李爭娃

(汕尾職業(yè)技術學院， 廣東 汕尾 516600)

根據對國家秘書職業(yè)資格標準細則的解讀和秘書職業(yè)崗位工作的要求，在學院特色專業(yè)建設、課程教學改革以及筆者多年的文秘專業(yè)教學，同時向兄弟院校學習的基礎上，結合汕尾職業(yè)技術學院秘書專業(yè)人才培養(yǎng)實際情況，提出成立秘書事務所。順應專業(yè)發(fā)展需求的同時也為高職秘書專業(yè)的學生提供實訓的機會，實現(xiàn)走出“孵化”人才的第一步，學生與秘書職業(yè)的 “零距離”上崗。

一、秘書事務所的建設與管理

(一) 機構設置

2019年9月9日，汕尾職業(yè)技術學院秘書事務所正式成立，并在集思廣益中命名為“善文”秘書事務所(善文：善者善于擅長；文者，會集眾彩，以成錦繡；而汕尾市就是善美之市)。事務所的定位是文秘專業(yè)學生組織而成的大學生創(chuàng)業(yè)實踐平臺，主要向學校內外提供秘書事務服務。包括承辦會議、活動場地布置、大型活動接待、公文寫作、文件資料歸檔等工作，同時可以為校外機關、團體、企事業(yè)單位及個人提供禮儀接待、茶藝表演、會議組織、活動策劃等方面的服務工作。

機構管理中設置事務所所長一名，由文秘專業(yè)的老師擔任，負責事務所的日常管理與運營、重大事項的審核、下達工作任務、對下級工作的把控情況、提議相關的制度建議、人員的任免。副所長三名，由學生擔當，其中常務副所長對業(yè)務進行全面管理，另兩名副所長分管下屬的五個部門，每個部門設經理兩名，再根據需要發(fā)展員工。秘書事務所內設五個部門：

辦公室：處理事務所日常工作，協(xié)調各部門工作，負責撰寫會議記錄、通知等各類公文寫作任務。

市場部：承接各類活動與會議的策劃、組織和服務工作。

會務禮儀部：主要負責會議組織，培養(yǎng)職業(yè)化、素質高的禮儀人員等工作。

文藝部：提供主持與解說服務，承接茶藝訓練及表演。

公眾號運營部:負責善文秘書事務所日常宣傳與文秘專業(yè)有關資訊的推送。

(二)業(yè)務分類

1.校園外的秘書事務所業(yè)務

在校園外，一方面我們主要給大中小企業(yè)、事業(yè)單位提供辦文、辦事、辦會的相關活動，比如企業(yè)的慶典、年度會等等進行策劃，供應企事業(yè)單位的便利，從而實現(xiàn)我們專業(yè)人員自身價值的體現(xiàn)。另一方面主要給各層面的人員所需要而提供相應的培訓，提升被培訓人員的專業(yè)技能，提供企事業(yè)單位所需人才的供應，比如兒童禮儀，企事業(yè)單位人員禮儀，主持人，紅色講解員等。

2.校園內秘書事務所業(yè)務

在校園內，承接學院的試卷打印復??；擔任學院或系部主辦與承辦的各類會議、學習講座、慶典活動的文字策劃、接待、信息咨詢和會務籌備等工作；提供見習生、實習生工作場地服務；承辦校內各種學生社團活動的組織籌劃、社團成員的培訓講座。

3.事務所的業(yè)務流程

客戶提出需求—咨詢溝通—承接任務—成立項目小組—初步完成方案—修改方案—客戶同意—執(zhí)行方案—完成項目。這期間可以跟客戶、指導老師、企業(yè)指導老師在方案的策劃、執(zhí)行等各方面進行反復溝通，以期完美完成任務，滿足客戶需求。

二、秘書事務所的初步成效

善文秘書事務所成立之后便開展了各項業(yè)務，短短幾個月里，事務所搭建機構、發(fā)展部門成員、健全管理制度、構思名稱、設計logo、組織秘書職業(yè)技能大賽、組織展演活動、承接院內外十幾次會議接待、市運會、僑博會的禮儀服務等多項活動，鍛煉學生的綜合能力之余，樹立了文秘專業(yè)品牌。

2019年9月17日發(fā)布了第一篇公眾號，介紹了汕尾職業(yè)技術學院文秘專業(yè)，包括專業(yè)培養(yǎng)目標、職業(yè)面向、課程設置、上課掠影、課余活動等。

2019年9月30日舉辦了主題為“經驗點燃希望，交流搭建橋梁”的文秘專業(yè)新老生見面交流會。在交流會中各年級學生相互交流，暢所欲言，敞開心扉，解除了迷茫和困惑，同時也堅定了新生學習的信心及對將來就業(yè)的期望。

2019年10月4日，公眾號發(fā)了“輝煌70載——奮斗新時代”的國慶推文，以新時代大學生高昂熱情的姿態(tài)慶祝了祖國生日。

2019年10月28日，善文事務所招新，招入新生70余人，為事務所的發(fā)展注入新的活力。

2019年11月1日，事務所協(xié)助學院辦公室，組織退休教職工座談會。期間做好會場準備、會間服務、會后引領參觀、解說、攝影等方面的工作，受到學院退休教職工的夸贊和好評。

2019年11月23日，善文人助力汕尾市第二屆職工運動會開幕式活動。善文全體員工72人都同時出勤，多次排練，參與節(jié)目演出、擔任運動員引領員、活動期間的禮儀服務、頒獎禮儀等工作，受到市有關部門的贊揚和肯定。

2019年12月2日，善文秘書事務所作為承辦單位，舉辦了汕尾職業(yè)技術學院第二屆秘書職業(yè)技能大賽閉幕式展演。從擬寫活動方案、申請使用報告廳、購買活動物資、排演節(jié)目、準備音響設備、邀請嘉賓、座位安排、經費預算以及應急方案等等，善文的同學分工明確、態(tài)度認真、傾情投入。最后，展演在多次彩排后完美落幕，人文社科系羅景泉主任也表示了對活動成功組織的肯定，希望秘書職業(yè)技能大賽一直辦下去，讓文秘專業(yè)成為一張亮麗的名片。

期間，事務所還多次協(xié)助開展學院辦公室的會議活動、科研處承辦的各類學習講座、主題教育宣講，教務處、人事處的檔案整理工作等。

三、成立善文秘書事務所的重要性

(一)有利于實現(xiàn)工學結合，強化學習效果

學生在善文秘書事務所學習期間，承接真實的工作項目，將課堂理論知識運用到實際工作當中，比起課堂的“仿真”學習更具有真實性和挑戰(zhàn)性，能夠激發(fā)學生學習的積極性和主動性，實現(xiàn)真正的“工學結合”。在處理各項業(yè)務中，學生不僅實現(xiàn)了理論與實踐的有機結合，獲得專業(yè)教師的指導、企業(yè)導師的跟進輔導，而且還能得到校內外各個行政部門擁有豐富實踐操作經驗的領導或管理者的言傳身教、經驗分享及指導。比如在操辦會務工作中，盡管學生已經系統(tǒng)理論地學習了會議籌備方案的擬制，會務組織的會前籌備、會間服務、會后落實等工作的要點，會議座次安排、經費預算、應急方案擬定等，但實際操作起來，各種問題層出不窮。這時，學生便可以在第一時間向自己所在部門的專業(yè)負責老師及行政處室有經驗的老師請教，及時答疑釋惑。這樣大大地提高了學生應用操作技能，培養(yǎng)了學生的專業(yè)素養(yǎng)，強化了學習效果。

(二)有利于實現(xiàn)專業(yè)人才培養(yǎng)目標

在善文秘書事務所里，學生通過兩年半(第六學期校外見習)的秘書事務所工作實戰(zhàn)經驗，可以真實地完成與辦文、辦事、辦會相關的秘書工作事務，形成一個職場秘書角色的直觀體驗。在理論的基礎上進一步提高實踐能力、秘書業(yè)務能力，學會用理論指導實踐，走出“孵化”人才的第一步，學生與秘書職業(yè)的 “零距離”上崗。實現(xiàn)在中小型企業(yè)辦公室從事秘書、文員、行政助理、公關人員、會展人員，在基層黨政機關、事業(yè)單位辦公室從事文書、秘書、檔案管理工作的高端技能型應用人才的專業(yè)人才培養(yǎng)目標。

(三)有利于擴大文秘專業(yè)的社會影響力

通過事務所這一實踐平臺，師生可以為學院、社會各界提供專業(yè)化服務，培養(yǎng)學生實踐能力之余還可以創(chuàng)造一定的社會和經濟效益，提高文秘專業(yè)的社會影響力。盡管秘書在各行各業(yè)當中的需求量很大，每年的畢業(yè)生供不應求，就業(yè)率高，但在人們的傳統(tǒng)觀念里面，秘書行業(yè)并沒有被真正的理解，甚至是“曲解”，認為秘書并不需要專業(yè)學習，只要帶一帶就可以了。正由于社會人的曲解，每年的專業(yè)報到率都比較低，而報到的學生當中還有一部分要求轉專業(yè)，這就造成了專業(yè)需求量大，卻沒有足夠的生源和好的生源的矛盾。成立事務所后，我們的師生在校內提供服務之外，進一步為社會提供專業(yè)化服務，運用所習得的專業(yè)知識和技能為社會創(chuàng)造出效益，讓社會各界可以通過事務所這個窗口及時了解文秘專業(yè)的教育情況，認可我們的教育，也認可文秘專業(yè)，真正理解秘書這個行業(yè)的專業(yè)性和重要性。

四、小結

課堂理論教學是有局限性的，單純從理論教學課堂中獲得學習知識的學生在動手能力、業(yè)務能力等方面與一個真正的、能夠勝任秘書工作的職業(yè)秘書相比還有很大的距離。因此，我們有必要通過善文秘書事務所這個平臺來強化訓練，使其獲得這些必備的能力，并規(guī)范其行為，培養(yǎng)他們的職業(yè)意識、職業(yè)道德、職業(yè)素養(yǎng)，學生在秘書事務所實習期間，每一個人都真正參與辦文、辦會和辦事，提前為進入職場做好充分準備，逐步實現(xiàn)其由學生到職業(yè)人的角色的轉換，這正是秘書事務所成立的意義所在。