郭天琦

（首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué) 北京 100070）

企業(yè)合同管理是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的重要環(huán)節(jié)，合同管理的不規(guī)范和風(fēng)險(xiǎn)控制不到位，可能導(dǎo)致合同糾紛、經(jīng)濟(jì)損失等問題。本文旨在通過對(duì)合同管理中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)估，結(jié)合合同管理的實(shí)際情況，提出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制方法，包括建立完善的合同管理制度、加強(qiáng)合同審查和監(jiān)督、合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)警等。幫助企業(yè)降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，提高合同管理效率和質(zhì)量，為企業(yè)合同管理提供參考。

一、企業(yè)合同管理的概念

企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)與合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等簽訂的合同進(jìn)行有效管理和監(jiān)控的過程。涉及合同的創(chuàng)建、審批、執(zhí)行、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，旨在確保合同的合規(guī)性、有效性和可追溯性。企業(yè)合同管理的概念包括以下幾方面內(nèi)容：第一，合同創(chuàng)建。企業(yè)合同管理從合同的創(chuàng)建開始，包括合同的起草、審核和審批等環(huán)節(jié)。通過規(guī)范的合同創(chuàng)建流程，確保合同的內(nèi)容準(zhǔn)確、合規(guī)，避免合同糾紛的發(fā)生。第二，合同執(zhí)行。合同的執(zhí)行是企業(yè)合同管理的核心環(huán)節(jié)，包括合同的履行、監(jiān)控和控制等活動(dòng)，以確保各方按照合同約定履行義務(wù)，并及時(shí)解決合同執(zhí)行中的問題和風(fēng)險(xiǎn)。第三，合同歸檔。是將已執(zhí)行的合同進(jìn)行整理、存檔和管理，以備將來(lái)的查閱和審計(jì)，可以提高合同管理的可追溯性和透明度，減少合同管理的風(fēng)險(xiǎn)和成本。第四，合同監(jiān)控。是指對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和分析，以及對(duì)合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)和問題進(jìn)行預(yù)警和處理。通過合同監(jiān)控，企業(yè)可及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行中的問題，保障合同的有效執(zhí)行?？傊髽I(yè)合同管理是一種對(duì)合同進(jìn)行全生命周期管理的過程，通過規(guī)范合同的創(chuàng)建、執(zhí)行和歸檔等環(huán)節(jié)，確保合同的合規(guī)性、有效性和可追溯性，降低合同管理的風(fēng)險(xiǎn)和成本，提高企業(yè)合同管理的效率和競(jìng)爭(zhēng)力。

二、企業(yè)合同管理中的常見風(fēng)險(xiǎn)

（一）合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)

合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)合同管理中的一個(gè)常見風(fēng)險(xiǎn)。合同條款不明確，可能導(dǎo)致雙方對(duì)合同條款的解釋產(chǎn)生分歧，進(jìn)而引發(fā)合同糾紛。合同內(nèi)容不完整或不準(zhǔn)確，容易導(dǎo)致合同難以完全覆蓋雙方的權(quán)益和責(zé)任，從而增加了合同履行過程的不確定性。合同中的漏洞和不合理?xiàng)l款，使一方在合同履行過程中處于不利地位，增加了經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)合同一方的資信調(diào)查不足，可能導(dǎo)致授信不準(zhǔn)確，增加了信用風(fēng)險(xiǎn)及合同履行的不確定性。

（二）合同履行風(fēng)險(xiǎn)

除了供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交付產(chǎn)品或提供服務(wù)、質(zhì)量不符合合同要求、合同履行過程中出現(xiàn)延遲或中斷等問題外，合同履行風(fēng)險(xiǎn)還包括以下幾個(gè)方面：第一，供應(yīng)商存在缺乏資金保障的問題，導(dǎo)致有時(shí)候不能按時(shí)履行合同追償義務(wù)。第二，供應(yīng)商面臨技術(shù)匱乏問題，無(wú)法滿足合同要求或不能提供所需的技術(shù)支持。第三，供應(yīng)商受到不可抗力因素，如自然災(zāi)害、政策變化等影響，導(dǎo)致難以履行合同。第四，供應(yīng)商存在管理不完善的問題，如內(nèi)部組織不健全、人員流動(dòng)頻繁等，使合同履行不穩(wěn)定。第五，合同履行過程中存在信息不對(duì)稱的問題，造成合同的執(zhí)行結(jié)果與預(yù)期不符。

（三）合同變更風(fēng)險(xiǎn)

第一，對(duì)雙方利益造成重大影響。當(dāng)一方提出變更請(qǐng)求時(shí)，會(huì)要求對(duì)合同的主要條款進(jìn)行修改，進(jìn)而導(dǎo)致合同的原始目的和約定被改變，從而增加了合同履行的不確定性。此外，變更請(qǐng)求會(huì)涉及合同價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵層面的變動(dòng)，繼而對(duì)雙方的利益產(chǎn)生重大影響。第二，變更協(xié)商困難。在合同執(zhí)行過程中，雙方可能會(huì)因?yàn)閷?duì)變更內(nèi)容的理解不同、利益分配不均等原因而產(chǎn)生分歧，導(dǎo)致協(xié)商困難，甚至造成雙方不能就變更內(nèi)容達(dá)成一致意見。這種情況下，合同變更會(huì)陷入僵局。第三，造成合同履行困難。變更后的合同使原有的履行計(jì)劃、資源配置等面臨調(diào)整，這樣會(huì)給合同的履行帶來(lái)困難。上述風(fēng)險(xiǎn)容易導(dǎo)致合同糾紛、合同履行困難或造成額外成本。因此，在合同執(zhí)行過程中，雙方應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎處理合同變更請(qǐng)求，確保變更內(nèi)容合理、協(xié)商順利，并及時(shí)評(píng)估變更對(duì)合同履行的影響，采取相應(yīng)的措施降低風(fēng)險(xiǎn)。

（四）合同監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)

首先，合同監(jiān)管不到位造成合同履行不規(guī)范。如果監(jiān)管部門或人員對(duì)合同履行過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺乏有效監(jiān)管，合同當(dāng)事人會(huì)利用監(jiān)管的空白進(jìn)行違規(guī)操作，從而導(dǎo)致合同履行不符合規(guī)定，損害其他合同方的利益。其次，合同履行過程中的監(jiān)管漏洞也是一種風(fēng)險(xiǎn)。監(jiān)管漏洞是由于監(jiān)管部門工作不到位、監(jiān)管制度不完善或監(jiān)管人員不專業(yè)等原因造成的。這些漏洞被不法分子利用，進(jìn)行違規(guī)操作，會(huì)使合同履行結(jié)果難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。最后，合同履行結(jié)果監(jiān)管不到位風(fēng)險(xiǎn)。有些合同履行結(jié)果難以量化或監(jiān)管。在這種情況下，監(jiān)管部門無(wú)法有效監(jiān)管合同履行結(jié)果，導(dǎo)致合同當(dāng)事人會(huì)以不符合規(guī)定的方式進(jìn)行操作，從而產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。上述風(fēng)險(xiǎn)使合同履行不規(guī)范、合同違規(guī)行為或合同履行結(jié)果無(wú)法得到控制。為了降低這些風(fēng)險(xiǎn)，需要加大監(jiān)管力度、完善監(jiān)管制度，提高監(jiān)管人員的專業(yè)水平，以確保合同的規(guī)范履行和合同當(dāng)事人的利益得到有效保護(hù)。

三、企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制方法

（一）識(shí)別與評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)

第一，分析合同條款。對(duì)合同中的各項(xiàng)條款，包括合同的履行義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)分析。通過評(píng)估合同條款的明確性、合理性和可執(zhí)行性，識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。第二，評(píng)估合同類型。不同類型的合同會(huì)涉及不同的風(fēng)險(xiǎn)。例如，采購(gòu)合同涉及供應(yīng)商的信用風(fēng)險(xiǎn)和交付風(fēng)險(xiǎn)，勞動(dòng)合同涉及員工的離職風(fēng)險(xiǎn)和勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于不同類型的合同，需要針對(duì)性地評(píng)估其特定的風(fēng)險(xiǎn)因素。第三，考慮合同對(duì)象。合同對(duì)象可以是個(gè)人、企業(yè)或其他組織，在評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)考慮合同對(duì)象的信用狀況、經(jīng)營(yíng)狀況和聲譽(yù)等因素。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較高的合同對(duì)象，需采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。第四，分析合同履行過程，合同的履行過程中可能存在各種風(fēng)險(xiǎn)，如履行期限延誤、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等。通過對(duì)合同履行過程進(jìn)行細(xì)致分析，能夠識(shí)別出存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。借鑒歷史數(shù)據(jù)和案例，分析歷史合同數(shù)據(jù)和相關(guān)案例，獲取寶貴的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，識(shí)別出常見的合同風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)方法，提高對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和評(píng)估能力。

（二）合同審查、審批

在企業(yè)合同管理中，建立嚴(yán)格的合同審查和審批程序是必要的。首先，通過設(shè)立合同審查小組或委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審查，該小組或委員會(huì)應(yīng)由具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的成員組成，以確保對(duì)合同條款的仔細(xì)審查。其次，制定合同審查的具體流程和標(biāo)準(zhǔn)，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任和權(quán)限。例如，規(guī)定合同審查的時(shí)間限制，保證審查程序的高效進(jìn)行。制定合同審查的標(biāo)準(zhǔn)，包括對(duì)合同主體的資質(zhì)和信譽(yù)進(jìn)行評(píng)估，對(duì)合同條款的合法性和合規(guī)性進(jìn)行檢查，以及對(duì)合同履行義務(wù)的可行性進(jìn)行評(píng)估。此外，采用合同審查的工具和技術(shù)，如合同管理軟件或文本審查系統(tǒng)，以提高審查的準(zhǔn)確性與效率。最后，建立合同審批機(jī)制，提升合同的有效性。例如，明確合同審批的層級(jí)和程序，清楚各個(gè)層級(jí)的審批權(quán)限和責(zé)任。要求審批人員對(duì)合同進(jìn)行全面審查，包括對(duì)合同條款的理解和評(píng)估，以及對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和評(píng)估。安排審批人員在審批過程中提供書面意見和建議，以確保審批決策的科學(xué)性和合理性。通過建立嚴(yán)格的合同審查和審批程序，可以有效降低合同風(fēng)險(xiǎn)，保障合同的合法性和有效性。

（三）監(jiān)控合同履行情況

組建專門的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)合同履行監(jiān)控工作，團(tuán)隊(duì)成員包括合同管理人員、法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員等，確保監(jiān)控工作的專業(yè)性和全面性。根據(jù)合同的具體情況，制定合同履行監(jiān)控計(jì)劃，明確監(jiān)控的重點(diǎn)和監(jiān)控頻次，確保監(jiān)控工作的針對(duì)性和高效性。定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，包括合同的執(zhí)行情況、履行進(jìn)度、履行質(zhì)量等方面的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)合同履行進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，保證合同按時(shí)履行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)履行進(jìn)度滯后的情況，并采取措施加以解決。對(duì)合同履行結(jié)果，包括履行質(zhì)量、履行效果等方面的評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的問題和不足，并采取改進(jìn)措施。按照合同履行中存在的風(fēng)險(xiǎn)，制定風(fēng)險(xiǎn)控制措施，包括風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案等，保證合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)得到及時(shí)控制。定期編制合同履行監(jiān)控報(bào)告，對(duì)合同履行情況、問題和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行總結(jié)和分析，為企業(yè)決策提供依據(jù)。

（四）合同風(fēng)險(xiǎn)分配

在企業(yè)合同管理中，合同風(fēng)險(xiǎn)分配是至關(guān)重要的一環(huán)。為了明確各方的權(quán)利和義務(wù)，并合理分配合同風(fēng)險(xiǎn)，可采取以下方法。第一，明確合同條款。在合同中明確規(guī)定各方的權(quán)益和責(zé)任，明確約定合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和相應(yīng)的責(zé)任承擔(dān)方。第二，簽訂風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)協(xié)議。在合同簽訂之前，各方通過協(xié)商簽訂風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)協(xié)議，約定各方在合同履行過程中承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任。例如，約定某一方在合同履行過程中承擔(dān)更多的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任，以換取其他方面的利益。第三，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和分析。在合同簽訂之前，各方可以進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和分析，確定可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和其對(duì)各方的影響程度，根據(jù)評(píng)估結(jié)果，合理分配合同風(fēng)險(xiǎn)。第四，建立風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。在合同履行過程中，建立有效的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。例如，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和監(jiān)測(cè)，及時(shí)采取措施防止風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生和影響。第五，加強(qiáng)合同管理和監(jiān)督。在合同履行過程中，加強(qiáng)對(duì)合同的管理和監(jiān)督，保證各方按照合同約定履行各自的責(zé)任和義務(wù)。例如，建立合同履行的監(jiān)督機(jī)制，定期進(jìn)行合同履行情況的檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中的問題。綜上，明確合同條款、簽訂風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)協(xié)議、進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和分析、建立風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制及加強(qiáng)合同管理和監(jiān)督等方法能夠有效實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)的分配，確保各方在合同履行過程中承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任。

（五）合同變更管理

制定明確的合同變更審查流程，包括合同變更請(qǐng)求的提交、審批、評(píng)估和決策等環(huán)節(jié)，使每個(gè)合同變更請(qǐng)求都經(jīng)過嚴(yán)格的審查和評(píng)估，以保證合同變更的合法性和合規(guī)性。制定合同變更評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，按照合同的性質(zhì)、變更的內(nèi)容和影響等因素，對(duì)合同變更進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)包括合同變更的必要性、合同變更對(duì)成本和時(shí)間的影響等。對(duì)合同變更后可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行重新評(píng)估和控制，基于合同變更的內(nèi)容和影響，重新評(píng)估合同變更后的風(fēng)險(xiǎn)，并采取措施進(jìn)行控制和管理，以降低風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率和影響程度。建立合同變更檔案管理系統(tǒng)，對(duì)合同變更的相關(guān)文件和記錄進(jìn)行歸檔和管理，確保合同變更的過程和結(jié)果能夠被追溯和審計(jì)，以便于后續(xù)的監(jiān)督和管理。在合同變更過程中，加強(qiáng)與相關(guān)部門和人員的溝通和協(xié)調(diào)，及時(shí)將合同變更的信息傳達(dá)給相關(guān)人員，確保各方對(duì)合同變更的內(nèi)容和影響有清晰認(rèn)識(shí)，并能夠共同協(xié)作完成合同變更工作。建立合同變更的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)合同變更的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同變更執(zhí)行中的問題和風(fēng)險(xiǎn)，確保合同變更按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行。綜上，企業(yè)可通過建立合理的合同變更管理機(jī)制，確保合同變更的合法性和合規(guī)性，降低合同變更帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而提高合同管理的效率和質(zhì)量。

（六）解決合同糾紛

企業(yè)應(yīng)該建立一套完善的合同糾紛處理流程，明確糾紛的處理步驟和責(zé)任人，確保糾紛能夠及時(shí)得到解決。在合同簽訂之前，雙方應(yīng)明確各自的責(zé)任和權(quán)利，以及合同履行的具體要求等，以減少合同糾紛的發(fā)生。當(dāng)合同糾紛發(fā)生時(shí)，企業(yè)應(yīng)及時(shí)尋求專業(yè)的法律支持，包括律師咨詢、法律援助等，以確保自身權(quán)益得到維護(hù)。企業(yè)在面對(duì)合同糾紛時(shí)，應(yīng)首先通過協(xié)商的方式解決，雙方可以通過對(duì)話、談判等方式尋求共識(shí)，減少糾紛的擴(kuò)大化。如果協(xié)商無(wú)法解決合同糾紛，企業(yè)需要選擇仲裁或訴訟的方式解決糾紛，仲裁是一種相對(duì)快速、低成本的解決方式，訴訟則是通過法院審理來(lái)解決糾紛。企業(yè)通過建立合同管理系統(tǒng)，對(duì)合同進(jìn)行全面的管理和監(jiān)控，包括合同的簽訂、履行、變更等，以減少合同糾紛的發(fā)生。企業(yè)在簽訂合同之前，應(yīng)對(duì)合同涉及的風(fēng)險(xiǎn)，涉及合同條款的合理性、對(duì)方的信用狀況等進(jìn)行評(píng)估和控制，以降低合同糾紛的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在與合作方簽訂合同之前，應(yīng)通過建立良好的合作關(guān)系，增加互信和溝通，減少合同糾紛的發(fā)生。借助以上方法，建立有效的合同糾紛解決機(jī)制，及時(shí)處理合同糾紛，減少風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)的影響。

（七）合同管理培訓(xùn)和提升意識(shí)

組織專業(yè)培訓(xùn)師或?qū)＜?，針?duì)合同管理的基本知識(shí)、法律法規(guī)、合同風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行培訓(xùn)。通過系統(tǒng)培訓(xùn)，提高員工對(duì)合同管理的專業(yè)素養(yǎng)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。定期組織員工分享合同管理中的成功案例和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，讓員工從實(shí)際案例中學(xué)習(xí)，加深對(duì)合同管理的理解和認(rèn)識(shí)。同時(shí)，鼓勵(lì)員工互相交流，共同探討合同管理中的問題和解決方法。編制合同管理手冊(cè)，明確合同管理的流程和規(guī)范，包括合同的起草、審批、簽訂、履行和變更等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體要求。通過手冊(cè)的制定和宣傳，提高員工對(duì)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的認(rèn)識(shí)。組建專門的合同管理團(tuán)隊(duì)，由具有豐富經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)的員工組成，負(fù)責(zé)合同管理的指導(dǎo)、培訓(xùn)和監(jiān)督。該團(tuán)隊(duì)可以提供專業(yè)的咨詢和支持，幫助員工解決合同管理中的問題和難題。建立合同管理的內(nèi)部溝通渠道，促進(jìn)各部門之間的協(xié)作和配合，通過召開合同管理會(huì)議、組織跨部門的合同管理項(xiàng)目，加強(qiáng)各部門之間的合作，提高合同管理的效率和質(zhì)量。將合同管理的績(jī)效考核納入員工績(jī)效考核體系，設(shè)立合同管理相關(guān)的指標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，通過績(jī)效考核的激勵(lì)和約束，推動(dòng)員工積極參與合同管理，提高合同管理的質(zhì)量和效果。建立合同管理的獎(jiǎng)罰制度，對(duì)合同管理工作出色的員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反合同管理規(guī)定的行為進(jìn)行處罰，通過獎(jiǎng)罰制度的建立，激發(fā)員工對(duì)合同管理的積極性和責(zé)任感。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)控制是非常重要的，能夠幫助企業(yè)避免合同糾紛和損失。通過合理的合同管理和風(fēng)險(xiǎn)控制措施，可以提高企業(yè)合同執(zhí)行的效率和準(zhǔn)確性，保護(hù)自身利益。