廖永軍
摘 要:中小型公路施工企業(yè)在本著控制成本、提高效益的原則下,逐漸意識(shí)到共享服務(wù)中心建設(shè)的重要性,特別是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)。因此,本文旨在探討中小型公路施工企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建,以構(gòu)建一個(gè)高效、規(guī)范、實(shí)用的財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)。
關(guān)鍵詞:中小型公路施工企業(yè);財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心;構(gòu)建
隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,中小型公路施工企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中占據(jù)著重要位置。而這些企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)中,財(cái)務(wù)管理是一個(gè)不可忽視的環(huán)節(jié)。為了提高財(cái)務(wù)管理的效率和降低運(yùn)營(yíng)成本,中小型公路施工企業(yè)可以通過(guò)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來(lái)實(shí)現(xiàn)集中化管理和核算。目前,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心已經(jīng)成為國(guó)內(nèi)外大型集團(tuán)企業(yè)的重要手段,在實(shí)踐中取得了一定的成效。然而,在中小型公路施工企業(yè)中構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心仍然存在一些問(wèn)題和困難。為了解決這些問(wèn)題,需要對(duì)中小型公路施工企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建進(jìn)行研究和探討。
一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心
(一)共享服務(wù)中心的概念與特點(diǎn)
共享服務(wù)中心是一種集中管理、共享資源、提高效率的組織形式。在中小型公路施工企業(yè)中,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以起到提高財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理效率、減輕財(cái)務(wù)人員工作壓力、縮短財(cái)務(wù)處理時(shí)間等作用。共享服務(wù)中心的特點(diǎn)包括集中管理、資源共享、高效率、降低成本等。在共享服務(wù)中心內(nèi)部,各部門可以利用集中統(tǒng)一管理的財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行信息共享、資源共享和數(shù)據(jù)交換。這可以有效減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi),降低決策失誤率,提高管理效率。同時(shí),共享服務(wù)中心也可以通過(guò)對(duì)流程再造和信息化建設(shè),減少冗余流程,規(guī)范操作流程,提高工作效率。
在共享服務(wù)中心建設(shè)中,應(yīng)充分考慮中小型公路施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理的痛點(diǎn)和需求。這些痛點(diǎn)和需求包括財(cái)務(wù)管理效率低、財(cái)務(wù)報(bào)表不準(zhǔn)確、財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)不一致等問(wèn)題。共享服務(wù)中心的建設(shè)可以很好地解決這些問(wèn)題,提高財(cái)務(wù)管理效率,規(guī)范財(cái)務(wù)管理流程,保證財(cái)務(wù)報(bào)表真實(shí)準(zhǔn)確。共享服務(wù)中心建設(shè)的意義和價(jià)值還在于提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力,降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。共享服務(wù)中心可以使中小型公路施工企業(yè)快速響應(yīng)市場(chǎng)需求,提高動(dòng)態(tài)適應(yīng)能力,降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。
(二)中小型公路施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理的痛點(diǎn)和需求
中小型公路施工企業(yè)經(jīng)營(yíng)條件較為苛刻,財(cái)務(wù)管理面臨的問(wèn)題也更加突出。一方面,中小型企業(yè)在財(cái)務(wù)人才、財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等方面與大型企業(yè)難以媲美,導(dǎo)致其在財(cái)務(wù)管理方面存在很多漏洞,容易引發(fā)財(cái)務(wù)安全事件。另一方面,這些企業(yè)通常缺乏多樣化的財(cái)務(wù)服務(wù),只能依靠自己建立財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),加之采取的財(cái)務(wù)管理方法、財(cái)務(wù)制度等各不相同,也使得這些企業(yè)之間財(cái)務(wù)信息無(wú)法共享,甚至存在相互對(duì)立的情況。
在中小型公路施工企業(yè)中,財(cái)務(wù)管理方面的痛點(diǎn)主要包括會(huì)計(jì)工作繁瑣、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)難以管控、財(cái)務(wù)查詢和統(tǒng)計(jì)信息來(lái)源不統(tǒng)一等。細(xì)化一下,會(huì)計(jì)工作繁瑣的原因是中小型企業(yè)獨(dú)立開展會(huì)計(jì)核算所需時(shí)間成本較大,往往需要承擔(dān)相對(duì)較高的人力成本和物力成本。而日常財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的管控也面臨著難點(diǎn),因?yàn)檫@些企業(yè)缺乏足夠的資金實(shí)力做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防,并且很難擁有專業(yè)人才的支持。此外,財(cái)務(wù)信息來(lái)源的不統(tǒng)一也使得財(cái)務(wù)管理形同虛設(shè),雖然中小型企業(yè)在核算和統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)借助第三方軟件,但往往由于不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)不兼容而無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享。
因此,中小型公路施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理面臨的問(wèn)題和需求十分迫切,建立共享服務(wù)中心是一個(gè)很好的解決方案。共享服務(wù)中心的建立可以彌補(bǔ)中小型公路施工企業(yè)嚴(yán)重缺失的財(cái)務(wù)管理人才、財(cái)務(wù)管理流程以及財(cái)務(wù)管理技術(shù)等問(wèn)題。通過(guò)“一站式”集成服務(wù),不僅可以在數(shù)據(jù)輸入、會(huì)計(jì)核算等方面節(jié)約大量時(shí)間和成本,而且可以做到公司財(cái)務(wù)監(jiān)管度、內(nèi)部管理度和成本控制度等方面的全面提升。同時(shí)共享服務(wù)中心的建設(shè)還可以促進(jìn)中小型企業(yè)之間財(cái)務(wù)信息的共享,信息共享的減少,也能夠減少財(cái)務(wù)信息的丟失和重復(fù)錄入,節(jié)約了很多不必要的人力和時(shí)間成本,也能夠大幅降低財(cái)務(wù)安全風(fēng)險(xiǎn)。
(三)共享服務(wù)中心的建設(shè)意義和價(jià)值
首先,對(duì)于中小型企業(yè)而言,構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以規(guī)避財(cái)務(wù)管理的主觀隨意性,提高管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平和財(cái)務(wù)決策的準(zhǔn)確性。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式下,中小型企業(yè)的財(cái)務(wù)管理通常由財(cái)務(wù)主管直接負(fù)責(zé),存在單點(diǎn)故障的問(wèn)題。企業(yè)發(fā)展過(guò)程中,財(cái)務(wù)部門能夠積累的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)有限,同時(shí)也難以應(yīng)對(duì)不同業(yè)務(wù)線的財(cái)務(wù)管理需求。構(gòu)建共享服務(wù)中心,可以整合專業(yè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)和豐富的經(jīng)驗(yàn),提供更加全面、專業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)且精細(xì)化的服務(wù),更加符合不同部門的實(shí)際需求。
其次,共享服務(wù)中心的建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的協(xié)作共享,推動(dòng)資源的優(yōu)化配置,提高機(jī)構(gòu)的整體效率。通過(guò)對(duì)各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和分析,共享服務(wù)中心可以幫助企業(yè)從整體上把握經(jīng)營(yíng)情況,促進(jìn)財(cái)務(wù)資源的合理分配,從而全面提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和核心競(jìng)爭(zhēng)力。此外,共享服務(wù)中心還可以進(jìn)一步提高企業(yè)的行政效率,減少工作量,節(jié)省人力成本,提高企業(yè)生產(chǎn)效率和管理效率。
最后,共享服務(wù)中心的建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的共享,提高企業(yè)的外部形象。在市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的當(dāng)下,企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地,必須注重提升企業(yè)的社會(huì)形象和外部形象,樹立企業(yè)的品牌價(jià)值和公信力。共享服務(wù)中心的建設(shè),意味著整個(gè)企業(yè)具備了一個(gè)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)體系,企業(yè)的財(cái)務(wù)信息可以通過(guò)內(nèi)部的共享平臺(tái)進(jìn)行共享,提高了其他利益相關(guān)方對(duì)于企業(yè)的信任度和忠誠(chéng)度,同時(shí)也有力地突出了企業(yè)的品牌和形象,為企業(yè)的發(fā)展注入了強(qiáng)勁動(dòng)力。
二、中小型公路施工企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建
(一)共享服務(wù)中心的職能和作用
1.提供共享服務(wù)
共享服務(wù)中心可以為各個(gè)部門提供專業(yè)財(cái)務(wù)管理服務(wù),包括會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)分析、預(yù)算管理等。共享服務(wù)中心采用集中管理的方式,通過(guò)共享統(tǒng)一的財(cái)務(wù)資源,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的協(xié)同和協(xié)調(diào),進(jìn)一步提高企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率。
2.降低財(cái)務(wù)管理成本
通過(guò)建立共享服務(wù)中心,中小型公路施工企業(yè)避免了各個(gè)部門自行建立財(cái)務(wù)部門的投入成本和管理成本。此外,共享服務(wù)中心還可以避免由于重復(fù)投入而導(dǎo)致的浪費(fèi)現(xiàn)象,并且可以通過(guò)有效的規(guī)劃和資源配置,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源的合理利用,從而進(jìn)一步降低企業(yè)的財(cái)務(wù)管理成本。
3.建立財(cái)務(wù)信息共享機(jī)制
共享服務(wù)中心可以幫助企業(yè)建立財(cái)務(wù)信息共享機(jī)制,實(shí)現(xiàn)各部門之間信息的共享和高效流轉(zhuǎn),便于企業(yè)進(jìn)行戰(zhàn)略決策和財(cái)務(wù)管理。此外,共享服務(wù)中心還可以通過(guò)建立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析和監(jiān)控系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)指標(biāo)的實(shí)時(shí)分析和監(jiān)控,為企業(yè)決策提供支持。
共享服務(wù)中心的職能和作用很好地解決了中小型公路施工企業(yè)在財(cái)務(wù)管理中所面臨的問(wèn)題,推動(dòng)了財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程。與此同時(shí),共享服務(wù)中心也對(duì)企業(yè)提高盈利能力、降低風(fēng)險(xiǎn)、提高核心競(jìng)爭(zhēng)力等方面起到了積極的促進(jìn)作用。
(二)共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)和人員配備
共享服務(wù)中心作為企業(yè)的核心組成部分,其組織結(jié)構(gòu)和人員配備顯得尤為重要。在構(gòu)建共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)時(shí),需要考慮到其負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范疇和對(duì)應(yīng)的職能劃分,同時(shí)也需要考慮到企業(yè)規(guī)模和結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)。
首先,共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該圍繞功能需求進(jìn)行設(shè)計(jì),以滿足各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的需求。比如,可以設(shè)置人力資源、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、信息技術(shù)等職能部門,并在各職能部門之間建立橫向聯(lián)動(dòng)機(jī)制,以實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。
其次,共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該合理規(guī)劃人員配備。在人員配備方面,應(yīng)該充分考慮到企業(yè)的內(nèi)部管理體系和業(yè)務(wù)流程,以確保共享服務(wù)中心能夠提供高質(zhì)量、高效率的服務(wù)。鑒于中小型公路施工企業(yè)規(guī)模較小,共享服務(wù)中心的人員配備應(yīng)該注重學(xué)歷和專業(yè)技能的平衡,以確保能夠滿足企業(yè)的多元化需求。
最后,在共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)和人員配備方面,需要考慮到服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。通過(guò)對(duì)工作流程的精細(xì)化管理、對(duì)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的不斷提高和對(duì)人員素質(zhì)的持續(xù)培養(yǎng)等措施,可以有效提高共享服務(wù)中心的服務(wù)水平和工作效率,滿足企業(yè)的發(fā)展需求。
(三)共享服務(wù)中心的流程和制度
共享服務(wù)中心的流程和制度是中小型公路施工企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的核心部分之一。在共享服務(wù)中心中,流程和制度的設(shè)計(jì)和實(shí)施對(duì)于提高服務(wù)質(zhì)量和效率、降低成本和風(fēng)險(xiǎn)有著非常重要的意義。
在共享服務(wù)中心中,流程的設(shè)計(jì)應(yīng)該基于對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的深入了解,以便優(yōu)化審批、處理和反饋的方式,降低流程中的復(fù)雜度和風(fēng)險(xiǎn),并提高效率和質(zhì)量。一般來(lái)說(shuō),流程應(yīng)該包括了各項(xiàng)業(yè)務(wù)的完整環(huán)節(jié),例如采購(gòu)、支付、結(jié)算和財(cái)務(wù)報(bào)表等,并應(yīng)該為每個(gè)環(huán)節(jié)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化流程,從而實(shí)現(xiàn)流程的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和規(guī)范管理。此外,為了更好地服務(wù)中心用戶,共享服務(wù)中心應(yīng)該制定批復(fù)時(shí)限、監(jiān)控每個(gè)環(huán)節(jié)的處理效率等關(guān)鍵流程指標(biāo),提高服務(wù)的時(shí)效性和效率。
在實(shí)施共享服務(wù)中心的制度時(shí),首先應(yīng)該對(duì)制度進(jìn)行詳盡的編制和內(nèi)部審查,以建立和完善各項(xiàng)制度和規(guī)章,并提高制度的針對(duì)性和可操作性。同時(shí),制度也應(yīng)該結(jié)合中小型公路施工企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和優(yōu)化,將制度體系貫穿到共享服務(wù)中心的各個(gè)環(huán)節(jié)。
共享服務(wù)中心制度應(yīng)該具有明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),例如費(fèi)用報(bào)銷、資金使用、財(cái)務(wù)報(bào)表編制、內(nèi)部控制等方面的規(guī)定,并應(yīng)該督促企業(yè)員工遵循相關(guān)規(guī)程。此外,共享服務(wù)中心還應(yīng)該制定高效的工作機(jī)制和管理制度,引導(dǎo)和幫助中小型公路施工企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)的轉(zhuǎn)型和升級(jí)。
(四)共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)架構(gòu)和技術(shù)選型
共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)架構(gòu)和技術(shù)選型是共享服務(wù)中心信息系統(tǒng)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)之一。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)架構(gòu)和技術(shù)選型也在不斷更新升級(jí)。
在信息系統(tǒng)架構(gòu)方面,共享服務(wù)中心應(yīng)該采用集中式架構(gòu),即將所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和應(yīng)用程序全部集中到共享服務(wù)中心的數(shù)據(jù)中心,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和應(yīng)用程序的統(tǒng)一管理和部署。這樣可以減少系統(tǒng)的重復(fù)建設(shè),提高數(shù)據(jù)的共享和利用效率,降低信息系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)和維護(hù)成本。
在技術(shù)選型方面,共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)應(yīng)該選擇具備高效、穩(wěn)定、安全等特性的技術(shù)。其中,數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是關(guān)鍵技術(shù),應(yīng)該選擇成熟穩(wěn)定、具有高性能和高可用性的數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品。同時(shí),在大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理方面,可以采用分布式存儲(chǔ)和處理技術(shù),通過(guò)分散存儲(chǔ)和并行計(jì)算來(lái)提高數(shù)據(jù)檢索和處理能力。
此外,在共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)中,還應(yīng)該優(yōu)先考慮云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,依托云計(jì)算平臺(tái)實(shí)現(xiàn)靈活、高效、安全的信息系統(tǒng)架構(gòu),利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建智能化的數(shù)據(jù)分析和決策支持系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)信息資源的充分利用和全面挖掘。
(五)共享服務(wù)中心的數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)
為了確保共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全、隱私保護(hù)與高效運(yùn)作,建設(shè)一個(gè)安全穩(wěn)定的信息系統(tǒng)架構(gòu)是非常必要的。共享服務(wù)中心的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題主要涉及對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)的機(jī)密性、完整性、可用性、并包括資產(chǎn)的保護(hù)、風(fēng)險(xiǎn)管理、合規(guī)性和預(yù)防措施等方面。
共享服務(wù)中心的數(shù)據(jù)安全方案需圍繞以下幾個(gè)方面展開:
首先,共享服務(wù)中心需要強(qiáng)化對(duì)內(nèi)部人員的安全教育以及建立完善的數(shù)據(jù)訪問(wèn)控制機(jī)制。其中包括對(duì)內(nèi)部人員的職責(zé)和權(quán)限的明確劃分,對(duì)不同級(jí)別的員工進(jìn)行不同級(jí)別的數(shù)據(jù)訪問(wèn)授權(quán),以及加強(qiáng)內(nèi)部員工的意識(shí)和責(zé)任感提升。
其次,共享服務(wù)中心需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分類和分級(jí)管理,根據(jù)不同的數(shù)據(jù)屬性、敏感性級(jí)別、使用范圍等,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、分級(jí)、合規(guī)的管理。同時(shí),要采用加密、備份、恢復(fù)等技術(shù)手段,確保數(shù)據(jù)的機(jī)密性和安全性。
另外,共享服務(wù)中心需要根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行技術(shù)選型,例如采用網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)、防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)工具加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的保障,如使用IPS(入侵防御系統(tǒng))和IDS(入侵檢測(cè)系統(tǒng))應(yīng)對(duì)攻擊行為;采用理論良好、經(jīng)驗(yàn)豐富、支持廣泛的安全套件;使用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)(VPN)等方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全傳輸?shù)取?/p>
最后,共享服務(wù)中心還需要建立健全的數(shù)據(jù)備份、安全培訓(xùn)和安全事件處置機(jī)制,與專業(yè)的安全服務(wù)公司合作,以提高信息系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性,并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃,以確保數(shù)據(jù)能夠在緊急情況下及時(shí)得以恢復(fù)和使用。
結(jié)束語(yǔ)
共享服務(wù)中心是基于信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)的企業(yè)內(nèi)部服務(wù)機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部資源配置,提供各種共享服務(wù),降低企業(yè)成本,提高效率。共享服務(wù)中心的建設(shè)旨在提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率,降低企業(yè)成本,加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制和決策支持。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中,服務(wù)中心還需要適應(yīng)行業(yè)和市場(chǎng)的變化,不斷發(fā)掘新的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)和市場(chǎng)空間。
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