文/青島大學(xué)教務(wù)處 王曉輝 張永進(jìn) 劉洋 武旻華 高金寧

高校教學(xué)檔案是記錄高校教學(xué)和教學(xué)管理全過(guò)程的原始憑證，凝結(jié)著高校的教學(xué)成果和教學(xué)管理智慧，具有重要的參考和利用價(jià)值。由于高校辦學(xué)層次不斷擴(kuò)大，專業(yè)和學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，教學(xué)過(guò)程又涉及各個(gè)環(huán)節(jié)，因此生成的教學(xué)檔案種類繁雜、內(nèi)涵豐富。同時(shí)，高校教學(xué)檔案是對(duì)高校教學(xué)及教學(xué)管理全過(guò)程的真實(shí)反映，因此成為評(píng)價(jià)高校教學(xué)和教學(xué)管理工作的重要依據(jù)，也自然成為教育主管部門(mén)對(duì)高校進(jìn)行各類教學(xué)評(píng)估及專業(yè)認(rèn)證等的重要支撐，為高校進(jìn)行持續(xù)性改進(jìn)和內(nèi)涵式發(fā)展提供服務(wù)和支持。

只有不斷探索和創(chuàng)新高校教學(xué)檔案管理和利用的有效模式，為高校高質(zhì)量發(fā)展和人才培養(yǎng)等提供強(qiáng)有力的支撐，才能發(fā)揮檔案的最大價(jià)值。而高校教學(xué)檔案要實(shí)現(xiàn)有效管理和利用，須從教學(xué)檔案的規(guī)范收集、教學(xué)檔案的科學(xué)管理路徑規(guī)劃及強(qiáng)化教學(xué)檔案的編研利用等多方面進(jìn)行設(shè)計(jì)。

一、高校教學(xué)檔案的有效管理模式構(gòu)建

（一）高校教學(xué)檔案的收集。高校教學(xué)檔案的收集是教學(xué)檔案管理和利用的基礎(chǔ)，高校教學(xué)檔案收集是否規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，決定了教學(xué)檔案的管理及利用水平。由于高校教學(xué)檔案來(lái)源于教學(xué)又服務(wù)于教學(xué)，因此高校首先應(yīng)以《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（〔87〕教辦字016號(hào)）、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》等為依據(jù)，并結(jié)合《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估范圍》（教高〔2013〕10號(hào)）等文件，制定教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、明確歸檔范圍及分級(jí)分類規(guī)范；制定檔案工作流程圖，分別建立校級(jí)管理部門(mén)、職能部門(mén)、二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案建檔分級(jí)目錄與門(mén)類，細(xì)化歸檔內(nèi)容，宏觀上為檔案建設(shè)工作提供制度上、組織上的保障。在此基礎(chǔ)上，確定歸檔大類、統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，可在一級(jí)目錄下，以學(xué)年（或年度）為序，根據(jù)辦學(xué)層次（本?？?研究生）設(shè)置二級(jí)目錄；每個(gè)二級(jí)目錄下按照教學(xué)環(huán)節(jié)設(shè)置若干個(gè)三級(jí)目錄，如教學(xué)運(yùn)行類、教學(xué)研究類、學(xué)籍管理類、質(zhì)量保障類等；每個(gè)三級(jí)目錄下，又可以設(shè)置多個(gè)具體項(xiàng)目主題，這樣可形成“學(xué)年—辦學(xué)層次—教學(xué)環(huán)節(jié)—具體項(xiàng)目”的分類方式，如“2021～2022學(xué)年—本科—質(zhì)量保障類—教師課程教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)情況一覽表”，這種分類方法有利于教學(xué)檔案的編號(hào)、排架和檢索。高校對(duì)于具體的教學(xué)文檔，應(yīng)明確整理要求、立卷規(guī)則、存儲(chǔ)形式和保存年限，所有教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)著力實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔和電子文檔同步存儲(chǔ)。在進(jìn)行電子教學(xué)檔案收集時(shí)，可以充分利用EXCEL表，如將不同的sheet表按照“三級(jí)目錄+具體項(xiàng)目序號(hào)”的方式來(lái)命名進(jìn)行編目保存，如命名為0103、0201、0305等等，可以使收集工作更加條理清晰，不易發(fā)生遺漏現(xiàn)象。

（二）高校教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的發(fā)展為促進(jìn)高校教學(xué)檔案的有效管理和利用提供了先進(jìn)的技術(shù)支撐，而數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性優(yōu)勢(shì)是信息化技術(shù)的基礎(chǔ)。因此，要想實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的有效管理及利用，離不開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，所以高校應(yīng)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理經(jīng)驗(yàn)，從本?，F(xiàn)有資源基礎(chǔ)條件出發(fā)，長(zhǎng)遠(yuǎn)細(xì)致地規(guī)劃數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，基于通用性、標(biāo)準(zhǔn)化要求，實(shí)現(xiàn)文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)的周密構(gòu)建，從而將教學(xué)檔案轉(zhuǎn)化為具有兼容性、安全性、共享性的信息資源。在建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要將已經(jīng)整理好的教學(xué)檔案利用OCR等文字識(shí)別技術(shù)將電子文件全文錄入專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)后期教學(xué)檔案查詢利用時(shí)的內(nèi)容檢索；在建立文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要根據(jù)教學(xué)檔案中的卷內(nèi)目錄、題名、主題詞、檔案號(hào)等基本要素的數(shù)量及性質(zhì)，確定數(shù)據(jù)庫(kù)的字段數(shù)量及字段格式，然后將每項(xiàng)字段內(nèi)容全部準(zhǔn)確地錄入文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)中，為今后掌握教學(xué)檔案整體面貌及實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的快捷查詢與統(tǒng)計(jì)等檔案利用工作奠定基礎(chǔ)。

（三）高校教學(xué)檔案的集成化管理系統(tǒng)構(gòu)建。目前，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下隨著高校教學(xué)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的普及和成熟，可以在校級(jí)層面創(chuàng)建一個(gè)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，將教學(xué)檔案管理職能嵌入各教學(xué)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，使之主動(dòng)捕獲業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的電子文件，使業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)產(chǎn)生的各類電子文檔可以直接在線導(dǎo)入教學(xué)檔案管理系統(tǒng)中，文件管理人員可隨時(shí)對(duì)已接受的擬歸檔文件進(jìn)行整理加工并提交歸檔，不再像紙質(zhì)文檔那樣需要依次經(jīng)由業(yè)務(wù)人員處理，能夠?qū)崿F(xiàn)“一次存儲(chǔ)、多次調(diào)用”“一次輸入、多次輸出”，使教學(xué)檔案管理系統(tǒng)與各類教學(xué)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的信息實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接與融合，從而實(shí)現(xiàn)了教學(xué)檔案信息資源的統(tǒng)一控制與管理。

在規(guī)劃、設(shè)計(jì)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，需要學(xué)校進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)、綜合考慮。一方面，要與本校的各類教務(wù)管理系統(tǒng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，達(dá)到數(shù)據(jù)格式、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，互相兼容，保證文檔的完整及安全性，實(shí)現(xiàn)信息資源的最大共享；另一方面，高校在完善和升級(jí)各類教務(wù)管理系統(tǒng)或教務(wù)管理模塊時(shí)，必須同時(shí)滿足教學(xué)文檔管理的安全可靠性需求，采取用戶身份管理和訪問(wèn)控制管理技術(shù)，利用數(shù)據(jù)加密或使用密鑰等方式，做好數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)的方案設(shè)計(jì)，確保集成化教學(xué)檔案管理系統(tǒng)安全可靠。

二、高校教學(xué)檔案的有效利用途徑探索

（一）發(fā)揮教學(xué)檔案對(duì)高校各類評(píng)估的支撐作用。高校教學(xué)檔案承載著教學(xué)實(shí)踐及教學(xué)管理全過(guò)程的信息，因此高校各類教學(xué)評(píng)估及評(píng)價(jià)離不開(kāi)高校教學(xué)檔案的支撐。教育部每年定期組織各高校采集上報(bào)教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)，并以此作為對(duì)各高校進(jìn)行合格評(píng)估、審核評(píng)估等教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)，而高校教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)來(lái)源于高校教學(xué)檔案。因此，高校應(yīng)利用每年教學(xué)基本數(shù)據(jù)采集工作，結(jié)合教育主管部門(mén)開(kāi)展的各類教學(xué)評(píng)估設(shè)置的指標(biāo)體系和觀測(cè)點(diǎn)，做好相關(guān)教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及數(shù)據(jù)分析，以此可以厘清本校教學(xué)相應(yīng)指標(biāo)與上級(jí)各類教學(xué)評(píng)估設(shè)置的項(xiàng)目指標(biāo)之間的差距，發(fā)現(xiàn)影響和制約高校教學(xué)質(zhì)量的各方面因素，以便分別采取針對(duì)性改進(jìn)措施，為自評(píng)報(bào)告的撰寫(xiě)及各類教學(xué)評(píng)估做好支撐。

（二）利用教學(xué)檔案，促進(jìn)高校教學(xué)及教學(xué)管理的持續(xù)性改進(jìn)。高校教學(xué)檔案既然來(lái)源于教學(xué)及教學(xué)管理全過(guò)程，那么高校教學(xué)檔案最重要的價(jià)值之一應(yīng)該是為高校教學(xué)及教學(xué)管理的提升發(fā)揮作用。以筆者所在的青島大學(xué)為例，學(xué)校每年按季度組織四期“本科教學(xué)管理工作評(píng)價(jià)”數(shù)據(jù)的收集及更新工作，作為對(duì)校內(nèi)各二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理工作的監(jiān)測(cè)與評(píng)價(jià)。首先，學(xué)校制定二級(jí)學(xué)院“本科教學(xué)管理工作評(píng)價(jià)指標(biāo)體系”，將近50項(xiàng)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)作為評(píng)價(jià)指標(biāo)納入評(píng)價(jià)范圍，并根據(jù)其對(duì)教學(xué)的重要程度分別設(shè)置A、B、C三個(gè)級(jí)別。同時(shí)，根據(jù)教學(xué)檔案的某項(xiàng)數(shù)據(jù)對(duì)教學(xué)的正向或負(fù)向的貢獻(xiàn)度，分別設(shè)置從高到低不同的權(quán)重分?jǐn)?shù)。最后，通過(guò)對(duì)二級(jí)學(xué)院每項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)的數(shù)值進(jìn)行加權(quán)得分匯總，可統(tǒng)計(jì)得到2類報(bào)表：第一類是各二級(jí)學(xué)院每項(xiàng)評(píng)價(jià)項(xiàng)目的得分排序表（如表1所示）；第二類是總表，是全校各二級(jí)學(xué)院綜合了近50項(xiàng)指標(biāo)的整體總得分排序表（如表2所示）。

表1 第1類表-分表

表2 第2類表-總表

用此2類數(shù)據(jù)報(bào)表作為對(duì)校內(nèi)各二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)，使各二級(jí)學(xué)院既清楚地了解本單位每個(gè)項(xiàng)目在學(xué)校中的排序位置、優(yōu)勢(shì)和差距，也掌握了本單位教學(xué)及教學(xué)管理的整體情況、特色及短板，有力地促進(jìn)了每個(gè)項(xiàng)目排序相對(duì)落后的學(xué)院向先進(jìn)學(xué)院的學(xué)習(xí)借鑒，及各二級(jí)學(xué)院之間相互交流、對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)，激發(fā)了各個(gè)學(xué)院及全校教學(xué)及教學(xué)管理的持續(xù)性改進(jìn)和教學(xué)質(zhì)量的不斷提升，充分發(fā)揮了教學(xué)檔案對(duì)高校內(nèi)涵式發(fā)展的服務(wù)和支持作用。

（三）加強(qiáng)教學(xué)檔案的編研工作，提高教學(xué)檔案的利用價(jià)值。教學(xué)檔案存儲(chǔ)和承載的都是一些初級(jí)的原始信息，只有對(duì)各類教學(xué)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)及特點(diǎn)進(jìn)行深入研究，去粗取精，經(jīng)過(guò)篩選、歸納、整理，加工成系統(tǒng)的、主題突出的成果性資料，才可以獲得所需要的有效信息，發(fā)現(xiàn)各類教學(xué)檔案的價(jià)值以及不同檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系和線索。對(duì)有特別價(jià)值的檔案，要根據(jù)檔案的服務(wù)對(duì)象及愛(ài)好與偏向等，開(kāi)展專題研究，借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)了解用戶的真實(shí)需求，以確定編研形式、編研內(nèi)容及編研成果呈現(xiàn)的方式等，然后制定編研計(jì)劃、設(shè)計(jì)編研方案、劃定編研范圍，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、新媒體及虛擬仿真技術(shù)等，使編研成果最大限度地滿足師生及社會(huì)大眾的多角度、全方位需求，如可以利用網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，將歷年每位教師的“個(gè)體教學(xué)評(píng)價(jià)”及“整體教學(xué)評(píng)價(jià)”高低變化情況分別制成直觀立體的電子圖表或動(dòng)圖等，通過(guò)“用戶身份登錄”的方式反饋給每位教師，以更好地促進(jìn)教師對(duì)教學(xué)的自我反思、自我改進(jìn)等；可以對(duì)學(xué)校特色學(xué)科、特色專業(yè)的發(fā)展歷程進(jìn)行深入編研，利用學(xué)校網(wǎng)站等進(jìn)行發(fā)布，便于廣大師生、學(xué)生家長(zhǎng)和用人單位進(jìn)一步了解學(xué)校學(xué)科、專業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)；深入挖掘隱藏在教學(xué)檔案背后的文化價(jià)值，使編研內(nèi)容進(jìn)一步拓展，如可以設(shè)置“名師薈萃”“著名校友”等專題，將學(xué)校歷屆教學(xué)名師及著名校友的典型事跡等匯集成冊(cè)或拍攝專題宣傳片等，利用微信、微博、校園網(wǎng)、抖音等新媒體予以宣傳展示，從而擴(kuò)大高校的文化影響力，發(fā)揮教學(xué)檔案的最大價(jià)值。