惠瑩瑩（安徽江淮汽車集團(tuán)股份有限公司）

伴隨著信息技術(shù)和當(dāng)前經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，傳統(tǒng)的公文傳遞和信息交流方式已不能滿足國有企業(yè)的現(xiàn)代管理和經(jīng)營機(jī)制。建設(shè)一支高素質(zhì)，高層次的現(xiàn)代化管理隊(duì)伍，為國有企業(yè)又好又快地發(fā)展提供強(qiáng)有力的政策保障已迫在眉睫。電子文件管理信息化建設(shè)已成為國有企業(yè)管理的一項(xiàng)重大任務(wù)。因此，國有企業(yè)應(yīng)始終跟上時代的最新發(fā)展，及時調(diào)整管理策略，使其符合其發(fā)展目標(biāo)，這不僅能夠提高企業(yè)的管理水平，而且有助于提高企業(yè)效益[1]。企業(yè)需要改革創(chuàng)新電子文件管理，使其管理模式更加合理。企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)應(yīng)符合發(fā)展的趨勢，有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

電子文件管理的發(fā)展方向

電子文件檔案可以實(shí)現(xiàn)對國企發(fā)展?fàn)顩r的預(yù)測和跟蹤，為國企提供持續(xù)高效的服務(wù)。準(zhǔn)確無誤地錄入并歸檔國企各項(xiàng)信息狀況、電子文件記錄和電子文件結(jié)果，使該文件的查詢系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息管理，幫助管理人員及時方便地查找信息記錄。如果不實(shí)施信息管理，文件結(jié)果的最終報告都是人力編寫，工作量大，極易出現(xiàn)漏檢錯檢，工作效率低，最嚴(yán)重的問題是一些重要文件信息的資源閑置。對于管理人員來說，不僅無法方便查詢歷年的檔案信息，而且也無法保存現(xiàn)有的信息。隨著時代的發(fā)展，人們的檔案管理意識日益增強(qiáng)，因此對電子文件的管理成為研究的重要內(nèi)容，這也對電子文件管理的規(guī)范化提出了更高的要求[2]。實(shí)現(xiàn)電子文件現(xiàn)代化的必由之路是提高管理的綜合水平。因此，只有最大限度地開發(fā)利用各種有效資源，才能保障國企的可持續(xù)發(fā)展。

國有企業(yè)電子文件管理的實(shí)踐

（一）“一平臺”即國有企業(yè)電子檔案管理信息工作平臺

通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立涉及基礎(chǔ)系統(tǒng)管理的“檔案管理信息系統(tǒng)”，以此來構(gòu)建信息共享系統(tǒng)。

（二）“兩系統(tǒng)”即檔案管理信息系統(tǒng)、檔案管理信息共享系統(tǒng)

1.檔案管理信息系統(tǒng)

整合黨支部管理，從基層黨團(tuán)和企業(yè)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)并實(shí)現(xiàn)黨委對“中心工作”的系統(tǒng)考核，從各生產(chǎn)部門黨支部的“思想建設(shè)”“組織建設(shè)”“作風(fēng)建設(shè)”“共青團(tuán)工作”出發(fā)[3]。同時，電子文件管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了公文無紙化傳輸簽名蓋章可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。工作人員不再需要拿著各種證件在不同部門之間穿梭。

2.檔案管理信息共享系統(tǒng)

每個部門的信息檔案都可以輸入數(shù)據(jù)庫。各部門可隨時共享信息，為企業(yè)管理提供參考依據(jù)，便于企業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供快捷服務(wù)。

國有企業(yè)電子文件管理中存在的問題

（一）國有企業(yè)沒有進(jìn)行有效改革

國有企業(yè)的大部分員工也會隨著時間的推移，由原來的“單一思想”變?yōu)椤皬?fù)雜思想”。一開始，經(jīng)濟(jì)處于半穩(wěn)定狀態(tài)。企業(yè)所有員工的思想價值觀幾乎較為統(tǒng)一[4]。隨著企業(yè)的不斷變化，無論是領(lǐng)導(dǎo)者，還是員工的思想觀念也在悄然發(fā)生變化，部分員工已逐漸養(yǎng)成偷奸?；?、貪污腐敗等不健康的思想。針對這一現(xiàn)象，企業(yè)無法在短時間內(nèi)打擊并消除，也沒有科學(xué)正確的方針加以引導(dǎo)，直接造成國有企業(yè)無法進(jìn)行正確有效的改革。

（二）企業(yè)電子文件管理模式還有待調(diào)整

從目前的發(fā)展來看，我國大多數(shù)企業(yè)現(xiàn)有的電子文件管理模式過于落后。在管理體系中沒有做好具體的工作以及部門責(zé)任劃分，使員工沒有形成明確的責(zé)任意識[5]。此外，還有一些企業(yè)借鑒其他企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，殊不知該經(jīng)驗(yàn)根本不適合企業(yè)自身的發(fā)展，所以在創(chuàng)新企業(yè)電子文件管理模式的同時，也要從實(shí)際出發(fā)，選擇企業(yè)自身適合的管理模式，才是最重要的。企業(yè)的電子文件管理模式過于單一，管理項(xiàng)目眾多，也使得管理人員的力不從心，壓力過大，所以創(chuàng)新電子文件管理模式具有重要作用。

（三）無法調(diào)動員工的工作積極性

由于國企現(xiàn)在正處于社會制度轉(zhuǎn)型的過渡階段，因此國企黨組織正處于發(fā)展瓶頸期，唯一的解決方法就是完善電子文件工作和改進(jìn)管理制度，通過有效的調(diào)整，能夠促使國企建設(shè)工作步入正軌，趨于規(guī)范化。國企仍然采用的是單向性、強(qiáng)制性和階級性的管理模式，這種管理模式在如今的社會體制中已經(jīng)落后[6]，此外，這種模式很容易導(dǎo)致國企內(nèi)部之間發(fā)生矛盾，使員工不能全心全意為企業(yè)發(fā)展著想，更無法認(rèn)真對待工作，不能充分激發(fā)員工的工作熱情。

國有企業(yè)電子文件管理的具體措施

（一）轉(zhuǎn)變思想統(tǒng)一認(rèn)識

建立以現(xiàn)代化為主導(dǎo)的檔案管理信息管理機(jī)構(gòu)，保障人員、資金和技術(shù)，將電子文件管理作為重中之重，制定網(wǎng)絡(luò)化企業(yè)管理系統(tǒng)建設(shè)時間表，有計劃、循序漸進(jìn)地不斷推進(jìn)，同時利用信息管理系統(tǒng)網(wǎng)站和電視會議頻率系統(tǒng)為平臺整合資源，構(gòu)建信息整合平臺。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃

以軟件應(yīng)用為目標(biāo)，抓住網(wǎng)絡(luò)核心電子公文管理的基礎(chǔ)“堅(jiān)持實(shí)際應(yīng)用，企業(yè)管理特點(diǎn)和提高辦公效率的主要任務(wù)”。監(jiān)督工作為擴(kuò)大黨內(nèi)監(jiān)督建立了新的有效渠道。

（三）增強(qiáng)交流資源共享

通過網(wǎng)上信息資源的有效整合或重組而得到改進(jìn)[7]。通過網(wǎng)上交流與合作，借鑒各地國有企業(yè)管理的良好經(jīng)驗(yàn)，良好成果和寶貴信息，實(shí)現(xiàn)政策信息資源共享。

（四）建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理機(jī)制

建立規(guī)范的電子文件管理機(jī)制，是加強(qiáng)管理體制的必要途徑。在管理工作中，國企應(yīng)完善檔案管理體制，深化管理體制。在科學(xué)分工和系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)上提高電子文件管理的專業(yè)化水平[8]。要增強(qiáng)管理人員的積極性，只有提高他們的工作意愿，最終使電子文件管理得到更好的發(fā)展，為國企建立更加一致的管理體系和良好的平臺條件基礎(chǔ)。

（五）設(shè)立專門的管理崗位

在許多國有企業(yè)中管理人員由其他工作人員兼職補(bǔ)充，工作人員擔(dān)任多個職位。很難將全部精力投入到電子文件管理中，導(dǎo)致管理質(zhì)量低于預(yù)期效果。因此，國企在聘用管理人員時，應(yīng)選拔專門的電子文件管理人員，并詳細(xì)介紹電子文件管理的相關(guān)要求和注意事項(xiàng)。另外，過去在國企電子文件管理中，為了節(jié)省人力資源，往往會重新雇用離退休人員。這些人接受新事物的能力差，管理水平落后，使管理工作不盡人意。

（六）加強(qiáng)執(zhí)行力度

企業(yè)應(yīng)多培養(yǎng)和招聘專業(yè)人才，職能部門分工明確，使一體化的權(quán)利分散開來，形成互相制約和監(jiān)督的局面，同時可以通過培訓(xùn)提高各部門人員的專業(yè)素質(zhì)。制定相應(yīng)的考核制度，把各級監(jiān)督崗位的責(zé)任制度落實(shí)到位，將責(zé)任落實(shí)到個人；制定合理的獎懲制度，在追究責(zé)任方面實(shí)行獎懲機(jī)制，對管理不當(dāng)?shù)娜藛T給予相應(yīng)的處罰措施，同時也給優(yōu)秀的管理人員給予一定的獎勵[9]。簡化流程，提高效率，下達(dá)預(yù)算指標(biāo)后，要及時跟蹤后續(xù)執(zhí)行進(jìn)度，對執(zhí)行緩慢的進(jìn)行重點(diǎn)分析和督導(dǎo)。

結(jié)語

目前，我國已進(jìn)入經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期，轉(zhuǎn)型意味著深入發(fā)展，經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型給國企的發(fā)展帶來了機(jī)遇，同時也帶來了壓力和挑戰(zhàn)。特別是在多元思潮不斷碰撞交錯下，國企管理工作面臨著前所未有的考驗(yàn)，新舊價值觀的沖突，傳統(tǒng)觀念與創(chuàng)新意識的矛盾。企業(yè)要突破當(dāng)前電子文件工作的困境，企業(yè)需要創(chuàng)新改革，適應(yīng)當(dāng)前形勢的發(fā)展需要，認(rèn)真落實(shí)電子文件工作，營造良好的發(fā)展環(huán)境。在國企的發(fā)展過程中，應(yīng)尊重可持續(xù)發(fā)展理念，按照真實(shí)情況進(jìn)行合理規(guī)劃，確保其合理性、科學(xué)性和有效性，才能夠有效落實(shí)好電子文件工作。企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際發(fā)展不斷創(chuàng)新和完善管理模式，實(shí)現(xiàn)長期穩(wěn)定發(fā)展。