蔡卓君 王瑞鏞 鞠正峰 洪志剛

【摘要】近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，招投標(biāo)數(shù)字化發(fā)展迅猛，在給招投標(biāo)各方當(dāng)事人帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了眾多的電子招投標(biāo)文件及信息數(shù)據(jù)。本文分析了招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的價(jià)值，總結(jié)了傳統(tǒng)招投標(biāo)檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理工作提出了新的設(shè)想。

【關(guān)鍵詞】招投標(biāo)；數(shù)字化；檔案管理

《檔案法》規(guī)定，檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。而招投標(biāo)檔案，就是在招投標(biāo)過(guò)程中形成的具有保存和參考價(jià)值的文字、圖表、聲像等歷史記錄。

招投標(biāo)檔案的重要性

招投標(biāo)檔案是招投標(biāo)全過(guò)程的真實(shí)記錄，能夠輔助行政監(jiān)督部門(mén)對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，為招投標(biāo)過(guò)程的復(fù)盤(pán)、取證提供依據(jù)。具體來(lái)說(shuō)，招投標(biāo)檔案的重要性可歸納成三方面。

招標(biāo)單位歷史沿革的見(jiàn)證

檔案具有原始記錄性，是記錄招投標(biāo)活動(dòng)重要的信息資源。招標(biāo)活動(dòng)的開(kāi)展往往與招標(biāo)單位的建設(shè)、發(fā)展息息相關(guān)。在招標(biāo)活動(dòng)中形成的檔案是招標(biāo)活動(dòng)最原始的記錄，招標(biāo)檔案充分展示了招標(biāo)單位的發(fā)展史，是招標(biāo)單位歷史沿革的見(jiàn)證者。

數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)

招投標(biāo)檔案包含豐富的數(shù)據(jù)資源。全面收集、整理檔案中的數(shù)據(jù)信息，并加以清洗、分析、利用，可以形成豐富的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，充分了解不同供應(yīng)商的價(jià)格水平、中標(biāo)區(qū)間、變化趨勢(shì)、資質(zhì)信息等，為后續(xù)招投標(biāo)工作提供數(shù)據(jù)支持。

防范招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)、杜絕腐敗的重要保證

詳細(xì)記錄招投標(biāo)過(guò)程中的相關(guān)文檔，能夠?qū)φ型稑?biāo)過(guò)程實(shí)現(xiàn)全流程跟蹤記錄，倒逼招標(biāo)活動(dòng)按照《招標(biāo)投標(biāo)法》《政府采購(gòu)法》等相關(guān)法律法規(guī)有效進(jìn)行，成為防范招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)、杜絕腐敗的重要憑證。

招投標(biāo)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式

招投標(biāo)檔案的類型

傳統(tǒng)的招投標(biāo)檔案多為紙質(zhì)文件，隨著信息化的發(fā)展，電子招標(biāo)不斷進(jìn)步，電子招標(biāo)平臺(tái)中也會(huì)保存電子數(shù)據(jù)，這些都是檔案管理中不可缺少的組成部分。

招投標(biāo)檔案按照招投標(biāo)的進(jìn)程，可分為前期準(zhǔn)備文件、發(fā)標(biāo)階段文件、開(kāi)標(biāo)階段文件、評(píng)標(biāo)階段文件。具體來(lái)說(shuō)，在前期準(zhǔn)備階段，會(huì)產(chǎn)生項(xiàng)目批復(fù)文件、代理委托協(xié)議、采購(gòu)方案等。發(fā)標(biāo)階段，有招標(biāo)公告、招標(biāo)文件，與之相關(guān)的還有澄清文件、購(gòu)買(mǎi)記錄、踏勘答疑記錄等。目前電子招標(biāo)發(fā)展迅猛，這些文件會(huì)隨著招標(biāo)項(xiàng)目的開(kāi)展，最先發(fā)布在招標(biāo)機(jī)構(gòu)的招標(biāo)采購(gòu)平臺(tái)上，而投標(biāo)文件一般需要供應(yīng)商另外購(gòu)買(mǎi)紙質(zhì)版，所以在這個(gè)階段，電子文件和紙質(zhì)文件并存。開(kāi)標(biāo)階段，通常會(huì)產(chǎn)生投標(biāo)文件接收記錄、投標(biāo)人簽到表、報(bào)價(jià)表、唱價(jià)記錄、投標(biāo)文件等。最后，到了評(píng)標(biāo)定標(biāo)階，會(huì)有評(píng)委簽到表、評(píng)標(biāo)報(bào)告及附件、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書(shū)、異議或投訴處理記錄等檔案文件。

招投標(biāo)檔案的管理模式

當(dāng)前，全國(guó)范圍內(nèi)對(duì)招投標(biāo)檔案重視程度不同，檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不同招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的管理水平也參差不齊。一般情況下，招投標(biāo)檔案都是一式三份，分別在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、公共資源交易中心和招標(biāo)人處。檔案原件蓋章后才有效，若三方均持有相關(guān)文件，復(fù)制件通過(guò)審查后，要注明“已核實(shí)復(fù)印件與原件一致”，如果發(fā)生文件缺失的情況，則要求招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)補(bǔ)充完整。

招投標(biāo)檔案中包含企業(yè)商業(yè)機(jī)密，因此傳統(tǒng)的招投標(biāo)檔案管理制度中也規(guī)定了保密制度。在招投標(biāo)工作開(kāi)始之前，一般會(huì)要求經(jīng)手方簽訂保密協(xié)議，在項(xiàng)目確保驗(yàn)收完成之前，相關(guān)的信息不得泄露，如果因?yàn)樾畔⑿姑軐?dǎo)致招投標(biāo)項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。鑒于此，文件檔案的保密工作需與之相適應(yīng)，借閱時(shí)也要出示招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的介紹信。但是，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件保密，對(duì)于電子招標(biāo)時(shí)代來(lái)說(shuō)，需要進(jìn)一步完善。

面對(duì)數(shù)字化招投標(biāo)活動(dòng)的開(kāi)展和要求，相關(guān)部門(mén)將招投標(biāo)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，并用專用U盤(pán)存儲(chǔ)文件，但是實(shí)踐中也會(huì)遇到直接用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)幕顒?dòng)。從風(fēng)險(xiǎn)管理的角度來(lái)看，U盤(pán)保管不當(dāng)會(huì)使得檔案內(nèi)容完整性受到破壞，網(wǎng)絡(luò)傳輸則存在安全隱患。

招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理模式構(gòu)建

如上文所述，電子招投標(biāo)平臺(tái)的建立意味著招投標(biāo)活動(dòng)朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，但是招投標(biāo)檔案卻并未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變。

招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理模式構(gòu)建的原則

招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理模式的構(gòu)建要遵循文檔一體化、檔案雙套制管理的全流程管理原則。文檔一體化，就是要求檔案管理貫穿招投標(biāo)活動(dòng)的全流程，從前期準(zhǔn)備階段開(kāi)始，檔案工作人員要追蹤文件的形成過(guò)程，使得文件與招投標(biāo)活動(dòng)一一對(duì)應(yīng)，而數(shù)字化階段，追蹤活動(dòng)也要在招投標(biāo)平臺(tái)中設(shè)置相應(yīng)的端口。

檔案雙套制管理，就是要求文件的紙質(zhì)版本與電子版均需要保存。隨著國(guó)家法制的不斷完善，電子文件的憑證作用得以確定，且逐漸發(fā)揮著與紙質(zhì)文件相同的作用。雙套制管理可以突破利用的場(chǎng)景限制，工作人員和單位可以隨時(shí)隨地通過(guò)審批查看到文件。同時(shí)也為后續(xù)的檔案數(shù)據(jù)分析積累了最初的元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)物資精準(zhǔn)預(yù)測(cè)、多維分析預(yù)警及反饋。

優(yōu)化招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理模式的設(shè)想

為了與電子招標(biāo)方式相匹配，更好地發(fā)揮檔案的作用，筆者從平臺(tái)建設(shè)、制度完善、人才培養(yǎng)三個(gè)方面進(jìn)行闡述。

檔案信息化平臺(tái)建設(shè)

關(guān)于招投標(biāo)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，首先要完善平臺(tái)建設(shè)。目前，許多政府和大型企業(yè)都已經(jīng)建立了自己的招投標(biāo)管理系統(tǒng)，例如中國(guó)石油就建立了電子招投標(biāo)輔助管理信息系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)完成了招投標(biāo)全流程管理，即實(shí)現(xiàn)了委任計(jì)劃管理、自動(dòng)編號(hào)、招標(biāo)文件管理、項(xiàng)目信息管理，既能實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)的招標(biāo)文件管理，也實(shí)現(xiàn)了歷史招投標(biāo)情況分析、評(píng)審專家管理和投標(biāo)人資信管理等功能。但是這些相對(duì)較晚出現(xiàn)的招投標(biāo)信息管理系統(tǒng)，也未能與檔案管理系統(tǒng)建立相對(duì)應(yīng)的聯(lián)系，這也是檔案界普遍存在的問(wèn)題，即數(shù)據(jù)與檔案未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

面對(duì)這種情況，檔案管理部門(mén)要利用“互聯(lián)網(wǎng)+”“大數(shù)據(jù)”“云服務(wù)”等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與數(shù)據(jù)管理兼容。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理的主要對(duì)象是數(shù)據(jù)。如果沒(méi)有端口，檔案部門(mén)管理的內(nèi)容會(huì)與數(shù)據(jù)部門(mén)管理的內(nèi)容重復(fù)，由于數(shù)據(jù)管理的相關(guān)工作人員缺乏檔案知識(shí)，也會(huì)破壞檔案完整性。這就要求檔案信息化平臺(tái)在建設(shè)過(guò)程中融入數(shù)據(jù)管理的思想，承擔(dān)數(shù)據(jù)管理的功能，同時(shí)進(jìn)行科學(xué)備份?？稍谀壳罢型稑?biāo)管理的系統(tǒng)上為檔案工作人員開(kāi)辟權(quán)限，全程跟蹤文件、數(shù)據(jù)歸檔，建立電子招投標(biāo)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的端口鏈接，并設(shè)置安全防火墻。辦結(jié)完畢、內(nèi)容完整的文件、影像、圖片等數(shù)據(jù)直接歸入檔案管理系統(tǒng)中。

檔案管理與電子招投標(biāo)系統(tǒng)建立端口鏈接的過(guò)程中要做好以下幾個(gè)方面的工作：首先，明確檔案部門(mén)與數(shù)據(jù)管理部門(mén)的權(quán)責(zé)，避免重復(fù)管理，區(qū)分職權(quán)范圍，完善合作機(jī)制；其次，處理好檔案管理部門(mén)與用戶之間的關(guān)系，這就要求建立的檔案管理端口是用戶友好型的，更方便用戶使用，且明確界定內(nèi)外網(wǎng)使用權(quán)限；最后，要完善安全保密功能，能夠基于大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)在線數(shù)字化監(jiān)管。

檔案管理制度建設(shè)

招投標(biāo)檔案管理制度建設(shè)要統(tǒng)籌三個(gè)方面：檔案管理、數(shù)據(jù)管理和招投標(biāo)工作。我國(guó)招標(biāo)工作以2000年為分水嶺，2000年之前，招標(biāo)工作完全是紙質(zhì)化階段，而到了2000年，逐漸發(fā)展全流程的數(shù)字化，但是各地發(fā)展的水平不同，有些機(jī)構(gòu)部分?jǐn)?shù)字化，而有些機(jī)構(gòu)已經(jīng)進(jìn)入數(shù)智化階段。因此，應(yīng)根據(jù)各機(jī)構(gòu)招投標(biāo)代理數(shù)字化水平的不同、檔案管理工作的差異，以及對(duì)數(shù)據(jù)需求的不同，設(shè)計(jì)定制化檔案管理方案，建立檔案管理制度。

檔案管理制度建設(shè)，首先要完善組織制度建設(shè)，明確主管領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理的主管領(lǐng)導(dǎo)與數(shù)據(jù)管理的主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一，方便同步管理。還要設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)和專兼職檔案管理員，明確其工作職責(zé)和范圍。

其次，要完善標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，編制《檔案工作基本章程》《檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案檢查辦法》等文件，梳理本機(jī)構(gòu)檔案工作實(shí)際情況，編制《檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》，使檔案工作制度明確、標(biāo)準(zhǔn)清晰、流程簡(jiǎn)易。

再次，要完善檔案服務(wù)和信息化流程，隨著招投標(biāo)工作數(shù)字化程度的不斷加深，檔案管理工作要與之相適應(yīng)。在制度建設(shè)時(shí)，要明確數(shù)字化的技術(shù)方案和元數(shù)據(jù)收集范圍，在平臺(tái)和內(nèi)容上滿足數(shù)字化建設(shè)的可觀需要。明確服務(wù)體系，此處的服務(wù)體系指的是除了日常查閱活動(dòng)以外的檔案提供利用活動(dòng)。比如數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)制度、檔案產(chǎn)品呈現(xiàn)制度等。

最后，要完善保密制度。招投標(biāo)檔案相比于普通的文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)，對(duì)保密程度的要求更高，這就要求在檔案管理制度建設(shè)時(shí)對(duì)其作出明確規(guī)定，一方面規(guī)定紙質(zhì)檔案管理的保密制度，另一方面也要明確電子檔案和數(shù)據(jù)的保密制度，杜絕違法腐敗行為。

檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)

正如上文陳述，我國(guó)招投標(biāo)活動(dòng)數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了20多年，各機(jī)構(gòu)中不乏數(shù)字化人才，但是這些人才更多是著眼于計(jì)算機(jī)技術(shù)層面，欠缺檔案管理知識(shí)，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，很難理解檔案語(yǔ)言。因此，檔案管理部門(mén)要培養(yǎng)數(shù)字化人才。一方面，要充分了解檔案管理知識(shí)，能夠獨(dú)自完成檔案管理工作；另一方面也要具備計(jì)算機(jī)技能，熟練操作檔案管理平臺(tái)，并根據(jù)檔案數(shù)字化的需要向技術(shù)部門(mén)提出平臺(tái)建設(shè)需求。在檔案管理人員入職前，要針對(duì)檔案管理技能和計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，保證其熟練掌握檔案整理規(guī)范和系統(tǒng)操作規(guī)范；在檔案人員培養(yǎng)的過(guò)程中，要側(cè)重增加計(jì)算機(jī)技能的提升，使檔案人員成為檔案部門(mén)和技術(shù)部門(mén)的連接人，能夠及時(shí)將檔案部門(mén)關(guān)于系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的需求反饋給技術(shù)人員；檔案人員還應(yīng)定期輪崗學(xué)習(xí)，了解整個(gè)招投標(biāo)活動(dòng)的流程和數(shù)字化需求，提升管理水平。

結(jié)語(yǔ)

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各行各業(yè)都在醞釀著技術(shù)和管理模式的變革，招投標(biāo)工作也不例外。招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要緊跟變革的腳步，全流程服務(wù)數(shù)字化建設(shè)，既要發(fā)揮好檔案的留史、咨政作用，更要利用大數(shù)據(jù)手段，不斷挖掘檔案的實(shí)體價(jià)值和數(shù)據(jù)價(jià)值，為企業(yè)和招投標(biāo)行業(yè)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息支撐。

（作者單位：江蘇啟越工程管理有限公司）

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（責(zé)編：高楊）