劉從兵（高級會計師）（安康學(xué)院 陜西 安康 725000）

一、引言

高校報賬業(yè)務(wù)是一項重要的會計基礎(chǔ)性工作，通過對經(jīng)費支出實施財務(wù)監(jiān)督和控制，嚴肅財經(jīng)紀律，規(guī)范經(jīng)濟行為，提高資金使用效益，促進教育事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。近年來，為了發(fā)揮高校推動經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展的重要作用，國家對高等教育的投入不斷增加，并且高校經(jīng)費來源有多元化的趨勢，涉及的業(yè)務(wù)范圍也在不斷擴大，作為教育經(jīng)費投入映射的報賬工作變得日益繁重，報賬效率需不斷提升。同時，在全面依法治國、加強內(nèi)控建設(shè)、防范廉政風(fēng)險的背景下，國家對高校經(jīng)費的管理趨于規(guī)范化和精細化，出臺了一系列財經(jīng)法規(guī)、管理辦法和實施細則，面對大量的制度、規(guī)定、程序和標準，高校教職工在辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時常常無所適從，“報賬難”和“報賬繁”成為高校普遍存在的問題，也成為社會關(guān)注的焦點和熱點。

資金供給和政策環(huán)境的變化，使高校傳統(tǒng)的報賬業(yè)務(wù)面臨嚴峻挑戰(zhàn)，高校需要開拓思路，層層剖析，找出問題癥結(jié)，并有針對性地做出完善和改進。本文對高校報賬業(yè)務(wù)的現(xiàn)實困境進行了分析，依據(jù)機制設(shè)計理論，采用信息化技術(shù)，設(shè)計了一套報賬業(yè)務(wù)指引工具，旨在提升高校財務(wù)管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

二、機制設(shè)計理論的內(nèi)涵

機制設(shè)計理論討論在信息不完全、分散化決策、自由選擇等條件下，如何設(shè)計一個機制，使活動中的個體目標和組織目標保持一致。機制設(shè)計理論源于波蘭經(jīng)濟學(xué)家里奧尼德·赫維茨的開創(chuàng)性工作，其核心內(nèi)容是信息效率和激勵相容。1960年，赫維茨發(fā)表了《資源配置最優(yōu)化與信息效率》，指出機制運行需要信息傳遞，而信息傳遞是需要成本的，因此對于機制設(shè)計者來說，降低信息空間維數(shù)，精簡信息內(nèi)容，提高信息傳遞效率，有利于降低機制運行成本，有利于實現(xiàn)既定目標。1972年，赫維茨又發(fā)表了《論信息分散系統(tǒng)》，提出激勵相容的概念，即在信息不對稱和道德風(fēng)險并存的情況下，需要設(shè)計機制，給參與者一定的引導(dǎo)、規(guī)范、控制和激勵，使參與者在實現(xiàn)個體利益最大化的同時實現(xiàn)組織目標。

機制設(shè)計理論作為微觀經(jīng)濟學(xué)的一個分支，發(fā)展迅速，影響和改變了現(xiàn)代經(jīng)濟學(xué)的諸多學(xué)科，被廣泛運用于契約理論、壟斷定價以及拍賣理論等諸多領(lǐng)域，包括現(xiàn)實生活中的稅制設(shè)計、行政管理、法規(guī)制訂等也可歸結(jié)為機制設(shè)計理論研究范疇。高校也可借鑒機制設(shè)計理論，對財務(wù)報賬工作進行完善和提升，一方面要全面收集、整理、歸納、總結(jié)相關(guān)制度，梳理流程環(huán)節(jié)，明確內(nèi)控要點，加強監(jiān)督和控制，實現(xiàn)激勵相容，另一方面要創(chuàng)新機制，實現(xiàn)信息公開透明、高效傳遞和規(guī)范使用，提高信息效率。

三、高校報賬業(yè)務(wù)現(xiàn)狀分析

目前，高校報賬業(yè)務(wù)的基本流程是：教職工依法依規(guī)開展經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動，收集整理相關(guān)票據(jù)和附件材料，填制報賬表單，履行審批手續(xù)，報送財務(wù)部門審核通過后予以報銷支付。財務(wù)審核作為報賬業(yè)務(wù)的最后一個環(huán)節(jié)，重點對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合規(guī)性、合理性、真實性、經(jīng)濟性等方面進行監(jiān)督，對開支內(nèi)容不合規(guī)、手續(xù)不完善、票據(jù)不合法、附件資料不規(guī)范、表單填制不準確、審批簽字不齊全等情況予以退單，而產(chǎn)生退單的主要原因是教職工沒有按照制度要求開展業(yè)務(wù)活動。依據(jù)機制設(shè)計理論，國家出臺了一系列制度，并要求財務(wù)、審計、紀檢等部門開展監(jiān)督，其目的是規(guī)范個體的經(jīng)濟行為，維護資產(chǎn)安全，防范舞弊和腐敗，避免資金浪費和損失，確保政府、學(xué)校、個人三者的目標或利益的趨同性和一致性，實現(xiàn)激勵相容，因此遵守制度是高校開展經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的基本前提和職責(zé)要求。但由于制度信息內(nèi)容多、獲取難度大、傳遞效率低等因素的影響，高校教職工在報賬業(yè)務(wù)中并不能嚴格執(zhí)行制度規(guī)定。

（一）制度來源范圍廣。當前高校執(zhí)行的報賬相關(guān)制度，從事項類型劃分，包括辦公費、印刷費、差旅費、公務(wù)接待費、公務(wù)用車運行維護費、因公出國出境費、會議費、培訓(xùn)費、勞務(wù)費、維修維護費、物業(yè)管理費、購置費、基本建設(shè)等業(yè)務(wù)管理規(guī)定；從業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制劃分，包括立項評審、預(yù)算編制、采購招標、合同管理、評估驗收、資產(chǎn)登記、項目審計、財務(wù)支付、績效評價、監(jiān)督問責(zé)等方面的管理規(guī)定；從出臺制度的業(yè)務(wù)部門劃分，包括高校財務(wù)處、國資處、教務(wù)處、科技處、人事處、后勤處、基建處、黨政辦、學(xué)生處、審計處等部門；從發(fā)布制度的層級劃分，包括國家層面、省部級層面、市廳級層面、學(xué)校層面、二級單位層面；從時間跨度劃分，在用的制度甚至可追溯到上世紀80年代。面對如此龐雜且不斷更新的制度體系，不論是財務(wù)人員還是報賬人員，且不說學(xué)習(xí)，即便是收集整理起來，以備待查，都不是一件容易的事情。

（二）信息篩選難度大。每一經(jīng)濟業(yè)務(wù)從事前申請到完成支付，往往需要履行多道手續(xù)，每一步驟都有相對應(yīng)的規(guī)定要求，即便是相同經(jīng)濟業(yè)務(wù)，也可能會因為所使用的經(jīng)費來源、經(jīng)費性質(zhì)、經(jīng)費歸口管理部門的不同，而適用不同的制度條款。如何快速精準地從大量制度文本中，篩選出與具體經(jīng)辦業(yè)務(wù)相符合的規(guī)定，對于大部分教職工，尤其是沒有業(yè)務(wù)經(jīng)辦經(jīng)驗的教職工來說比較困難。

（三）審核信息不對稱。高校教職工的本職工作是教學(xué)和科研，平時對報賬相關(guān)制度關(guān)注不夠，對一些知識點的把握不夠深入和全面，造成處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時不細致、不規(guī)范和不完善，尤其是遇到一些特殊問題，由于經(jīng)驗不足，會無所適從，甚至憑主觀推測辦理。而財務(wù)工作者屬于專業(yè)技術(shù)人員，每天都會接觸到大量的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，對各項審核要點和辦理流程能夠做到思路清晰和操作熟練，對特殊事項和特殊情況的處理都有固定模式。由于報賬人員和財務(wù)人員在報賬審核過程中存在信息不對稱，容易產(chǎn)生分歧，甚至發(fā)生矛盾，造成審核不通過而退單的情況。

（四）報賬服務(wù)不理想。為了緩解報賬工作壓力，很多高校推行了網(wǎng)絡(luò)報賬和投遞式報賬，有效解決了報賬排隊等候問題，但報賬效率并沒有太多改善，有時會出現(xiàn)因為缺少財務(wù)審核的現(xiàn)場輔導(dǎo)，導(dǎo)致多次投遞失敗的情況，反而會造成報賬效率下降。此外，高校為了幫助報賬人員學(xué)習(xí)相關(guān)制度，出臺了報賬制度匯編和各類業(yè)務(wù)報賬說明，召開業(yè)務(wù)咨詢會，但效果并不理想，究其原因，一是制度內(nèi)容龐雜，系統(tǒng)學(xué)習(xí)難度大；二是制度更新快，納入制度匯編的相關(guān)條款若不能及時更新，會對報賬人員形成誤導(dǎo)；三是培訓(xùn)輔導(dǎo)由于時間有限，只能重點關(guān)注制度框架和變化內(nèi)容，對基礎(chǔ)性報賬業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度不夠，對關(guān)鍵環(huán)節(jié)講解不夠細致透徹；四是業(yè)務(wù)培訓(xùn)相關(guān)知識要點在大腦中記憶時間有限，若不經(jīng)常運用，在遇到實際業(yè)務(wù)時可能已經(jīng)遺忘。

四、全過程報賬業(yè)務(wù)指引構(gòu)建

制度內(nèi)容龐雜、要點篩選困難、信息不對稱、服務(wù)效果不好是影響信息效率提高和激勵相容實現(xiàn)的主要原因，也是造成高校報賬效率低的癥結(jié)所在。為了規(guī)避以上情況的產(chǎn)生，本文設(shè)計了一套報賬業(yè)務(wù)指引工具，其目標是能夠為“零基礎(chǔ)”的報賬人員提供自助式、個性化、全過程的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而提高報賬效率，緩解報賬矛盾。

（一）構(gòu)建思路。該報賬業(yè)務(wù)指引工具在設(shè)計理念上主要體現(xiàn)了全面性、標準化、易查詢、輔助性、易擴展的特點。全面性是指報賬人員通過該指引，可以在報賬制度數(shù)據(jù)庫中便捷地查詢到與報賬業(yè)務(wù)相關(guān)的所有規(guī)定、流程、標準、要點、表格、答疑等內(nèi)容，報賬制度數(shù)據(jù)庫是前期通過制度的全面收集和匯總，并按照業(yè)務(wù)流程和環(huán)節(jié)進行梳理和分類后形成的；標準化是指該指引對報賬業(yè)務(wù)的審核要點進行了歸納總結(jié)，形成了一套報賬人員和財務(wù)人員共同遵守的、明晰的、統(tǒng)一的審核標準，減少信息不對稱，提高報賬審核的客觀公正性；易查詢是指該指引依托于電子表格設(shè)計，將業(yè)務(wù)流程和環(huán)節(jié)模塊化，采用樹狀結(jié)構(gòu)和層次化的方式布置數(shù)據(jù)，采用超鏈接點選方式實現(xiàn)不同模塊間的切換，報賬人員可以根據(jù)自己的需求，迅速切換到需要了解的業(yè)務(wù)活動和流程環(huán)節(jié)中，查閱相關(guān)業(yè)務(wù)要點和注意事項；輔助性是指該指引將使用者假定為沒有業(yè)務(wù)經(jīng)辦經(jīng)驗的報賬人員，對業(yè)務(wù)每一步驟的操作方法進行詳細說明，并配以圖例、演示和答疑，在編制文本材料時，提供參考模板，在填制表單時提供填報說明和數(shù)據(jù)查詢，同時將驗證公式嵌入其中，對填報數(shù)據(jù)的準確性和完整性進行檢查和提示；易擴展是指該指引是自行設(shè)計，無技術(shù)壁壘，操作簡單，可以作為模板，繼續(xù)開發(fā)預(yù)算申報、資產(chǎn)購置、合同管理、勞務(wù)發(fā)放、科研結(jié)題、審計驗收等方面的業(yè)務(wù)指引，并通過系統(tǒng)集成，快速實現(xiàn)不同業(yè)務(wù)的切換，提高高校整體工作效率。

（二）模塊設(shè)計。按照時間邏輯順序，指引將報賬業(yè)務(wù)全過程劃分為以下六個階段。

1.了解業(yè)務(wù)要點。報賬資料的產(chǎn)生和收集同經(jīng)濟活動的過程密切相關(guān)，報賬人員在經(jīng)濟活動中，應(yīng)事先了解業(yè)務(wù)流程、審核要點和注意事項，避免報賬時出現(xiàn)附件不齊、手續(xù)不全、支出違規(guī)或超標的情況。該指引將高校主要報賬事項劃分為辦公用品費、印刷制作費、差旅費、專用材料費、版面費、培訓(xùn)費、會議費、公務(wù)接待費、公車運行維護費、出國出境費、勞務(wù)費、維修維護費、資產(chǎn)購置、基本建設(shè)、實習(xí)費、學(xué)生活動費等，針對每項業(yè)務(wù)內(nèi)容，通過梳理相關(guān)制度，開展部門間溝通協(xié)調(diào)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，完善內(nèi)控措施和要求，對每一報賬事項提供了十項提示性說明，包括：單據(jù)及附件要求、業(yè)務(wù)流程、開支范圍、開支標準、注意事項、表單下載、制度鏈接、業(yè)務(wù)答疑、咨詢電話、實例演示等。通過該模塊報賬人員能夠全面了解到所關(guān)注的報賬業(yè)務(wù)，從發(fā)起申請到完成支付所需要的全部信息，實現(xiàn)報賬人員“自助式”答疑。

2.獲取合法票據(jù)。原始票據(jù)的合法性、真實性、完整性和及時性是報賬審核的重點，也是報賬人員容易忽視的地方。該模塊分為四個部分內(nèi)容，第一部分為開票信息要求，明確合法票據(jù)的類型、適用范圍以及對應(yīng)的具體經(jīng)濟事項，明確開具票據(jù)的基本信息和規(guī)范要求；第二部分為票據(jù)檢查，通過視頻演示的方式，提示報賬人員檢查票據(jù)中的單位名稱、日期、品名、單價、數(shù)量、金額等要素是否齊全，金額是否準確，是否加蓋印章，是否提供了明細清單等，提供發(fā)票真?zhèn)尾轵灥木W(wǎng)絡(luò)通道和查詢電話，明確大額發(fā)票和電子發(fā)票的報銷規(guī)范要求；第三部分為票據(jù)特殊事項的處理規(guī)定，包括：票據(jù)內(nèi)容開具錯誤問題、票據(jù)丟失問題、票據(jù)報賬期限問題、借出票據(jù)未及時入賬問題、發(fā)票代開問題等；第四部分對不能報銷入賬的原始票據(jù)進行詳細說明，并配以實例圖片，予以強調(diào)。

3.票據(jù)整理。票據(jù)整理是會計基礎(chǔ)規(guī)范化中的一項常規(guī)工作，其目的是便于審核和查閱，便于匯總計算，便于憑證影像化，便于歸檔和保存。票據(jù)整理有著很強的規(guī)范性，需要報賬人員認真對待，否則很容易因為票據(jù)不分類、粘貼不規(guī)范，造成報賬單支出內(nèi)容與原始憑證內(nèi)容不一致、匯總計算錯誤、相互遮蓋、損壞票據(jù)等情況。該模塊分為三部分，一是通過文字描述，明確票據(jù)整理的規(guī)范要求和注意事項；二是通過圖片展示各類票據(jù)整理的模板；三是提供票據(jù)整理的演示視頻，供報賬人員學(xué)習(xí)和參考。

4.表單填制。表單控制是內(nèi)部控制的重要手段，貫穿于經(jīng)濟活動的全過程。表單按用途可分為審批類、流程類、報賬類和說明類，主要來源于業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門或業(yè)務(wù)歸口管理部門。為了提高表單查詢和使用效率，該模塊按經(jīng)濟活動類型，將所有與報賬業(yè)務(wù)相關(guān)的表單，以超鏈接的方式匯總在一張表格中，并對每一表單的適用條件、范圍、用途等情況進行備注說明。在表單填制過程中，通過數(shù)據(jù)有效性和插入批注的方法，規(guī)范表單填寫的內(nèi)容和格式；利用內(nèi)置函數(shù)對表單填制的準確性、完整性和規(guī)范性進行檢查和驗證；將匯總計算、大寫轉(zhuǎn)換、編碼生成、自動識別、預(yù)警提示等功能附加在表單中，同時在表單的輔助信息區(qū)域，提供預(yù)算查詢、項目查詢、標準查詢、人員查詢、電話查詢等，提高表單填制的效率。

5.授權(quán)審批。經(jīng)辦人是否在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)，是判斷經(jīng)濟活動合規(guī)性的重要依據(jù)，因此授權(quán)審批是報賬審核的重點。該模塊分為三個部分，一是依據(jù)制度文件，按照部門預(yù)算經(jīng)費、科研經(jīng)費、教學(xué)經(jīng)費、基本建設(shè)經(jīng)費、專項經(jīng)費的審批權(quán)限分類列示，并提供審批自助查詢功能，通過輸入相關(guān)信息，查詢到相應(yīng)審批人，以及辦公地點和聯(lián)系方式等信息，提高審批效率。二是明確審批權(quán)限范圍、審批規(guī)則、審批責(zé)任等內(nèi)容。規(guī)定審批應(yīng)逐級進行，嚴禁越級、缺級；規(guī)定審批應(yīng)嚴格執(zhí)行回避制度；規(guī)定項目負責(zé)人是經(jīng)費管理的第一責(zé)任人，對票據(jù)的真實性、合法性、相關(guān)性及票據(jù)金額、張數(shù)、支付信息的準確性負責(zé)。三是對在履行審批手續(xù)時容易出現(xiàn)的問題進行實例講解和說明。

6.審核檢查。該模塊主要輔助報賬人員進行報賬材料提交前的檢查，通過錄入部門、經(jīng)費來源、業(yè)務(wù)類型、支出金額等信息，經(jīng)系統(tǒng)自動識別，利用內(nèi)置信息，提示該類業(yè)務(wù)的注意事項、核對要點、表單填制模板、審簽人員名單、附件要求等信息，并以實例圖片的形式展示，便于報賬人員直觀、快速地對比檢查，確保票據(jù)合法、附件規(guī)范、填制準確、審簽齊全，確保一次性通過報賬審核，提高報賬效率。

（三）優(yōu)化策略。

1.設(shè)置報賬業(yè)務(wù)設(shè)計崗位。當前，很多高校使用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，但該系統(tǒng)缺乏個性化設(shè)計，與高校實際業(yè)務(wù)情況契合度不高，不利于實現(xiàn)財務(wù)精細化和規(guī)范化管理的目標。因此，高校有必要設(shè)置報賬業(yè)務(wù)設(shè)計崗位，專職負責(zé)收集、整理相關(guān)制度，將業(yè)務(wù)范圍、工作流程、報賬要點、支出標準等信息通過表單控制、審簽控制、附件要求等方式，與報賬業(yè)務(wù)指引充分融合，內(nèi)化于報賬業(yè)務(wù)流程中，實現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新和流程再造。

2.建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心。高校應(yīng)積極推進財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)，實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與科研、教務(wù)、人事等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接和業(yè)務(wù)協(xié)同聯(lián)動，將會計核算流程控制前移到業(yè)務(wù)發(fā)生環(huán)節(jié)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)一體化。通過業(yè)務(wù)集成和協(xié)作，為教職工提供一站式、全過程、精細化、專業(yè)化的財務(wù)服務(wù)，并采用業(yè)務(wù)分類核算等方式，提高業(yè)務(wù)處理效率和服務(wù)質(zhì)量。利用系統(tǒng)集成和大數(shù)據(jù)分析，為高校管理決策提供高質(zhì)量信息，為開展績效評價、加強內(nèi)部控制、提高風(fēng)險防控、實施精準化管理等方面發(fā)揮積極作用，推動高校內(nèi)涵式發(fā)展。

3.建立網(wǎng)絡(luò)審批系統(tǒng)。隨著信息技術(shù)的進步和相關(guān)立法的完善，電子簽章的合法性和安全性得到保證，高校應(yīng)及時推出網(wǎng)絡(luò)審批系統(tǒng)，提高報賬審批效率。報賬人員通過系統(tǒng)提交的單據(jù)和相關(guān)材料掃描件，發(fā)出審批請求，審批人查閱相關(guān)資料，簽署審核意見后，自動跳轉(zhuǎn)下一層級，待審批完成，報賬人員打印相關(guān)資料，提交財務(wù)部門報賬審核。實現(xiàn)網(wǎng)上審批，能夠為報賬人員節(jié)省大量時間，同時，領(lǐng)導(dǎo)審批工作自主性和彈性增強，簽署的意見、時間、流程更加清晰明了，便于跟蹤和判斷。

4.營造誠信的工作氛圍。依據(jù)經(jīng)濟人假設(shè)理論，當個體處于監(jiān)督弱化的環(huán)境中，其發(fā)生弄虛作假等道德失范行為時，如果沒有被懲罰，則預(yù)期“造假”成本為零，那么個體在行為選擇上將會與社會目標產(chǎn)生背離，因此加強對個體經(jīng)濟行為的監(jiān)管是實現(xiàn)激勵相容的重要前提。高校應(yīng)建立異常數(shù)據(jù)監(jiān)督和預(yù)警機制，協(xié)同審計、紀檢等部門，對疑點數(shù)據(jù)開展調(diào)查，并定期通報調(diào)查結(jié)果，盡量把失信行為消滅在萌芽狀態(tài)；適當擴大信息公開范圍和公開時間，并鼓勵對違規(guī)行為的舉報，變個體監(jiān)督為群體監(jiān)督、外部監(jiān)督為同行監(jiān)督、一時監(jiān)督為長期監(jiān)督，降低監(jiān)督成本，提高監(jiān)督效率。高校還應(yīng)該建立失信懲戒和失信退出機制，對于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重，給予約談警示、通報批評、記過、降職、撤職、開除等處分，涉嫌犯罪的，移送司法機關(guān)依法追究其刑事責(zé)任，營造誠實守信、風(fēng)清氣正的工作氛圍。

五、結(jié)束語

依據(jù)機制設(shè)計理論構(gòu)建的全過程報賬業(yè)務(wù)指引，其出發(fā)點是解決信息效率問題，最終目的是實現(xiàn)激勵相容；該指引立足教職工需求，通過業(yè)務(wù)細化和內(nèi)控設(shè)置，把產(chǎn)生“報賬難”的因素，化解在業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中；該指引在各個模塊和業(yè)務(wù)節(jié)點上，除了文字說明外，還內(nèi)置了大量的實例圖片和視頻，實現(xiàn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的針對性和高效性；該指引設(shè)計了大量表格和文本模板，供教職工參考使用，提高業(yè)務(wù)工作效率和資料的規(guī)范性；該指引是財務(wù)人員和報賬人員共同遵守的準則，實現(xiàn)了審核要點的標準化、一致性和公開透明。總之，全過程報賬業(yè)務(wù)指引對加強會計基礎(chǔ)規(guī)范化建設(shè)和提升財務(wù)服務(wù)水平起到了積極的推動作用，當然，指引還需要進一步擴展業(yè)務(wù)范圍，細化規(guī)范要求，優(yōu)化流程設(shè)計，努力發(fā)展成為全方位、全過程、標準化的高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動指引。