摘要：近年來(lái)，國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目不斷推進(jìn)。在此背景下，論文詳細(xì)論述了國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目的政策沿革及重要性，分析了國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄著錄工作推進(jìn)中存在的問(wèn)題，并進(jìn)一步提出項(xiàng)目質(zhì)量管理優(yōu)化策略及需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題，以期為國(guó)家重點(diǎn)檔案的管理和利用提供智力支撐。

關(guān)鍵詞：國(guó)家重點(diǎn)檔案 目錄著錄 質(zhì)量管理

檔案目錄是檔案管理的關(guān)鍵工具，能快速指引檔案查閱，提高檔案檢索效率，為檔案的整理、保管、利用等工作提供依據(jù)。近些年來(lái)，隨著國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施推進(jìn)，全國(guó)各地已陸續(xù)完成部分歷史檔案目錄著錄工作。結(jié)合筆者自身長(zhǎng)期工作實(shí)踐，本文旨在探究國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量管理優(yōu)化策略，以助力國(guó)家重點(diǎn)檔案的管理和利用。

一、國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目政策沿革及其重要性

2015年，國(guó)家檔案局、財(cái)政部聯(lián)合印發(fā)《“十三五”時(shí)期國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)工作總體規(guī)劃》，首次對(duì)國(guó)家重點(diǎn)檔案開(kāi)發(fā)工作的目標(biāo)、任務(wù)做出規(guī)劃。2016年5月，國(guó)家檔案局印發(fā)《關(guān)于做好國(guó)家重點(diǎn)檔案文件級(jí)目錄報(bào)送工作的通知》，正式在全國(guó)檔案系統(tǒng)內(nèi)啟動(dòng)著錄與采集工作。2017年3月，國(guó)家檔案局印發(fā)《國(guó)家重點(diǎn)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)驗(yàn)收辦法（試行）的通知》，對(duì)國(guó)家重點(diǎn)檔案文件級(jí)目錄的驗(yàn)收提出具體要求。2021年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，設(shè)立國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)工程專(zhuān)欄，為“十四五”時(shí)期國(guó)家重點(diǎn)檔案開(kāi)發(fā)工作指明開(kāi)發(fā)方向。同年11月，國(guó)家檔案局印發(fā)《“十四五”國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)工程實(shí)施方案》，為“十四五”時(shí)期國(guó)家重點(diǎn)檔案開(kāi)發(fā)工作給出具有實(shí)踐意義的指導(dǎo)。政策的相繼出臺(tái)，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目的持續(xù)關(guān)注，以及一以貫之的推動(dòng)態(tài)勢(shì)。

國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)意義重大。從歷史傳承角度看，國(guó)家重點(diǎn)檔案承載著國(guó)家發(fā)展的記憶和民族的智慧結(jié)晶。通過(guò)建設(shè)目錄體系，系統(tǒng)地梳理這部分檔案并形成清晰的目錄，有利于后人深入了解先輩的奮斗歷程、重大事件的來(lái)龍去脈，汲取歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為當(dāng)下和未來(lái)的發(fā)展提供借鑒。例如，民國(guó)檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容雜糅，是國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)中不可或缺的重要組成部分，在服務(wù)黨和國(guó)家工作大局、維護(hù)國(guó)家核心利益、提升中華民族凝聚力等方面發(fā)揮著重要作用。[1]從社會(huì)發(fā)展角度出發(fā)，國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)可以為政府決策提供有力依據(jù)。通過(guò)對(duì)檔案信息的深入分析和挖掘，政府部門(mén)可以從中了解不同時(shí)期的社會(huì)狀況、政策效果等，為其制定科學(xué)合理的政策提供可靠的歷史參考。此外，在國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)利用檔案資源，推出展覽、出版物等文化產(chǎn)品，滿(mǎn)足公眾的文化需求，還能促進(jìn)文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，提升國(guó)家的文化軟實(shí)力。在學(xué)術(shù)研究方面，翔實(shí)的國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系則可以為學(xué)者們提供明確的研究方向和豐富的資料來(lái)源。目錄體系如同知識(shí)寶庫(kù)的地圖，使研究者能夠快速定位所需檔案，開(kāi)展深入的歷史、文化、社會(huì)等多領(lǐng)域研究，更好地推動(dòng)學(xué)術(shù)創(chuàng)新和進(jìn)步。當(dāng)然，對(duì)于檔案管理本身而言，目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)也能極大地提高管理效率和質(zhì)量。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類(lèi)、規(guī)范編目和精準(zhǔn)定位，能夠更好地存儲(chǔ)、保管和利用海量檔案，及時(shí)掌握檔案的狀態(tài)和變化情況。

二、國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施中存在的主要問(wèn)題

在國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，其難點(diǎn)主要表現(xiàn)在檔案著錄難度偏大和人員因素影響兩個(gè)方面。

（一）檔案著錄難度偏大

眾所周知，國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目中涉及的歷史檔案著錄存在知識(shí)性強(qiáng)、辨識(shí)難、理解難度大等特點(diǎn)。以民國(guó)檔案為主的歷史檔案因形質(zhì)的典型性，其著錄工作的難度與要求更高。經(jīng)梳理，國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施中涉及的歷史檔案著錄難點(diǎn)主要體現(xiàn)在：一是以手寫(xiě)體為主，且有相當(dāng)一部分檔案存在書(shū)寫(xiě)不規(guī)范的問(wèn)題，常有繁體字、異體字、行書(shū)、草書(shū)相互交織在一起，辨識(shí)度低、辨認(rèn)困難；二是其用語(yǔ)習(xí)慣、行文風(fēng)格與現(xiàn)行公文不同，習(xí)慣豎寫(xiě)文字，且文內(nèi)幾乎無(wú)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，大部分內(nèi)容屬于文言文或半文言文半白話(huà)文，閱讀與理解的難度較大；三是涉及的公文文種類(lèi)別、公文知識(shí)、歷史事件、引經(jīng)據(jù)典等繁多，往往需要著錄人員博聞強(qiáng)識(shí)；四是存在部分文字模糊不清或內(nèi)容殘缺不全的情況，著錄時(shí)需參考相關(guān)案卷文檔資料。

（二）人員因素影響

在國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，因著錄人員因素可能會(huì)引發(fā)的問(wèn)題主要包括：首先，著錄人員專(zhuān)業(yè)能力不足可能導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)展受阻。由于項(xiàng)目對(duì)著錄人員綜合素質(zhì)要求較高，著錄人員要想勝任工作，往往需要對(duì)歷史事件、人物背景以及某些專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)儲(chǔ)備足夠扎實(shí)。然而，有的項(xiàng)目加工方為降低生產(chǎn)成本，招聘的員工素質(zhì)相對(duì)有限，再加之培訓(xùn)不到位，致使部分員工還沒(méi)有完全熟悉著錄流程和規(guī)則就倉(cāng)促上崗，在理解檔案內(nèi)容時(shí)出現(xiàn)偏差，進(jìn)而引發(fā)分類(lèi)錯(cuò)誤或著錄信息不精準(zhǔn)的情況。其次，項(xiàng)目組之間的溝通協(xié)作不暢會(huì)影響項(xiàng)目整體效率。項(xiàng)目往往涉及多個(gè)部門(mén)和崗位的人員，包括檔案管理人員、技術(shù)人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等。如果各方之間溝通不及時(shí)、不充分，容易出現(xiàn)信息不對(duì)稱(chēng)、工作重復(fù)或遺漏等情況。例如，技術(shù)人員在進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)，若不與檔案管理人員充分溝通需求，便有可能開(kāi)發(fā)出不符合實(shí)際工作流程的目錄系統(tǒng)。再次，項(xiàng)目人員的工作態(tài)度不積極可能導(dǎo)致項(xiàng)目質(zhì)量下降。一位對(duì)著錄工作缺乏熱情和責(zé)任心的員工很難會(huì)認(rèn)真對(duì)待每條目錄。這勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致著錄中出現(xiàn)錯(cuò)誤信息、遺漏重要檔案信息等問(wèn)題。同時(shí)，缺乏積極性也會(huì)影響其工作效率，導(dǎo)致項(xiàng)目周期的延長(zhǎng)。最后，項(xiàng)目組人員的頻繁變動(dòng)會(huì)帶來(lái)許多不穩(wěn)定因素。在項(xiàng)目實(shí)施中，如果關(guān)鍵崗位人員發(fā)生變動(dòng)，容易導(dǎo)致有關(guān)工作交接不順暢，新接手人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間熟悉項(xiàng)目情況，從而影響項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量。人員短缺問(wèn)題也會(huì)制約項(xiàng)目進(jìn)度，導(dǎo)致即使有充裕的專(zhuān)項(xiàng)資金保障，短期內(nèi)其著錄數(shù)量也難有大的突破。

三、提升國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量管理水平的具體措施

作為檔案數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)，國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系的質(zhì)量直接影響檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。因此，應(yīng)把流程設(shè)計(jì)、培訓(xùn)教育、管控手段、錯(cuò)情反饋、人員管理等有機(jī)結(jié)合起來(lái)，統(tǒng)籌到目錄著錄的質(zhì)量管理體系中，實(shí)現(xiàn)環(huán)環(huán)相扣，確保目錄著錄質(zhì)量。

（一）流程設(shè)計(jì)科學(xué)化

流程設(shè)計(jì)科學(xué)化是保障國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目順利開(kāi)展、產(chǎn)出高質(zhì)量文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)的必由之路。根據(jù)實(shí)踐，在目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，目錄著錄工作流程大致可設(shè)置為以下幾個(gè)步驟：調(diào)研摸底→制訂方案→業(yè)務(wù)培訓(xùn)→目錄著錄→目錄質(zhì)檢→總質(zhì)檢→數(shù)據(jù)抽檢→成品移交。其中，調(diào)研摸底是為了摸清檔案內(nèi)容類(lèi)型和著錄重點(diǎn)、難點(diǎn)，為制定目錄著錄方案和開(kāi)展針對(duì)性業(yè)務(wù)培訓(xùn)奠定基礎(chǔ)。目錄數(shù)據(jù)產(chǎn)出后，一般應(yīng)由目錄著錄加工方進(jìn)行兩次全檢（目錄質(zhì)檢與總質(zhì)檢），再由檔案館方負(fù)責(zé)目錄著錄的專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行抽檢（可根據(jù)需要確定抽檢比例）。質(zhì)量合格即可將成品數(shù)據(jù)移交保存，否則退回重新著錄、質(zhì)檢。建議可以在組織開(kāi)展此項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)引入監(jiān)理機(jī)制，增設(shè)監(jiān)理把控質(zhì)量關(guān)這一程序，由監(jiān)理方在檔案館方抽檢前先行對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行100%質(zhì)檢，再由檔案館方抽檢，以更好地保證著錄質(zhì)量。

（二）培訓(xùn)教育深度化

歷史檔案目錄著錄對(duì)其著錄人員要求較高，不僅有學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、文字能力等方面的先決條件要求，更有對(duì)不斷提升業(yè)務(wù)水平的明確要求。而著錄人員業(yè)務(wù)水平的達(dá)標(biāo)和提升首先來(lái)自有針對(duì)性并逐步深入的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。一般說(shuō)來(lái)，業(yè)務(wù)培訓(xùn)分為開(kāi)項(xiàng)培訓(xùn)和日常培訓(xùn)。開(kāi)項(xiàng)培訓(xùn)是項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)的集中培訓(xùn)，主要內(nèi)容是著錄細(xì)則和檔案涉及的文史知識(shí)，如機(jī)構(gòu)變遷歷程、重要人物與事件、文種類(lèi)型、常見(jiàn)用語(yǔ)、關(guān)鍵詞、公文特征及重點(diǎn)信息提取方法、目錄擬寫(xiě)要求與技巧等。日常培訓(xùn)則一般不講究固定形式，根據(jù)具體工作需要開(kāi)展，主要針對(duì)著錄過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的新問(wèn)題和質(zhì)檢反饋情況即時(shí)培訓(xùn)，涉及著錄細(xì)則的完善、歷史知識(shí)的補(bǔ)充、疑難檔案著錄的指導(dǎo)等。需要注意的是，培訓(xùn)應(yīng)與考核緊密結(jié)合，并制定達(dá)標(biāo)值，以檢測(cè)并確保培訓(xùn)的效果。

（三）管控手段技術(shù)化

在檔案目錄著錄工作中，疏漏型錯(cuò)誤是無(wú)法避免的。但隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，目前已有一些從事檔案數(shù)字化服務(wù)的企業(yè)研發(fā)了歷史檔案目錄著錄系統(tǒng)軟件。如果利用得當(dāng)，此類(lèi)具備一定質(zhì)量管控功能的軟件可以有效提升工作效率，并避免一些因人工產(chǎn)生的疏漏性錯(cuò)誤。同時(shí)，著錄人員可以將著錄過(guò)程中出現(xiàn)的某些固定類(lèi)型的錯(cuò)誤進(jìn)行梳理、總結(jié)并借助技術(shù)手段進(jìn)行管控，從而大大提升目錄著錄的質(zhì)量。[2]例如，著錄人員可以發(fā)揮軟件資料庫(kù)功能，直接點(diǎn)擊選取資料庫(kù)中常用責(zé)任者、受文者、文種、關(guān)鍵詞等，由軟件自動(dòng)生成到題名中，能減少人工錄入時(shí)間，大大提升工作效率，同時(shí)能減少錯(cuò)別字，提升著錄質(zhì)量。又如，著錄項(xiàng)不完整，缺少受文者、文種等，或時(shí)間項(xiàng)出現(xiàn)不合邏輯的錯(cuò)誤時(shí)，軟件會(huì)自動(dòng)報(bào)錯(cuò)，提醒著錄人員進(jìn)行修正。

（四）錯(cuò)情反饋快速化

在檔案目錄著錄過(guò)程中，檔案館方和監(jiān)理方應(yīng)實(shí)時(shí)跟進(jìn)質(zhì)量檢查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并反饋問(wèn)題，對(duì)發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤采取“時(shí)報(bào)時(shí)銷(xiāo)”的方式，[3]以便及時(shí)糾偏，避免錯(cuò)情重復(fù)。對(duì)于在質(zhì)量檢查環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤，要進(jìn)行分類(lèi)總結(jié)，區(qū)分不同類(lèi)型的錯(cuò)誤，進(jìn)而采取有針對(duì)性的解決辦法。例如，對(duì)于因文史知識(shí)缺乏造成的錯(cuò)誤，要及時(shí)進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)；對(duì)于因內(nèi)容理解造成的錯(cuò)誤，要安排此類(lèi)檔案閱讀與理解專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)。同時(shí)，針對(duì)疏漏型錯(cuò)誤，應(yīng)責(zé)成軟件開(kāi)發(fā)人員通過(guò)及時(shí)優(yōu)化軟件功能予以規(guī)避，確保同樣的錯(cuò)誤不再出現(xiàn)。對(duì)于質(zhì)量檢查反饋的錯(cuò)情，要全面分析、總結(jié)到位，并分類(lèi)處理與解決，從而切實(shí)提高目錄著錄質(zhì)量。

（五）人員管理網(wǎng)格化

人員管理網(wǎng)格化有助于加強(qiáng)項(xiàng)目目標(biāo)與個(gè)人職責(zé)的緊密聯(lián)系，激勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員積極投入工作。對(duì)于國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目而言，其專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、任務(wù)復(fù)雜，涉及檔案分類(lèi)、著錄、數(shù)字化等多個(gè)環(huán)節(jié)，需要不同專(zhuān)業(yè)背景的人員協(xié)同合作。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以綜合考慮檔案的年代、類(lèi)型、地域等因素，將參與項(xiàng)目的人員按照一定規(guī)則劃分為不同的網(wǎng)格單元，從而更加高效地完成任務(wù)。每個(gè)網(wǎng)格單元設(shè)立一名管理員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)網(wǎng)格內(nèi)的工作，包括制訂著錄計(jì)劃、分配任務(wù)、監(jiān)督進(jìn)度、溝通協(xié)調(diào)等，并對(duì)網(wǎng)格內(nèi)著錄人員進(jìn)行日常管理，及時(shí)解決他們?cè)诠ぷ髦杏龅降膯?wèn)題。著錄人員則按照網(wǎng)格管理員分配的任務(wù)，嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開(kāi)展著錄工作。在選擇目錄質(zhì)檢人員時(shí)，網(wǎng)格管理員應(yīng)優(yōu)先挑選嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、業(yè)務(wù)水平突出、善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的人員，還可給其安排相對(duì)固定的被質(zhì)檢對(duì)象，即每名質(zhì)檢人員定向負(fù)責(zé)幾位前端著錄人員，以便熟悉其工作習(xí)慣和易錯(cuò)點(diǎn)，最大限度地發(fā)現(xiàn)和減少錯(cuò)誤。通過(guò)實(shí)施人員網(wǎng)格化管理，能夠有效整合人力資源，提高著錄工作管理水平和效率。

四、國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)過(guò)程中需重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題

國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)本著“先易后難、由淺入深、重點(diǎn)先行”[4]的實(shí)施原則，并著重注意以下幾個(gè)問(wèn)題。

（一）組織調(diào)研摸底

對(duì)于國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄建設(shè)項(xiàng)目，尤其是民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄，檔案館方要在前期進(jìn)行充分、細(xì)致的調(diào)研摸底，只有對(duì)涉及的業(yè)務(wù)知識(shí)、著錄的重難點(diǎn)等了如指掌，才能制訂出科學(xué)、高效的著錄計(jì)劃與策略，從而在著錄過(guò)程中能夠更加得心應(yīng)手地處理遇到的問(wèn)題，不耽誤項(xiàng)目進(jìn)度。在以往的檔案著錄過(guò)程中，由于檔案館方在調(diào)研過(guò)程中不夠細(xì)致或缺乏必要的調(diào)研，導(dǎo)致各種著錄問(wèn)題層出不窮，甚至出現(xiàn)既定著錄細(xì)則與檔案著錄需求完全脫節(jié)的現(xiàn)象，造成大規(guī)模返工，嚴(yán)重影響工作效率。為此，檔案館方要做好摸底調(diào)研，以更好地保證著錄效率。

（二）做好統(tǒng)籌規(guī)劃

當(dāng)涉及大量民國(guó)檔案目錄著錄項(xiàng)目工作時(shí)，檔案館方要根據(jù)《民國(guó)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)采集操作辦法》制定實(shí)施細(xì)則，增強(qiáng)實(shí)操性，以便在著錄過(guò)程中有章可循。加工方要結(jié)合項(xiàng)目周期和總體工作量，制訂工作計(jì)劃，做好統(tǒng)籌安排。如果項(xiàng)目任務(wù)重、周期短，檔案館方最好先選擇內(nèi)容相對(duì)較為單一的大全宗檔案進(jìn)行著錄，以減少著錄人員因頻繁更換所需熟悉內(nèi)容的時(shí)間，提高工作效率。尤其在項(xiàng)目初期加工方著錄大全宗時(shí)，不僅適合集中人員高效完成，還適合培訓(xùn)新員工，讓其較快地適應(yīng)工作內(nèi)容和節(jié)奏。對(duì)于小全宗的著錄處理，加工方一般可選擇專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較強(qiáng)、熟悉業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)處理，以確保著錄質(zhì)量。

（三）開(kāi)展梳理分類(lèi)

根據(jù)前期調(diào)研摸底的情況，項(xiàng)目加工方應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)臍w類(lèi)，把主題內(nèi)容相同、相近的檔案劃分清楚，并要求熟悉業(yè)務(wù)的人員制定統(tǒng)一的著錄模板，安排專(zhuān)人或?qū)ｉT(mén)的小組負(fù)責(zé)該類(lèi)型的著錄工作。由于其對(duì)檔案更為了解，不但可以大大提高著錄效率，還可以保證著錄質(zhì)量。例如，對(duì)于各機(jī)構(gòu)請(qǐng)領(lǐng)或報(bào)銷(xiāo)經(jīng)費(fèi)類(lèi)型的檔案，就可制定統(tǒng)一的著錄模板：責(zé)任者+為請(qǐng)領(lǐng)或報(bào)銷(xiāo)+時(shí)間+某事項(xiàng)（經(jīng)費(fèi)）給+受文者+文種（呈、稟、函等）。歸類(lèi)后，由于著錄模板的語(yǔ)言統(tǒng)一、表達(dá)規(guī)范，不僅方便著錄人員操作、提高工作效率，而且著錄的目錄數(shù)據(jù)更加規(guī)范。又如，民國(guó)檔案大多為公文類(lèi)檔案，責(zé)任者為政府機(jī)關(guān)或社會(huì)團(tuán)體組織，受限于機(jī)構(gòu)職能，各類(lèi)公文的內(nèi)容主題比較單一、固定，只是時(shí)間不同而已。著錄時(shí)，項(xiàng)目加工方負(fù)責(zé)人若能統(tǒng)籌好“變與不變”的內(nèi)容，分配好專(zhuān)門(mén)人員集中著錄該類(lèi)型的檔案，就能達(dá)到事半功倍的效果。

（四）健全激勵(lì)措施

在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，加工方要健全員工的激勵(lì)措施。第一，物質(zhì)激勵(lì)。加工方可根據(jù)著錄任務(wù)的完成量和質(zhì)量設(shè)立績(jī)效獎(jiǎng)金制度。例如，每月完成規(guī)定數(shù)量且錯(cuò)誤率在一定范圍內(nèi)的著錄工作，可獲得相應(yīng)的績(jī)效獎(jiǎng)金；對(duì)于高質(zhì)量完成復(fù)雜或重要檔案著錄的人員，可給予額外的獎(jiǎng)金激勵(lì)。第二，精神激勵(lì)。加工方可對(duì)在工作中表現(xiàn)出色的人員進(jìn)行公開(kāi)表彰，增強(qiáng)他們的榮譽(yù)感和成就感，還可為著錄人員提供晉升機(jī)會(huì)，如從普通著錄員晉升為資深著錄員、項(xiàng)目主管等。第三，營(yíng)造優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境。通過(guò)組織團(tuán)建活動(dòng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，鼓勵(lì)著錄人員之間相互學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗(yàn)，共同解決工作中遇到的問(wèn)題，形成良好的工作氛圍和團(tuán)隊(duì)文化。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理要求的日益提高，國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目將面臨更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。我們應(yīng)持續(xù)關(guān)注行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，積極引入新的技術(shù)和理念，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新質(zhì)量管理方法。相信在各方的共同努力下，國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目將不斷邁向新的高度，為國(guó)家的文化傳承、歷史研究和社會(huì)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：福建省檔案館