摘 要：隨著社會(huì)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，智慧政務(wù)的不斷推廣，使得信息多“跑路”、群眾少“跑腿”，大大提高服務(wù)效率，“以民為本”的思想理念不斷根深蒂固。在此背景下，綜合檔案的信息化管理也應(yīng)結(jié)合智慧政務(wù)服務(wù)需求，搶抓機(jī)遇、借勢(shì)發(fā)展，促進(jìn)檔案管理思想與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)管理模式轉(zhuǎn)型升級(jí)，真正發(fā)揮檔案資源為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的功能。本文從智慧政務(wù)背景下綜合檔案信息化管理體系的意義、存在問(wèn)題和未來(lái)發(fā)展方向進(jìn)行研討，綜合分析當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的路徑，為相關(guān)部門單位解決問(wèn)題、快速發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：智慧政務(wù)；綜合檔案；信息化管理

前言

在“十三五”時(shí)期，政府工作報(bào)告中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的概念，各地區(qū)根據(jù)自身實(shí)際情況及發(fā)展優(yōu)勢(shì)，相繼開展智慧政務(wù)建設(shè)工作。目前，在長(zhǎng)三角、珠三角、環(huán)渤海區(qū)域普遍實(shí)現(xiàn)了政務(wù)服務(wù)智慧化，欠發(fā)達(dá)地區(qū)也緊隨其后、快速發(fā)展。在此背景下，檔案事業(yè)同樣發(fā)生了翻天覆地的變化，尤其在政務(wù)服務(wù)綜合檔案管理領(lǐng)域，逐漸由紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)變成電子化管理，整體上正向智慧化管理方向快速邁進(jìn)，給綜合檔案工作注入了新的活力。但是，也帶來(lái)一系列問(wèn)題與挑戰(zhàn)，如何在智慧政務(wù)背景下實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)科學(xué)化、合理化轉(zhuǎn)型升級(jí)，是當(dāng)前檔案部門需要重點(diǎn)研究的課題。

1 智慧政務(wù)背景下綜合檔案信息化管理體系的意義

1.1 提升工作效率

在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)綜合檔案管理模式與高標(biāo)準(zhǔn)、快節(jié)奏的信息化工作環(huán)境相比顯得滯后。在智慧政務(wù)背景下，綜合檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)融合，系統(tǒng)平臺(tái)可通過(guò)將數(shù)據(jù)庫(kù)龐大的綜合檔案信息進(jìn)行加工、分類、提取、分析，將檔案化作應(yīng)用表格、統(tǒng)計(jì)圖形，讓管理者能夠直觀地看到工作側(cè)重點(diǎn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思想、充實(shí)工作檔案、完善工作細(xì)節(jié)、創(chuàng)新研究方式、優(yōu)化資源配置，深度利用綜合檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案為黨和政府以及社會(huì)群眾提供有益參考[1]。

1.2 推進(jìn)資源共享

在傳統(tǒng)的管理模式下，綜合檔案大多被鎖在庫(kù)房里，檔案管理部門僅僅是被動(dòng)向外界提供查詢利用服務(wù)，對(duì)于跨部門、跨系統(tǒng)、跨人群的綜合性、一體化、整合式應(yīng)用較少，信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同水平較低。在智慧政務(wù)平臺(tái)下，各部門單位打破“信息藩籬”，由重復(fù)、煩瑣、分散的“各自為政”轉(zhuǎn)向高效、簡(jiǎn)潔、集約的“整合共享”，實(shí)現(xiàn)綜合檔案資源最優(yōu)利用，更多檔案利用申報(bào)材料“免提交”“跨域辦”，顯著提升政務(wù)服務(wù)效能，最大限度地讓群眾少跑腿。

1.3 深化“放管服”改革

過(guò)去的政務(wù)服務(wù)環(huán)境，群眾辦事手續(xù)多、流程長(zhǎng)、多次跑、分頭跑，辦事效率低下、服務(wù)水平滯后。在智慧政務(wù)平臺(tái)的技術(shù)支撐下，社會(huì)群眾可通過(guò)手機(jī)APP、網(wǎng)站、微信公眾平臺(tái)等方式向綜合檔案管理部門提交訴求，并可快速得到工作人員的回復(fù)和反饋，為群眾提供更精準(zhǔn)、更快捷、更高效的服務(wù)，破解群眾辦事“多頭跑、跑遠(yuǎn)路”難題，不斷增強(qiáng)群眾對(duì)檔案的獲得感和滿意度。與此同時(shí)，社會(huì)群眾可多渠道對(duì)檔案部門服務(wù)水平進(jìn)行全流程監(jiān)督評(píng)價(jià)，拉近了群眾與檔案的距離，過(guò)去綜合檔案的管理型模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型模式，真正凸顯“以民為本”[2]。

2 智慧政務(wù)背景下綜合檔案信息化管理體系存在問(wèn)題

2.1 管理體系不完整

目前，部分檔案管理部門，尤其在基層，沒有形成科學(xué)合理、高效完善的管理體系，重點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。一是思想重視不夠。在過(guò)去，檔案受社會(huì)各界的關(guān)注程度較低，從普通干部到高層領(lǐng)導(dǎo)，都認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)最為基礎(chǔ)、最為簡(jiǎn)單的工作，導(dǎo)致了單位內(nèi)形成了一種“自頂向下”的輕視檔案管理工作的思想。二是管理軟件系統(tǒng)不規(guī)范。在智慧政務(wù)的背景下，部分單位僅僅是重視對(duì)軟硬件設(shè)施的引進(jìn)和發(fā)展，忽略了整體系統(tǒng)資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，在行業(yè)內(nèi)缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范。這就造成很多落后地區(qū)單位雖然扎實(shí)開展了信息化建設(shè)，但系統(tǒng)平臺(tái)無(wú)法借助和發(fā)揮智慧政務(wù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)際應(yīng)用水平和為人民提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)方面與先進(jìn)地區(qū)仍存在較大差距。

2.2 專業(yè)人員隊(duì)伍不專業(yè)

部分檔案部門忽視對(duì)現(xiàn)有工作人員開展綜合檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致有關(guān)人員缺乏對(duì)歸檔材料準(zhǔn)確性、真實(shí)性的進(jìn)一步確認(rèn)，進(jìn)而造成檔案管理工作水平的滯后。在大多數(shù)綜合檔案管理部門，從業(yè)人員年齡較大、文化水平較低、工作變動(dòng)較大，受傳統(tǒng)管理模式影響較深，其學(xué)習(xí)能力以及吸收知識(shí)能力跟不上時(shí)代的步伐，導(dǎo)致檔案管理工作的嚴(yán)重滯后，客觀上也拖慢了單位內(nèi)其他工作的進(jìn)度。

2.3 安全防范不科學(xué)

雖然檔案管理進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，但是由于各方面因素，使得整體智慧政務(wù)平臺(tái)的安全形勢(shì)不容樂(lè)觀。一是系統(tǒng)漏洞、內(nèi)部攻擊、信息泄露等大量的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題嚴(yán)重制約了綜合檔案數(shù)據(jù)的管理水平的提升。在系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)初期，大多是委托外包公司全權(quán)負(fù)責(zé)，缺少自主核心技術(shù)的研發(fā)，對(duì)于信息保全、數(shù)據(jù)防護(hù)等工作缺少必要的手段，平臺(tái)的安全性得不到有效保障。二是對(duì)大量數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)不到位。電子數(shù)據(jù)的載體壽命短、易破壞，目前部分單位沒有對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的電子檔案資源進(jìn)行異地備份、異質(zhì)備份，增大了由于自然災(zāi)害、人為損害等因素造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 共享監(jiān)管不到位

對(duì)于數(shù)據(jù)使用的監(jiān)管直接影響到單位整體的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案監(jiān)管方式逐漸被信息化數(shù)據(jù)監(jiān)管方式所取代。目前看，檔案專業(yè)人員大多對(duì)共享數(shù)據(jù)監(jiān)管不重視，利用系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)共享的監(jiān)管手段不足，導(dǎo)致什么信息都可以利用、什么數(shù)據(jù)都可以查看，極易造成關(guān)鍵數(shù)據(jù)泄露，造成難以預(yù)估的影響，嚴(yán)重制約了共建共享水平的提升。在此前提下，各部門數(shù)據(jù)共享意愿不夠強(qiáng)烈，出于對(duì)數(shù)據(jù)安全管理的慣性思維、對(duì)共享后果的“未知恐懼”和部門整體利益的考慮，不愿主動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)分享。即使強(qiáng)制性共享，也對(duì)核心數(shù)據(jù)、利用價(jià)值高的數(shù)據(jù)加以封閉，在實(shí)際政務(wù)服務(wù)中檔案數(shù)據(jù)資源規(guī)模小、質(zhì)量差、利用率低，甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致部門單位和人民群眾無(wú)法獲取準(zhǔn)確的綜合檔案信息，智慧政務(wù)也失去了其高效為民服務(wù)的意義。

3 智慧政務(wù)背景下綜合檔案信息化管理體系未來(lái)發(fā)展路徑

3.1 持續(xù)優(yōu)化檔案管理體系

由于綜合檔案領(lǐng)導(dǎo)者和實(shí)際從業(yè)人員大多長(zhǎng)時(shí)間在傳統(tǒng)模式下對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)體紙質(zhì)管理，難以在思想觀念上、制度體系上完全匹配新時(shí)期信息化管理模式，需要進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化[3]。一是思想上順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。充分認(rèn)可信息化技術(shù)，正確對(duì)待綜合檔案管理新模式、新理念，領(lǐng)導(dǎo)者要發(fā)揮正確的價(jià)值導(dǎo)向，用發(fā)展的眼光進(jìn)行信息資源建設(shè)、檔案信息服務(wù)優(yōu)化、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新等，從上至下對(duì)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化完善。二是要更新傳統(tǒng)管理檔案的理念。創(chuàng)新檔案管理思維，提高檔案知識(shí)層次，找出檔案管理中與大數(shù)據(jù)檔案管理過(guò)程中不符的問(wèn)題，充分利用新時(shí)代科技發(fā)展的資源和力量，并將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)應(yīng)用于綜合檔案管理，努力實(shí)現(xiàn)新時(shí)代綜合檔案智慧化新型服務(wù)[4]。三是要建立健全智慧政務(wù)綜合檔案信息化管理制度。借助智慧平臺(tái)構(gòu)建適合自身發(fā)展的檔案管理規(guī)章和檔案信息化管理工作的監(jiān)督和績(jī)效化評(píng)價(jià)制度，逐步形成智慧化、信息化、數(shù)據(jù)化的綜合電子檔案收集、管理、利用工作機(jī)制，從而保證檔案管理規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行。四是加大經(jīng)費(fèi)投入。完善檔案信息資源管理設(shè)備，加快推進(jìn)智慧政務(wù)平臺(tái)綜合檔案資源建設(shè)，及時(shí)更新機(jī)房網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備。對(duì)于綜合檔案管理軟件要不斷優(yōu)化功能，提升安全防護(hù)水平，最大程度限制外來(lái)病毒對(duì)內(nèi)部檔案信息的侵襲。

3.2 加強(qiáng)加快干部隊(duì)伍培養(yǎng)

人才是第一生產(chǎn)力。在智慧政務(wù)背景下，干部隊(duì)伍水平高低決定著未來(lái)檔案事業(yè)的發(fā)展速度，作為綜合檔案管理部門，要將培養(yǎng)選拔優(yōu)秀年輕干部作為加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工程去執(zhí)行，建設(shè)一支符合新時(shí)期好干部標(biāo)準(zhǔn)、忠誠(chéng)干凈擔(dān)當(dāng)、數(shù)量充足、充滿活力的高素質(zhì)專業(yè)化年輕干部隊(duì)伍。一要推動(dòng)干部隊(duì)伍年輕化。領(lǐng)導(dǎo)者要積極對(duì)接有關(guān)部門，申請(qǐng)政策支持和人員職數(shù)指標(biāo)，給予政策傾斜，引導(dǎo)人才流動(dòng)，切實(shí)利用政策優(yōu)勢(shì)、福利待遇幫助人才落戶，促使他們用先進(jìn)的理念和科學(xué)知識(shí)為綜合檔案管理工作注入新鮮血液，讓檔案事業(yè)煥發(fā)生機(jī)，以此推動(dòng)單位的綜合檔案管理工作的順利開展。二是加強(qiáng)在崗人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理部門要定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，多角度、多途徑鼓勵(lì)干部職工“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”，可輪流帶領(lǐng)干部職工有針對(duì)性地前往先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中去不斷提高理論知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)戰(zhàn)略思維、提高統(tǒng)籌謀劃能力、強(qiáng)化綜合施策才干。同時(shí)也可根據(jù)不同領(lǐng)域、不同時(shí)期、不同的工作重點(diǎn)，靈活運(yùn)用專題講座、學(xué)習(xí)研討、宣講團(tuán)等形式，邀請(qǐng)不同領(lǐng)域的專家、學(xué)者開展不同主題授課，不僅要全面提升干部職工的個(gè)人素養(yǎng)和工作技能，還要豐富他們的精神文化生活，推動(dòng)全面了解當(dāng)下上級(jí)政策精神、整體發(fā)展情況、存在問(wèn)題和解決方案，培養(yǎng)干部的宏觀意識(shí)和大局意識(shí)。

3.3 建立健全安全防范機(jī)制

保障綜合檔案數(shù)據(jù)的安全是各單位部門的首要關(guān)鍵任務(wù)。在走向信息化、智慧化發(fā)展道路過(guò)程中，建立一套科學(xué)有效的信息數(shù)據(jù)安全保障措施十分必要。一是要明確安全機(jī)構(gòu)。成立檔案館網(wǎng)絡(luò)與信息安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)綜合檔案管理部門網(wǎng)絡(luò)與信息安全統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)工作，組織領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急管理工作，制定應(yīng)急處置預(yù)案、決定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的啟動(dòng)和突發(fā)事件處置工作，明確人員職責(zé)，壓實(shí)工作責(zé)任。二是落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全責(zé)任制。建立健全綜合檔案安全管理制度，開展對(duì)重大的信息安全工作制度和技術(shù)操作策略的審查工作，對(duì)物理安全、人員安全、訪問(wèn)安全、存儲(chǔ)安全等方面作出明確規(guī)定，在檔案的收集管理、存儲(chǔ)利用等流程提供全方位制度保障，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件、軟件系統(tǒng)連續(xù)可靠正常地運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)不中斷，系統(tǒng)中存儲(chǔ)、傳輸?shù)男畔⑹艿接行ПＷo(hù)，不受偶然的或者惡意的攻擊而遭到破壞、更改、泄露，有效遏制風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。三要制定綜合檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急策略及應(yīng)急預(yù)案。定期組織對(duì)信息安全應(yīng)急策略和應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行測(cè)試和演練活動(dòng)，管理人員要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)各類網(wǎng)絡(luò)與信息安全事件和相關(guān)信息的收集、分析判斷和持續(xù)監(jiān)測(cè)，做到早發(fā)現(xiàn)、早報(bào)告、早處置。四要落實(shí)國(guó)家檔案局“實(shí)施重要檔案數(shù)據(jù)異地備份制度”要求，實(shí)現(xiàn)多地域異地備份、多種類異質(zhì)備份，切實(shí)提高防災(zāi)減災(zāi)能力，充分保障綜合檔案數(shù)據(jù)完整安全[5]。

3.4 扎實(shí)推進(jìn)信息共建共享

各地區(qū)綜合檔案管理部門要深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作提出的“四個(gè)好”和“兩個(gè)服務(wù)”的批示精神，守正創(chuàng)新、真抓實(shí)干，充分發(fā)揮智慧政務(wù)環(huán)境優(yōu)勢(shì)，持續(xù)提升檔案信息共享服務(wù)能力，不斷增強(qiáng)群眾在檔案領(lǐng)域的獲得感和滿意度。一是要?jiǎng)?chuàng)新構(gòu)架建設(shè)，優(yōu)化系統(tǒng)功能。在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，要與外包公司緊密聯(lián)系，要求系統(tǒng)要與已建成的智慧政務(wù)平臺(tái)相結(jié)合，切忌由于底層構(gòu)架差異造成“信息孤島”問(wèn)題的產(chǎn)生，同時(shí)要注重共建共享功能的建設(shè)，推動(dòng)綜合檔案資源共建簡(jiǎn)單化、利用便捷化、監(jiān)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)化、共享安全化。二是進(jìn)一步擴(kuò)大開放共享。在行業(yè)內(nèi)外實(shí)現(xiàn)與各層級(jí)部門聯(lián)合建設(shè)“一網(wǎng)通辦”服務(wù)平臺(tái)，切實(shí)推動(dòng)綜合檔案跨地域、跨行業(yè)、跨體制在線利用，在廣大區(qū)域內(nèi)拓展綜合檔案“一站式”查檔服務(wù)，打造標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)利用窗口，打響檔案服務(wù)品牌[6]。三是在共建共享中扎實(shí)推動(dòng)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型。設(shè)置專門科室按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求，對(duì)歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行集中式、精細(xì)化篩選、分類、管理、存儲(chǔ)，及時(shí)修正數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、剔除垃圾信息，保證綜合檔案的完整性、真實(shí)性，在源頭上推動(dòng)檔案服務(wù)不斷提質(zhì)增效，切實(shí)維護(hù)好群眾權(quán)益，讓檔案插上“信息化”的翅膀，使之真正為民所用、為社會(huì)所用。

結(jié)語(yǔ)

隨著生活節(jié)奏的不斷加快和人民群眾對(duì)政務(wù)服務(wù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的需求加強(qiáng)，智慧政務(wù)的管理模式逐漸被各地區(qū)政務(wù)中心所廣泛應(yīng)用。在此背景下，綜合檔案管理部門單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)際從業(yè)者要緊跟時(shí)代步伐、徹底轉(zhuǎn)變觀念、更新服務(wù)理念、加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)、不斷自我完善、追求精益求精，時(shí)刻與時(shí)俱進(jìn)，努力做“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”忠實(shí)踐行者，檔案工作“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”先行實(shí)踐者，存史資政育人的敬業(yè)奉獻(xiàn)者，奮力書寫新時(shí)代綜合檔案管理事業(yè)新篇章。

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作者簡(jiǎn)介：侯艷玲（1978— ），山東省寧津縣融媒體中心檔案組組長(zhǎng)，研究方向：檔案管理。