[摘 要]隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為高校檔案管理創(chuàng)新與變革的核心方向。醫(yī)科大學作為專業(yè)化程度較高的學術(shù)機構(gòu)，其檔案管理面臨著信息多樣化、數(shù)據(jù)量龐大和安全性要求高等挑戰(zhàn)。本文將探討數(shù)字化轉(zhuǎn)型在醫(yī)科大學檔案管理中的應用與探索，包括檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型概述、應用現(xiàn)狀、檔案管理的策略與措施以及探索與創(chuàng)新等，為提升醫(yī)科大學檔案管理的質(zhì)量與效率提供有益的參考。

[關鍵詞]數(shù)字化轉(zhuǎn)型；檔案管理；醫(yī)科大學；信息化；技術(shù)創(chuàng)新

數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅是技術(shù)的更新?lián)Q代，更是管理理念和工作模式的深刻變革。對于醫(yī)科大學而言，檔案管理不僅要承擔傳統(tǒng)的文書管理職責，還涉及醫(yī)療科研數(shù)據(jù)、教學成果和學術(shù)記錄等多種類型信息的整理和維護。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢在必行，這將有助于提高信息的存儲和檢索效率，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，促進信息的共享與流通。

一、檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型概述

（一）檔案管理數(shù)字化的基本框架

數(shù)字化檔案管理的基礎是檔案的數(shù)字化存儲，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換，形成電子文件，電子檔案的存儲通常涉及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設，這些數(shù)據(jù)庫需要具備高效的數(shù)據(jù)檢索和管理能力。數(shù)字化檔案管理需要構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，信息系統(tǒng)包括檔案管理軟件和數(shù)字檔案系統(tǒng)，負責檔案的分類、索引和檢索。這些系統(tǒng)的設計必須符合檔案管理的實際需求，支持多種數(shù)據(jù)格式，能夠進行快速的數(shù)據(jù)檢索和管理，同時具備強大的數(shù)據(jù)安全防護功能。電子檔案的存儲雖帶來了便利，但也面臨數(shù)據(jù)丟失和損壞的風險。

醫(yī)科大學檔案管理中必須建立多重備份系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要包含數(shù)據(jù)冗余，將檔案數(shù)據(jù)復制并存儲在多個物理介質(zhì)上，如硬盤、磁帶和光盤等，以防單一存儲介質(zhì)故障造成的數(shù)據(jù)丟失；異地備份，將數(shù)據(jù)備份存儲在不同的地理位置，即使發(fā)生自然災害或突發(fā)事件，也能夠保證數(shù)據(jù)的完整性和可恢復性；自動化備份，配置自動備份系統(tǒng)，定期進行數(shù)據(jù)備份，減少人工干預帶來的錯誤或遺漏，確保備份的及時性和完整性；備份驗證與恢復演練，定期進行數(shù)據(jù)備份的驗證和恢復演練，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和恢復過程的順利進行。這包括測試備份數(shù)據(jù)的完整性和準確性，以便在需要恢復時能夠快速且準確地還原數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)的長期安全和可用性。

（二）醫(yī)科大學檔案管理數(shù)字化的必要性

醫(yī)科大學的檔案種類繁多，涉及教學、科研、醫(yī)療和行政等多個領域，數(shù)據(jù)量龐大且復雜，通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，可以將各類檔案信息集中存儲在電子系統(tǒng)中，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，提高信息的處理效率和質(zhì)量。醫(yī)科大學的檔案管理涉及大量的科研數(shù)據(jù)和醫(yī)療記錄，這些數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護尤為重要。數(shù)字化檔案管理通過先進的加密技術(shù)和權(quán)限控制機制，可以有效保障數(shù)據(jù)的安全性和隱私性，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。醫(yī)科大學的教學和科研活動需要大量的信息共享和協(xié)作。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)跨部門、跨學科的信息共享，打破信息孤島，促進不同領域的協(xié)作與交流，提升科研和教學的效率和效果。隨著學校的發(fā)展和檔案量的增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式將面臨越來越大的壓力，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以為檔案管理提供靈活的擴展性和可持續(xù)性，支持學校未來的長期發(fā)展和信息化需求[1]。

二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型在醫(yī)科大學檔案管理中的應用現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型在醫(yī)科大學日常管理工作中的具體應用

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型在醫(yī)科大學的日常管理工作中得到廣泛應用，使得檔案的收集和整理更加高效。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要大量的人力和時間來分類、整理和歸檔，而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠自動化完成這些流程，通過掃描和自動分類技術(shù)將紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，大大減少了人工干預和錯誤。數(shù)字化轉(zhuǎn)型極大改善了檔案的檢索和查詢效率，傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檢索和查找特定檔案往往需要耗費大量時間和精力，尤其是在檔案量大的情況下，而利用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，用戶可以通過關鍵詞、日期、類別等多種方式快速檢索到所需檔案，縮短了檔案查詢的時間。另外，數(shù)字化轉(zhuǎn)型還促進了檔案的共享和利用，借助數(shù)字化平臺，醫(yī)科大學的各個部門可以實現(xiàn)檔案資源的共享和協(xié)同工作，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中的部門壁壘，極大提升了工作效率。

（二）數(shù)字化檔案管理在醫(yī)科大學科研與教學中的支持作用

數(shù)字化檔案管理在醫(yī)科大學的科研和教學中發(fā)揮了重要的支持作用。首先，它顯著提高了科研人員的數(shù)據(jù)獲取和利用效率。數(shù)字化檔案系統(tǒng)使科研人員能夠快速檢索、訪問和分析大量的歷史數(shù)據(jù)、實驗記錄和學術(shù)文獻，從而縮短了研究準備時間，促進了研究的深入開展。其次，數(shù)字化檔案管理為教學活動提供了便捷的支持。教師可以通過系統(tǒng)輕松上傳和分享教學資料，學生也能隨時獲取所需的學習資源，提升了教學效率和質(zhì)量。此外，數(shù)字化管理還增強了科研成果的保存和共享能力，確保了學術(shù)成果的長期可用性，促進了校內(nèi)外的學術(shù)交流和合作。通過數(shù)字化檔案系統(tǒng)，醫(yī)科大學可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的長期存儲和跨部門共享，為教學改進和科研創(chuàng)新提供有力的支持。數(shù)字化轉(zhuǎn)型還使得檔案管理能夠適應學科交叉和教學內(nèi)容多樣化的需求，提供了靈活的分類和檢索功能，進一步提升了科研和教學效果[2]。

（三）醫(yī)科大學檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中面臨的主要問題和挑戰(zhàn)

盡管數(shù)字化轉(zhuǎn)型為醫(yī)科大學檔案管理帶來了諸多優(yōu)勢，但在實際推進過程中仍面臨嚴峻的問題和挑戰(zhàn)。首先，技術(shù)和設備的更新問題成為制約因素。許多醫(yī)科大學由于資金有限，無法及時更新和維護先進的數(shù)字化技術(shù)和設備，從而影響了系統(tǒng)的效率和穩(wěn)定性。其次，檔案管理人員的數(shù)字化技能不足也是一個關鍵挑戰(zhàn)。現(xiàn)有人員對數(shù)字化系統(tǒng)的操作和維護能力較弱，缺乏必要的培訓和支持，這可能導致系統(tǒng)使用不當和效率低下。數(shù)據(jù)安全和隱私保護問題同樣突出。盡管數(shù)字化管理系統(tǒng)擁有加密和備份功能，但仍存在數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡攻擊的風險，這對敏感信息的保護提出了更高要求。最后，標準化和兼容性問題也不容忽視。不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)格式和處理方式不一致，導致數(shù)據(jù)共享和交換的困難，影響了整體檔案管理的協(xié)調(diào)性和效率。為解決這些問題，需要綜合考慮資金投入、人員培訓、技術(shù)升級和標準制定等多方面因素[3]。

三、數(shù)字化轉(zhuǎn)型中醫(yī)科大學檔案管理的策略與措施

（一）制定全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，制定全面的規(guī)劃是確保轉(zhuǎn)型成功的關鍵步驟。醫(yī)科大學需要根據(jù)自身的實際情況，設定明確的目標和階段性任務。全面的規(guī)劃應包括對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的評估、未來需求的預測以及資源的配置。通過系統(tǒng)化的規(guī)劃，大學可以明確轉(zhuǎn)型的方向和重點，確保每一步都能夠高效、有序的推進。此外，轉(zhuǎn)型規(guī)劃還應考慮到技術(shù)選擇和實施路徑的具體細節(jié)。選擇適合的技術(shù)平臺和工具，設計科學的實施步驟，可以有效減少轉(zhuǎn)型過程中的風險和問題。例如，醫(yī)科大學的檔案管理中可以分階段實施轉(zhuǎn)型，從基礎設施的升級開始，再逐步擴展到系統(tǒng)功能的提升和流程的優(yōu)化。全面的規(guī)劃不僅提供了清晰的行動指南，也為后續(xù)的執(zhí)行和調(diào)整提供了依據(jù)。

（二）建立跨部門的協(xié)作機制

數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅僅是技術(shù)層面的變革，更是組織內(nèi)部協(xié)作的挑戰(zhàn)。建立跨部門的協(xié)作機制是實現(xiàn)轉(zhuǎn)型目標的重要措施。醫(yī)科大學應設立專門的轉(zhuǎn)型協(xié)調(diào)小組，匯聚信息技術(shù)、檔案管理、行政支持等多個部門的資源。通過建立明確的溝通渠道和合作機制，可以提高各部門之間的協(xié)調(diào)性，確保轉(zhuǎn)型過程中的各項任務得到有效執(zhí)行。跨部門的協(xié)作還應包括制定統(tǒng)一的工作流程和標準，確保各部門在實施過程中能夠保持一致。例如，在實施新的檔案管理系統(tǒng)時，技術(shù)部門需要與檔案管理部門密切合作，確保系統(tǒng)的功能滿足實際需求，并在實施過程中提供技術(shù)支持。通過加強部門之間的合作，有效提高轉(zhuǎn)型的效率和效果[4]。

（三）加強員工培訓與技能提升

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，員工的培訓與技能提升至關重要。醫(yī)科大學需要制訂系統(tǒng)的培訓計劃，確保所有相關員工都能掌握新系統(tǒng)的操作和管理技能。培訓內(nèi)容應包括新技術(shù)的使用方法、系統(tǒng)操作的流程以及常見問題的處理技巧。通過系統(tǒng)培訓，可以提升員工的技術(shù)能力，增強他們對新系統(tǒng)的適應能力，從而確保轉(zhuǎn)型工作的順利進行。技能提升應是一項持續(xù)的工作。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和系統(tǒng)功能的更新，員工需要不斷學習和適應新變化。醫(yī)科大學可以定期組織進修和培訓，邀請專家舉辦講座，或者提供在線學習資源，以幫助員工保持技能的更新和提高。通過持續(xù)的技能提升，員工能夠更好地應對數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的挑戰(zhàn)，提升整體的工作效率和管理水平。

（四）持續(xù)評估與改進數(shù)字化管理系統(tǒng)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個需要不斷改進的過程，醫(yī)科大學應建立持續(xù)評估機制，定期檢查和評估數(shù)字化管理系統(tǒng)的運行情況。這包括對系統(tǒng)性能、用戶反饋、數(shù)據(jù)安全等方面的全面審查。通過定期評估，可以及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的問題和不足，并進行針對性改進。系統(tǒng)改進應基于評估結(jié)果，結(jié)合實際需求進行調(diào)整。醫(yī)科大學可以通過用戶反饋和數(shù)據(jù)分析，了解系統(tǒng)的使用情況和存在的問題，針對性地進行功能優(yōu)化和技術(shù)升級。例如，如果發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在高峰期出現(xiàn)性能瓶頸，可以及時進行擴展和優(yōu)化，以提升系統(tǒng)的穩(wěn)定性和響應速度。持續(xù)的評估和改進不僅能確保系統(tǒng)的高效運行，也能夠不斷提升用戶體驗，推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成功實現(xiàn)[5]。

四、數(shù)字化轉(zhuǎn)型在醫(yī)科大學檔案管理中的探索與創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新的檔案管理模式

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，醫(yī)科大學的檔案管理不斷探索創(chuàng)新模式，主要體現(xiàn)在管理模式、技術(shù)應用、數(shù)據(jù)利用和安全保障等方面的變革。學校通過跨部門、跨學科的集成化管理平臺，打破信息孤島，提升檔案管理的效率和資源利用率；引入人工智能、機器學習和自然語言處理技術(shù)，實現(xiàn)檔案分類、檢索和更新的智能化；利用區(qū)塊鏈技術(shù)構(gòu)建安全、透明的檔案存儲與訪問系統(tǒng)；積極探索跨部門、跨校際的檔案共享與協(xié)作模式，建立智慧檔案館，集成物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析和云計算技術(shù)，以提升檔案管理的智能化和自動化水平，從而為醫(yī)學教育和科研提供更加高效和精準的支持。例如，一些醫(yī)科大學在其檔案管理系統(tǒng)中引入了智能標簽和條形碼技術(shù)，通過自動掃描和數(shù)據(jù)記錄，使得檔案管理更加精確和透明。這些創(chuàng)新不僅提升了檔案管理的效率，也為檔案的安全性和完整性提供了保障。

（二）虛擬現(xiàn)實與增強現(xiàn)實技術(shù)的應用

虛擬現(xiàn)實和增強現(xiàn)實技術(shù)在檔案管理中的應用代表了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的前沿趨勢。虛擬現(xiàn)實技術(shù)可以用于檔案展示和虛擬展覽，為研究人員和學生提供沉浸式的檔案體驗。例如，醫(yī)科大學可以利用虛擬現(xiàn)實技術(shù)創(chuàng)建虛擬檔案館，用戶能夠在虛擬環(huán)境中瀏覽檔案資料，從而增強對檔案內(nèi)容的理解和記憶，這種技術(shù)豐富了檔案展示的形式，提高了檔案的可訪問性。增強現(xiàn)實技術(shù)則可以在檔案查詢和交互中發(fā)揮重要作用。通過在實際環(huán)境中疊加數(shù)字信息，增強現(xiàn)實技術(shù)能夠?qū)崟r顯示檔案的相關數(shù)據(jù)和背景信息，這樣的技術(shù)讓管理人員對檔案的查詢和利用變得更加直觀和便捷。例如，利用增強現(xiàn)實技術(shù)，用戶可以在查閱檔案時直接看到附加的解釋或相關的歷史背景信息，從而提升了檔案的實用性和用戶體驗。

（三）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的用戶體驗優(yōu)化

在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，優(yōu)化用戶體驗是一個關鍵環(huán)節(jié)，用戶體驗直接影響到檔案管理系統(tǒng)的使用效果和用戶的滿意度。為了提升用戶體驗，醫(yī)科大學可以從系統(tǒng)的界面設計、操作流程和功能設置等方面入手。例如，通過簡化操作界面和提供友好的導航設計，能夠減少用戶在使用過程中的學習成本和操作難度，從而提高使用效率。此外，用戶反饋也是優(yōu)化體驗的重要依據(jù)，醫(yī)科大學的檔案管理中需要通過定期收集和分析用戶反饋識別系統(tǒng)中的問題和不足，并及時進行改進，不斷提高檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的用戶體驗。例如，通過用戶調(diào)查和使用數(shù)據(jù)分析，了解用戶在系統(tǒng)使用中的痛點和需求，針對性地優(yōu)化系統(tǒng)功能和界面設計，能夠有效提升用戶的滿意度和系統(tǒng)的整體性能[6]。

結(jié)束語

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，醫(yī)科大學的檔案管理正經(jīng)歷著深刻的變革。電子檔案系統(tǒng)的應用、智能化的數(shù)據(jù)處理、遠程訪問與協(xié)同工作平臺的引入，以及檔案管理與信息系統(tǒng)的集成，都是推動這一變革的重要力量。這些措施不僅提升了檔案管理的效率和精確度，還增強了信息的可訪問性和安全性。隨著技術(shù)的不斷進步和應用的不斷深化，醫(yī)科大學的檔案管理將迎來更加智能化和系統(tǒng)化的發(fā)展。為了確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成功，學校需要持續(xù)關注技術(shù)更新、優(yōu)化管理策略，積極應對挑戰(zhàn)，以實現(xiàn)檔案管理的高效、便捷和安全。

參考文獻

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[5]王立紅.醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的全面升級與應用研究[J].蘭臺內(nèi)外，2024（19）：19-21.

[6]萬麗.數(shù)字化背景下醫(yī)院檔案管理體系的建立與完善[J].黑龍江檔案，2024（1）：168-170.

作者簡介：蘇楠（1983— ），女，漢族，遼寧沈陽人，南方醫(yī)科大學檔案館，助理館員，本科。

研究方向：檔案管理。