劉蕊

摘要： 在當(dāng)今信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代， 數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用逐步深入至各個(gè)領(lǐng)域。直管公房檔案管理作為一項(xiàng)重要的社會(huì)管理任務(wù)， 也面臨著日益復(fù)雜和龐大的數(shù)據(jù)量及信息化的需求。面對(duì)這一挑戰(zhàn)， 我們需要不斷探索數(shù)字技術(shù)賦能直管公房檔案管理的最佳途徑， 以提升其效率和質(zhì)量， 更好地滿足人民群眾對(duì)優(yōu)質(zhì)住房的需求。本文將圍繞這一主題展開深入研究， 探討數(shù)字技術(shù)賦能直管公房檔案管理的策略， 以期能為相關(guān)部門提供決策參考。

關(guān)鍵詞： 數(shù)字技術(shù); 直管公房; 檔案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240810

數(shù)字技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的助推器。在直管公房檔案管理領(lǐng)域， 數(shù)字技術(shù)的引入對(duì)于提高效率、 優(yōu)化流程、 增強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性顯現(xiàn)出了巨大的潛力。面對(duì)龐大而復(fù)雜的檔案信息， 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法很好地滿足日益增長(zhǎng)的需求。因此， 數(shù)字技術(shù)賦能直管公房檔案管理的策略研究勢(shì)在必行。

一、 直管公房檔案管理的含義

直管公房檔案管理是指針對(duì)直管公房， 通過建立健全檔案管理系統(tǒng)， 進(jìn)行檔案材料的收集、 整理、 歸檔和利用的一項(xiàng)管理工作。它包括建立檔案目錄體系、 建立并完善檔案管理規(guī)章制度、 檔案登記、 借閱、 查詢等環(huán)節(jié)， 以確保直管公房的檔案資料能夠準(zhǔn)確、 有序、 高效地被管理和利用。

二、 直管公房檔案管理的現(xiàn)狀

直管公房是國(guó)家重點(diǎn)保障房屋資源， 其檔案管理是保障房產(chǎn)制度健康運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)， 但目前直管公房檔案管理面臨著一些問題和挑戰(zhàn)。首先， 由于直管公房數(shù)量龐大， 檔案數(shù)量巨大， 而管理機(jī)構(gòu)的人力、 物力等資源有限， 導(dǎo)致部分直管公房檔案管理工作難以及時(shí)、 高效地完成。其次， 檔案管理中的信息化建設(shè)也亟待改進(jìn)， 目前過多采用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的方式， 給傳遞和查詢帶來諸多不便。再次， 直管公房檔案信息的準(zhǔn)確性、 完整性不足， 給評(píng)估和監(jiān)管工作帶來了困難。最后， 檔案管理不規(guī)范， 一些重要的信息可能丟失或不易查詢， 也給直管公房的日常管理和決策帶來了一定的困擾。

然而， 值得注意的是， 近年來， 政府對(duì)直管公房檔案管理的重視程度有所提升。一些地方政府積極推行檔案管理規(guī)范化、 信息化建設(shè)， 加大了人力、 物力的投入， 通過建立檔案管理中心、 案卷管理系統(tǒng)等措施， 有效提升了檔案管理的效率和質(zhì)量。

三、 數(shù)字技術(shù)在直管公房檔案管理中的應(yīng)用

（一）數(shù)字技術(shù)在檔案數(shù)字化和存儲(chǔ)方面的應(yīng)用

數(shù)字技術(shù)在直管公房檔案管理中扮演著重要角色。首先， 數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案的管理更加便捷和高效。通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)， 實(shí)體檔案可以被掃描、 轉(zhuǎn)化為電子文件， 并按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行快速分類和組織。其次， 通過數(shù)字技術(shù)， 檔案可以被存儲(chǔ)在服務(wù)器和云端， 實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問和備份。

（二）數(shù)字技術(shù)在檔案檢索和共享方面的應(yīng)用

隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新， 其在直管公房檔案檢索和共享方面的應(yīng)用越來越廣泛。首先， 數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案的快速檢索。通過利用搜索引擎和關(guān)鍵詞技術(shù)， 可以快速定位到需要的檔案信息， 這就大大縮短了查找檔案的時(shí)間， 提高了辦事效率。其次， 數(shù)字技術(shù)使得檔案的共享更加便利。通過云存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)， 檔案可以實(shí)時(shí)共享給相關(guān)部門或個(gè)人， 不僅節(jié)省了紙質(zhì)復(fù)印和傳遞的時(shí)間和成本， 還可以確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

（三）數(shù)字技術(shù)在檔案安全和保護(hù)方面的應(yīng)用

數(shù)字技術(shù)的迅猛發(fā)展為直管公房檔案的安全和保護(hù)帶來了許多新的解決方案。首先， 數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用可使直管公房檔案管理安全性更高。采用數(shù)字化存儲(chǔ)的檔案， 可以通過密碼和權(quán)限管理的方式進(jìn)行訪問控制， 只有授權(quán)人員才能獲取和修改檔案信息。這種安全措施可以有效防止信息泄露和非法篡改， 確保檔案的完整性和可信度。同時(shí)， 數(shù)字化技術(shù)還可以記錄訪問日志和操作軌跡， 為檔案管理提供更加嚴(yán)密的監(jiān)管和追溯。其次， 數(shù)字技術(shù)還可以在直管公房檔案的備份和恢復(fù)方面提供可靠的保障。紙質(zhì)檔案容易受火災(zāi)、 水災(zāi)等意外事故的破壞， 一旦遭受損失， 想要恢復(fù)十分困難。而數(shù)字化檔案則可以通過定期備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)措施， 為檔案的安全提供更好的保障。即使發(fā)生了意外， 也可以通過備份數(shù)據(jù)迅速恢復(fù)， 避免檔案信息丟失。

四、 數(shù)字技術(shù)賦能直管公房檔案管理的優(yōu)勢(shì)與挑戰(zhàn)

（一）優(yōu)勢(shì)

1.提升檔案管理的效率和精度

數(shù)字技術(shù)的發(fā)展給直管公房檔案管理帶來了諸多優(yōu)勢(shì)。首先， 數(shù)字技術(shù)可大幅提升檔案管理效率。在傳統(tǒng)的檔案管理中， 往往需要人工進(jìn)行繁瑣的手工操作， 包括歸檔、 檢索、 整理等環(huán)節(jié)。而采用數(shù)字技術(shù)， 則可以通過電子化處理， 實(shí)現(xiàn)檔案的快速錄入、 存儲(chǔ)和檢索， 大大提高了工作效率。其次， 數(shù)字技術(shù)可提升檔案管理的精度。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中， 由于人為因素， 很容易出現(xiàn)疏漏和錯(cuò)誤。而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)則能夠自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)和校對(duì)， 從而減少人為錯(cuò)誤。

2.提高檔案信息的可訪問性和共享性

在傳統(tǒng)的直管公房檔案管理中， 受信息存儲(chǔ)和檢索方式的限制， 檔案信息的訪問性和共享性不高。然而， 隨著數(shù)字技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用， 直管公房檔案管理迎來了新的機(jī)遇。通過數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用， 直管公房檔案可以被數(shù)字化， 使信息的獲取更加便捷、 高效。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比， 數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、 備份和檢索速度明顯提升， 一鍵搜索即可得到所需信息， 大大提高了檔案管理工作的效率。除了提高信息訪問的便捷性外， 數(shù)字技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享化。通過建立數(shù)字檔案庫或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)， 不同部門和工作人員可以共享和獲取檔案信息， 使得各部門之間的工作協(xié)同更加緊密， 從而避免“信息孤島”問題， 更好地支持政策制定、 資源調(diào)配等工作的開展。

3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)

傳統(tǒng)的檔案管理方式往往依賴紙質(zhì)文件， 而這種方式容易導(dǎo)致文件丟失、 遺漏或被盜竊。而采用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行檔案管理， 可以將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)， 減少紙質(zhì)文件的使用， 進(jìn)而降低了數(shù)據(jù)丟失或被竊取的可能性。數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)可以設(shè)置高級(jí)數(shù)據(jù)安全措施， 使用先進(jìn)的加密技術(shù)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)， 還可以通過合理的權(quán)限管理， 限制檔案的訪問權(quán)限， 確保只有授權(quán)人員才能查閱和修改檔案。這樣不僅能夠保護(hù)檔案的隱私， 還能防止非法獲取或篡改檔案數(shù)據(jù)的行為。

（二）挑戰(zhàn)

1.技術(shù)應(yīng)用與檔案管理的結(jié)合問題

隨著數(shù)字技術(shù)的迅猛發(fā)展， 數(shù)字化檔案管理成為現(xiàn)代社會(huì)組織管理的重要一環(huán)。數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用為檔案管理帶來了諸多機(jī)遇， 如電子檔案的快速檢索、 多維度數(shù)據(jù)分析等。然而， 隨之而來的是技術(shù)應(yīng)用和檔案管理的融合難題。如何將技術(shù)與檔案管理相結(jié)合， 實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理流程、 保障檔案數(shù)據(jù)的安全和可持續(xù)性， 仍需要檔案管理人員克服技術(shù)應(yīng)用與檔案管理之間的矛盾。

2.保障數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整性

保障數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整性也是數(shù)字化檔案管理面臨的關(guān)鍵問題。在數(shù)字技術(shù)的支持下， 檔案管理可以更加精細(xì)化和自動(dòng)化， 但同時(shí)也會(huì)帶來數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整性的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字檔案的管理依賴于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性， 而數(shù)字化過程中可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、 數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、 數(shù)據(jù)被篡改等問題。因此， 需要制定相應(yīng)的策略和措施， 確保數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整性。

3.組織和人員變革的管理難題

組織和人員變革的管理難題也是數(shù)字化檔案管理的挑戰(zhàn)之一。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用需要改變組織的工作流程和人員的工作方式， 這涉及組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、 員工培訓(xùn)、 意識(shí)轉(zhuǎn)變等多個(gè)方面。如何在數(shù)字化檔案管理的過程中有效管理組織和人員的變革， 使其與技術(shù)應(yīng)用相協(xié)調(diào)， 是迎接檔案管理數(shù)字化的一大挑戰(zhàn)。

五、 數(shù)字技術(shù)賦能直管公房檔案管理的策略與建議

（一）強(qiáng)化數(shù)字技術(shù)支持， 構(gòu)建全面的檔案管理系統(tǒng)

為了提高直管公房檔案管理的效率和質(zhì)量， 需要強(qiáng)化數(shù)字技術(shù)支持， 構(gòu)建全面的檔案管理系統(tǒng)。首先， 要強(qiáng)化數(shù)字技術(shù)支持。一方面， 要為檔案管理人員提供技術(shù)指導(dǎo)和咨詢， 解決其在數(shù)字技術(shù)應(yīng)用過程中遇到的問題。另一方面， 應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字技術(shù)在直管公房檔案管理中的應(yīng)用。通過引入先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)， 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速掃描、 數(shù)字化存儲(chǔ)和智能化檢索。這樣不僅可以節(jié)省大量的時(shí)間和人力成本， 還可以提高檔案的安全性和可靠性。例如， 可以使用OCR技術(shù)進(jìn)行檔案文字的識(shí)別和轉(zhuǎn)換， 將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔， 方便檔案的統(tǒng)一管理和傳輸。其次， 應(yīng)建立并完善檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的分類、 歸檔、 檢索、 借閱等功能， 能夠滿足直管公房檔案管理的各種需求。在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中， 應(yīng)注重用戶友好性和操作的便捷性， 使各級(jí)管理人員和使用者都能方便地進(jìn)行檔案管理工作。最后， 應(yīng)該加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性和防護(hù)能力， 確保檔案的機(jī)密性和完整性。

（二）制定和明確直管公房檔案數(shù)字化管理的流程與標(biāo)準(zhǔn)

制定和明確直管公房檔案數(shù)字化管理的流程與標(biāo)準(zhǔn)， 是實(shí)現(xiàn)數(shù)字技術(shù)賦能直管公房檔案管理的重要環(huán)節(jié)。為了確保數(shù)字化管理順利開展， 首先， 應(yīng)制定詳細(xì)的數(shù)字化管理流程， 具體包括收集、 整理、 存儲(chǔ)、 檢索、 維護(hù)以及直管公房檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。流程應(yīng)明確每個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作步驟及其涉及的技術(shù)工具和軟件支持。同時(shí)， 要確保流程簡(jiǎn)明易懂， 方便各相關(guān)部門和人員參考和遵循。其次， 應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理標(biāo)， 包括對(duì)檔案的格式、 標(biāo)識(shí)、 命名、 存儲(chǔ)、 備份等方面的規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)確保檔案的數(shù)字化質(zhì)量和可靠性， 方便檔案的長(zhǎng)期保存和利用。同時(shí)， 要與相關(guān)的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)銜接， 確保數(shù)字化管理符合法律法規(guī)要求。

（三）重視人員培訓(xùn)， 提升其數(shù)字技術(shù)應(yīng)用能力

在數(shù)字化時(shí)代， 數(shù)字技術(shù)已經(jīng)成為提升檔案管理效率和質(zhì)量的重要工具， 而直管公房檔案管理作為一項(xiàng)重要的政府工作， 也需要充分利用數(shù)字技術(shù)提升其管理水平。因此， 重視人員培訓(xùn)、 提升檔案管理的數(shù)字技術(shù)應(yīng)用能力尤為重要。首先， 要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。通過開展有針對(duì)性的培訓(xùn)， 提升檔案管理人員的數(shù)字技術(shù)應(yīng)用能力， 使其能夠熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)， 并靈活運(yùn)用數(shù)字技術(shù)工具進(jìn)行檔案管理工作。培訓(xùn)內(nèi)容可以涵蓋檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)、 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用、 數(shù)據(jù)分析和挖掘等方面， 以幫助檔案管理人員更好地應(yīng)用數(shù)字技術(shù)解決實(shí)際問題。其次， 積極開展跨部門合作， 促進(jìn)數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。檔案管理涉及多個(gè)部門和單位， 需要各方共同努力， 形成合力。與信息化部門、 技術(shù)驅(qū)動(dòng)型企業(yè)等開展合作， 共同研發(fā)相關(guān)的數(shù)字技術(shù)解決方案。最后， 推動(dòng)數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的持續(xù)創(chuàng)新。數(shù)字技術(shù)在不斷發(fā)展和更新， 檔案管理人員也應(yīng)積極關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)， 學(xué)習(xí)并掌握新的數(shù)字技術(shù)應(yīng)用方法。同時(shí)， 通過與相關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)專家和學(xué)者的交流和合作， 共同推動(dòng)數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新與應(yīng)用。

（四）完善各項(xiàng)規(guī)章制度， 保障檔案數(shù)字化管理的安全性與可信度

首先， 要建立健全科學(xué)的數(shù)字檔案管理制度。通過制定詳細(xì)的操作流程、 標(biāo)準(zhǔn)化的文件命名格式以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)規(guī)范， 科學(xué)管理直管公房檔案。通過完善各項(xiàng)規(guī)章制度， 為數(shù)字檔案的整理、 訪問與維護(hù)提供清晰的指導(dǎo)， 確保檔案管理的持續(xù)性與規(guī)范性。其次， 要加強(qiáng)與數(shù)字技術(shù)安全相關(guān)的保護(hù)措施。數(shù)字檔案管理必然涉及大量信息， 為了保障信息的安全與可信度， 需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全、 實(shí)施權(quán)限控制、 加密傳輸?shù)却胧?。此外?必要的備份與災(zāi)備措施也是不可或缺的， 可以防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。最后， 應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制， 監(jiān)測(cè)數(shù)字檔案管理過程中的安全與可信度?？梢砸氲谌綄徲?jì)機(jī)構(gòu)對(duì)數(shù)字檔案的管理流程進(jìn)行評(píng)估， 避免原始數(shù)據(jù)被篡改或損毀; 也可以通過定期的數(shù)據(jù)追溯與核對(duì)， 確保數(shù)字檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。

（五）加強(qiáng)技術(shù)與業(yè)務(wù)深度融合， 推動(dòng)信息共享與部門協(xié)同

在數(shù)字技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代， 直管公房檔案管理工作需要加強(qiáng)與技術(shù)的融合， 從而提高信息共享和部門協(xié)同的效率。首先， 要加強(qiáng)技術(shù)團(tuán)隊(duì)和業(yè)務(wù)部門之間的交流與合作， 實(shí)現(xiàn)技術(shù)與業(yè)務(wù)的深度融合。技術(shù)團(tuán)隊(duì)需要深入了解公房管理的業(yè)務(wù)流程和需求， 根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)。業(yè)務(wù)部門也要重視技術(shù)的應(yīng)用， 以提供真實(shí)、 準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和需求， 為技術(shù)團(tuán)隊(duì)提供支持和反饋。只有技術(shù)與業(yè)務(wù)緊密結(jié)合， 才能更好地實(shí)施數(shù)字化檔案管理， 并解決實(shí)際問題。其次， 要建立跨部門信息共享平臺(tái)， 推動(dòng)部門協(xié)同工作。不同部門之間的信息共享是提高檔案管理效率的重要手段， 通過建立共享平臺(tái)， 各部門可以實(shí)時(shí)獲取并共享公房檔案的最新信息， 避免信息不一致或重復(fù)錄入的問題。同時(shí)， 平臺(tái)還可以提供協(xié)同辦公的功能， 方便不同部門間的溝通和合作， 減少信息傳遞的時(shí)間和人力成本， 實(shí)現(xiàn)直管公房檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

六、 結(jié)語

數(shù)字技術(shù)賦能直管公房檔案管理是新時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)， 數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用將加速推進(jìn)直管公房檔案管理工作的現(xiàn)代化和智能化進(jìn)程。相信未來在各方的共同努力下， 數(shù)字技術(shù)將為直管公房檔案管理工作帶來更多的機(jī)遇和更大的發(fā)展空間， 為公房管理部門提供更加高效、 便捷的管理手段， 為社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]章燕華，王力平.數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略：英國(guó)探索，經(jīng)驗(yàn)與啟示[J].檔案學(xué)通訊，2021（4）：28-35.

[2]梁杰.賦能時(shí)代看檔案信息化未來走向[J].檔案天地，2021（7）：61-63.

[3]邢變變，李欣鈺.強(qiáng)基·賦能·助力：“十四五”時(shí)期檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的實(shí)現(xiàn)路徑研究[J].檔案管理，2022（2）：33-36.