李 月， 劉麗麗

(1.楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 陜西 楊凌 712100; 2.陜西師范大學(xué) 馬克思主義學(xué)院， 陜西 西安 710062)

在高等職業(yè)技術(shù)院校中，檔案是學(xué)校發(fā)展的重要歷史記錄，同時檔案工作也是學(xué)校工作的重要組成部分，做好檔案管理工作有助于教學(xué)、科研等各項工作的順利開展。隨著信息化時代的到來，檔案信息化建設(shè)和檔案信息資源共享面臨新的挑戰(zhàn)，因此高等職業(yè)技術(shù)院校檔案管理工作必須結(jié)合時代發(fā)展的需求，順應(yīng)時代的變化，轉(zhuǎn)變檔案信息資源共享原有的模式和理念，探索新的共享策略，更好地為高等職業(yè)技術(shù)院校建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高等職業(yè)技術(shù)院校檔案信息資源共享模式

1.1 校內(nèi)共享模式

這種模式主要是高等職業(yè)技術(shù)院校檔案部門實現(xiàn)檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息的在線共享，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善的基礎(chǔ)上，建立專業(yè)化的高等職業(yè)技術(shù)院校檔案信息管理隊伍，并做好總體規(guī)劃，包括地理位置選擇，組織結(jié)構(gòu)，信息設(shè)備等。高等院校內(nèi)部使用的公文流轉(zhuǎn)平臺可以作為校內(nèi)共享模式的一個載體，直接從公文流轉(zhuǎn)平臺對接檔案管理平臺，可以實現(xiàn)隨辦隨歸。

從內(nèi)部建設(shè)來講，高等職業(yè)技術(shù)院校內(nèi)部共享平臺通過軟件和網(wǎng)絡(luò)連接計算機設(shè)備，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息資源的共享，對于院校內(nèi)部的信息化建設(shè)有良好的促進作用，可以更好地滿足高等職業(yè)技術(shù)院校自身對信息發(fā)展的需求。這種校內(nèi)共享模式應(yīng)用相對廣泛，對于院校自身建設(shè)也是一舉多得。

1.2 高等職業(yè)技術(shù)院校之間的共享模式

高等職業(yè)技術(shù)院校信息檔案共享模式主要是借助校外網(wǎng)絡(luò)，對不同高等職業(yè)技術(shù)院校之間的檔案信息實現(xiàn)共享。實現(xiàn)共享主要有兩種方式：一種是區(qū)域內(nèi)高等職業(yè)技術(shù)院校的共享，確定可共享的檔案范圍，建立全域檔案信息管理平臺，將區(qū)域內(nèi)各高等職業(yè)技術(shù)院校的檔案信息上傳平臺，促進高等職業(yè)技術(shù)院校之間的合作；另一種是同類高等職業(yè)技術(shù)院校的共享，建立合作檔案館，同類高等職業(yè)技術(shù)院校上傳相關(guān)信息，建立管理制度和程序，可以各個高等職業(yè)技術(shù)院校分階段分類管理，也可以設(shè)定一個主要管理人員，對綜合檔案館進行管理。比如將計算機類、機械類等同類型高等職業(yè)技術(shù)院校信息檔案加以整合，來實現(xiàn)檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息的共享，這樣會方便同類型信息資源的收集和檢索。但是目前由于檔案特殊的保密性質(zhì)，高等職業(yè)技術(shù)院校之間的合作檔案館并不多。筆者認(rèn)為將不同院校之間的同類資源進行整合，同類高等職業(yè)技術(shù)院校之間共同舉辦展覽將是一種共享方向。

1.3 社會共享模式

所謂的社會檔案信息資源共享模式，主要指的是高等職業(yè)技術(shù)院校檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息管理部門充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，以專業(yè)檔案網(wǎng)站為節(jié)點，更好地提供檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息資源服務(wù)。這種檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息管理模式相對比較高級，能突破時間和空間的限制，應(yīng)用范圍相對比較廣泛。但是在具體的實踐中，檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息資源的安全風(fēng)險大，具體實踐和應(yīng)用相對比較復(fù)雜，需要花費較多的時間和精力。因此，社會共享模式也需要以檔案網(wǎng)站為核心，整合社會信息資源，實現(xiàn)用戶與檔案信息網(wǎng)站及檔案管理部門的溝通互動。

2 高等職業(yè)技術(shù)院校檔案信息資源共享的策略探討

2.1 構(gòu)建高等職業(yè)技術(shù)院校檔案信息資源共享機制

在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)發(fā)展的大環(huán)境下，高等職業(yè)技術(shù)院校檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息管理也面臨著新的發(fā)展環(huán)境。因此要建立新的檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息資源共享機制，以此實現(xiàn)信息資源的共享。首先，要建立科學(xué)完善的運行保障機制，這是確保整個系統(tǒng)順利運行的基礎(chǔ)，其能確保在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，高等職業(yè)技術(shù)院校檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息管理能更健康有序運行。同時，可以建立激勵機制。網(wǎng)絡(luò)時代檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息管理與傳統(tǒng)的管理方式不同，對管理人員的技術(shù)水平和整體素養(yǎng)要求更高，需要具備合作意識和競爭意識，創(chuàng)新精神等。因此，要明確不同管理成員的責(zé)任意識，完善相應(yīng)的激勵機制，促進其合作學(xué)習(xí)和交流，推動共享機制的建立。

2.2 重視高等職業(yè)技術(shù)院校檔案信息資源的建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)時代，要推動高等職業(yè)技術(shù)院校檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息資源共享模式的建設(shè)。一方面，要加強高等職業(yè)技術(shù)院校數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善，創(chuàng)新檔案管理思維，在檔案收集中注重檔案的信息化，注重電子檔案的收集整理。同時分析高等職業(yè)技術(shù)院校自身的發(fā)展特色，重視檔案信息資源的優(yōu)化配置，為高等職業(yè)技術(shù)院校發(fā)展創(chuàng)建便捷的信息數(shù)據(jù)庫，并將其存儲在信息系統(tǒng)中，設(shè)置檢索詞，為高等職業(yè)技術(shù)院校日常的教育教學(xué)活動提供必要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。

另一方面，要整合高等職業(yè)技術(shù)院校特色資源，逐漸將分散的檔案數(shù)據(jù)信息資源加以整合利用。紙質(zhì)檔案由于其珍貴性和易耗性，不便于經(jīng)常性變換位置，但是信息化的檔案資源是不受空間制約的，這就便于不同檔案資源的整合與查閱。當(dāng)然，在整合的過程中，由于所涉及的內(nèi)容相對較多，要做好各個方面的整合工作，包括軟件和硬件環(huán)境，人力資源整合等，需要分層次進行。

2.3 建立高等職業(yè)技術(shù)院校檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系

現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)是檔案信息建設(shè)管理的重要方面，包括了檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息的基礎(chǔ)、技術(shù)及管理等標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)據(jù)和信息的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)需要在頂層設(shè)計上下功夫，技術(shù)和管理標(biāo)準(zhǔn)需要結(jié)合實際情況，同實踐過程中找到的各種問題相結(jié)合，進行標(biāo)準(zhǔn)制訂。在標(biāo)準(zhǔn)制訂的過程中，尤其要做好信息標(biāo)準(zhǔn)體系的頂層設(shè)計，根據(jù)已有的經(jīng)驗，并借鑒先進的信息標(biāo)準(zhǔn)體系模式，構(gòu)建科學(xué)的信息標(biāo)準(zhǔn)模型，確保檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息的規(guī)范化。同時，需要結(jié)合當(dāng)前我國的實際，結(jié)合高等職業(yè)技術(shù)院校自身的各項發(fā)展情況，重視與國際社會的接軌對接。高等職業(yè)技術(shù)院校是我國現(xiàn)代教育事業(yè)的重要組成部分，必須以國際化水平和標(biāo)準(zhǔn)要求自己，在檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)中要借鑒國外的相關(guān)經(jīng)驗，取其精華，去其糟粕，以此來促進我國檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息資源管理建設(shè)的步伐。

2.4 重視檔案信息立法工作

由于我國高等職業(yè)技術(shù)院校檔案信息資源建設(shè)相對較晚，在很多方面存在著不足，對于檔案信息資源管理仍然處于探索發(fā)展階段，相關(guān)法律制度建設(shè)還不完善。因此必須重視檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息立法建設(shè)工作。首先，必須了解現(xiàn)有的檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息建設(shè)及管理方面的法律、法規(guī)、文件等，針對一些不能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)社會發(fā)展環(huán)境的政策法規(guī)，必須加以修改或者是廢除，對一些與網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境相關(guān)的法律等進行修正完善；其次，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境時代發(fā)展的各種特點，整合多方面的信息資源，對信息犯罪、信息污染等方面的問題必須加以重視，做好檔案信息安全的相關(guān)工作，提升檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息資源建設(shè)的現(xiàn)代化發(fā)展水平。同時，在檔案資源信息立法工作中，要將其與我國現(xiàn)有的法律體系相結(jié)合，完善相關(guān)的法律法規(guī)，促進檔案信息資源共享建設(shè)等方面的法治化建設(shè)。

3 結(jié) 語

綜上所述，在高等職業(yè)技術(shù)院校中，檔案信息資源共享所涉及的內(nèi)容相對較多，需要長期探索發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，檔案收集、管理過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和信息資源共享建設(shè)面臨著新的發(fā)展環(huán)境，因此要結(jié)合高等職業(yè)技術(shù)院校自身發(fā)展實際，對高等職業(yè)技術(shù)院校檔案工作中的各項數(shù)據(jù)和信息資源建設(shè)進行深入探析，并積極借鑒和吸收先進的模式和經(jīng)驗，建立適合高等職業(yè)技術(shù)院校的檔案信息共享建設(shè)模式。