胡 瑩 李文婕

（云南大學歷史與檔案學院，云南昆明，650091）

檔案是增強社會各項事業(yè)治理能力以及創(chuàng)建和諧社會的重要工具，社會工作機構(gòu)是推動政府轉(zhuǎn)變職能，創(chuàng)新社會管理和公共服務方式，加強以改善民生為重點的社會建設(shè)的重要組成部分?！秶鴦赵宏P(guān)于加強困境兒童保障工作的意見》指出加強“社會參與”，強化困境兒童的教育保障。［1］助學類社工機構(gòu)的檔案作為記錄機構(gòu)業(yè)務的重要資料，可以為社工機構(gòu)提升服務社會的能力提供助力。近年來，隨著社工機構(gòu)數(shù)量不斷增多，國家民政部門對社工機構(gòu)及其業(yè)務范圍實施了進一步的科學引導與規(guī)范管理。然而，在日常的管理工作中，社工機構(gòu)檔案管理的規(guī)范尚未納入《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的既定范圍，相較于行政機構(gòu)的檔案管理而言，各類型社工機構(gòu)的檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標準，整體管理水平偏低，社工機構(gòu)檔案本應具備的工具性與信息性價值沒有得到很好的發(fā)揮。

研究社工機構(gòu)檔案管理行為與動機可以進一步完善檔案服務大局、增強檔案治理的社會功能，推動社會各項事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。但當前社工機構(gòu)的檔案管理普遍缺乏專業(yè)性與規(guī)范性，也缺乏應有的學術(shù)關(guān)注。本文采用扎根理論的研究方法，選取昆明市兩家具有代表性的助學類社工機構(gòu)的檔案工作為研究對象，分析其檔案管理行為與動機，為社工機構(gòu)檔案管理工作的完善提供理論支持和參考。

一、 實證設(shè)計與準備

1. 調(diào)研對象

為社會困難家庭兒童的教育提供全方位的服務，是助學類社工機構(gòu)在社會服務工作中發(fā)揮獨特作用的重要體現(xiàn)。本文所指的助學類社工機構(gòu)，其工作業(yè)務大多圍繞不同的助學項目展開，故相關(guān)檔案以項目檔案為主，總體來說大致由三個部分組成：一是服務項目類，如合作協(xié)議、補充協(xié)議、合同、家訪記錄、項目實施進度記錄以及結(jié)項記錄等；二是日常工作類，如年度工作計劃、工作總結(jié)、經(jīng)費管理記錄、職工勞資福利記錄等；三是機構(gòu)文化建設(shè)類，如機構(gòu)大事記、機構(gòu)簡報、活動照片、活動音視頻、活動文案等。

2. 研究思路

本文研究思路分為四步：首先，確定實證訪談對象。筆者選取了昆明市兩家具有代表性的助學類社工機構(gòu)，分別是“云加益”和“快樂方舟”。其次，設(shè)計訪談提綱，用于獲得實證分析所需的信息與數(shù)據(jù)。再次，基于所得的原始信息與數(shù)據(jù)，從助學類社工機構(gòu)的檔案管理動機和管理行為兩個方面編碼構(gòu)建，進行質(zhì)性分析。最后，根據(jù)管理動機對管理行為的影響進行分析，指出助學類社工機構(gòu)存在的檔案管理問題，并由此提出相關(guān)的建議。

3. 數(shù)據(jù)來源

筆者于2021年上半年對選取的兩家機構(gòu)進行半結(jié)構(gòu)化訪談，深入了解助學類社工機構(gòu)的業(yè)務、檔案保管及其利用等基本情況，以形成的原始訪談資料為分析的數(shù)據(jù)來源，就此作為確定初步概念范疇的依據(jù)，訪談提綱見表1。

表1 訪談提綱

二、 編碼構(gòu)建

1. 開放式編碼

開放式編碼也稱為一級編碼，作為扎根理論研究的第一步，是為了指認現(xiàn)象、界定概念、發(fā)現(xiàn)范疇。［2］筆者將對兩個助學類社工機構(gòu)的原始訪談材料所記錄的任何可以編碼的句子和片段給定概念化標簽，這是一個將資料打散并賦予概念，然后再以新的方式重新組合的過程。［3］在對這次訪談進行開放式編碼時，為減少個人偏見對訪談資料的影響，盡量使用訪談對象的原話進行初始編碼，對原始訪談資料進行逐字逐句分析，形成初始概念化編碼。因內(nèi)容較多，本文通過其中的幾個例子進行展示，如表2所示。通過對訪談資料進行初始概念化編碼，可以得到對助學類社工機構(gòu)檔案工作訪談的初始概念，將得到的初始概念進行范疇化，同時將這個范疇進行動機和行為的分類［4］，如表3所示。

表2 初始概念化編碼過程舉例

表3 開放式編碼分析結(jié)果

2. 主軸編碼

主軸編碼的主要任務是更好地發(fā)現(xiàn)主范疇，進一步揭示主范疇的內(nèi)涵和性質(zhì)，使其更為嚴謹，同時將之前提煉出的初始范疇進行進一步整合，發(fā)現(xiàn)并建立范疇之間的潛在邏輯關(guān)系。［5］表4與表5分別為助學類社工機構(gòu)檔案管理動機與行為的主軸編碼演示舉例。從動機理論的角度來看，動機是激發(fā)和維持主體的行動，并將使行動導向某一目標的心理傾向或驅(qū)動。［6］在本研究中將社工機構(gòu)看作一個有機體，其行為和動機的劃分按是否與檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)直接相關(guān)進行判定，例如檔案收集、保管等是檔案管理行為，而對于不屬于檔案管理工作環(huán)節(jié)的范疇，則可歸為管理動機，諸如一些影響社工機構(gòu)檔案管理行為的制度、社會支持、資金和人員。

表4 助學類社工機構(gòu)檔案管理動機范疇

表5 助學類社工機構(gòu)檔案管理行為范疇

3. 選擇編碼

選擇編碼是為了整理范疇之間的關(guān)系，將所有類別統(tǒng)一在“核心類屬”周圍，對整體的行為和現(xiàn)象進行描述。［7］將上述的開放式編碼和主軸編碼得出的范疇進行關(guān)系構(gòu)建，連接主范疇與其他范疇，用訪談得到的原始資料來進行關(guān)系驗證，將各個范疇之間的關(guān)系通過選擇編碼得以展示。本研究在初始編碼和主軸編碼的基礎(chǔ)上，可得到如圖1和圖2所示的檔案管理動機和行為關(guān)系。即檔案機構(gòu)對社工機構(gòu)檔案管理工作的相關(guān)標準規(guī)定可以給予社工機構(gòu)內(nèi)部工作人員一套標準操作程序，提高機構(gòu)內(nèi)部檔案工作人員的專業(yè)能力；當宣傳力度大，獲得更多的社會支持時，機構(gòu)可獲得更高的認可度和更多的資金，影響內(nèi)部的資源部署。這兩者都體現(xiàn)了外部動機對內(nèi)部動機的影響。外顯為檔案管理標準化、專業(yè)化問題，進一步影響到檔案管理的行為。如，內(nèi)部工作人員的專業(yè)能力影響著檔案收集、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，進一步影響著檔案安全。

圖1 助學類社工機構(gòu)檔案管理動機分析

圖2 助學類社工機構(gòu)檔案管理行為分析

4. 飽和度檢驗

通過飽和度檢驗測試是否需要停止取樣，是指已經(jīng)無法再從額外的原始資料或數(shù)據(jù)中得出新范疇。本文選取昆明市的助學類社工機構(gòu)的代表者，且進行半結(jié)構(gòu)化訪談后，整理文本進行逐一分析，經(jīng)過持續(xù)的對比分析，發(fā)現(xiàn)不再出現(xiàn)具有代表性的新概念范疇，理論達到飽和，不再收集新數(shù)據(jù)。［8］

三、 實證結(jié)論

1. 社工檔案標準缺失，社會支持動力不足

隨著社會工作的逐漸普及，社工機構(gòu)的檔案對于展現(xiàn)和諧社會的發(fā)展情況有著重要意義。但通過訪談發(fā)現(xiàn)這兩家社工機構(gòu)都未采用相關(guān)的檔案管理制度，工作人員對于機構(gòu)檔案的保管顯得較為雜亂無章，檔案的安全保管難度也隨之加大。此外，雖然在構(gòu)建和諧社會的背景下，社會工作越來越得到民政部門的重視，但目前社工機構(gòu)檔案管理仍是一項小眾的工作，并未得到廣泛的推廣，社會的認可度較低、社會支持動力不足。

2. 專業(yè)能力薄弱，基礎(chǔ)設(shè)施落后

社工機構(gòu)的工作人員自發(fā)地對與日常業(yè)務相關(guān)的檔案進行收集，已經(jīng)具備了一定的歸檔意識，但從訪談來看，這兩家助學類社工機構(gòu)在外部動機的影響下，絕大多數(shù)工作人員未經(jīng)過檔案專業(yè)知識的培訓，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和標準化文件的指導。僅憑借自身的經(jīng)驗認識對檔案進行管理，易造成社工機構(gòu)檔案管理缺少系統(tǒng)性。選取的這兩家社工機構(gòu)缺乏檔案管理的專業(yè)設(shè)備，再加上空間有限，檔案的排列上架條件也極為局限，不便于檔案的查找利用。究其原因，也與社工機構(gòu)大多為民辦，依靠“社團自主運作”有關(guān)。即使社工機構(gòu)有政府主導推動、購買相關(guān)服務，但政府劃撥的經(jīng)費主要用于日常業(yè)務，場地、設(shè)備等經(jīng)費捉襟見肘，對于購買“八防”設(shè)備和建設(shè)專業(yè)的檔案保管場所來說非常困難。［9］

3. 檔案管理程序混亂，檔案價值體現(xiàn)不足

檔案的收集是檔案整理和保管的前置環(huán)節(jié)。因缺乏相關(guān)標準規(guī)范的指導和檔案專業(yè)人員，社工機構(gòu)檔案的收集工作常常是將與社工機構(gòu)業(yè)務活動相關(guān)的全部文件資料、實物資料等毫無區(qū)別地收集起來，并未對其進行相關(guān)的鑒定選擇，全部收集且長期保存易造成檔案的冗余繁雜，后續(xù)的保管工作任務也較為繁重。檔案保管環(huán)節(jié)可以為檔案創(chuàng)造安全與便于利用的保存條件，維護檔案的完整與安全，但從對兩個社工機構(gòu)的扎根理論的訪談分析中可以看出，其工作人員都未經(jīng)過檔案管理的專業(yè)培訓，其分類未形成專業(yè)的體系。僅憑工作人員的經(jīng)驗，容易造成在檔案保管的前序鑒定分類時依據(jù)個人想法整理，為后續(xù)的查找利用造成不利影響。此外，檔案保管空間有限，沒有專門的檔案柜等，其受到偷竊、意外損毀的風險較高，社工機構(gòu)幫扶對象的隱私也在一定程度上受到了威脅。對社工檔案的利用可以將社工檔案的價值與功能體現(xiàn)出來。實際工作中，社工機構(gòu)對檔案的利用可能僅僅局限于利用檔案材料對現(xiàn)在的文件整理或家訪工作提供參考，更多的是將實體檔案，例如一些獎杯、獎狀等陳列在展示架內(nèi)，對檔案的宣傳較少，工作人員對檔案利用的意識也較為薄弱。

四、 建議

隨著社會主義和諧社會的逐步構(gòu)建，社會工作隊伍逐漸壯大，對助學類社工機構(gòu)檔案管理行為和動機進行分析，可以更詳細地了解社工機構(gòu)檔案管理工作的本質(zhì)問題，促進其檔案管理工作不斷提升。本研究發(fā)現(xiàn)，社工機構(gòu)檔案的管理動機促使了社工機構(gòu)檔案的管理行為的產(chǎn)生，社工機構(gòu)檔案管理標準化的缺失在一定程度上造成了檔案收集隨意、檔案保管混亂和檔案利用不足等問題，可以從以下三個方面進行改進。

1. 建立健全管理制度，改進檔案管理流程

從影響社工機構(gòu)檔案管理行為的外部動機進行展望，建立健全管理制度，為社工機構(gòu)檔案管理提供規(guī)范化、專業(yè)化的指導，成為重要需求。宏觀層面上，國家和地方政府機構(gòu)應及時發(fā)現(xiàn)社工機構(gòu)檔案管理辦法的缺失與歸屬問題，結(jié)合檔案事業(yè)發(fā)展要求，明確社工機構(gòu)檔案管理工作的思路。微觀層面上，在社工機構(gòu)檔案管理相關(guān)辦法尚未出臺前，各社工服務機構(gòu)可借鑒其他行業(yè)的檔案管理制度，結(jié)合自身工作特色，對檔案的收集、整理、保管、保密、利用、銷毀等進行規(guī)定，以此作為規(guī)范本機構(gòu)檔案工作的指南和準則，為實踐工作提供更具操作性和可行性的參考。

2. 構(gòu)建專業(yè)人才隊伍，加強檔案業(yè)務指導

社工機構(gòu)的工作主要集中在申請社工項目、運行社工項目、提供社會服務等方面，后勤力量往往會被忽視，社工機構(gòu)的檔案管理人員往往由辦公室人員兼任。相關(guān)人員雖然具備足夠的業(yè)務操作知識，但缺乏檔案管理的專業(yè)知識，在一定程度上造成了檔案管理工作的隨意化。社工機構(gòu)可以填充人才隊伍，引入檔案管理專業(yè)人才，進一步提高檔案管理水平，形成社工機構(gòu)檔案管理人才網(wǎng)絡。同時，檔案職能部門可以為社工機構(gòu)的檔案工作提供指導，協(xié)助社工機構(gòu)進行人才培養(yǎng)，提高社會支持，例如可以邀請檔案界內(nèi)專業(yè)人士對社工機構(gòu)職工進行檔案知識培訓，以提高檔案知識素養(yǎng)、培養(yǎng)內(nèi)部人才。

3. 科學規(guī)劃機構(gòu)資源，提升社工機構(gòu)社會認可度

從社工機構(gòu)檔案管理動機來看，一方面，社工機構(gòu)的社會資本支持較少，另一方面，其內(nèi)部資金和資源重點用于其社會服務業(yè)務和人員薪酬。因此，檔案管理方面的可支配資源相對有限，這使得檔案工作缺乏專業(yè)設(shè)備和技術(shù)的支持。社工機構(gòu)在進行資源規(guī)劃時，應合理規(guī)劃有限的內(nèi)部資金，盡可能地做到重點資源資金精準投入。在進行空間規(guī)劃時，應在滿足基本業(yè)務要求的情況下，為檔案的保管提供空間規(guī)劃，滿足檔案保管和保護的要求。在進行技術(shù)架構(gòu)時，應結(jié)合機構(gòu)自身特點規(guī)劃檔案的數(shù)字化程度，建立相應的檔案數(shù)字化機制，保證檔案保管的安全。此外，社工機構(gòu)的檔案通常是在查檔時使用，沒有更好地發(fā)揮社工機構(gòu)檔案的價值，對此，可以借鑒檔案館對檔案信息資源的開發(fā)利用，例如舉辦機構(gòu)歷史展覽等，以更加凸顯機構(gòu)特色，同時達到宣傳社工機構(gòu)組織文化的效果，提升社工機構(gòu)認可度，進一步獲得更多的 社會支持。