(wú)審批這塊費(fèi)用控制難度很大。日常出現(xiàn)在不合理的情況：人均消費(fèi)過(guò)高、金額小的接待無(wú)正規(guī)票據(jù)、參與接待人員過(guò)多、同一客戶頻繁接待等。

三、應(yīng)對(duì)中小醫(yī)藥流通企業(yè)成本管理問(wèn)題的建議

（一）完善企業(yè)成本管理制度，提高執(zhí)行力

企業(yè)成本管理制度要具備完善體系，根據(jù)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，制定專業(yè)、科學(xué)、規(guī)范的成本管理制度。在管理實(shí)施中，對(duì)創(chuàng)新管理、專業(yè)管理與實(shí)際情況相結(jié)合，提高適用性、高效性，減少因制度因素對(duì)經(jīng)營(yíng)管理的不利影響。提高執(zhí)行力，不隨意違背制度，做到實(shí)踐與制度一致。公司高層大力支持并遵守財(cái)務(wù)規(guī)章，做到有原則、有執(zhí)行力。

（二）提高員工財(cái)務(wù)控制意識(shí)

提高企業(yè)員工財(cái)務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，讓全體員工認(rèn)識(shí)成本控制需要全員參與，才能達(dá)到最終的管理目標(biāo)。讓員工掌握成本控制方法和原理。全體人員上下一心重視財(cái)務(wù)成本管理，方能為公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做好準(zhǔn)備。

（三）成本管理方法

成本管理不僅依賴公司財(cái)務(wù)制度健全和員工職責(zé)意識(shí)，還需要專業(yè)的財(cái)務(wù)人員監(jiān)督方法。

1.車輛管理

車輛加油費(fèi)由駕駛?cè)藛T根據(jù)車輛使用需求加油，根據(jù)加油發(fā)票報(bào)銷費(fèi)用。如果就這樣簡(jiǎn)單操作管理，對(duì)于車輛加油費(fèi)的真實(shí)性和合理性控制是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。車輛加油費(fèi)可由專人統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)管理，首先辦理加油卡，由公司統(tǒng)一結(jié)算，減少駕駛?cè)藛T多次報(bào)銷的財(cái)務(wù)流程，節(jié)約人力成本。其次每日統(tǒng)計(jì)車輛里程數(shù)和行程路線，了解車輛使用情況，更細(xì)化加油費(fèi)使用是否真實(shí)合理。最后，每月匯總車輛油費(fèi)金額和里程數(shù)，換算單位里程用量，核效合理性。

車輛修費(fèi)用管理。車輛維修一般有兩種情況，一種是自然損壞、另一種是意外事故損壞。車輛維修也不是簡(jiǎn)單地根據(jù)維修發(fā)票來(lái)報(bào)銷，車輛損壞做到事前報(bào)備，根據(jù)損壞部件及現(xiàn)場(chǎng)拍照并附上損壞情況及原因在第一時(shí)間報(bào)備上級(jí)主管，然后由專人監(jiān)督維修，維修地點(diǎn)由公司兩名以上人員在指定車輛維修點(diǎn)監(jiān)督維修情況，將每輛車維修記錄獨(dú)立裝訂成冊(cè)以備查驗(yàn)。車輛調(diào)度使用配備專人管理，車輛使用前和使用后都需要檢查交接，以保行駛安全和責(zé)任明確。

2.差旅費(fèi)管理

出差標(biāo)準(zhǔn)有制度，每個(gè)公司財(cái)務(wù)制度中都應(yīng)有明確的出差標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)人員級(jí)別、區(qū)域設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)中一般有交通工具指定和標(biāo)準(zhǔn)金額指定。交通工具，一般出差都要求乘坐公共交通工具，特別情況需要打車和私車公用的情況，需要提前報(bào)備。出差很容易讓人忽視的問(wèn)題是出差時(shí)間合理性安排，一般情況財(cái)務(wù)人員對(duì)出差的交通工具及住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)都有標(biāo)準(zhǔn)可判斷，但對(duì)出差時(shí)間合理性判斷就需要熟悉業(yè)務(wù)，了解工作內(nèi)容方可判斷，這就需要部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)部門出差費(fèi)用監(jiān)管得力，不得以公事出差的名義去游玩，增加人力成本和出差費(fèi)用。出差前的申請(qǐng)?zhí)峤痪惋@得很重要，出差申請(qǐng)寫明出差事務(wù)及時(shí)間、出差費(fèi)用等，從出差申請(qǐng)可以辨別出差原因是否正常。由于出差人員個(gè)人工作安排失誤，導(dǎo)致重復(fù)出差到同一客戶，這種情況的出差費(fèi)用分配方式也有所不同。 同一區(qū)域出差，地點(diǎn)零星、復(fù)雜，審核人員辨別難度大，要求出差人員以定位方式報(bào)備，以作為審核出差費(fèi)用的依據(jù)。根據(jù)出差費(fèi)用統(tǒng)計(jì)匯總分析，判斷偏遠(yuǎn)區(qū)域客戶的科學(xué)管理，是以兩地重復(fù)往返，還是在當(dāng)?shù)仄赣脴I(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)，減少往返交通費(fèi)等更合適呢。出差費(fèi)用中票據(jù)管理的重要性，如今稅務(wù)政策對(duì)交通票據(jù)可進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)稅抵扣及住宿費(fèi)開具增值稅專用發(fā)票進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣，為公司節(jié)稅起到控制效果，也是成本控制方法之一。

3.易耗品管理

易耗品管理在購(gòu)買前進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)審批，包含數(shù)量、金額、用途、使用部門等，有計(jì)劃性采購(gòu)，避免存量過(guò)多或者過(guò)少。易耗品采購(gòu)入庫(kù)，入庫(kù)時(shí)清點(diǎn)數(shù)量，檢查質(zhì)量，注明有效期，登記入冊(cè)，雙人管理，一人管賬，一人管物。領(lǐng)用時(shí)，填寫領(lǐng)用申請(qǐng)單，金額較大的易耗品審批權(quán)限給予明確。易耗品領(lǐng)用后，后續(xù)追蹤同樣重要，如小禮品領(lǐng)用了，是否如實(shí)送到客戶手中。如何管控，一般情況下由兩人共同執(zhí)行，相互監(jiān)督。易耗品每月定期進(jìn)行盤點(diǎn)，實(shí)盤數(shù)與賬表是否相符，有效期的物品是否到近效期，加強(qiáng)領(lǐng)用管理，合理控制費(fèi)用。

4.招待費(fèi)用管理

招待費(fèi)管理做到事前、事中、事后控制。公司制定一套科學(xué)合理的招待管理體系，將客戶分為ABC級(jí)客戶，制定每級(jí)客戶招待標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)參加接待人數(shù)和客戶人數(shù)的比例的規(guī)定；接待客戶地點(diǎn)指定等要求。負(fù)責(zé)接待人員在事前將接待計(jì)劃報(bào)備部門主管和財(cái)務(wù)人員審批，主要報(bào)備內(nèi)容：參加人員、客戶人數(shù)、招待客戶方式、時(shí)間、地點(diǎn)、計(jì)劃消費(fèi)金額等項(xiàng)目。在接待過(guò)程中對(duì)費(fèi)用控制合理性，如酒、禮品等價(jià)格不一，注意細(xì)節(jié)，不盲目消費(fèi)。招待中發(fā)生每一筆費(fèi)用，對(duì)應(yīng)發(fā)票開具要求完整，部分零星客戶贈(zèng)送水果、牛奶、點(diǎn)心等小禮品都要求合規(guī)票據(jù)。招待費(fèi)用在財(cái)稅方面有相關(guān)要求，稅前扣除額為實(shí)際招待金額的60%，招待費(fèi)總額不得超過(guò)企業(yè)營(yíng)業(yè)收入的15%，對(duì)于招待費(fèi)用的管理，財(cái)務(wù)嚴(yán)格把關(guān)，年初做好全年招待預(yù)算，再合理分配到各部門，招待完成后做統(tǒng)計(jì)分析，改善后期招待費(fèi)用的有效控制。

四、結(jié)束語(yǔ)

費(fèi)用管理需要財(cái)務(wù)人員的專業(yè)及用心，需要管理層的大力支持，同時(shí)需要全體員工共同努力，方能達(dá)到目的。