蔣依爽 韓 輝

中山大學(xué)孫逸仙紀(jì)念醫(yī)院

一、引言

黨的十八大以來(lái)，在大力推進(jìn)“放管服”改革背景下，國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列科研政策改革文件，不斷賦予科研人員更大的自主權(quán)。2016 年7 月，《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見(jiàn)》（中辦發(fā)〔2016〕50 號(hào)）提出，項(xiàng)目承擔(dān)單位要建立健全科研財(cái)務(wù)助理制度。2021 年，《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)管理的若干意見(jiàn)》（國(guó)辦發(fā)〔2021〕32 號(hào)）進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)要全面落實(shí)科研財(cái)務(wù)助理制度，所需人力成本費(fèi)用可以通過(guò)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等渠道統(tǒng)籌解決。為科研人員和科研項(xiàng)目配備科研財(cái)務(wù)助理，有助于加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)全過(guò)程管控，促使科研財(cái)務(wù)助理制度進(jìn)入新發(fā)展階段。

公立醫(yī)院是醫(yī)學(xué)技術(shù)研究和創(chuàng)新的主力軍?？蒲腥藛T開(kāi)展醫(yī)學(xué)研究和創(chuàng)新活動(dòng)，并通過(guò)成果轉(zhuǎn)化把研究重新應(yīng)用到臨床，提高醫(yī)療服務(wù)能力和診療水平，是公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要戰(zhàn)略要義。隨著國(guó)家對(duì)科學(xué)研究的持續(xù)加大投入，醫(yī)院每年獲得的經(jīng)費(fèi)支持、配套的科研經(jīng)費(fèi)支出也在逐年增多。在政策“松綁”的驅(qū)動(dòng)下，通過(guò)科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)的研究助理人數(shù)不斷增加。為減輕科研人員每月單獨(dú)報(bào)銷(xiāo)科研助理人力成本的事務(wù)性負(fù)擔(dān)，便于人事部門(mén)統(tǒng)一管理，科研助理人力成本一般每月先由醫(yī)院墊付，再由財(cái)務(wù)部門(mén)從科研經(jīng)費(fèi)中扣回。如何建立科學(xué)有效的內(nèi)部控制機(jī)制，確保人力成本支出和扣回流程有效銜接，對(duì)保障醫(yī)院資金安全、防范內(nèi)部經(jīng)濟(jì)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義，是值得探索和有待解決的重要問(wèn)題。

二、內(nèi)部控制理論

內(nèi)部控制是指在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，將管理和控制結(jié)合起來(lái)，通過(guò)制定完善制度、采取應(yīng)對(duì)措施和執(zhí)行規(guī)范程序，實(shí)現(xiàn)有效防范和管控運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)的一系列方法和手段。保證醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗、提高資源配置和使用效益是醫(yī)院內(nèi)部控制的五大主要目標(biāo)。盡管在內(nèi)部控制的框架和政策在不斷地演變，但內(nèi)部控制五要素一直處于核心地位，內(nèi)部控制體系的設(shè)計(jì)、執(zhí)行和評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)均受到五要素的影響。因此，本文主要基于內(nèi)部控制五要素分析科研助理人力成本支出和扣回流程的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及改進(jìn)措施。

三、實(shí)踐分析與研究

（一）背景與概況

為了強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院往來(lái)款的監(jiān)督和管理，提升財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，Y 醫(yī)院財(cái)務(wù)部門(mén)組織對(duì)醫(yī)院往來(lái)款進(jìn)行全面清查。清查中，發(fā)現(xiàn)賬面產(chǎn)生許多關(guān)于科研助理人力成本的應(yīng)收款項(xiàng)。經(jīng)了解，應(yīng)收款項(xiàng)的產(chǎn)生是由于醫(yī)院每月發(fā)放員工工資時(shí)先行墊付科研助理的用工成本，待向科研項(xiàng)目扣回該部分人力成本時(shí)，才發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的勞務(wù)費(fèi)預(yù)算余額已不足以抵扣科研助理的人力成本。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人高度重視這一現(xiàn)象，召集人事部門(mén)、科研管理部門(mén)對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行重新梳理，查找流程存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和內(nèi)控缺陷，以便提出有效的控制措施，確保醫(yī)院可以及時(shí)、準(zhǔn)確地從科研經(jīng)費(fèi)中劃扣墊付的人力成本，保證國(guó)有資產(chǎn)的安全及科研活動(dòng)的有序運(yùn)行。

（二）控制環(huán)境分析

控制環(huán)境作為內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)，直接決定著內(nèi)部控制措施的實(shí)施程度及實(shí)施效果。本文主要從組織架構(gòu)、文化和信息化建設(shè)三個(gè)方面對(duì)Y 醫(yī)院的控制環(huán)境進(jìn)行分析。首先，管理組織架構(gòu)方面，科研部門(mén)、人事部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)直接負(fù)責(zé)科研助理人力成本支出事宜。三個(gè)部門(mén)為平級(jí)關(guān)系，分別負(fù)責(zé)事前項(xiàng)目申請(qǐng)、事中工資發(fā)放和事后人力成本核算環(huán)節(jié)。其次，文化建設(shè)方面，Y醫(yī)院科研實(shí)力較強(qiáng)，現(xiàn)有碩士生、博士生導(dǎo)師500 余人，每年獲得的縱向、橫向等科研經(jīng)費(fèi)數(shù)百項(xiàng)，金額超1 億元，且項(xiàng)目負(fù)責(zé)人名下有多個(gè)科研項(xiàng)目，增加了科研經(jīng)費(fèi)管理的難度。最后，信息化建設(shè)方面，主要通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的預(yù)算控制功能對(duì)科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)助理支出進(jìn)行核算和控制。由于信息化限制，人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)彼此獨(dú)立，數(shù)據(jù)無(wú)法共享，存在信息孤島。

（三）存在問(wèn)題分析

“管理制度化，制度流程化，流程崗位化，崗位職責(zé)化，職責(zé)表單化，表單信息化”是進(jìn)行內(nèi)部控制體系建設(shè)時(shí)的常用思路。通過(guò)業(yè)務(wù)流程管理可以把內(nèi)部控制制度的要求直接、準(zhǔn)確地滲透和內(nèi)化到每個(gè)步驟和崗位上。因此，梳理業(yè)務(wù)流程對(duì)于內(nèi)部控制體系的改進(jìn)和完善至關(guān)重要。

圖1 詳細(xì)闡述了Y 醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)助理支出的詳細(xì)流程。不能及時(shí)扣回科研助理人力成本產(chǎn)生“應(yīng)收賬款”，是因?yàn)榭蒲薪?jīng)費(fèi)管理內(nèi)部控制活動(dòng)中，各部門(mén)間管理權(quán)限和關(guān)注重點(diǎn)不同，導(dǎo)致出現(xiàn)聯(lián)動(dòng)管理缺位的情況。財(cái)務(wù)部門(mén)在審核科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出時(shí)，關(guān)注科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算控制情況和經(jīng)費(fèi)支出的合法合規(guī)性。人事部門(mén)則側(cè)重于關(guān)注科研助理薪資發(fā)放及時(shí)性，以及可能存在的用工糾紛與勞務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。各部門(mén)都未能從把控流程全局角度出發(fā)，仔細(xì)對(duì)科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)助理支出這一業(yè)務(wù)流程可能存在缺陷進(jìn)行系統(tǒng)梳理。

圖1 科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)助理支出流程圖（改進(jìn)前）

為規(guī)范業(yè)務(wù)流程管理，本文運(yùn)用內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)助理人力成本支出業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，識(shí)別關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并提煉有效應(yīng)對(duì)和控制措施，有助于健全科研財(cái)務(wù)助理制度，將內(nèi)部控制貫穿科研業(yè)務(wù)活動(dòng)全生命周期流程。經(jīng)系統(tǒng)分析，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有流程存在以下4 個(gè)主要內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：

1.風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)1：科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向人事部門(mén)書(shū)面提交用工成本說(shuō)明，列明支出助理人力成本的科研項(xiàng)目編號(hào)（1 個(gè)）。

“司大愣子媳婦說(shuō)過(guò)，邊兀算不上英俊，但魁梧，一臉絡(luò)腮胡子，不愛(ài)說(shuō)話，不愛(ài)笑，若是寧國(guó)人，不知有多少女孩子喜歡他……邊兀這人，不就是呦呦姐說(shuō)的‘有男人的味道’？他是胡人，不就是呦呦姐的敵人？”

風(fēng)險(xiǎn)分析：風(fēng)險(xiǎn)程度高。在向人事部門(mén)提交科研助理人力成本支出的科研項(xiàng)目時(shí)僅指定一個(gè)項(xiàng)目，可能會(huì)造成在指定項(xiàng)目勞務(wù)費(fèi)預(yù)算不足的情況下，由于沒(méi)有事先取得項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的同意，財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法直接從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人名下其他勞務(wù)費(fèi)預(yù)算余額充足的項(xiàng)目中扣回人力成本，加大醫(yī)院利益受損的概率和風(fēng)險(xiǎn)。

2.風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)2：人事部門(mén)不定期將需要扣回的助理人力成本清單交財(cái)務(wù)科研管理崗。

風(fēng)險(xiǎn)分析：風(fēng)險(xiǎn)程度高?？蒲许?xiàng)目支出和醫(yī)院自有資金支出所使用的核算科目不一致，科研助理人力成本劃扣不及時(shí)會(huì)影響財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和完整性。此外，劃扣科研助理人力成本存在較長(zhǎng)滯后性，財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)指定科研項(xiàng)目勞務(wù)費(fèi)預(yù)算不足的情況，可能導(dǎo)致指定項(xiàng)目資金缺口較大，產(chǎn)生人力成本支出無(wú)法扣回的情形。

3.風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)3：財(cái)務(wù)科研管理崗按照記錄的助理名稱(chēng)自行匹配項(xiàng)目編號(hào)從科研項(xiàng)目中扣回助理人力成本。

風(fēng)險(xiǎn)分析：風(fēng)險(xiǎn)程度高。人事部門(mén)提交的科研助理人力成本清單中不包含項(xiàng)目編號(hào)，而是依靠科研管理崗自行匹配，記賬憑證附件中無(wú)法體現(xiàn)支出項(xiàng)目編號(hào)，可能存在審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

4.風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)節(jié)4：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人遲遲未反饋更換其他勞務(wù)費(fèi)預(yù)算余額充足的項(xiàng)目，科研管理崗將無(wú)法扣回的人力成本通過(guò)“應(yīng)收賬款”核算。

風(fēng)險(xiǎn)分析：風(fēng)險(xiǎn)程度高。通過(guò)“應(yīng)收賬款”核算的未扣回人力成本后續(xù)主要依靠科研管理崗自覺(jué)跟進(jìn)和督促扣回，或是依靠財(cái)務(wù)人員在集中清理往來(lái)款的時(shí)候才能發(fā)現(xiàn)，容易導(dǎo)致賬面“應(yīng)收賬款”余額較大，掛賬時(shí)間較長(zhǎng)，清理難度加大，還可能變成壞賬，導(dǎo)致醫(yī)院發(fā)生實(shí)際損失。

（四）應(yīng)對(duì)和改進(jìn)措施

控制活動(dòng)是公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)的核心，落實(shí)崗位責(zé)任制是強(qiáng)化內(nèi)部控制效果的有力措施。針對(duì)上述業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)分析中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，本文提煉應(yīng)對(duì)和控制措施，并將每一節(jié)點(diǎn)的控制責(zé)任明確到具體的責(zé)任人。

1.風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)節(jié)1：科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向人事部門(mén)書(shū)面提交用工成本說(shuō)明，列明支出助理人力成本的科研項(xiàng)目編號(hào)（1 個(gè)）。

應(yīng)對(duì)和控制措施：加強(qiáng)人力成本支出的事前控制，減少壞賬的產(chǎn)生的可能性，最大程度保障醫(yī)院資金資產(chǎn)安全。一是實(shí)施科研助理用工成本備用金管理。財(cái)務(wù)部門(mén)在收到科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的書(shū)面用工說(shuō)明后，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人名下經(jīng)費(fèi)中凍結(jié)兩個(gè)月用工成本的勞務(wù)費(fèi)預(yù)算，作為用工成本備用金。二是統(tǒng)籌經(jīng)費(fèi)支出管理，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人名下勞務(wù)費(fèi)預(yù)算充足經(jīng)費(fèi)調(diào)劑使用。若指定課題經(jīng)費(fèi)勞務(wù)費(fèi)預(yù)算不足以支出用工成本的，財(cái)務(wù)部門(mén)可從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人名下其他課題經(jīng)費(fèi)勞務(wù)費(fèi)預(yù)算中列支用工成本。上述措施以增加條款的方式在經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)人員用工成本說(shuō)明中體現(xiàn)，并由科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人事前簽名同意。

2.風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)節(jié)2：人事部門(mén)不定期將需要扣回的助理人力成本清單交財(cái)務(wù)科研管理崗。

應(yīng)對(duì)和控制措施：每月月底前財(cái)務(wù)部門(mén)工資崗匯總上月用工成本明細(xì)，人事部門(mén)工資崗復(fù)核后匯總用工成本總額，并將明細(xì)數(shù)據(jù)提交至財(cái)務(wù)部門(mén)科研管理崗，由其從科研項(xiàng)目中扣回用工成本。

3.風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)3：財(cái)務(wù)科研管理崗按照記錄的助理名稱(chēng)自行匹配項(xiàng)目編號(hào)從科研項(xiàng)目中扣回助理人力成本。

應(yīng)對(duì)和控制措施：人事部門(mén)應(yīng)要知道助理人力成本支出的渠道及保障資金的充足性。因此，人事部門(mén)在每月用工成本匯總表中標(biāo)注用工成本支出項(xiàng)目編號(hào)，并由財(cái)務(wù)科研管理崗進(jìn)行核對(duì)，確保雙方信息的一致性。

4.風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)4：若項(xiàng)目負(fù)責(zé)人遲遲未反饋更換其他余額充足的經(jīng)費(fèi)，科研管理崗則將無(wú)法扣回的人力成本通過(guò)“應(yīng)收賬款”核算。

應(yīng)對(duì)和控制措施：按照新的用工成本說(shuō)明約定條款，科研管理崗可以直接從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人名下其他課題經(jīng)費(fèi)勞務(wù)費(fèi)預(yù)算中列支用工成本（順序以院外來(lái)源、最近到期原則進(jìn)行劃扣）。此外，若科研管理崗發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人名下課題經(jīng)費(fèi)勞務(wù)費(fèi)預(yù)算不足以劃扣未來(lái)兩個(gè)月用工成本，需啟用凍結(jié)的備用金時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知人事部門(mén)，由人事部門(mén)通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或啟動(dòng)人員分流或清退程序。這一措施也以增加條款的方式體現(xiàn)在用工說(shuō)明中，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人事前簽名同意。

（五）強(qiáng)化內(nèi)控監(jiān)督

規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程指在具體的業(yè)務(wù)操作程序中能夠嚴(yán)格遵循一套完整、標(biāo)準(zhǔn)的制度體系。而任何一項(xiàng)制度和流程的執(zhí)行，離開(kāi)了監(jiān)督，就易流于形式或出現(xiàn)執(zhí)行偏差。為保證科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)助理支出業(yè)務(wù)改進(jìn)流程的有效落實(shí)，需將改進(jìn)后的流程以流程圖的形式固定下來(lái)，并由流程中涉及的所有崗位和對(duì)應(yīng)科室負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)，確保相關(guān)人員都知道自身在該業(yè)務(wù)流程中的角色和職責(zé)，保證改進(jìn)流程的有效執(zhí)行與落實(shí)。改進(jìn)后Y 醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)助理人力成本支出業(yè)務(wù)的流程圖如圖2 所示。此外，財(cái)務(wù)部門(mén)需定期清理“應(yīng)收賬款”往來(lái)款項(xiàng)，檢查科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)助理支出業(yè)務(wù)是否還會(huì)產(chǎn)生“應(yīng)收賬款”的現(xiàn)象，有效監(jiān)督各崗位對(duì)控制措施的落實(shí)情況。

圖2 科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)助理支出流程圖（改進(jìn)后）

（六）小結(jié)

本文根據(jù)Y 醫(yī)院的控制環(huán)境對(duì)科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)助理支出業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理與改進(jìn)，改變以往財(cái)務(wù)部門(mén)事后被動(dòng)控制的局面，將內(nèi)部控制的關(guān)鍵舉措前移，建立了以事前控制為重點(diǎn)的全流程管控體系。按照改進(jìn)后的業(yè)務(wù)流程，Y 醫(yī)院基本不會(huì)產(chǎn)生由于項(xiàng)目勞務(wù)費(fèi)預(yù)算不足而導(dǎo)致產(chǎn)生“應(yīng)收款項(xiàng)”的現(xiàn)象，能夠進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院的科研管理經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，有效保障醫(yī)院資金的安全。此外，將每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的責(zé)任明確到崗位責(zé)任人，可以形成各部門(mén)間協(xié)同配合、互聯(lián)互通的信息溝通機(jī)制，提高科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)助理支出結(jié)算工作的效率，減少清理往來(lái)款清理的壓力，提高財(cái)務(wù)信息的真實(shí)準(zhǔn)確性，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理水平的提高。

四、未來(lái)展望

隨著“大智移云物區(qū)”等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化在很多行業(yè)和領(lǐng)域中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但是，信息化建設(shè)是目前醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)中最為薄弱的環(huán)節(jié)，普遍存在資金和覆蓋面不足、沒(méi)有與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)打通等問(wèn)題，致使醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)之間缺乏有效的溝通機(jī)制。因此，醫(yī)院應(yīng)以建立數(shù)字化、智能化的內(nèi)控體系為導(dǎo)向，盡快打通財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事智能系統(tǒng)和科研管理系統(tǒng)，將科研經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)助理支出內(nèi)部控制的流程節(jié)點(diǎn)嵌入信息系統(tǒng)中，減輕人為因素對(duì)內(nèi)部控制流程的干擾，減少由于信息傳遞時(shí)間過(guò)長(zhǎng)和信息不對(duì)稱(chēng)等因素導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)扣回人力成本的現(xiàn)象，進(jìn)一步提升工作效率和降低經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。