唐山市房地產(chǎn)交易中心 柴軍榮，趙乃東

一、引言

隨著我國(guó)政務(wù)檔案管理進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)化快速發(fā)展時(shí)期。政務(wù)檔案為政府各部門(mén)管理工作提供支持，為有效開(kāi)展政務(wù)工作提供寶貴參考資料[1]。同時(shí)，高效、完整和系統(tǒng)的政務(wù)檔案管理是政府有效工作的基本保障。協(xié)同管理理論是自然科學(xué)與社會(huì)科學(xué)協(xié)調(diào)發(fā)展的一種新的交叉管理理論?！皡f(xié)作”是指“協(xié)調(diào)和合作研究”[2]。協(xié)同作用是為了解決結(jié)構(gòu)如何組成以及不同科學(xué)領(lǐng)域中組件如何合作的問(wèn)題。“治理”主張以多種方式對(duì)公共事務(wù)進(jìn)行多代理管理，其主要特征是多代理、多媒體、協(xié)作網(wǎng)絡(luò)和持續(xù)交互。政務(wù)檔案工作涉及政府、事業(yè)單位、企業(yè)等多個(gè)主體，也是協(xié)同管理理論在政務(wù)檔案工作中的一個(gè)實(shí)際應(yīng)用領(lǐng)域。目前，在政務(wù)檔案管理的某些方面我們還存在不規(guī)范，例如檔案管理人才不足、管理規(guī)范缺失等問(wèn)題。因此，基于協(xié)同管理理論中涉及治理的主體多元、協(xié)同的特點(diǎn)，研究政務(wù)檔案管理具有現(xiàn)實(shí)意義。河北省政務(wù)檔案管理工作在檔案創(chuàng)建、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、數(shù)字化應(yīng)用等方面取得了一定的研究成果，在政務(wù)檔案管理方面始終走在全國(guó)前列。同時(shí)，對(duì)河北省政務(wù)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行實(shí)地調(diào)查和分析，可以豐富河北省政務(wù)檔案管理研究成果，進(jìn)一步為全國(guó)各地區(qū)提供服務(wù)和參考價(jià)值。為此，本研究圍繞河北省政務(wù)檔案管理模式，針對(duì)各政務(wù)管理主體在政務(wù)檔案管理中的地位和作用，提出解決河北省當(dāng)前政務(wù)檔案管理面臨的問(wèn)題的對(duì)策，進(jìn)一步完善河北省政務(wù)檔案管理機(jī)制，進(jìn)而促進(jìn)政務(wù)檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、研究設(shè)計(jì)

開(kāi)展政務(wù)檔案協(xié)同管理，就是應(yīng)用協(xié)同理論結(jié)合利用現(xiàn)代技術(shù)手段，全面、真實(shí)、系統(tǒng)地記錄政務(wù)檔案，為他人學(xué)習(xí)、研究政務(wù)工作項(xiàng)目創(chuàng)造條件[3]。政務(wù)檔案管理涉及省級(jí)各級(jí)政府部門(mén)、企業(yè)事業(yè)單位。本研究的目的是通過(guò)協(xié)同管理的理論，闡明參與政務(wù)檔案管理的不同實(shí)體與檔案管理過(guò)程之間的關(guān)系，因此，重點(diǎn)關(guān)注政務(wù)檔案管理工作和該領(lǐng)域研究方法，河北省政務(wù)管理部門(mén)要根據(jù)各單位的職責(zé)選擇管理方法。具體情況如表1所示。深入了解相關(guān)部門(mén)如何管理相關(guān)政務(wù)檔案，并提供現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)以供進(jìn)一步分析。（見(jiàn)表1）

表1 訪談對(duì)象及選取原因

三、河北省政務(wù)檔案協(xié)同管理現(xiàn)狀及其存在問(wèn)題分析

（一）政務(wù)檔案管理與開(kāi)發(fā)現(xiàn)狀

檔案管理是一項(xiàng)使用科學(xué)原理和方法管理檔案，并提供相關(guān)服務(wù)于社會(huì)的一項(xiàng)工作。政務(wù)檔案管理主要包括政務(wù)檔案收集、歸檔、保存、傳播和利用。

1.政務(wù)檔案收集

根據(jù)訪談結(jié)果可知，在河北省政務(wù)檔案管理工作過(guò)程中，需要各級(jí)政務(wù)檔案管理者共同參與，無(wú)論是河北省政務(wù)檔案管理中心和各級(jí)政務(wù)檔案管理中心與具體工作人員的初次調(diào)研溝通、資料收集，或是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)敲定實(shí)踐方案等都離不開(kāi)各主體的合作，它反映了在協(xié)同管理理論中，同一環(huán)節(jié)的多個(gè)主體可以以不同的方式進(jìn)行協(xié)調(diào)和合作，以確保政務(wù)檔案的正確收集管理。

2.歸檔與保存

做好政務(wù)檔案的整理和保存工作意義較大，因?yàn)檫@一環(huán)節(jié)是政務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)建設(shè)的支撐力量。對(duì)政務(wù)檔案的管理，要對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，做到有序可用。一項(xiàng)工作完成后應(yīng)立即進(jìn)行分類，并對(duì)檔案的類型、分類和描述進(jìn)行具體說(shuō)明。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，河北省政務(wù)檔案管理中心基本嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類命名，分類方法如下：一級(jí)分類以具體工作人員的個(gè)人為單位，二級(jí)分類分為收集政務(wù)文件和檔案來(lái)源，三級(jí)分類采用檔案文件分類法，一旦檔案收集工作完成，要盡快對(duì)收集的政務(wù)檔案文件進(jìn)行處理和審查。在實(shí)際工作中，處理后文件的分類標(biāo)準(zhǔn)與原始文件的分類標(biāo)準(zhǔn)相似，其命名標(biāo)準(zhǔn)與原始檔案文件的命名標(biāo)準(zhǔn)一致。由上可知，政務(wù)檔案記錄分類方法與收集的記錄之間的主要區(qū)別是二級(jí)分類的差異，這體現(xiàn)在二者形成的記錄類型的差異上。記錄和歸檔層次清晰，有利于查找和方便使用，確保分類系統(tǒng)的完整性和業(yè)務(wù)工作的可操作性。政務(wù)檔案的描述必須尊重系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)單化、易于獲取的原則。所收集檔案的描述分為“紙質(zhì)政務(wù)文獻(xiàn)檔案目錄”“縮微膠片型政務(wù)檔案、視聽(tīng)出版物和電子文獻(xiàn)政務(wù)檔案目錄”，這些都為進(jìn)入系統(tǒng)和搜索相關(guān)政務(wù)檔案提供了清晰的查詢路徑[4]。

3.政務(wù)檔案庫(kù)和信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

目前，尚無(wú)完整、妥善的政務(wù)檔案專用數(shù)據(jù)庫(kù)，政務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)專項(xiàng)資金尚未公布，缺乏宏觀的共同規(guī)劃，政務(wù)檔案建設(shè)步伐緩慢。不同地區(qū)的存檔數(shù)據(jù)庫(kù)不一致，未來(lái)可能會(huì)有地方自律。地方建庫(kù)與國(guó)家建庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)沖突，導(dǎo)致本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法連接到上級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)或信息網(wǎng)絡(luò)的過(guò)程中，各級(jí)行政單位都表現(xiàn)出不同的態(tài)度。

（二）問(wèn)題分析

1.政務(wù)檔案記錄收集不足

豐富完整的政務(wù)檔案館藏是衡量政務(wù)檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，是政府事務(wù)檔案的編纂研究、政務(wù)工作史研究、政務(wù)出版歷史文獻(xiàn)的前提。有效的政務(wù)檔案管理是提高政務(wù)質(zhì)量的有力保障。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，河北省政務(wù)檔案管理工作方面?zhèn)€別環(huán)節(jié)存在遺漏、豐富和完整的檔案資料收集不足問(wèn)題，這可能是項(xiàng)目組前期調(diào)查不充分或與有關(guān)人員溝通不足所致。

2.政務(wù)檔案分類描述標(biāo)準(zhǔn)存在局限性

政務(wù)檔案的組織工作是檔案工作的核心。政務(wù)檔案?jìng)浒噶鞒讨饕n案的組成、分類、歸類、編號(hào)登記、編目、歸檔等過(guò)程，每一步都是必不可少的。其中，政務(wù)檔案分類是檔案管理工作的核心，科學(xué)的分類工作為后續(xù)的檔案整理、編號(hào)和記錄工作奠定了基礎(chǔ)。由于各級(jí)部門(mén)、單位、檔案人員等的角色和職責(zé)不同，所持有的檔案種類和數(shù)量也有很大差異，因此每個(gè)檔案管理者都有自己的檔案管理邏輯和思路。例如，個(gè)別政務(wù)管理檔案記錄多為轄區(qū)內(nèi)相關(guān)的、有限的信息。大多數(shù)單位對(duì)政務(wù)檔案沒(méi)有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，只是按年份和項(xiàng)目格式存儲(chǔ)，以方便日常工作。因此，適用于記錄大量政務(wù)文件的分類方法不能適用于各種文件管理問(wèn)題。

3.政府檔案庫(kù)建設(shè)處于起步階段

政務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是管理檔案信息資源的核心工具。使用數(shù)據(jù)庫(kù)形式管理檔案資源，可以有效擴(kuò)展記錄信息的能力，獲得較強(qiáng)的信息組織和管理能力，為管理活動(dòng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。河北省政務(wù)檔案庫(kù)的建設(shè)仍處于起步階段，各地區(qū)的城市中心和項(xiàng)目單位根據(jù)自身情況建設(shè)政務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)或政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致建設(shè)過(guò)程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不一致、建設(shè)成果參差不齊。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前河北省只有少數(shù)幾個(gè)城市建立了政府檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或政府信息網(wǎng)，其中大部分還處于建設(shè)政府檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)階段。有關(guān)方面推進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的進(jìn)程也在逐步加快。數(shù)據(jù)庫(kù)或信息網(wǎng)絡(luò)與國(guó)家數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)接口的數(shù)據(jù)口徑不兼容，無(wú)法連接數(shù)據(jù)，正如河北省檔案中心工作人員所關(guān)注的“希望國(guó)家出臺(tái)系統(tǒng)全面實(shí)施規(guī)劃”。在政務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程中，各地根據(jù)自身政務(wù)檔案管理等條件，先后建設(shè)了不同類型的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或檔案信息網(wǎng)絡(luò)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或檔案信息的互聯(lián)互通總是困難重重。各地希望盡快發(fā)布統(tǒng)一的建庫(kù)檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。

4.政府檔案開(kāi)發(fā)利用進(jìn)展緩慢

政務(wù)檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)和利用，必須充分發(fā)揮檔案的行政管理和社會(huì)服務(wù)職能，在社會(huì)實(shí)踐中發(fā)揮作用。但是，政務(wù)檔案的開(kāi)發(fā)和利用仍處于宣傳傳播的階段。目前，只有政務(wù)檔案中的概要性和政策性內(nèi)容才會(huì)向公眾傳播和推廣，相關(guān)資源在微信公眾號(hào)上分享。政府檔案的開(kāi)發(fā)利用尚處于探討探索階段，尚無(wú)實(shí)際應(yīng)用案例。與具有明顯宣傳效果的網(wǎng)絡(luò)媒體相比，其他政務(wù)檔案則以“是否適合公開(kāi)”“如何公開(kāi)”“以何種方式公開(kāi)”等不同的話題進(jìn)行討論和研究。

四、協(xié)同管理理論視角下的政務(wù)檔案管理對(duì)策

政務(wù)檔案管理涉及諸多課題，密切相關(guān)、密不可分。以協(xié)同管理理論為基礎(chǔ)，從文件檔案合理管理的需要出發(fā)，建立共同參與、相互管理的制度，充分發(fā)揮宏觀調(diào)控作用，政務(wù)檔案館統(tǒng)籌規(guī)劃和管理，提高人員參與積極性，形成專業(yè)的檔案管理專家隊(duì)伍，相互配合實(shí)施政務(wù)檔案管理模式的優(yōu)化[5]。

（一）發(fā)揮政府宏觀調(diào)控作用，推進(jìn)政務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

政務(wù)檔案記錄在推動(dòng)工作落實(shí)到實(shí)踐層面方面發(fā)揮著主導(dǎo)作用。政府部門(mén)通過(guò)實(shí)施各種管理措施，政務(wù)檔案管理工作才能夠逐步建立起相對(duì)完善的體系，從以前的單一項(xiàng)目工作到綜合系統(tǒng)階段[6]]。政務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立有利于以數(shù)據(jù)形式保存政府檔案資源，也更方便政務(wù)檔案信息的傳播和共享。政府推動(dòng)各地開(kāi)展政務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)化工作具有現(xiàn)實(shí)意義。有關(guān)部門(mén)要牽頭推進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，各級(jí)行政檔案管理單位，共同建設(shè)統(tǒng)一、規(guī)范、互動(dòng)的政務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。另一方面，主管部門(mén)要盡快制定并實(shí)施統(tǒng)一的行政檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)上下可銜接的政務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，改變以往獨(dú)立、不連貫的局面。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的共享，促進(jìn)政務(wù)信息資源的共享，更方便公眾獲取和使用[7]。

（二）突出省級(jí)政務(wù)檔案管理部門(mén)綜合職能，落實(shí)政務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，省級(jí)行政檔案管理部門(mén)制定和推廣行政檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理水平。省級(jí)政務(wù)檔案管理部門(mén)擁有大量政務(wù)檔案，在檔案管理中需要對(duì)兩者采取不同的管理標(biāo)準(zhǔn)。調(diào)查顯示，在具有完整、系統(tǒng)的“分類命名編目標(biāo)準(zhǔn)”的情況下，省級(jí)行政檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步考慮如何合理結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)。省政府檔案管理部門(mén)需要進(jìn)一步考慮如何將本標(biāo)準(zhǔn)與新制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)合理結(jié)合，其次，結(jié)合政務(wù)檔案管理現(xiàn)狀，妥善維護(hù)政務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的可調(diào)整范圍。規(guī)范管理，為各類群眾無(wú)障礙獲取政務(wù)檔案提供便利，提高檔案管理水平，共同構(gòu)建政務(wù)檔案的完整管理系統(tǒng)[8]。三是加快政務(wù)檔案開(kāi)發(fā)利用，適時(shí)擴(kuò)大政府檔案管理工作的宣傳傳播。省級(jí)政務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)確保政府檔案和文件與所有主體共享。同時(shí)，省級(jí)政務(wù)檔案管理部門(mén)要充分發(fā)揮整體領(lǐng)導(dǎo)作用，積極促進(jìn)政務(wù)檔案的開(kāi)發(fā)利用。推動(dòng)創(chuàng)建政務(wù)檔案成果資源共享和發(fā)布平臺(tái)，為各部門(mén)開(kāi)發(fā)利用提供參考案例，實(shí)現(xiàn)各級(jí)政務(wù)檔案開(kāi)發(fā)和利用，更好發(fā)揮其價(jià)值。

（三）樹(shù)立參與積極性，承擔(dān)管理責(zé)任

政務(wù)檔案管理員是政務(wù)檔案館數(shù)據(jù)收集的重要提供者。在政務(wù)檔案管理中，持續(xù)參與這項(xiàng)工作會(huì)影響很多人。因此，相關(guān)部門(mén)必須承擔(dān)起政務(wù)檔案管理的重要責(zé)任，積極參與政務(wù)檔案管理事業(yè)，政務(wù)檔案為政務(wù)檔案數(shù)字化管理提供了豐富的素材，管理者應(yīng)利用政務(wù)檔案對(duì)相關(guān)檔案從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)和管理，既可以提高檔案管理人員的技術(shù)水平，又可以為政務(wù)檔案行業(yè)培養(yǎng)優(yōu)秀人才，也可以提高檔案管理人員的素質(zhì)，促進(jìn)政務(wù)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

（四）建立政務(wù)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍，實(shí)施規(guī)范化管理

在政務(wù)檔案的日常管理中，省級(jí)政務(wù)檔案管理部門(mén)要建立起政務(wù)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理大量檔案業(yè)務(wù)，提高政務(wù)檔案管理規(guī)范化的專業(yè)水平。同時(shí)，省級(jí)部門(mén)需要與其他行政和公共機(jī)構(gòu)合作，充分發(fā)揮各自領(lǐng)域的指導(dǎo)性和專業(yè)性，制定標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理提供指導(dǎo)和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。多部門(mén)合作應(yīng)優(yōu)化檔案管理機(jī)制，為檔案的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和數(shù)字化利用提供有價(jià)值的檔案。

五、結(jié)語(yǔ)

政務(wù)檔案的妥善管理和合理發(fā)展，是政務(wù)工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。無(wú)論法律要求還是實(shí)際需要，所有政務(wù)檔案管理課題都應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化的政務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保政務(wù)檔案的有效共享和管理?？紤]到各級(jí)部門(mén)在政務(wù)檔案文件數(shù)量、經(jīng)濟(jì)實(shí)力和管理規(guī)模等方面的差異，以及政務(wù)檔案管理工作的不同，有關(guān)部門(mén)在制定政務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)要充分考慮各主體的特點(diǎn)。