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基于微信平臺(tái)的檔案信息服務(wù)發(fā)展探究

2022-04-29 11:10:16鄭楊
理論觀察 2022年12期
關(guān)鍵詞:微信平臺(tái)檔案

摘 要:當(dāng)下,微信已然成為擁有最多用戶、影響力最廣的即時(shí)通訊工具之一。它從根本上影響著檔案信息服務(wù)意識(shí)、服務(wù)需求、服務(wù)方式?;谖⑿牌脚_(tái)的檔案信息服務(wù)在發(fā)展過程中暴露出存在微信技術(shù)不穩(wěn)定、檔案信息真實(shí)性存疑、檔案與微信公眾平臺(tái)結(jié)合率不高、微信平臺(tái)存在安全漏洞等問題。本文提出可以通過提升微信平臺(tái)穩(wěn)定性、保障微信發(fā)布檔案信息真實(shí)性、優(yōu)化檔案與微信公眾平臺(tái)結(jié)合度、打造安全的微信平臺(tái)等方式,實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞:微信平臺(tái);檔案;檔案信息服務(wù)

中圖分類號(hào):G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009 — 2234(2022)12 — 0109 — 04

信息技術(shù)飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用,使人們對(duì)信息的獲取、分享、交流、利用等方面產(chǎn)生了極大需求,催生一些即時(shí)通訊工具。微信在該領(lǐng)域以其自身的即時(shí)性、安全性、隱私性、便捷性等優(yōu)勢迅速占領(lǐng)市場。目前,微信在全球有12.6億用戶,應(yīng)用領(lǐng)域逐步擴(kuò)展到政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面。越來越多檔案機(jī)構(gòu)也加強(qiáng)對(duì)微信平臺(tái)的應(yīng)用,在平臺(tái)及時(shí)發(fā)布相關(guān)文件、推出常見問題自動(dòng)回復(fù)等功能,使用者可自助查詢開放檔案信息,提升了檔案信息服務(wù)質(zhì)效。

一、微信在檔案信息服務(wù)應(yīng)用的影響

(一)微信對(duì)檔案信息服務(wù)意識(shí)的影響

當(dāng)下,檔案機(jī)構(gòu)可以利用微信為人們提供檔案服務(wù),滿足檔案使用者快速在線查詢、閱覽、利用檔案資料等需求。檔案機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)的服務(wù)方式是以現(xiàn)有檔案內(nèi)容為使用者提供服務(wù),而在當(dāng)下“人民至上”服務(wù)理念指引下,檔案信息服務(wù)也要轉(zhuǎn)變以往的舊觀念,向以使用者需求為中心轉(zhuǎn)變,重點(diǎn)關(guān)注協(xié)調(diào)解決使用者現(xiàn)存的問題。微信正引導(dǎo)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)逐步實(shí)現(xiàn)開放,不僅體現(xiàn)在思想觀念的變革,也對(duì)檔案工作提出了新的要求。檔案機(jī)構(gòu)在做好檔案信息收集、分類整理工作的同時(shí)應(yīng)致力于服務(wù)手段和方式的創(chuàng)新,提升檔案服務(wù)意識(shí),以更便捷的服務(wù)方式、更豐富的檔案資源,為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

(二)微信對(duì)檔案信息服務(wù)需求的影響

微信是檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)與檔案使用者可以進(jìn)行信息交互的平臺(tái)。檔案機(jī)構(gòu)在微信平臺(tái)發(fā)布檔案信息,采取嵌入式信息的方式,是對(duì)相關(guān)檔案網(wǎng)站內(nèi)容不足情況的一種補(bǔ)充。例如,發(fā)布音頻檔案或直接查詢網(wǎng)站文件資料,不受傳統(tǒng)檔案網(wǎng)站獲取信息渠道的限制,進(jìn)而達(dá)到檔案信息資源共享的效果。從目前情況來看,檔案用戶只需進(jìn)入微信平臺(tái),即可以成功獲得所需檔案信息,檔案機(jī)構(gòu)也可以在微信平臺(tái),通過自動(dòng)回復(fù)、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)在線交流等方式,獲得更準(zhǔn)確的用戶所需檔案信息數(shù)據(jù),減少由于檔案信息傳播不利造成的損失。用戶所需的檔案信息,可以借助微信平臺(tái),實(shí)現(xiàn)使用者之間相互傳送、轉(zhuǎn)發(fā)和評(píng)論,促使更多用戶獲得檔案信息最新動(dòng)態(tài),擴(kuò)大了檔案信息服務(wù)對(duì)象范圍,實(shí)現(xiàn)了檔案信息服務(wù)利用價(jià)值最大化。檔案機(jī)構(gòu)為了更好地通過微信為用戶提供檔案服務(wù),要指定專人在后臺(tái)定期收集、整理、更新檔案信息情況,將提供檔案服務(wù)過程中遇到的問題匯總反饋技術(shù)部門,及時(shí)發(fā)現(xiàn)微信發(fā)布檔案機(jī)制不足,確保服務(wù)質(zhì)量。由此,檔案機(jī)構(gòu)通過更豐富的內(nèi)容、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)擴(kuò)大了檔案信息的使用范圍,拓展用戶需求。

(三)微信對(duì)檔案信息服務(wù)方式的影響

檔案機(jī)構(gòu)通過微信平臺(tái)發(fā)布檔案信息,是其拓展自身服務(wù)方式的有益探索。微信平臺(tái)以其不受時(shí)間、地點(diǎn)限制的特點(diǎn),提升了檔案機(jī)構(gòu)與用戶之間溝通效率,影響著檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)方式。一方面,檔案機(jī)構(gòu)通過微信平臺(tái)為用戶提供服務(wù),相較于傳統(tǒng)電話查詢、實(shí)地查找方式,減少了等待時(shí)間、同時(shí)增強(qiáng)了用戶滿意度。檔案機(jī)構(gòu)還可以根據(jù)后臺(tái)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),通過精心設(shè)計(jì)對(duì)使用頻率高、訪問人數(shù)多的檔案學(xué)術(shù)交流、查詢等,設(shè)計(jì)直通服務(wù)欄,提升用戶體驗(yàn)。另一方面,檔案機(jī)構(gòu)可以從用戶需求出發(fā),提供在線咨詢、語音服務(wù)等方式,更有針對(duì)性、更及時(shí),解決用戶遇到的問題。多樣化的服務(wù)方式,全新的用戶體驗(yàn),高效的溝通,開啟檔案信息服務(wù)的全新時(shí)代。

二、微信在檔案信息服務(wù)應(yīng)用的要求

(一)創(chuàng)建人性化檔案信息服務(wù)平臺(tái)

檔案機(jī)構(gòu)旨在建立一個(gè)以用戶為中心的新型信息服務(wù)平臺(tái),在對(duì)檔案用戶的信息需求進(jìn)行深入探究的基礎(chǔ)上,力爭為用戶提供更高層次、更個(gè)性化的信息產(chǎn)品。一是建立公平合理檔案信息環(huán)境。雖然現(xiàn)實(shí)生活中,不存在絕對(duì)公平的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境,但檔案信息服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建者,在微信平臺(tái)的建立、維護(hù)過程中必須要做到使所有的平臺(tái)用戶能夠獲取相同的權(quán)限、服務(wù),保證用戶在該平臺(tái)上獲取、使用信息的公平,平等對(duì)待每一位用戶。二是充分理清用戶的檔案信息需求。服務(wù)機(jī)構(gòu)在構(gòu)建微信平臺(tái)的過程中,要將用戶體驗(yàn)作為首要考慮因素。良好的用戶體驗(yàn)可增加用戶使用的頻率、提升用戶忠誠度,檔案機(jī)構(gòu)也獲得更多用戶信息數(shù)據(jù),為檔案服務(wù)平臺(tái)的改進(jìn)工作提供資料來源。如檔案機(jī)構(gòu)在設(shè)計(jì)信息推送、后臺(tái)檔案文獻(xiàn)編輯時(shí),可采取發(fā)放問卷、實(shí)地調(diào)查等方法,進(jìn)一步了解用戶行為習(xí)慣,將調(diào)查結(jié)果和與自身實(shí)際工作情況結(jié)合,綜合利用各種技術(shù)手段,為用戶提供個(gè)性化服務(wù),更好地讓檔案信息通過微信發(fā)布的形式在使用者之間流動(dòng),讓檔案信息在微信平臺(tái)更廣泛循環(huán)式的發(fā)布和分享,從而擴(kuò)大檔案信息的使用范圍。

(二)提供豐富檔案信息資源

信息發(fā)布的及時(shí)性、傳播的有效性都一定程度上影響檔案使用者的用戶體驗(yàn)。傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)媒體發(fā)布信息不及時(shí),導(dǎo)致用戶無法隨時(shí)獲取所需檔案信息。而微信平臺(tái)所具有傳播范圍廣、速度快、時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn),正是其區(qū)別于傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)媒體的獨(dú)特優(yōu)勢。檔案機(jī)構(gòu)使用微信平臺(tái)進(jìn)行檔案信息服務(wù),能夠做到第一時(shí)間獲取信息,提升檔案信息的更新速度,彌補(bǔ)檔案信息網(wǎng)站更新較慢、用戶反饋渠道不暢通的不足,轉(zhuǎn)變檔案信息推廣傳播速度慢、信息利用范圍狹窄的局面,適應(yīng)當(dāng)下檔案信息發(fā)展新常態(tài)。同時(shí),微信平臺(tái)還能夠及時(shí)將相關(guān)網(wǎng)站中前沿學(xué)科理論、社會(huì)動(dòng)態(tài)、最新信息與工作成果等內(nèi)容實(shí)時(shí)發(fā)布分享到平臺(tái),也豐富檔案信息服務(wù)的形式與內(nèi)容。

(三)實(shí)現(xiàn)信息共享

信息本身具有共享屬性,借助微信這個(gè)信息共享平臺(tái),可以讓檔案使用者免受時(shí)間、空間的限制進(jìn)行信息共享,不僅在很大程度上增強(qiáng)了信息傳播的時(shí)效性,也拓展了信息共享的深度和廣度。檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)搭建微信服務(wù)平臺(tái)時(shí)可利用自身在檔案信息服務(wù)過程中的主導(dǎo)地位,建立檔案信息共享平臺(tái),開放檔案查詢和現(xiàn)有信息檔案服務(wù)功能。用戶使用該平臺(tái)能夠共享任何他們擁有的信息資源,許多用戶也會(huì)由此主動(dòng)或被動(dòng)接受一些檔案資訊。同時(shí),檔案機(jī)構(gòu)在平臺(tái)維護(hù)與運(yùn)營過程中,應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際,在微信平臺(tái)上向用戶征集檔案信息,利用微信強(qiáng)大傳播能力收集一些不易得到的民間檔案信息,拓展檔案機(jī)構(gòu)信息資源的渠道來源,充實(shí)自身檔案數(shù)據(jù)庫,讓檔案信息在官方和民間實(shí)現(xiàn)雙向流通,讓流通成果惠及更多使用者,為用戶提供更優(yōu)質(zhì)地服務(wù)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(四)成本效益優(yōu)勢

傳統(tǒng)檔案查詢利用,使用者必須親自去檔案室或相關(guān)存放機(jī)構(gòu)。檔案存儲(chǔ)室需要花費(fèi)檔案機(jī)構(gòu)或檔案局許多人力、財(cái)力資源。而在微信平臺(tái)上,檔案機(jī)構(gòu)只需發(fā)布更新檔案信息管理微信平臺(tái)就可以滿足使用者查詢使用需要,而微信平臺(tái)的運(yùn)營維護(hù)的成本都相對(duì)極低。因此,微信平臺(tái)在檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用還具有十分明顯的成本和效益優(yōu)勢。

二、微信在檔案信息服務(wù)應(yīng)用的不足

(一)微信技術(shù)不穩(wěn)定性

技術(shù)數(shù)據(jù)管理、操作穩(wěn)定是檔案信息服務(wù)順利進(jìn)行的重要前提。用戶之間通過微信客戶端、電腦端傳遞信息,這種復(fù)雜的數(shù)據(jù)管理技術(shù)對(duì)微信技術(shù)提出了很高要求,微信技術(shù)管理運(yùn)行穩(wěn)定性不高。如微信在歷史上曾出現(xiàn)大規(guī)模的系統(tǒng)崩潰通訊故障,就是微信技術(shù)平臺(tái)數(shù)據(jù)操作的穩(wěn)定性不足所致。此外,網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器擁有嚴(yán)格的信息審核系統(tǒng),常出現(xiàn)發(fā)布內(nèi)容因微信后臺(tái)的設(shè)定而不能發(fā)布或者被刪除的現(xiàn)象?;谖⑿偶夹g(shù)現(xiàn)有穩(wěn)定性方面的隱患,檔案機(jī)構(gòu)在微信平臺(tái)進(jìn)行檔案信息服務(wù)過程中,應(yīng)首先做到對(duì)微信平臺(tái)本身的技術(shù)、性能、相關(guān)運(yùn)營規(guī)則等全面了解,盡量保證應(yīng)用過程中不出現(xiàn)技術(shù)性問題,同時(shí)還要時(shí)刻保持警惕,做好緊急預(yù)案應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況。

(二)檔案信息真實(shí)性存疑

隨著檔案信息資源開發(fā)與利用的數(shù)字化,檔案信息資源越來越多元化。微信平臺(tái)通過文字、圖片、語音、視頻等方式為用戶提供更人性化檔案的信息,這種信息發(fā)布方式不受時(shí)間和空間影響,不受終端設(shè)備、平臺(tái)管理者約束,一定程度上擴(kuò)大了使用者范圍,方便用戶查詢使用,但容易引發(fā)信息真實(shí)性難以保障的問題。微信信息迅速傳播以及碎片化表達(dá),常造成信息要點(diǎn)易被誤解,降低信息真實(shí)性。而檔案信息資源是人們生活中的重要信息來源,通過微信進(jìn)行傳播時(shí),一定要注意信息傳播的整體性、真實(shí)性和及時(shí)性,避免檔案信息資源失真現(xiàn)象的產(chǎn)生。因此,創(chuàng)建一個(gè)良好的微信環(huán)境需要人們自覺維護(hù),也需要檔案機(jī)構(gòu)提供真實(shí)可信的信息。微信平臺(tái)發(fā)布的檔案信息是真實(shí)有效的,信息更新頻率快、信息量大,用戶可以更便捷利用微信瀏覽所需檔案信息,除了防止非法入侵外,還要更多地關(guān)注各種可能妨礙系統(tǒng)正常工作的侵?jǐn)_。

(三)檔案與微信公眾平臺(tái)結(jié)合率不高

受互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響,現(xiàn)今檔案機(jī)構(gòu)單一的服務(wù)模式無法滿足用戶多樣化的需求。當(dāng)前,微信平臺(tái)可通過手機(jī)號(hào)碼、微信網(wǎng)頁版兩種方式進(jìn)行登錄。檔案機(jī)構(gòu)借助微信這一多媒體平臺(tái),申請(qǐng)訂閱賬號(hào),通過微信平臺(tái)給用戶發(fā)布信息,并且發(fā)送給用戶的消息將顯示在對(duì)方的聊天列表中。檔案機(jī)構(gòu)通過微信公眾平臺(tái)將檔案信息推廣給數(shù)以百萬計(jì)的微信用戶。微信公眾號(hào)的實(shí)用性是毋容置疑的,檔案機(jī)構(gòu)的平臺(tái)管理者能夠通過公眾號(hào)將可公開的檔案信息推送給已訂閱該公眾號(hào)的用戶;檔案信息的傳遞形式更是多種多樣,音頻、視頻、動(dòng)畫、文字、表格等都是可以選擇的載體,豐富的表達(dá)方式擴(kuò)大檔案信息傳播范圍。但從當(dāng)下我國檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展情況來看,已開通微信公眾號(hào)的檔案機(jī)構(gòu)并不多,關(guān)于檔案信息周邊的公眾號(hào)或者相關(guān)推送內(nèi)容都相當(dāng)稀缺,檔案與微信公眾平臺(tái)的結(jié)合率不高,微信平臺(tái)在檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用仍需要向縱深推進(jìn)。

(四)微信平臺(tái)存在安全漏洞

當(dāng)下,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用,改變了檔案信息服務(wù)單一的模式。現(xiàn)階段,我國對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)管與保護(hù)不足。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展面臨的首要問題是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全性低,這使檔案信息安全性面臨巨大挑戰(zhàn)。微信平臺(tái)的不穩(wěn)定性,使檔案信息存在泄漏可能性。有部分檔案信息是具有保密性,如果因?yàn)槔梦⑿旁斐闪吮C艿臋n案信息泄露是得不償失的。另外,用戶在微信平臺(tái)通過身份證號(hào)碼查詢檔案時(shí),如果微信技術(shù)成熟、穩(wěn)定性不足,可能為不法分子獲取個(gè)人隱私信息提供途徑。

三、強(qiáng)化微信在檔案信息服務(wù)應(yīng)用的策略

(一)提升微信平臺(tái)穩(wěn)定性

一是選擇合適的載體。檔案機(jī)構(gòu)在構(gòu)建微信平臺(tái)前要做好前期調(diào)研工作,基于提供服務(wù)對(duì)象范圍、提供檔案信息內(nèi)容等相關(guān)信息來確定符合自身實(shí)際情況的微信平臺(tái)。多數(shù)微信平臺(tái)具有網(wǎng)頁、手機(jī)兩個(gè)版本,可通過授權(quán)其他賬號(hào)、掃二維碼等方式來切換登錄終端。檔案機(jī)構(gòu)在大力發(fā)展微信平臺(tái)應(yīng)用的同時(shí),仍然需要加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè),力爭通過兩者結(jié)合為使用者提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二是綜合分析,制定預(yù)防措施和計(jì)劃。針對(duì)微信技術(shù)本身存在性能不夠穩(wěn)定的問題,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)所提供服務(wù)時(shí)所使用技術(shù)本身詳細(xì)掌握,必要時(shí)可建立專業(yè)微信技術(shù)團(tuán)隊(duì)解決平臺(tái)的技術(shù)工作,定期檢查后臺(tái)程序,確保安全穩(wěn)定。同時(shí),做好緊急狀況預(yù)案,在出現(xiàn)技術(shù)及安全問題時(shí),能在第一時(shí)間解決好,降低已經(jīng)出現(xiàn)問題帶來的不良影響。

三是增強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新。微信平臺(tái)技術(shù)開發(fā)水平對(duì)微信發(fā)布檔案信息起著決定性的作用。因此,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該重視并且投入大量的人力、物力資源用于微信技術(shù)和檔案網(wǎng)站開發(fā)、優(yōu)化管理以及兩者的結(jié)合方面。

(二)保障微信發(fā)布檔案信息真實(shí)性

一是完善微信發(fā)布管理體制。檔案機(jī)構(gòu)、檔案信息使用者通過微信平臺(tái)與外界溝通,檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部需要選派專門工作人員,發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)布內(nèi)容中錯(cuò)誤信息,保證發(fā)布內(nèi)容的真實(shí)性。還要對(duì)微信平臺(tái)上發(fā)布分享的檔案信息及相關(guān)信息做好收集、分析、歸納、整理。信息分析結(jié)果能夠真實(shí)有效發(fā)現(xiàn)微信平臺(tái)應(yīng)用優(yōu)勢及不足,便于檔案機(jī)構(gòu)及時(shí)了解存在的問題,有針對(duì)性的優(yōu)化下一步工作方案,不斷完善微信發(fā)布管理體制,大幅度提高用戶數(shù)量。

二是加強(qiáng)技術(shù)手段的指導(dǎo)。各種技術(shù)手段對(duì)微信平臺(tái)更好的應(yīng)用于檔案信息服務(wù)有著至關(guān)重要的作用。開放端口是眾多技術(shù)因素中最顯而易見的,它可以通過技術(shù)手段來收集整理平臺(tái)上的信息,這樣既能方便獲取大量信息,同時(shí)也能通過合理高效的算法來對(duì)良莠不齊信息進(jìn)行篩選,除去無用錯(cuò)誤信息。一方面保證所需要存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)量控制在合理范圍,降低成本;另一方面提升有效信息所占比例。平臺(tái)搭建和管理者應(yīng)該提供該平臺(tái)服務(wù)事項(xiàng)具體操作流程及使用說明。

(三)優(yōu)化檔案與微信公眾平臺(tái)結(jié)合度

利用二維碼使檔案服務(wù)的獲取輕松便捷。二維碼簡單快捷使它應(yīng)用領(lǐng)域、范圍逐步延伸,微信二維碼使用起來輕松方便,用戶可直接通過掃描二維碼來關(guān)注檔案信息管理或服務(wù)賬號(hào),并在平臺(tái)上獲取檔案信息服務(wù)及相關(guān)檔案資訊?,F(xiàn)今,我國部分省市的檔案機(jī)構(gòu)向所服務(wù)的用戶發(fā)放會(huì)員卡,并在會(huì)員卡上印制公眾號(hào)的二維碼,使更多人了解到微信在檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用,推廣公眾號(hào)知曉范圍。除此之外,還可舉辦線下推廣活動(dòng),事前通過微信平臺(tái)提前發(fā)布活動(dòng)相關(guān)事宜,征集活動(dòng)形式、內(nèi)容,這樣的宣傳范圍廣、成本低,使檔案機(jī)構(gòu)線下活動(dòng)得到更多用戶的支持和關(guān)注。

利用語音視頻使檔案服務(wù)輕松表達(dá)。應(yīng)建立微信平臺(tái)管理反饋機(jī)制,利用其對(duì)用戶對(duì)檔案信息服務(wù)的需求和期望做出細(xì)致的分析總結(jié)。在反饋機(jī)制中,檔案機(jī)構(gòu)與用戶之間的溝通互動(dòng)就顯得尤為重要,要以普通文本互動(dòng)方式為基礎(chǔ),順應(yīng)用戶和社會(huì)要求,使用多種多樣的互動(dòng)方式,比如語音,視頻等更加生動(dòng)、有趣味性。通過語音交流,信息傳遞更加直接,易使人產(chǎn)生親切感,容易接受、易于表達(dá)。除了單方面輸出,檔案機(jī)構(gòu)也可通過有獎(jiǎng)競猜、有償征集評(píng)選活動(dòng)等方式強(qiáng)化用戶與平臺(tái)兩者之間互動(dòng)聯(lián)系,在反饋機(jī)制中形成良好的輸入效果。

利用自動(dòng)回復(fù)使檔案服務(wù)輕松獲取。微信平臺(tái)公眾號(hào)最有價(jià)值的技術(shù)之一是用戶可以通過發(fā)送關(guān)鍵字來直接獲取與該關(guān)鍵字有關(guān)的信息內(nèi)容。例如,金湖檔案館通過微信公眾號(hào)定期給用戶推送與檔案、檔案管理、檔案信息服務(wù)等各種活動(dòng)有關(guān)內(nèi)容,用戶在公眾號(hào)可直接查詢?cè)摍n案館內(nèi)部的部門設(shè)置、相應(yīng)機(jī)構(gòu)部門職責(zé)、聯(lián)系方式等,獲取有關(guān)檔案正在適用的各種法律法規(guī)文件,查找使用檔案機(jī)構(gòu)開放的檔案信息。這些比較固定的內(nèi)容,用戶都可以通過發(fā)送所需內(nèi)容對(duì)應(yīng)關(guān)鍵字,即時(shí)得到相關(guān)回復(fù)。

為了使用戶全面了解該微信平臺(tái),通常在用戶關(guān)注公眾號(hào)后,就通過自動(dòng)回復(fù)技術(shù)向新用戶推送該檔案機(jī)構(gòu)簡介等內(nèi)容。同時(shí)很多微信平臺(tái)頁面下方都有相關(guān)快捷方式欄,照此類比,檔案機(jī)構(gòu)可以在頁面下方添加機(jī)構(gòu)的介紹、使用說明、特色服務(wù)等最想讓用戶諳知的內(nèi)容或者用戶最想直接獲取的信息內(nèi)容。因此,微信平臺(tái)自動(dòng)回復(fù)技術(shù)極大的提升了平臺(tái)效率,提升了檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)能力和水平。

(四)打造安全的微信平臺(tái)

打造一個(gè)安全性高的微信平臺(tái)是檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)用微信平臺(tái)提供檔案服務(wù)過程中必須實(shí)現(xiàn)的重要目標(biāo)。建立一個(gè)安全的微信平臺(tái),離不開行之有效的信息安全管理規(guī)范。微信平臺(tái)上的賬號(hào)作為檔案機(jī)構(gòu)對(duì)外宣傳檔案信息服務(wù)中的名片,其名稱一定要規(guī)范,能夠最完整并且準(zhǔn)確包含檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)容,保證其真實(shí)性。這樣易于用戶直接查找相關(guān)機(jī)構(gòu),同時(shí)真實(shí)規(guī)范的名稱能夠提升用戶對(duì)該平臺(tái)的信任度。賬號(hào)名稱的規(guī)范只是一小步,更重要的是內(nèi)容需要高度與現(xiàn)實(shí)相符,如賬號(hào)頭像應(yīng)選擇與檔案機(jī)構(gòu)相關(guān)且正能量的主流圖像、賬號(hào)主體簡介內(nèi)容屬實(shí)等,從多方面提升用戶信任度。另外,還需要及時(shí)申請(qǐng)微信平臺(tái)認(rèn)證,加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)微信平臺(tái)的真實(shí)性、權(quán)威性,防止其他不法分子意圖偽造檔案機(jī)構(gòu)微信平臺(tái)從事不法活動(dòng),造成惡性后果。

從檔案機(jī)構(gòu)和用戶本身出發(fā),在應(yīng)用微信平臺(tái)的過程中也存在很多問題,其中網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)薄弱是兩者都存在的嚴(yán)重問題。檔案機(jī)構(gòu)因經(jīng)驗(yàn)不足,剛剛將微信平臺(tái)與檔案結(jié)合在一起,更重視基礎(chǔ)性開發(fā)應(yīng)用。而用戶也因相關(guān)知識(shí)的匱乏,可能出現(xiàn)不符合規(guī)定的操作,因此未來打造一個(gè)安全的微信平臺(tái),加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)和用戶的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)十分重要。在提高網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)的基礎(chǔ)上,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該意識(shí)到微信平臺(tái)在檔案信息服務(wù)應(yīng)用中不僅要重視基礎(chǔ)建設(shè),更要重視通過各種方式來確保網(wǎng)絡(luò)信息安全有保障。用戶也應(yīng)該提高相關(guān)認(rèn)識(shí),遵守檔案機(jī)構(gòu)微信平臺(tái)中提出的規(guī)范要求,并嚴(yán)格執(zhí)行,規(guī)范自己的網(wǎng)絡(luò)行為。

四、結(jié)語

現(xiàn)代生活中,微信作為網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)信息技術(shù)重要的產(chǎn)物已被廣泛應(yīng)用,在檔案信息服務(wù)中應(yīng)用微信平臺(tái)也必將對(duì)檔案信息服務(wù)的縱深發(fā)展起到重要的推動(dòng)作用。本文立足檔案機(jī)構(gòu)工作實(shí)際,通過從微信平臺(tái)的特點(diǎn)入手,闡述其對(duì)檔案信息服務(wù)發(fā)展的影響與要求,針對(duì)其在發(fā)展與應(yīng)用存在的問題,提出改善建議,以期為檔案機(jī)構(gòu)提供更加優(yōu)質(zhì)、便利的檔案信息服務(wù)提供理論基礎(chǔ)。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

[1]郄波,張偉.基于微信公共平臺(tái)的人事檔案服務(wù)模式創(chuàng)新研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2016(06).

[2]陳雯.微信在檔案便捷服務(wù)中的作用[J].湖北檔案,2015(06).

[3]胡虹.探析微信在檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(11).

[4]王文燕.微時(shí)代的檔案信息微服務(wù)[J].檔案,2015(08).

[5]許珍花.微信平臺(tái)在高校教學(xué)檔案信息服務(wù)中的特征與模式分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(04).

[6]王越.基于微信平臺(tái)的檔案信息服務(wù)效果分析[J].蘭臺(tái)世界,2017(09).

〔責(zé)任編輯:楊 赫〕

收稿日期:2022 — 12 — 12

作者簡介:鄭楊(1984—),女,黑龍江齊齊哈爾人,副研究館員,研究方向:檔案管理與研究。

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