周今華

渤海船舶職業(yè)學(xué)院，遼寧 興城 125105

合同管理是高職院校在開(kāi)展教學(xué)、科研或其他活動(dòng)中，與自然人、法人、其他平等主體之間訂立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。高職院校合同管理體系的建立對(duì)高職院校治理體系現(xiàn)代化和提升高職院校自主辦學(xué)能力而言，是一個(gè)重要的切入點(diǎn)[1]。

高職院校的合同管理相對(duì)于企業(yè)合同管理來(lái)說(shuō)更為復(fù)雜和特殊，其原因在于高職院校的多重身份和內(nèi)部的官僚體制[2]。在身份屬性上，高職院校是一個(gè)獨(dú)立的民事主體，在建設(shè)、采購(gòu)、教育、教學(xué)等方面與其他民事主體有一定的聯(lián)系；同時(shí)，高職院校還擔(dān)負(fù)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承與創(chuàng)新、國(guó)際交流與合作的責(zé)任。在管理方式上，高職院校的合同審批式管理是一種典型的“垂直”管理，它的特征是“科層制”，而與合同管理有關(guān)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)則是一種線性模型，隨著各層次的審批，其運(yùn)營(yíng)成本也隨之增加。因此，在高職院校的合同管理中，如何實(shí)現(xiàn)橫向與縱向相結(jié)合，達(dá)到利益與風(fēng)險(xiǎn)的平衡，是目前高職院校的一個(gè)重要問(wèn)題。

1 當(dāng)前高職院校的合同管理狀況

1.1 缺少統(tǒng)一的管理單位

目前，我國(guó)大部分高職院校的合同管理單位均位于法律事務(wù)處或者是綜合辦公室。而其合同管理存在著多個(gè)部門的問(wèn)題，沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的歸口單位。根據(jù)財(cái)務(wù)管理的基本指標(biāo)，高職院校要設(shè)立專業(yè)的合同管理人員和部門，并建立相應(yīng)的檔案，將有效的合同進(jìn)行有序歸類和編號(hào)，利用編碼整理財(cái)務(wù)預(yù)算、國(guó)有資產(chǎn)采購(gòu)等方面的信息，實(shí)現(xiàn)合同管理、財(cái)務(wù)預(yù)算管理和國(guó)有資產(chǎn)采購(gòu)管理的有機(jī)結(jié)合，使學(xué)校服務(wù)的質(zhì)量、效率和效果得到明顯改善。

1.2 缺乏合同的信息化管理

根據(jù)國(guó)家教育改革的深入和高職院校的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理要求，高職院校應(yīng)從“雙高”的角度，對(duì)財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)的相關(guān)業(yè)務(wù)與流程進(jìn)行全面梳理，并對(duì)其進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析和識(shí)別，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善。當(dāng)前，大部分學(xué)校的合同管理主要是以書(shū)面形式簽訂，無(wú)法充分考慮到學(xué)校自身的經(jīng)營(yíng)模式，無(wú)法打破各部門之間的邊界，無(wú)法做到信息的順暢。

1.3 沒(méi)有對(duì)合同結(jié)算的監(jiān)管

合同的簽訂要經(jīng)過(guò)合同的基本信息準(zhǔn)備，合同的審批，合同的履行，合同的結(jié)算。在合同的籌備和簽訂過(guò)程中，各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人都要對(duì)合同的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審查，這個(gè)時(shí)候出現(xiàn)問(wèn)題的可能性最大。一旦合同進(jìn)入結(jié)算階段，只有合同負(fù)責(zé)人知道合同的付款和結(jié)算，沒(méi)有人在意，負(fù)責(zé)人可能甚至覺(jué)得，等合同的另一方需要的時(shí)候再付款，所以在結(jié)算的過(guò)程中，缺少了監(jiān)管。隨著高職院校校園建設(shè)的日益深入，由于缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一、動(dòng)態(tài)的監(jiān)管，所以財(cái)務(wù)部門只能通過(guò)實(shí)際的收款和付款來(lái)確認(rèn)收入和成本，而無(wú)法按照合同規(guī)定的時(shí)間對(duì)當(dāng)期的收入和成本進(jìn)行核算[3]。

1.4 缺少全職的合同管理人員

高職院校的合同包括材料、設(shè)備和科研等多個(gè)領(lǐng)域。這就需要合同負(fù)責(zé)人對(duì)學(xué)校的財(cái)務(wù)、合同等方面有一定的了解，并具有較強(qiáng)的責(zé)任心及邏輯和分析能力。目前，大多高職院校的合同管理人員以行政人員為主，或者是主管，有可能調(diào)離學(xué)校或者調(diào)整工作崗位，導(dǎo)致合同管理工作的不連續(xù)性。

2 提升高職院校合同管理的必要性

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高職院校規(guī)模不斷擴(kuò)大，高職院校應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)合同管理的科學(xué)化。通過(guò)強(qiáng)化合同管理，提高學(xué)校在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的自主性，打破傳統(tǒng)觀念，擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)交流的深度與廣度，以促進(jìn)其參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的靈活性，提高其服務(wù)社會(huì)的能力。高職院校合同管理是高職院校落實(shí)國(guó)家“雙高”建設(shè)的重要保障，也是提升高職院校管理水平的有效手段。當(dāng)前，在依法治校的大背景下，高職院校合同管理面臨著新挑戰(zhàn)與新要求?！半p高”建設(shè)是我國(guó)教育改革和職業(yè)教育發(fā)展的重大戰(zhàn)略部署，為職業(yè)教育提供了重要遵循。完善高職院校合同管理不僅為學(xué)校發(fā)展提供了動(dòng)力和源泉，也為學(xué)?？沙掷m(xù)健康發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。同時(shí)，高職院校是我國(guó)高等教育的重要組成部分，其教育質(zhì)量關(guān)系著國(guó)家、社會(huì)、家庭的前途與命運(yùn)。而學(xué)校合同管理作為保障人才培養(yǎng)、校園安全穩(wěn)定、學(xué)校事業(yè)發(fā)展和社會(huì)和諧穩(wěn)定的重要手段，在促進(jìn)“雙高”建設(shè)中發(fā)揮著十分重要的作用。

3 強(qiáng)化高職院校合同管理的路徑

3.1 建立統(tǒng)一的合同管理機(jī)構(gòu)

好的制度要有好的體制支撐，而好的執(zhí)行要靠好的制度保障。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高職院校的合同管理工作大多是由律師事務(wù)所負(fù)責(zé)，而律師事務(wù)所一般都是從合同的法律觀點(diǎn)來(lái)審查合同，或者說(shuō)，合同管理是相對(duì)獨(dú)立的部門。因此，必須建立合同一體化管理部門。

合同一體化管理具體流程如下：第一，合同管理的改進(jìn)，即進(jìn)一步規(guī)范授權(quán)委托書(shū)、法人代表簽字章和合同專用章，明確校方負(fù)責(zé)人的職權(quán)，防止在過(guò)程中出現(xiàn)不明確的授權(quán)、不明確的職責(zé)。第二，在合同管理中，審計(jì)是必不可少的。在合同管理中引入審計(jì)是一種有效控制合同風(fēng)險(xiǎn)的方法，對(duì)于涉及學(xué)校直接利益的大合同，應(yīng)當(dāng)納入審核過(guò)程，對(duì)其進(jìn)行審核，以確保履行合同并減少風(fēng)險(xiǎn)。第三，在簽訂合同之前，將合同分為多種形式，形成不同層次的審批程序，同時(shí)，為了強(qiáng)化對(duì)合同信息的事先審核，還應(yīng)實(shí)施多層次的授權(quán)。建立供應(yīng)商信用評(píng)估體系，將不合格的供應(yīng)商納入“黑名單”，并對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)。第四，合同的審批程序要明晰，審批部門、預(yù)算部門、財(cái)務(wù)部門、合同管理部門、院領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)師、院長(zhǎng)逐一簽字，并備案。第五，簽訂合同后，合同責(zé)任人要對(duì)合同的具體情況進(jìn)行準(zhǔn)確了解，并隨時(shí)注意到對(duì)方的行為。第六，合同的存檔，合同管理部門應(yīng)結(jié)合高職院校的具體情況，對(duì)前期的合同進(jìn)行登記和變更[4]。

3.2 建立信息化聯(lián)動(dòng)平臺(tái)

高職院校合同管理缺少預(yù)算、采購(gòu)和資產(chǎn)上賬等信息化管理手段，因此在高職院校實(shí)行信息化管理時(shí)，需要將預(yù)算管理、采購(gòu)管理和資產(chǎn)管理等管理模式與合同管理有機(jī)結(jié)合，建立高職院校的重要業(yè)務(wù)模塊，實(shí)現(xiàn)以預(yù)算管理為主線、以資金控制為中心的合同簽訂和執(zhí)行過(guò)程控制[5]。

3.3 加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行的管理與控制制度

合同執(zhí)行過(guò)程中的控制是指高職院校在合同履行過(guò)程中，對(duì)合同變更、補(bǔ)充、轉(zhuǎn)讓、解除等過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，明確合同的支付條件，妥善解決合同糾紛，對(duì)合同的履行與變更進(jìn)行細(xì)致登記，并對(duì)合同的實(shí)施進(jìn)行嚴(yán)格控制。因此，在合同簽訂、履行、終止的全過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同的跟蹤、監(jiān)控，確保對(duì)合同的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督。如果合同未能如期履行，必須采取適當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施[6]。

3.4 加強(qiáng)合同管理隊(duì)伍建設(shè)

結(jié)合當(dāng)前我國(guó)高職院校合同管理中的一些問(wèn)題，應(yīng)強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，通過(guò)法律知識(shí)培訓(xùn)、實(shí)務(wù)研討會(huì)等方式來(lái)提升合同管理人員的法律素質(zhì)，使其能夠最大限度地避免法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益[7]。

綜上所述，在依法治校的大背景下，高職院校合同管理是實(shí)現(xiàn)“雙高”建設(shè)目標(biāo)的重要保障，能夠更好地推動(dòng)高職院校與社會(huì)、企業(yè)的深度融合。從合同管理的基本概念和理論出發(fā)，應(yīng)明確高職院校在合同管理中要遵守的原則、適用的范圍、所要達(dá)到的目標(biāo)、需要解決的問(wèn)題以及所采取的措施，從而更好地促進(jìn)高職院校契約精神、契約意識(shí)和履約能力的提升?！半p高”建設(shè)視域下高職院校合同管理與提升工作目前存在一定程度的問(wèn)題，同時(shí)學(xué)校管理制度也未能有效解決契約精神缺失、契約意識(shí)淡薄等問(wèn)題。為此，從法律層面、文化層面和行為層面提出相應(yīng)的解決策略與建議以提升高職院校合同管理水平。