郝付波

摘 要：醫(yī)院文書檔案管理是保證醫(yī)院整體管理水平穩(wěn)定提升的主要因素，醫(yī)院文書檔案管理工作能夠促使醫(yī)療水平獲得快速發(fā)展，使得醫(yī)療管理體系逐漸完善，由此能夠看出醫(yī)院文書檔案管理的重要性，而管理創(chuàng)新是如今任何一個領(lǐng)域發(fā)展的主要趨勢。基于此，本篇文章針對醫(yī)院文書檔案管理需要遵守的標(biāo)準(zhǔn)及其特征進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上探究醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑，旨在促使醫(yī)院獲得更加穩(wěn)定的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案管理;創(chuàng)新;有效途徑

醫(yī)院在開展各項管理及各種臨床研討會的過程中，都需要通過文字方式記錄一系列內(nèi)容，這些臨床研究記錄、科研實踐、重要文件等內(nèi)容共同組成了醫(yī)院文書檔案，醫(yī)院文書檔案管理對于醫(yī)院內(nèi)部順利運行存在著直接關(guān)系，甚至對于整個醫(yī)院的安全性產(chǎn)生一定程度的影響。因此，醫(yī)院一定要高度重視文書檔案管理工作，還要做到在現(xiàn)代化背景下積極創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理工作，保證醫(yī)院文書檔案管理效果。

一、醫(yī)院文書檔案管理需要遵循的原則

1.標(biāo)準(zhǔn)性原則

醫(yī)院文書檔案管理工作主要是通過醫(yī)院臨床會議、科學(xué)研究、日常協(xié)議以及委托書等公文逐漸轉(zhuǎn)化而來，因此醫(yī)院文書檔案管理工作為醫(yī)院正常穩(wěn)定運行奠定了良好基礎(chǔ)，為了保證醫(yī)院文書檔案管理效果，促使醫(yī)院文書檔案應(yīng)用效率快速提升，醫(yī)院需要高度重視提高文書書寫的質(zhì)量及效率。第一，醫(yī)院文書檔案書寫時，要選擇運用較為優(yōu)質(zhì)的書寫材料、工具等，尺寸應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院文書制發(fā)應(yīng)當(dāng)建立在國家審批權(quán)限基礎(chǔ)上，同時還要充分重視在書寫任何醫(yī)院文書的過程中都要標(biāo)注日期，要保證其真實性。第二，醫(yī)院文書書寫格式一定要做到標(biāo)準(zhǔn)化以及統(tǒng)一化，同時在開展醫(yī)院文書檔案管理工作過程中需要運用現(xiàn)代化先進(jìn)的管理理念以及管理技術(shù)等。

2.規(guī)范性原則

在開展醫(yī)院文書檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)醫(yī)院文書檔案管理工作實際情況及具體要求制訂出一套科學(xué)、合理、規(guī)范完善的管理流程，并在此過程中能夠充分體現(xiàn)出文檔立卷的時效性以及完整性，對于醫(yī)院文書檔案管理工作加以合理并充分分配，并對其管理時間進(jìn)行科學(xué)劃分，將各種形式的醫(yī)院文書檔案存儲材料進(jìn)行對比分析，進(jìn)而保證醫(yī)院文書檔案材料的準(zhǔn)確性。除此之外，值得注意的是醫(yī)院文書檔案管理人員一定要注重運用適合自己并且科學(xué)合理的管理手段，以此能夠方便自身更加高質(zhì)量地完成醫(yī)院文書檔案管理工作。

3.保密性原則

以往傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案通常都是以紙質(zhì)形式存在，在長久性的存儲下對于紙質(zhì)檔案具有一定隱患。同時，隨著科技、經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，促使醫(yī)院文書檔案的存儲工作更加趨向電子形式，因此涉及醫(yī)院文書檔案管理工作的保密性原則。第一，要想保證醫(yī)院文書檔案的原始性，應(yīng)當(dāng)充分重視醫(yī)院文書檔案紙質(zhì)管理，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理工作，同時也要高度重視電子形式的醫(yī)院文書檔案存儲，無論是電子形式還是紙質(zhì)形式，兩者都存在著十分積極且重要的作用。第二，加強(qiáng)紙質(zhì)文書檔案的保密性以及電子形式文書檔案的加密性。應(yīng)當(dāng)在電子形式醫(yī)院文書檔案存儲過程中運用各種先進(jìn)的安全技術(shù)，提高醫(yī)院文書檔案的加密性，還要注重對各種與醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)的電子設(shè)備等采取安全措施。

二、醫(yī)院文書檔案管理的特殊性

第一，醫(yī)院文書檔案內(nèi)容存在著復(fù)雜化特點。醫(yī)院文書檔案載體十分豐富，能夠?qū)⑨t(yī)院內(nèi)部各個部門工作開展的實際情況充分體現(xiàn)出來，包括醫(yī)療、行政管理以及科技檔案等，醫(yī)院文書檔案內(nèi)容存在著非常多樣化的特征。第二，醫(yī)院文書檔案的形成過程就是其管理工作的全過程，醫(yī)院文書檔案管理工作包括文書檔案的存儲、整理、借閱以及立卷等。除此之外，醫(yī)院文書檔案管理工作的開展是建立在文書檔案的基礎(chǔ)上，針對文書檔案開展一系列的管理、檢索以及統(tǒng)計工作，由此能夠看出文書檔案以及醫(yī)院文書檔案管理存在著不可分割的重要地位。

相比較于普通機(jī)構(gòu)的文書檔案管理工作而言，醫(yī)院文書檔案管理工作具備非常強(qiáng)的特殊性，主要體現(xiàn)在以下三個層面，一是醫(yī)療業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文書檔案比較多，文書檔案的更新速度非?？?。醫(yī)院會設(shè)置非常多的科室，每一個科室都承擔(dān)著不同的工作內(nèi)容，醫(yī)院文書檔案能夠使醫(yī)療工作的開展具備非常強(qiáng)的規(guī)范性以及指導(dǎo)性，能夠使醫(yī)療工作更好、更加穩(wěn)定地開展。二是崗位（職稱）晉升相關(guān)文書檔案較多。在醫(yī)院每年都會出現(xiàn)大量的醫(yī)院工作人員晉升職務(wù)及評聘職稱，不僅如此，醫(yī)院每年聘請新的工作人員數(shù)量也非常多，這種情況下不僅大大增加了醫(yī)院人力資源管理的工作內(nèi)容，醫(yī)院文書檔案的數(shù)量也在不斷增加。三是教學(xué)科研相關(guān)文書檔案較多。醫(yī)院與其他政府機(jī)構(gòu)相比，醫(yī)院的教學(xué)科研工作存在著至關(guān)重要的作用，每年醫(yī)院的相關(guān)醫(yī)療工作人員都需要參加培訓(xùn)教育、進(jìn)修以及參加各種醫(yī)學(xué)會議。四是業(yè)務(wù)類文件檔案數(shù)量要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出行政類文件檔案數(shù)量。在醫(yī)院正常運行過程中，所有的醫(yī)療工作開展都需要建立在臨床醫(yī)療服務(wù)的基礎(chǔ)上，醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)體現(xiàn)在醫(yī)療保健服務(wù)方面，當(dāng)然存在一定程度上的黨務(wù)工作。

三、目前醫(yī)院文書檔案管理工作存在的問題

1.缺乏完善的文書檔案管理制度

健全完善的文書檔案管理制度是醫(yī)院順利開展文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，還是確保文書檔案管理工作質(zhì)量得以提升的重要條件。但是從當(dāng)前各大醫(yī)院的文書檔案管理制度建立情況來看，大部分醫(yī)院在建立文書檔案管理制度的過程中并沒有綜合考慮自身文書檔案管理的實際工作狀況，還有部分醫(yī)院仍舊沿用著傳統(tǒng)的人工管理方式，對信息化管理平臺的使用率不高，這都是由于醫(yī)院的文書檔案管理制度不夠完善，從而拉低了文書檔案管理的工作效率，阻礙了醫(yī)院文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.醫(yī)院對文書檔案管理工作不夠重視

文書檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，文書檔案管理工作水平的高低對于醫(yī)院的發(fā)展方向具有直接影響。但是在醫(yī)院文書檔案的實際管理工作當(dāng)中，管理人員對文書檔案管理工作的重視程度嚴(yán)重不夠，沒有充分認(rèn)識到文書檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展的重要作用，促使醫(yī)院文書檔案管理工作的實際水平得不到有效提升，間接影響了醫(yī)院的全面發(fā)展。首先，作為醫(yī)院的管理層，其對醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性以及必要性有所忽視，并沒有按照醫(yī)院的具體情況制定對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定，致使實際的文書檔案管理工作無法得到真正落實。然后，從事文書檔案管理的工作人員缺乏對于自身價值的正確認(rèn)識，影響了自身工作積極性的提升，導(dǎo)致在實際工作中的配合度以及協(xié)調(diào)度都明顯降低，最終使得文書檔案管理的整體工作效率有所下降。

3.醫(yī)院文書檔案管理的工作基礎(chǔ)比較薄弱

薄弱的醫(yī)院文書檔案管理工作基礎(chǔ)是阻礙文書檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新的重要因素。當(dāng)前部分醫(yī)院的文書檔案管理基礎(chǔ)都普遍薄弱，加之高素質(zhì)的優(yōu)秀專業(yè)人才比較匱乏，繼而引發(fā)了一系列的文書檔案管理問題，不利于醫(yī)院文書檔案管理整體工作質(zhì)量的提升。除此之外，由于對于文書檔案管理工作的要求比較低，所以實際的文書檔案管理工作難以跟上當(dāng)今時代發(fā)展的腳步，造成了與時代發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象。這就給醫(yī)院文書檔案管理工作效率與工作質(zhì)量的提升帶來了消極影響。

四、醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑

1.文書檔案管理意識的創(chuàng)新，促使服務(wù)質(zhì)量有效提高

理念決定行動，理念決定成果。為了能夠真正做到創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理工作，先要做到從理念入手。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院需要對各部門工作人員加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新意識，特別是針對醫(yī)院文書檔案管理工作人員，使醫(yī)院所有工作人員都能夠充分重視其管理工作，都能夠積極配合開展醫(yī)院文書檔案管理工作。值得注意的是，在此過程中還應(yīng)充分重視加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理人員的思想教育，使其工作理念得以創(chuàng)新，進(jìn)而確保各種創(chuàng)新管理工作手段以及工作形式等得以有效落實，使醫(yī)院文書檔案管理水平獲得有效提升。為了能夠達(dá)到以上目的，醫(yī)院可以充分借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的醫(yī)院文書檔案管理經(jīng)驗，促使醫(yī)院文書檔案管理人員的管理意識得以創(chuàng)新，并且還要注重在此過程中融入第三方審核方式，以此保證醫(yī)院文書檔案管理工作獲得全面的監(jiān)督管理。不僅如此，在實際工作開展中還需要嚴(yán)格落實獎懲制度，在提升醫(yī)院文書檔案管理人員工作積極主動性的同時，避免出現(xiàn)徇私枉法行為，確保醫(yī)院文書檔案管理工作得以優(yōu)化。

2.文書檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新，促使管理水平有效提升

落實開展管理機(jī)制是保證醫(yī)院文書檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)條件，為了能夠確保醫(yī)院文書檔案管理機(jī)制得以創(chuàng)新，醫(yī)院一定要充分重視積極吸取各行業(yè)、各國家在醫(yī)院文書檔案管理工作方面所取得的先進(jìn)經(jīng)驗、管理技術(shù)及管理方法等，在此基礎(chǔ)上根據(jù)醫(yī)院文書檔案管理工作的實際情況以及需求，充分有效利用其先進(jìn)的豐富管理經(jīng)驗，一定要充分重視制訂出符合自身的醫(yī)院文書檔案管理機(jī)制規(guī)章制度，保證醫(yī)院文書檔案管理工作有章可循，更加明確工作方向。除此之外，還需要積極引入先進(jìn)的醫(yī)院文書檔案管理技術(shù)及管理理念等，構(gòu)建更加完善、科學(xué)、合理的醫(yī)院文書檔案管理信息系統(tǒng)，保證醫(yī)院文書檔案管理工作更加符合當(dāng)今社會對檔案管理工作所提出的要求。不僅如此，還要充分重視醫(yī)院文書檔案管理工作的權(quán)責(zé)制度，將權(quán)責(zé)落實在具體的工作人員身上，保證在開展醫(yī)院文書檔案管理工作過程中，如果出現(xiàn)問題能夠做到有人承擔(dān)責(zé)任，這也是開展醫(yī)院文書檔案管理工作最為基本的管理需求。

3.文書檔案管理隊伍的創(chuàng)新，提高工作人員綜合素質(zhì)

醫(yī)院文書檔案管理人員是開展醫(yī)院文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，是主體，對于醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率存在著直接影響。因此，想要真正實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新，需要從醫(yī)院文書檔案管理隊伍入手，真正達(dá)到創(chuàng)新目標(biāo)，使檔案管理創(chuàng)新充分發(fā)揮作用。與此同時，還能夠使醫(yī)院文書檔案管理工作的整體安全性得以充分保障。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院需要構(gòu)建具體、高效的激勵措施以及培訓(xùn)教育體系。首先，要開展思想政治教育，保證醫(yī)院文書檔案管理人員具備更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，樹立良好的工作意識，促使醫(yī)院文書檔案管理人員充分重視檔案管理工作。其次，應(yīng)加強(qiáng)培養(yǎng)醫(yī)院文書檔案管理人員的信息技術(shù)能力，保證其能夠科學(xué)、合理、有效地運用信息技術(shù)來開展醫(yī)院文書檔案管理工作。最后，醫(yī)院需要積極組織工作人員開展溝通交流，共同分享工作成果和經(jīng)驗，共同探討在實際管理工作過程中出現(xiàn)的問題，積極探索科學(xué)、合理的有效解決措施，促使醫(yī)院文書檔案管理工作效率有效提升。

4.文書檔案管理模式的創(chuàng)新，充分重視運用信息技術(shù)

醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新是現(xiàn)今醫(yī)院文書檔案管理工作開展的重點，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等各種先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，各種先進(jìn)的技術(shù)形式已經(jīng)逐漸深入醫(yī)院文書檔案管理工作中，對醫(yī)院文書檔案管理工作的開展存在著至關(guān)重要的現(xiàn)實意義。同時，更是保證醫(yī)院文書檔案管理安全性的關(guān)鍵所在。因此，在實際開展醫(yī)院文書檔案管理工作的過程中，醫(yī)院需要對管理平臺加以不斷更新，如果當(dāng)前的管理平臺不能夠滿足醫(yī)院對于檔案管理工作的實際需求，那么需要積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)形式。值得注意的是，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視引入自主規(guī)劃模塊，以此構(gòu)建分支的管理平臺，確保不同類型的醫(yī)院文書檔案能夠?qū)崿F(xiàn)更加具備針對性的管理工作。醫(yī)院文書檔案具有不同的重要性，應(yīng)當(dāng)將其劃分在不同等級當(dāng)中，并設(shè)置不同的權(quán)限等級，保證為后期進(jìn)行醫(yī)院文書檔案的查找、調(diào)用工作奠定良好基礎(chǔ)。對于最為重要的醫(yī)院文書檔案，只有醫(yī)院內(nèi)部的最高級別部門能夠使用，以此類推，在開展醫(yī)院文書檔案管理工作過程中分級越是明確，那么其管理工作就更具備針對性。此外，在針對積極運用信息技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理模式的創(chuàng)新過程中，一定要充分重視安全技術(shù)的運用。信息技術(shù)存在非常強(qiáng)的開放性，只有建立在安全技術(shù)的支持作用之下，才能夠保證醫(yī)院文書檔案的安全，才能夠避免醫(yī)院文書檔案出現(xiàn)被惡意篡改、黑客入侵等問題發(fā)生。因此，能夠看出先進(jìn)安全技術(shù)的運用對于醫(yī)院文書檔案管理工作來說十分重要。

5.文書檔案管理制度的創(chuàng)新，規(guī)范文書檔案管理工作流程

醫(yī)院要想實現(xiàn)文書檔案管理工作的有序發(fā)展，就必須創(chuàng)新文書檔案管理制度，從而對文書檔案管理的工作流程進(jìn)行規(guī)范。首先醫(yī)院需要在綜合考慮自身發(fā)展的實際情況之后，有針對性地來進(jìn)行文書檔案管理制度的創(chuàng)新，做好細(xì)節(jié)工作的相關(guān)規(guī)定，使工作人員在進(jìn)行文書檔案管理的過程中能夠有所依據(jù)，能夠為醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新工作奠定堅實的基礎(chǔ)。一方面，醫(yī)院要做好文書檔案立卷制度的創(chuàng)新，要求檔案管理人員嚴(yán)格按照年限對醫(yī)院文書進(jìn)行歸檔，并與實際的檔案管理情況進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而完成好文書檔案的分類管理，為文書檔案使用者查閱并使用檔案資源提供了更加便利的條件。另一方面，對于醫(yī)院里已經(jīng)沒有保存價值的文書檔案，工作人員要積極創(chuàng)新檔案銷毀制度，在銷毀制度的指導(dǎo)下進(jìn)行銷毀，保證對醫(yī)院文書檔案的管理工作具備科學(xué)性與全面性。最后一個方面，醫(yī)院還要加強(qiáng)對文書檔案借閱制度的創(chuàng)新，重新明確進(jìn)行文書檔案借閱的具體操作流程，同時在制度中還要進(jìn)一步規(guī)定違反借閱條款后相應(yīng)的處罰措施，從而提升醫(yī)院文書檔案的安全性與完整性，進(jìn)而增強(qiáng)文書檔案管理工作的實效性。

五、總結(jié)

總而言之，要想實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新，要高度重視醫(yī)院文書檔案管理意識創(chuàng)新，然后在此基礎(chǔ)上探究各項有效策略，使醫(yī)院文書檔案管理能夠滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展要求，能夠充分發(fā)揮其作用，為醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展提供積極的促進(jìn)作用，促使醫(yī)院發(fā)展水平及能力獲得有效提升。

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（作者單位：濟(jì)南市長清區(qū)人民醫(yī)院）