■ 吉林農(nóng)業(yè)大學(xué) 鄭桂榮 楊 銳 吳 林

高校的職能就是培養(yǎng)人才、探討科學(xué)知識和服務(wù)社會。本科教育是根,教學(xué)管理是高等學(xué)校穩(wěn)步發(fā)展的重要保障,高校要提高辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平,必須重視教學(xué)管理工作,提升教學(xué)管理水平,正所謂“管理出質(zhì)量,管理出效益”。教學(xué)秘書作為高校一線的管理人員,直接參與教育管理的各個環(huán)節(jié),既要為教師服務(wù),也要為學(xué)生服務(wù),工作內(nèi)容繁雜,參與教學(xué)管理的過程、見證教學(xué)管理的結(jié)果,在高校教學(xué)工作中發(fā)揮著領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間的橋梁與紐帶作用,如何提高教學(xué)秘書的管理水平、管理能力,至關(guān)重要。

新時代高校教學(xué)秘書面臨更大的挑戰(zhàn),更高的要求,為此教學(xué)秘書更要不斷進(jìn)取,加強(qiáng)學(xué)習(xí),努力提升自己的專業(yè)素養(yǎng),不斷探索,勤勉盡責(zé),為高校的發(fā)展發(fā)揮最大的能動性。為更好完成教學(xué)秘書工作,本文探討了PDCA模式在教學(xué)秘書工作中的應(yīng)用。

1 PDCA模式的特點(diǎn)

PDCA又稱戴明環(huán),是管理學(xué)中的重要理論之一,是全面質(zhì)量管理的基本方法,它將質(zhì)量管理分為制定計(jì)劃(Plan)、執(zhí)行計(jì)劃(Do)、檢查任務(wù)(Check)和處理改進(jìn)(Action)四個階段,PDCA循環(huán)就是按照遇到問題-嘗試試錯—積累經(jīng)驗(yàn)—逐步優(yōu)化改進(jìn)解決方案,從而提升決策能力這樣的程序運(yùn)行,不斷循環(huán)往復(fù),要求我們在實(shí)際工作中要善于嘗試,不斷積累和總結(jié),并把經(jīng)驗(yàn)不斷運(yùn)用到實(shí)踐中去,通過螺旋式上升的趨勢,實(shí)現(xiàn)工作效率的不斷提升。

2 高校教學(xué)秘書的職責(zé)

教學(xué)秘書是學(xué)院常規(guī)管理的重要崗位,在高校教學(xué)工作中占有舉足輕重的地位。教學(xué)秘書像學(xué)院的大管家,需要兼顧服務(wù)、管理與溝通,工作內(nèi)容繁雜,接觸面廣。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容主要有:教學(xué)工作計(jì)劃管理、教學(xué)工作運(yùn)行管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理、各類教研項(xiàng)目管理等。

2.1 服務(wù)層面

服務(wù)是教學(xué)秘書最基本的職能。從學(xué)期初到學(xué)期末,教學(xué)秘書始終秉承熱心為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)和為學(xué)生服務(wù)的理念,不怕工作繁雜、不怕工作被誤解、不怕受委屈、不計(jì)較個人得失,積極做好各項(xiàng)服務(wù)工作。教學(xué)秘書要時刻“眼觀六路、耳聽八方”,牢固樹立“替師生著想,為教學(xué)服務(wù)”的思想意識,增強(qiáng)開展各項(xiàng)日常工作的主動性,積極收集、反饋各種教育教學(xué)信息,為院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生排憂解難,確保教學(xué)管理工作和教學(xué)任務(wù)的順利進(jìn)行。

2.2 管理層面

管理和服務(wù)相輔相成,相互促進(jìn)。教學(xué)秘書是院系教學(xué)管理和運(yùn)行管理的執(zhí)行者和輔助執(zhí)行者,教學(xué)秘書的工作非常繁雜,首先要處理好日常管理工作,做好文件的文件、通知,安排院系各部門、教師完成日常工作,和相關(guān)部門合作順利完成各項(xiàng)教學(xué)工作。要了解和掌握任課教師及全體學(xué)生的動態(tài),及時向院系領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。在堅(jiān)持原則基礎(chǔ)上,注重人文關(guān)懷,如教師有突發(fā)情況等要“以人為本”及時處理,杜絕事故發(fā)生。

教學(xué)秘書需要具有很強(qiáng)的管理能力,要與時俱進(jìn),不斷進(jìn)取,將現(xiàn)代化管理理念、管理模式融入教學(xué)管理工作中,熟練運(yùn)用信息技術(shù)手段對教學(xué)管理中信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和處理,確保信息數(shù)據(jù)的高效傳達(dá),并能及時向上級提交教學(xué)相關(guān)材料、保管好教學(xué)相關(guān)的有價值的文件,做好相關(guān)資料的存檔工作,以及組織各項(xiàng)考試工作等。

2.3 溝通層面

美國著名的管理學(xué)家巴納德說過:“管理者最基本的功能是發(fā)展與維系一個暢通的溝通管道?！庇纱丝梢?溝通協(xié)調(diào),尤其是“有效溝通”在管理工作中具有重要的作用。因此,高校教學(xué)秘書的溝通協(xié)調(diào)能力在教學(xué)管理中至關(guān)重要。

溝通協(xié)調(diào)是高校教學(xué)秘書在進(jìn)行教學(xué)管理過程中,始終面臨的問題,高校教學(xué)秘書是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、師生、相關(guān)其他教學(xué)單位以及學(xué)校教務(wù)部門之間溝通的橋梁和紐帶,是教學(xué)管理過程中的樞紐,承擔(dān)著上傳下達(dá)協(xié)調(diào)和溝通的角色,需要及時、準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)貍鬟_(dá)相關(guān)信息,向下傳達(dá)上級指令,向上反饋教學(xué)信息。一方面,教育秘書要將教務(wù)處的通知告知教學(xué)院長,協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作;另一方面,要將師生對教學(xué)管理方面的意見匯總后,報(bào)給上級領(lǐng)導(dǎo)。從而促進(jìn)有序開展各項(xiàng)教學(xué)工作,達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

3 PDCA模式在教學(xué)秘書工作中的應(yīng)用探討

高校教學(xué)秘書的工作質(zhì)量和效率會影響學(xué)校、學(xué)院的教學(xué)管理,新形式新任務(wù),這對教學(xué)秘書產(chǎn)生新的挑戰(zhàn),提出了更高的要求。在教學(xué)工作開展過程中,教學(xué)秘書要不斷更新教學(xué)思路,拓寬管理思維,建立新的管理模式,從而提高教學(xué)管理工作能力。

鑒于對教學(xué)秘書工作職責(zé)的相對穩(wěn)定性,我們可以把PDCA模式運(yùn)用到教學(xué)秘書工作中,將高校教學(xué)秘書的整個工作分為提前規(guī)劃、實(shí)施規(guī)劃、過程監(jiān)督和整改提高4個階段,即制定預(yù)案、實(shí)際運(yùn)行、發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)提升4個過程,這四個階段不是孤立的,也不是運(yùn)行一次結(jié)束,而是在各個學(xué)期或?qū)W年運(yùn)行一個循環(huán),在運(yùn)行過程中,在每一個階段運(yùn)行過程中,不斷發(fā)現(xiàn)問題,改變工作方式方法解決問題,未解決的問題下一個循環(huán)制定相應(yīng)措施繼續(xù)解決,這樣不斷完善,不斷改進(jìn)提升。

3.1 提前規(guī)劃,制定預(yù)案(Plan)

教學(xué)秘書工作雖然紛繁復(fù)雜,但每學(xué)期都有常規(guī)的日常工作,如學(xué)期初組織學(xué)生校級選課,學(xué)期中制定開課計(jì)劃、安排教學(xué)任務(wù)以及提前考試,學(xué)期末開展排課、課表核對、期末考試工作,年末進(jìn)行教師工作量核算等,這些教學(xué)工作是一環(huán)扣一環(huán),每一項(xiàng)工作任務(wù)既有時限又有嚴(yán)格的要求,為了很好地完成每一項(xiàng)工作,教學(xué)秘書需要提前做好規(guī)劃及應(yīng)對預(yù)案。比如,教學(xué)任務(wù)的落實(shí),教學(xué)秘書要按照人才培養(yǎng)方案,對于不同專業(yè)的實(shí)踐教學(xué)任務(wù)、理論教學(xué)任務(wù),尤其是有變更的教學(xué)任務(wù),要翻閱備忘錄,不能有遺漏,反復(fù)檢查學(xué)時學(xué)分、考試方式等信息,準(zhǔn)確做好下發(fā)任務(wù)書。這一系列準(zhǔn)備,要做細(xì)做好做實(shí),既能理清工作細(xì)節(jié),又能減少中間溝通,讓這些常規(guī)工作做到有計(jì)劃、有準(zhǔn)備,杜絕人為失誤,進(jìn)而提高工作效率。其他工作也是一樣,提前做好預(yù)案是極其必要的。

3.2 實(shí)施規(guī)劃,認(rèn)真執(zhí)行(Do)

根據(jù)學(xué)校教務(wù)處每一項(xiàng)工作下發(fā)的文件精神、工作部署,教學(xué)秘書要第一時間做好通知工作,教學(xué)秘書工作不是簡單的上傳下達(dá)的通知,更需要教學(xué)秘書能精煉的提取信息,及時協(xié)調(diào)溝通。根據(jù)文件精神,調(diào)整預(yù)案,下發(fā)工作計(jì)劃,在每一項(xiàng)工作運(yùn)行過程中,按制定的預(yù)案,檢查、督促,時時游走于教師、學(xué)生、院系領(lǐng)導(dǎo)以及教務(wù)相關(guān)部門之間,院內(nèi)、外院,協(xié)調(diào)溝通,直到把工作做好為止。

3.3 過程監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問題(Check)

教學(xué)秘書作為基層管理者,需要承擔(dān)著監(jiān)督和管理的職能。教學(xué)秘書需要監(jiān)督和調(diào)控整個教學(xué)全過程,在開展各項(xiàng)管理工作時,教學(xué)秘書要嚴(yán)格按照高校的教學(xué)管理規(guī)章制度開展工作,一絲不茍地對待每個人、每件事,工作過程中要始終秉持對事不對人的原則,對問題進(jìn)行客觀、理智、認(rèn)真的分析,并制定出合理的處理方案。

在教學(xué)工作運(yùn)行過程中,需要對教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督與管理,教學(xué)秘書需要參與到課程調(diào)整和教學(xué)任務(wù)落實(shí)等活動中去,要時時監(jiān)控運(yùn)行狀態(tài),掌握各項(xiàng)教學(xué)工作落實(shí)的情況,根據(jù)教學(xué)過程中出現(xiàn)的問題,及時做出調(diào)整方案,根據(jù)得到的教學(xué)反饋信息及時總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn),對各項(xiàng)教學(xué)工作要有自己的意見與獨(dú)到的見解,督促教師不斷提升自我能力,完善教學(xué)方案,定期抽查各項(xiàng)教學(xué)工作的實(shí)施情況,確保順利完成教學(xué)計(jì)劃,提高教學(xué)質(zhì)量。

3.4 整改提高,總結(jié)提升(Action)

整改提高是PDCA循環(huán)中一個非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié),也是最后一個環(huán)節(jié)。常規(guī)性的工作,要善于總結(jié),使工作流程化,節(jié)約時間成本。

教學(xué)秘書作為教學(xué)管理者,要求及時掌握新信息,發(fā)現(xiàn)新理念、開拓新思路、采用新方法,堅(jiān)持不懈的學(xué)習(xí)新的管理經(jīng)驗(yàn),創(chuàng)建新的管理模式,這樣才能真正提高自己的管理水平,促進(jìn)工作效能的提升。

通過教學(xué)任務(wù)在實(shí)際教學(xué)工作中的體現(xiàn),進(jìn)行自我總結(jié),哪些做法得當(dāng),繼續(xù)堅(jiān)持,哪些問題需要注意,下一循環(huán)需要改進(jìn)。所有的教學(xué)秘書的管理工作都需要進(jìn)一步的進(jìn)行科學(xué)總結(jié)和分析,將工作過程中采取的行之有效的措施進(jìn)行歸納總結(jié),形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),將工作開展不足的地方深入探討,不斷改進(jìn),重新制定下一輪管理工作的方案,再進(jìn)入下一個循環(huán)。