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企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)和發(fā)展的對(duì)策

2023-04-07 14:05:36秦藍(lán)
中國(guó)經(jīng)貿(mào) 2023年9期
關(guān)鍵詞:建設(shè)思路財(cái)務(wù)共享服務(wù)發(fā)展策略

秦藍(lán)

摘 要:在新發(fā)展環(huán)境下,財(cái)務(wù)共享服務(wù)可以說(shuō)是企業(yè)發(fā)展機(jī)遇,也是一種挑戰(zhàn)。企業(yè)必須結(jié)合具體發(fā)展需要對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心做到合理運(yùn)用,將企業(yè)各階段運(yùn)作成本有效降低,這有利于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化,增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)掌控能力,為企業(yè)持續(xù)與健康發(fā)展帶來(lái)有力推動(dòng)。為此,企業(yè)應(yīng)重視財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè),實(shí)現(xiàn)資源合理與科學(xué)配置,夯實(shí)企業(yè)穩(wěn)步前行的基礎(chǔ)?;诖耍疚膹呢?cái)務(wù)共享服務(wù)中心概念及特點(diǎn)入手,分析財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)重要價(jià)值,探討建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題,提出合理的發(fā)展策略,力求財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)有價(jià)值得到充分發(fā)揮,助推企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力進(jìn)一步增強(qiáng)。

關(guān)鍵詞:企業(yè);財(cái)務(wù)共享服務(wù);建設(shè)思路;發(fā)展策略

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心特點(diǎn)

第一,共享性。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源全面共享,保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息傳輸安全與迅速。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過(guò)程中,系統(tǒng)會(huì)集成多個(gè)功能,同時(shí)也有多個(gè)數(shù)據(jù)接口,可以將分散在各部門(mén)的信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行整合,通過(guò)企業(yè)內(nèi)部軟件完成數(shù)據(jù)沉淀與共享,保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)上傳與應(yīng)用同步,構(gòu)建出具有一體化的管控模式,凸顯出極強(qiáng)的共享性。

第二,依賴(lài)性。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心若想完成數(shù)字共享與存儲(chǔ),需要依托計(jì)算機(jī)技術(shù)與配套設(shè)備,特別數(shù)字形式的介質(zhì)離不開(kāi)設(shè)備與軟件的支持,具有一定的依賴(lài)性,必須在全套設(shè)備與技術(shù)使用下完成數(shù)據(jù)傳輸,保證會(huì)計(jì)信息讀取準(zhǔn)確與安全。

第三,標(biāo)準(zhǔn)化。在傳統(tǒng)工作開(kāi)展過(guò)程中,會(huì)計(jì)人員與出納人員需要通過(guò)面對(duì)面的方式傳遞信息,核算人員也會(huì)面對(duì)面完成各環(huán)節(jié)對(duì)接工作。在財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)用下,財(cái)會(huì)人員只需使用系統(tǒng)便可完成實(shí)時(shí)溝通、數(shù)據(jù)共享與分析,對(duì)接工作也更加簡(jiǎn)便,讓各項(xiàng)操作具有流程化與標(biāo)準(zhǔn)化。

二、企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的重要價(jià)值

(一)夯實(shí)企業(yè)高效發(fā)展基礎(chǔ)

財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用將不同部門(mén)分工進(jìn)行科學(xué)明確,保證核算流程具有合理性與規(guī)范性。在標(biāo)準(zhǔn)流程中,企業(yè)財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理將呈現(xiàn)出高效性,滿(mǎn)足各類(lèi)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展具體需要,夯實(shí)企業(yè)基礎(chǔ)提升其競(jìng)爭(zhēng)力。每個(gè)環(huán)節(jié)的作業(yè)均需要在合理流程驅(qū)動(dòng)下完成,使得各項(xiàng)工作有序與高效開(kāi)展,助推企業(yè)生產(chǎn)效率與管理效率同步提升。財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)用范圍較廣,可完成復(fù)雜性高且有規(guī)律的各種工作,涵蓋收入、成本、費(fèi)用、報(bào)表等多個(gè)部分且具有全流程特點(diǎn)。數(shù)據(jù)收集、整體與分析等全過(guò)程能夠更加流暢,模塊分工也更加清晰與明確,實(shí)現(xiàn)企業(yè)高效與穩(wěn)步發(fā)展。

(二)提高企業(yè)內(nèi)部管理能力

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中,勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)不同類(lèi)型的數(shù)據(jù),同時(shí)數(shù)據(jù)總量在不斷增加。財(cái)務(wù)管理人員在對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行辨別、提取與處理時(shí)易出現(xiàn)失誤,同時(shí)工作量相對(duì)較大,影響到財(cái)務(wù)管理工作效率提升。為此,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)可以依托先進(jìn)技術(shù)對(duì)復(fù)雜數(shù)據(jù)完成高效整合與統(tǒng)一處理,減少操作失誤,將數(shù)據(jù)價(jià)值充分發(fā)揮。在數(shù)據(jù)支持下,企業(yè)可以對(duì)各部門(mén)進(jìn)行集中管理與監(jiān)督,保證內(nèi)部控制整體效率全面提升,有利于內(nèi)部管理能力進(jìn)一步增強(qiáng)。

(三)成功實(shí)現(xiàn)低成本高效率

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)需要運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備設(shè)施,同時(shí)需要網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)大力支持。那么,在建設(shè)環(huán)節(jié),企業(yè)會(huì)根據(jù)建設(shè)需要對(duì)部門(mén)與組織進(jìn)行優(yōu)化,必要時(shí)做好拆分與重構(gòu),使得組織結(jié)構(gòu)得到及時(shí)優(yōu)化,有利于整體工作效率的提升。在此前提下,企業(yè)通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將各部門(mén)數(shù)據(jù)集中并統(tǒng)一處理,依托平臺(tái)完成信息共享。工作人員在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)下實(shí)現(xiàn)工作效率全面提升,有效降低工作成本。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)所遇到的問(wèn)題

(一)財(cái)務(wù)組織架構(gòu)設(shè)置不合理

部分企業(yè)缺少財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn),雖能做好基礎(chǔ)操作流程規(guī)范,但未能對(duì)財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部的組織架構(gòu)合理劃分。由于組織間合作關(guān)系直接影響著財(cái)務(wù)共享建設(shè)與發(fā)展,所以不合理的組織結(jié)構(gòu)勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致工作偏重于內(nèi)控,影響財(cái)務(wù)共享整體效率。在不科學(xué)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置下,財(cái)務(wù)共享工作難度有序開(kāi)展,不利于財(cái)務(wù)共享目標(biāo)達(dá)成。

(二)ERP與配套技術(shù)投入力度不足

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過(guò)程中,先進(jìn)技術(shù)與理念的尤為重要。但部分企業(yè)在共享服務(wù)中心建設(shè)中忽略ERP與配套技術(shù)投入力度的加大,簡(jiǎn)單認(rèn)為這是一種管理信息系統(tǒng),所以目標(biāo)設(shè)置存在過(guò)低或者過(guò)高的問(wèn)題,出現(xiàn)定位不準(zhǔn)確。在對(duì)配套技術(shù)進(jìn)行投入時(shí),未能帶著長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光,只考慮過(guò)到當(dāng)時(shí)投資多而收效甚微,從而暴露出ERP與配套技術(shù)投入力度不足的問(wèn)題。

(三)人員梯隊(duì)建設(shè)不合理

財(cái)務(wù)共享中心模式將財(cái)務(wù)工作全部集中,使得財(cái)務(wù)人員工作量增加,崗位工作范圍與職責(zé)分配成為一個(gè)需要及時(shí)解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。部分企業(yè)未能根據(jù)服務(wù)中心建設(shè)與運(yùn)轉(zhuǎn)需要分配相應(yīng)數(shù)量的財(cái)務(wù)人員,導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員分配與實(shí)際工作需要不相符合。與此同時(shí),高素質(zhì)財(cái)務(wù)管理人員在人員梯隊(duì)建設(shè)中所占比例較少,大部分財(cái)務(wù)人員自身的業(yè)務(wù)技能不高,無(wú)法完成高質(zhì)量與高水平的工作。由于財(cái)務(wù)人員待遇未能及時(shí)調(diào)整,存在人才過(guò)度流失的問(wèn)題。部分企業(yè)也未能根據(jù)人員梯隊(duì)需要開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)活動(dòng),影響人才的發(fā)展,而讓人才被迫離開(kāi)企業(yè)尋求新發(fā)展。

(四)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)單位溝通難

由于部門(mén)之間存在一定認(rèn)知差異,導(dǎo)致財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通難,財(cái)務(wù)部門(mén)不理解業(yè)務(wù)部門(mén)的工作情況,對(duì)同一件事情看法差異極大,產(chǎn)生不同理解。一方面是隔行如隔山,業(yè)財(cái)部門(mén)工作內(nèi)容各不相同。特別是業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)溝通不暢時(shí),容易產(chǎn)生一定的工作矛盾。另一方面,部分財(cái)務(wù)人員未能注意說(shuō)話(huà)嚴(yán)謹(jǐn)性或者在溝通時(shí)有所保留,使得溝通缺少深入性與有效性,協(xié)商時(shí)形成溝通障礙,隨之引發(fā)一些沖突,存在財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通難的問(wèn)題。

四、企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)發(fā)展策略

(一)優(yōu)化組織構(gòu)架,滿(mǎn)足建設(shè)需要

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過(guò)程中,企業(yè)考慮到財(cái)務(wù)共享中心的組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化尤為重要,是助推共享服務(wù)中心持續(xù)發(fā)展的前提。因此,企業(yè)會(huì)結(jié)合自身實(shí)際情況完成組織構(gòu)架優(yōu)化,做好流程管控,保證業(yè)務(wù)流程合理與規(guī)范。在具體規(guī)范過(guò)程中,企業(yè)必須注意將戰(zhàn)略目標(biāo)貫穿其中,使得平臺(tái)建設(shè)、使用與發(fā)展能夠?yàn)槠髽I(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)而服務(wù)。由于財(cái)務(wù)戰(zhàn)略具有一定支持作用,可以將企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中可能遇到財(cái)務(wù)問(wèn)題有效解決,保證財(cái)務(wù)資源需求分配具有合理性,為戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)帶來(lái)全面支撐。在此前提下,企業(yè)會(huì)基于戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和共享中心建設(shè)需要,對(duì)業(yè)務(wù)流程制度標(biāo)準(zhǔn)化做到足夠重視,規(guī)劃好財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)相關(guān)工作程序,助推財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間深度融合。例如,在制度標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程中,需要注意會(huì)計(jì)制度、核算標(biāo)準(zhǔn)與會(huì)計(jì)科目等內(nèi)容的統(tǒng)一,注意業(yè)務(wù)審批流程、財(cái)務(wù)核算等標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。企業(yè)可以考慮邀請(qǐng)專(zhuān)家對(duì)財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行指導(dǎo),明確業(yè)財(cái)融合關(guān)鍵點(diǎn),使得事前預(yù)判能力得到極大程度提升。又比如,對(duì)會(huì)計(jì)科目體系進(jìn)行統(tǒng)一,派發(fā)業(yè)務(wù)流程指導(dǎo)書(shū)。為保證組織優(yōu)化設(shè)計(jì)具有合理性,企業(yè)會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員權(quán)限范圍進(jìn)行合理規(guī)定,對(duì)問(wèn)責(zé)機(jī)制及時(shí)建立并不斷優(yōu)化,保證分工明確,也讓職責(zé)更加分明。

(二)重視技術(shù)應(yīng)用,加大建設(shè)力度

在新時(shí)代下,企業(yè)若想保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)質(zhì)量,確保共享服務(wù)中心持續(xù)發(fā)展,發(fā)揮出其應(yīng)有作用,必須對(duì)信息化管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)做到足夠重視,根據(jù)建設(shè)需要加大整體建設(shè)力度。企業(yè)會(huì)考慮網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題的解決,明確財(cái)務(wù)共享建設(shè)中心的建設(shè)與發(fā)展需要信息技術(shù)大力支持,從而加大技術(shù)投入整體力度。企業(yè)會(huì)分析各階段發(fā)展情況,通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)信息化管理平臺(tái)及時(shí)構(gòu)建,對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行高效傳輸與統(tǒng)一處理。企業(yè)要積極使用EPR系統(tǒng),將各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息成功轉(zhuǎn)換為真實(shí)的財(cái)務(wù)信息,為財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集成應(yīng)用功能增強(qiáng)夯實(shí)基礎(chǔ)。在使用EPR系統(tǒng)之前,企業(yè)要注意做好模塊建設(shè),涵蓋報(bào)表分析多個(gè)子系統(tǒng),提高EPR系統(tǒng)集成性。在EPR系統(tǒng)子模塊建設(shè)下,工作人員會(huì)根據(jù)報(bào)表分析完成工作。企業(yè)考慮到報(bào)表信息安全性,有意識(shí)地在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)時(shí)設(shè)置訪問(wèn)人員權(quán)限,保證信息服務(wù)安全。除此之外,企業(yè)還要做好信息備份與加密。例如,設(shè)定自動(dòng)提醒與智能化防控,增加系統(tǒng)審查模塊,使得信息化管理平臺(tái)可以及時(shí)對(duì)管理中缺陷進(jìn)行明確指出,馬上加以完善,增強(qiáng)數(shù)據(jù)信息傳輸與共享安全性。在建設(shè)過(guò)程中,企業(yè)還會(huì)基于技術(shù)的應(yīng)用來(lái)解決系統(tǒng)兼容問(wèn)題,對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心所具有的職能進(jìn)行分析,根據(jù)服務(wù)職能具體定位對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā),保證與客戶(hù)需要求相符合,突出平臺(tái)建設(shè)前瞻性。

(三)組織專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),提升團(tuán)隊(duì)素養(yǎng)

為助推企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)與持續(xù)發(fā)展,人才培養(yǎng)尤為重要。因此,企業(yè)要重視財(cái)務(wù)人員引進(jìn)與選拔。管理人員必須優(yōu)先選擇綜合素質(zhì)高且具有財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的高素質(zhì)人才,確保人才可以憑借自身豐富專(zhuān)業(yè)知識(shí)助推財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展。例如,通過(guò)外部招聘、內(nèi)部考核等方式尋找與服務(wù)中心建設(shè)需要相匹配的綜合人才,推動(dòng)財(cái)務(wù)共享中心的全面建設(shè)。企業(yè)管理層還要保證人崗匹配。企業(yè)管理層應(yīng)結(jié)合財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行需要做好人員分配。例如,決策分析工作相對(duì)較難,要由專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的人員完成,流程管控具有復(fù)雜性,由業(yè)務(wù)水平高的精尖人才完成,使得財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)穩(wěn)定并走入持續(xù)發(fā)展。在此前提下,為解決人員過(guò)度流失問(wèn)題,積極完善激勵(lì)制度,將員工潛在創(chuàng)新與工作熱情持續(xù)調(diào)動(dòng),助推財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)水平提升,加快發(fā)展腳步。例如,優(yōu)化晉升機(jī)制,對(duì)輪崗制度不斷完善。企業(yè)還會(huì)落實(shí)績(jī)效考核機(jī)制,根據(jù)經(jīng)營(yíng)規(guī)模與整體實(shí)力完成考核機(jī)制優(yōu)化與落實(shí)。例如,根據(jù)業(yè)務(wù)處理總量、工作質(zhì)量、工作時(shí)效完成考核標(biāo)準(zhǔn)制定,做好崗位等級(jí)設(shè)置,保證員工能夠在階梯方式下晉升。

(四)推進(jìn)業(yè)財(cái)融合,解決溝通問(wèn)題

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)發(fā)展過(guò)程中,企業(yè)要依托長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光重視業(yè)財(cái)融合,保證達(dá)到建設(shè)與發(fā)展目標(biāo),為實(shí)際工作開(kāi)展帶來(lái)有力推動(dòng)。為此,在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心具體建設(shè)環(huán)節(jié),企業(yè)管理層應(yīng)站在企業(yè)各階段發(fā)展角度,大力推進(jìn)業(yè)財(cái)融合。因此,財(cái)務(wù)部門(mén)要充當(dāng)主導(dǎo),與銷(xiāo)售部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系,及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)深入溝通,確保各部門(mén)可以通力合作,在協(xié)同方式下助推共享服務(wù)中心持續(xù)發(fā)展,增強(qiáng)建設(shè)效果。在溝通過(guò)程中,企業(yè)管理人員要重視重復(fù)性數(shù)據(jù)處理。企業(yè)管理人員對(duì)具有重復(fù)性的會(huì)計(jì)核算工作進(jìn)行優(yōu)化,將該環(huán)節(jié)工作內(nèi)容進(jìn)行匯總,由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行相應(yīng)處理,保證會(huì)計(jì)核算工作具有標(biāo)準(zhǔn)化,逐步實(shí)現(xiàn)不同階段的發(fā)展目標(biāo)?;谌谌氤潭燃由?,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)速度將加快,例如,風(fēng)險(xiǎn)管控、成本節(jié)約、財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)型等目標(biāo)得以逐步實(shí)現(xiàn)。企業(yè)依托業(yè)財(cái)融合將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心自身的潛能釋放,通過(guò)共享中心建立完成資源全面整合與統(tǒng)一方式的處理,助推經(jīng)濟(jì)成本的有效減少。例如,在實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控目標(biāo)時(shí),企業(yè)要注意財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等重要信息的實(shí)時(shí)監(jiān)管,結(jié)合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)變化情況及時(shí)完成管理方案調(diào)整,保證資源配置合理。業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門(mén)要積極溝通中,使得財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)會(huì)從財(cái)務(wù)上、資源配置、經(jīng)營(yíng)決策與風(fēng)險(xiǎn)管理等多個(gè)環(huán)節(jié)收集財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)工作中的新數(shù)據(jù),結(jié)合生產(chǎn)成本與產(chǎn)品效益去完成業(yè)務(wù)推銷(xiāo)活動(dòng)開(kāi)展,而財(cái)務(wù)信息能夠反映出企業(yè)是否盈利。

結(jié)束語(yǔ)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)與發(fā)展是大數(shù)據(jù)時(shí)代下財(cái)務(wù)信息管理改革的主要方向。企業(yè)必須帶著前瞻性思維對(duì)時(shí)代變化做到實(shí)時(shí)了解,把握住發(fā)展與轉(zhuǎn)型機(jī)會(huì),做好較為充分的準(zhǔn)備,重視財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)與發(fā)展,更快更好地適應(yīng)不斷變化的市場(chǎng)發(fā)展環(huán)境,從而占據(jù)更多市場(chǎng)份額。在新形勢(shì)下,企業(yè)一定要依托信息技術(shù)優(yōu)勢(shì),明確未來(lái)各階段發(fā)展目標(biāo),借鑒建設(shè)經(jīng)驗(yàn)并根據(jù)財(cái)務(wù)管理工作需要完成財(cái)務(wù)共享中心建設(shè),實(shí)現(xiàn)工作流程優(yōu)化,完成責(zé)任體系進(jìn)一步落實(shí),從而推動(dòng)企業(yè)在良好環(huán)境下順利發(fā)展。

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[作者單位:港中旅(中國(guó))投資有限公司]

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