徐 威 郭麗麗

（沈陽(yáng)工業(yè)大學(xué) 遼寧·沈陽(yáng) 110870）

大多數(shù)高校對(duì)教師隊(duì)伍的建設(shè)和提升均給予了高度的重視，從各個(gè)層面為引進(jìn)高層次人才開辟綠色通道，為本地培養(yǎng)高質(zhì)量人才提供各種提升途徑，而對(duì)于行政管理隊(duì)伍質(zhì)量的提升普遍缺乏重視。校、院二級(jí)管理體制是目前高校普遍實(shí)行的管理模式，學(xué)院辦公室承擔(dān)著整個(gè)學(xué)院的教學(xué)、科研、行政管理和服務(wù)工作，是教師和學(xué)校的紐帶，是學(xué)生和教師的紐帶，也是學(xué)?；A(chǔ)管理單元和綜合辦事機(jī)構(gòu)。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大與復(fù)雜，行政服務(wù)工作量越來(lái)越大，對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)水平要求也越來(lái)越高，同時(shí)，基層行政人員所面臨困境與問(wèn)題也日益凸顯。學(xué)校的發(fā)展也越來(lái)越需要一支高水平的行政隊(duì)伍來(lái)為學(xué)校的發(fā)展保駕護(hù)航。

1 基層行政管理人員工作現(xiàn)狀及困境

1.1 管理范圍廣、身兼數(shù)職、工作內(nèi)容多、壓力大

基層行政辦公室特別是二級(jí)學(xué)院行政辦公室服務(wù)于全院師生，不同于學(xué)生輔導(dǎo)員，一般高校不會(huì)根據(jù)學(xué)院教師人數(shù)和學(xué)生人數(shù)匹配相應(yīng)的行政管理人員，而是一概而論的按崗位設(shè)置，比如較大院系教師150人，學(xué)生2000人，與較小院系教師30人，學(xué)生400人，同樣設(shè)置一個(gè)辦公室主任，一個(gè)教學(xué)秘書等。而由于編制問(wèn)題，學(xué)院辦公室也沒有行政秘書，辦公室主任如同“光桿司令”。

辦公室涉及的工作內(nèi)容多而具體，除了有相應(yīng)歸口的日常教學(xué)及科研管理，還主要包括：人事招聘考核、博士后流動(dòng)站管理、考勤薪資、財(cái)務(wù)報(bào)銷、后勤保障維修、各類制度建設(shè)、學(xué)院辦公用房管理、黨建相關(guān)、資產(chǎn)管理、消防安全以及各類評(píng)估考核等等，涉及范圍廣而雜。從辦公室人員上來(lái)看，這些工作一般都由辦公室主任負(fù)責(zé)，需要投入大量的時(shí)間和精力。作為服務(wù)崗位，在保證各項(xiàng)工作按進(jìn)度完成的同時(shí)，也要面面俱到，不讓師生感到“冷漠”“缺乏人情味”，這些都無(wú)形中給行政管理人員造成壓力。

1.2 缺少學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，培訓(xùn)管理制度缺失

行政管理人員要應(yīng)對(duì)各個(gè)部門、各個(gè)層次的工作需要，在現(xiàn)代高校管理工作中對(duì)他們提出了更高的要求，他們工作的效率影響著整個(gè)學(xué)院甚至學(xué)校的發(fā)展進(jìn)度。但實(shí)際上大多數(shù)學(xué)校并沒有針對(duì)行政管理人員的能力提升規(guī)劃和培訓(xùn)機(jī)制，即使有培訓(xùn)也呈現(xiàn)應(yīng)急式、碎片式、缺乏反饋式，不能從根本上提升其業(yè)務(wù)能力。

現(xiàn)階段，大多數(shù)高校針對(duì)行政管理隊(duì)伍的培訓(xùn)重視程度不足，體現(xiàn)在投入經(jīng)費(fèi)不足，培訓(xùn)、相應(yīng)管理考核制度方面不健全，培訓(xùn)內(nèi)容與工作內(nèi)容不匹配，缺乏反饋系統(tǒng)等諸多方面，上述情況直接導(dǎo)致了參培人員積極性較低，不了解國(guó)家、教育的新政策，工作方式方法缺乏創(chuàng)新性，工作內(nèi)容的單一性也導(dǎo)致工作人員缺乏活力。一些學(xué)校在入職時(shí)，會(huì)有簡(jiǎn)單的入職培訓(xùn)，但大多是千篇一律，沒有針對(duì)崗位的特殊性，也沒有后續(xù)的持續(xù)性。多數(shù)新入職人員在遇見工作問(wèn)題時(shí)，沒有解決途徑，只能靠自己摸索，或者尋求同行經(jīng)驗(yàn)。

1.3 評(píng)職難、晉升渠道狹窄

“雙一流”背景下，高?！爸亟虒W(xué)科研、輕管理”已經(jīng)深入人心，甚至管理人員本身都覺得自己的工作沒有價(jià)值，只是日復(fù)一日的重復(fù)性勞動(dòng)，加上教學(xué)科研崗的教師收入與其工作內(nèi)容、職稱直接掛鉤，他們的付出可以直接體現(xiàn)在收入或者職稱，反觀行政管理人員，由于工作性質(zhì)，導(dǎo)致即使工作很多年也難以產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性成果，在評(píng)職上沒有“拿得出手”的業(yè)績(jī)，處于劣勢(shì)地位，而工資水平常年不變，只能靠國(guó)家、學(xué)校大政策來(lái)調(diào)整薪資。這些都將影響行政管理人員工作的積極性和主動(dòng)性。

1.4 考核機(jī)制、薪酬制度不完善

從當(dāng)前高校的管理模式看，大部分資源傾向于教學(xué)和科研，教學(xué)成果、科研成果都有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，而管理人員在薪資分配中處于弱勢(shì)地位。雖然也會(huì)隨著職稱、職務(wù)逐步增長(zhǎng)，但是底層管理人員薪酬平均化較為嚴(yán)重，不同崗位、同一級(jí)別薪酬固定，沒有體現(xiàn)工作的“忙閑不均”，也就是沒有實(shí)現(xiàn)教師按工作量、輔導(dǎo)員按學(xué)生數(shù)來(lái)獲得報(bào)酬的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

部分高?？己藱C(jī)制過(guò)于剛性單一，流于形式，考核方法簡(jiǎn)單，程序不嚴(yán)密，標(biāo)準(zhǔn)籠統(tǒng)，不利于充分調(diào)動(dòng)管理人員參與，絕大多數(shù)人認(rèn)為考核只是一種形式，考核后沒有任何獎(jiǎng)懲機(jī)制，最終只是交一份“述職報(bào)告”應(yīng)付差事。實(shí)際上在行政管理工作中，不同崗位之間內(nèi)容差別很大，“一套標(biāo)準(zhǔn)”不可能衡量不同崗位之間的工作業(yè)績(jī)。而大部分考核都采取個(gè)人述職、領(lǐng)導(dǎo)及同事主觀描述打分，甚至打分的人對(duì)被考核人的工作內(nèi)容根本不了解，對(duì)被考核人也不了解，使得考核結(jié)果過(guò)于主觀化?？己私Y(jié)果一般也只分為優(yōu)秀、合格、不合格，大多數(shù)人最終考核結(jié)果都是合格，這一結(jié)果無(wú)法考核此崗位的工作效率與成效。

2 改善高校行政管理人員現(xiàn)狀對(duì)策

2.1 建立大數(shù)據(jù)協(xié)同辦公系統(tǒng)，提升辦事效率，簡(jiǎn)化辦事流程

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，協(xié)同辦公系統(tǒng)越來(lái)越多的應(yīng)用到日常辦公業(yè)務(wù)中。協(xié)同辦公系統(tǒng)是借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)及其他辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)日常業(yè)務(wù)的處理，有效提高信息上傳下達(dá)、審核、審批流程的系統(tǒng)。傳統(tǒng)的辦公模式具有信息傳達(dá)不及時(shí)、公文流轉(zhuǎn)效率低、工作流程不規(guī)范、辦公方式不靈活、業(yè)務(wù)交接不明確等等缺點(diǎn)，而協(xié)同辦公系統(tǒng)恰恰能解決這些缺點(diǎn)，提高工作效率，提升信息化服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑，讓老師少跑”，并且業(yè)務(wù)辦理審批規(guī)范透明，全程留痕。以校外人員申請(qǐng)入校為例，傳統(tǒng)模式需提交入校申請(qǐng)、身份證明等各式紙質(zhì)材料，并且需要領(lǐng)導(dǎo)簽字、部門公章，甚至入校時(shí)需要相關(guān)人員到校門接應(yīng)，辦理入校至少需要提前一天預(yù)約，而在辦公自動(dòng)化中申請(qǐng)，只需要申請(qǐng)人員上傳這些信息，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，校外人員自動(dòng)用身份證識(shí)別就能入校辦事，極大的提升了辦事效率，也減輕了行政辦公人員跑手續(xù)、簽字等流程的壓力。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和智能終端設(shè)備的普及應(yīng)用[2]，協(xié)同辦公系統(tǒng)已經(jīng)不僅局限于PC端，移動(dòng)設(shè)備也同樣具備使用條件，這一技術(shù)打破了時(shí)間和地域界限，使行政辦公人員從桌面辦公中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公、異地辦公，有效的解決了在外出差不能及時(shí)處理業(yè)務(wù)的難題。

2.2 建立長(zhǎng)效的培訓(xùn)管理機(jī)制，提升管理人員業(yè)務(wù)能力

目前高校管理人員普遍學(xué)歷較高，近些年進(jìn)入高校工作的門檻甚至是碩士研究生學(xué)歷，高學(xué)歷者非常注重自身能力的培養(yǎng)和人生價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。學(xué)校應(yīng)該為這部分人群提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，幫助他們找到職業(yè)發(fā)展途徑，對(duì)于有意向提升學(xué)歷的人群，可以制定政策鼓勵(lì)管理人員在職攻讀博士學(xué)位，對(duì)于需要提升自身業(yè)務(wù)能力的人提供外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，借鑒開展科研工作的方法，通過(guò)外出交流等方式，學(xué)習(xí)其他高校、機(jī)關(guān)事業(yè)單位的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，將理論轉(zhuǎn)化為實(shí)踐，應(yīng)用到本校管理工作中，真正提升行政管理工作能力。

一部分高校已經(jīng)成立教師發(fā)展中心，來(lái)專門針對(duì)專任教師的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，但是目前尚未成立專門針對(duì)管理人員的培訓(xùn)中心，各高?？梢钥紤]成立相應(yīng)組織機(jī)構(gòu)，或者委托社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)來(lái)代為完成這部門內(nèi)容。根據(jù)一項(xiàng)調(diào)查內(nèi)容顯示，有86%的人希望學(xué)校成立專門機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)組織對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，這也反映出管理人員渴望建立規(guī)范化、長(zhǎng)效化、有針對(duì)性的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)制度[3]。

2.3 完善行政管理人員考核機(jī)制、晉升機(jī)制和薪酬制度

不斷完善考核機(jī)制。學(xué)校應(yīng)當(dāng)通過(guò)廣泛深入的調(diào)研，聽取廣大行政管理人員的意見和建議基礎(chǔ)上，修訂完善考核程序，對(duì)考核內(nèi)容、范圍、標(biāo)準(zhǔn)及流程等作出明確規(guī)定，重點(diǎn)制定出相關(guān)辦法將行政人員的工作量和工作強(qiáng)度，以量化的形式表現(xiàn)出來(lái)，直觀參與績(jī)效考核。在此基礎(chǔ)上將考核結(jié)果作為行政人員職務(wù)、職稱晉升、提升福利待遇的重要參考依據(jù)。

健全職稱評(píng)聘、職務(wù)晉升機(jī)制。在職稱評(píng)審過(guò)程中，區(qū)分行政人員與教師、輔導(dǎo)員、黨務(wù)工作者的工作性質(zhì)差別，堅(jiān)持“干什么，評(píng)什么”，降低論文、專利、科研成果的比重，打破“找關(guān)系、排輩分”不合理的評(píng)審模式，充分考慮工作態(tài)度、工作能力、口碑影響、服務(wù)質(zhì)量、工作業(yè)績(jī)等因素，讓被服務(wù)對(duì)象也參與到評(píng)審過(guò)程中，建立立體系統(tǒng)的職稱評(píng)審模式。在職務(wù)晉升過(guò)程中，建立多元晉升制度。一是打破原有只升不降的“老辦法”，根據(jù)考核結(jié)果、評(píng)價(jià)結(jié)果來(lái)確定職務(wù)升降，暢通晉升渠道，保證人員雙向流動(dòng)。二是要細(xì)化職級(jí)層次，不能簡(jiǎn)單區(qū)分處、副處、科、員級(jí)別，避免過(guò)于籠統(tǒng)和寬泛的劃分，這樣才能更充分調(diào)動(dòng)行政人員工作積極性[4]。

科學(xué)制定薪酬制度。合理科學(xué)的薪酬制度應(yīng)該充分考慮工作性質(zhì)、工作強(qiáng)度、工作業(yè)績(jī)等因素，同時(shí)應(yīng)該獎(jiǎng)懲分明，按勞分配，通過(guò)多種分配形式發(fā)揮薪酬制度的積極作用，以薪酬待遇激勵(lì)行政管理人員努力工作，營(yíng)造良好的工作氛圍。