摘 要：大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作向數(shù)字化、自動(dòng)化和信息化的方向發(fā)展，有效提高工作效率與質(zhì)量。但就目前而言，我國部分事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)管理模式缺乏理解，導(dǎo)致檔案管理效果難以達(dá)到預(yù)期。鑒于此，文章將闡述大數(shù)據(jù)技術(shù)的概念與其特點(diǎn)，以檔案收集、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢和檔案利用為切入點(diǎn)，分析大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響。同時(shí)，提出管理體系亟待提升、極易遭受數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)及大數(shù)據(jù)人才匱乏等一系列問題，并提出相應(yīng)的解決策略，希望能夠起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；事業(yè)單位；提質(zhì)增效；檔案管理

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作，能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易遺失、查詢效率較低、難以處理大量數(shù)據(jù)等問題。但需要重視的是，任何一項(xiàng)新興技術(shù)的普及與應(yīng)用并非一朝一夕之功，而是一個(gè)漫長(zhǎng)、曲折的過程。就目前而言，我國部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，受傳統(tǒng)模式影響較大，且未認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，尚未建立完善的管理體系，缺乏專業(yè)的軟硬件設(shè)備設(shè)施與高質(zhì)量人才等問題屢見不鮮，為開展大數(shù)據(jù)檔案管理的普及造成一定的困難與阻礙。在這樣的時(shí)代背景下，分析與探討大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理提質(zhì)增效路徑具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)的概念與特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)別名為海量數(shù)據(jù)，最早可以追溯到2011年，由美國信息存儲(chǔ)設(shè)備公司EMO提出，其基本定義為：一種通過工具和技術(shù)對(duì)大量、多樣化、高速生成的數(shù)據(jù)展開收集、存儲(chǔ)、處理和分析的綜合性技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有以下特點(diǎn)：

一是智能化。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以分析與處理各種類型的數(shù)據(jù)模式，并根據(jù)用戶需求提供使用建議，能有效提高工作效率。

二是數(shù)據(jù)處理迅速。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過分布式計(jì)算、云計(jì)算等新型處理技術(shù)，在極短的時(shí)間內(nèi)，對(duì)數(shù)據(jù)分組、分階段處理，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)信息的挖掘與分析。以CUTP技術(shù)為例展開分析，該技術(shù)可以使用戶不受距離長(zhǎng)短與網(wǎng)絡(luò)條件的約束，下載、上傳超大文件，其傳輸速度約為傳統(tǒng)傳輸方式的幾十倍以上。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響

1.大數(shù)據(jù)對(duì)檔案收集的影響

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)主要來源于各類電子文件。因此，文件系統(tǒng)、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)可以形成一個(gè)完善的體系。在該體系中，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)能夠自動(dòng)分類檔案，確保其準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性。比如，事業(yè)單位可以在OA系統(tǒng)嵌入歸檔功能與文件傳輸功能，并在文件系統(tǒng)中構(gòu)建實(shí)時(shí)通信接口。在通過OA系統(tǒng)傳送重要文件時(shí)，會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)為檔案，上傳至云端。通過這一方式，可以減少傳統(tǒng)檔案管理中掃描電子文件的時(shí)間，使管理效率最大化。

2.大數(shù)據(jù)對(duì)檔案存儲(chǔ)的影響

隨著社會(huì)的發(fā)展，各事業(yè)單位涉及領(lǐng)域逐漸增多，其檔案數(shù)據(jù)數(shù)量也隨之不斷攀升，在此背景下，以MySQL為代表的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫已經(jīng)難以存儲(chǔ)龐大的數(shù)據(jù)流。在引入大數(shù)據(jù)技術(shù)后，可以解決該問題。就目前而言，常見的大數(shù)據(jù)處理方式與存儲(chǔ)技術(shù)有兩種，即Hadoop 和 NoSQL。

Hadoop開源框架可以分析、存儲(chǔ)、處理海量的非結(jié)構(gòu)化、分布式數(shù)據(jù)，其主要運(yùn)行原理是：Hadoop在運(yùn)行過程中可以將海量數(shù)據(jù)分為多個(gè)部分，不同部分的數(shù)據(jù)可以在同一時(shí)間內(nèi)分析與處理。Hadoop 集群對(duì)設(shè)備要求相對(duì)較低，廉價(jià)的商用硬件即可滿足其運(yùn)行需求。因此，其應(yīng)用較為廣泛。就目前而言，Hadoop的有效數(shù)據(jù)處理規(guī)模達(dá)EB級(jí)與PB級(jí)。

與Hadoop相同，NoSQL亦能夠處理海量的多結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，可以為最終用戶以及自動(dòng)化的大數(shù)據(jù)應(yīng)用程序提供存儲(chǔ)于多結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中的離散數(shù)據(jù)。NoSQL 采用橫向擴(kuò)展的方式應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，通過大量節(jié)點(diǎn)的并行處理獲得高性能，包括寫入操作的高性能。在某些情況下，NoSQL和Hadoop 協(xié)同工作。例如，HBase 是流行的 NoSQL數(shù)據(jù)庫，它仿照谷歌的 Big Table， 通常部署在 HDFS 分布式文件系統(tǒng)之上，為 Hadoop 提供低延遲的快速查找功能。

在Hadoop、NoSQL等大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響下，事業(yè)單位的檔案系統(tǒng)可以在短時(shí)間內(nèi)處理大量檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效的目標(biāo)。

3.大數(shù)據(jù)對(duì)檔案查詢的影響

事業(yè)單位將紙質(zhì)檔案掃描處理后，將其上傳至云空間，具有相關(guān)資質(zhì)的人員在獲得批準(zhǔn)后，可以根據(jù)自身的工作目標(biāo)，在云空間中查詢檔案。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，該查詢方式方便、快捷。與此同時(shí)，也有效避免了紙質(zhì)檔案容易丟失和損壞的問題。此外，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，分類、索引、歸檔均需由人工開展，效率較低，極易因個(gè)人疏忽而出現(xiàn)差錯(cuò)。在大數(shù)據(jù)背景下，上述工作均可以由大數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)、人工智能等技術(shù)自動(dòng)開展，有效提高了工作效率，減少失誤發(fā)生的概率。

4.大數(shù)據(jù)對(duì)檔案利用的影響

首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)⒋罅康臄?shù)據(jù)存儲(chǔ)在云端或分布式服務(wù)器上，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中化管理，便于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和利用。其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以利用機(jī)器學(xué)習(xí)和深度學(xué)習(xí)等算法分析和挖掘數(shù)據(jù)，自動(dòng)提取和理解數(shù)據(jù)，并為檔案使用者提供參考建議。最后，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以將檔案中的數(shù)據(jù)可視化，從而讓查看者更加全面、直觀地了解數(shù)據(jù)，為其決策提供便利。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位常見的檔案管理問題

1.檔案管理體系有待革新

第一，管理制度不完善。一些事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，并未建立系統(tǒng)完善的工作流程，其管理制度極不完善，使檔案管理人員在崗位工作中存在無據(jù)可依的問題。

第二，檔案信息未及時(shí)更新。部分事業(yè)單位的檔案信息并未及時(shí)更新，導(dǎo)致部分信息與實(shí)際情況不符，使檔案難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作不僅應(yīng)在工作效率和質(zhì)量方面需要提升，還應(yīng)注意如何加大檔案信息的保護(hù)力度。信息化檔案與紙質(zhì)檔案不同，現(xiàn)代化存儲(chǔ)和傳輸模式對(duì)信息安全提出了更高的要求。系統(tǒng)漏洞、黑客、木馬病毒都是威脅現(xiàn)代化檔案信息安全的主要因素。事業(yè)單位的檔案中含有大量敏感信息，如員工個(gè)人隱私、單位未來發(fā)展方向與戰(zhàn)略目標(biāo)等，如果被泄露，勢(shì)必會(huì)對(duì)該單位的正常運(yùn)行造成影響。與此同時(shí)，儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的磁盤或光盤會(huì)因各種原因遭到損壞，而導(dǎo)致檔案信息丟失。

3.大數(shù)據(jù)人才匱乏

“人才是第一資源”。在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作的過程中，對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有較高的要求，不但需要其具有檔案管理方面的理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，還需要對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)具有一定的了解。但目前而言，部分事業(yè)單位的檔案管理人員受傳統(tǒng)管理模式影響較深，并過于依賴自身的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)與運(yùn)用方式缺乏理解，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的運(yùn)用效果大打折扣。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理提質(zhì)增效的措施

1.構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)管理體系

為構(gòu)建健全的大數(shù)據(jù)管理體系，應(yīng)采用如下措施：第一，領(lǐng)導(dǎo)和管理人員應(yīng)意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要性，并將其融入日常工作中，著力建設(shè)現(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案服務(wù)措施；第二，各事業(yè)單位應(yīng)在落實(shí)《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（GB/T 42727-2023 ）、《信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理體系實(shí)施指南》（GB/T 41207-2021）、《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）的文件標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，構(gòu)建《信息化管理應(yīng)急預(yù)案》《檔案管理流程規(guī)范》《電子檔案數(shù)據(jù)制定規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)文件，為檔案管理人員指引方向，確保大數(shù)據(jù)檔案管理工作能夠得以有序開展；第三，加強(qiáng)檔案資料的日常更新管理工作。事業(yè)單位檔案資料的類別極多，檔案管理人員在檔案信息登記與收集過程中不但需要做好分類排序，還需要和各部門協(xié)同合作，核實(shí)檔案資料是否存在變化，如存在變化，則應(yīng)在第一時(shí)間予以完善與更新，確保檔案內(nèi)容的可靠性與準(zhǔn)確性。

2.解決數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)雖然能夠?yàn)闄n案管理人員提供方便，但同時(shí)也會(huì)引起不法分子的覬覦。如果未做好安全管理措施，導(dǎo)致信息被泄露，就會(huì)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展極為不利。為確保檔案信息的安全性，可以采用以下措施：

第一，加密技術(shù)。加密是數(shù)字化檔案安全管理的核心，可以有效避免數(shù)據(jù)傳遞過程中的非法篡改與非法截獲。目前，在數(shù)字化系統(tǒng)中，加密技術(shù)可以分為兩種：一是鏈路加密。鏈路加密是一種新型的信息安全技術(shù)，指的是技術(shù)人員在物理層前的數(shù)據(jù)鏈路層內(nèi)嚴(yán)格加密正在傳輸?shù)臄?shù)據(jù)。在鏈路加密之后，信息在傳送路徑上的每一個(gè)環(huán)節(jié)中都必須實(shí)行被解密和再加密，直到該數(shù)據(jù)信息到達(dá)目的地。在此過程中，由于每個(gè)中間傳輸節(jié)點(diǎn)的信息均在解密后重新加密，包括路由信息在內(nèi)的鏈路上的所有數(shù)據(jù)都以密文的形式出現(xiàn)，從而有效確保了數(shù)據(jù)的安全性與穩(wěn)定性；二是端對(duì)端加密方式。在端對(duì)端加密中，數(shù)據(jù)在發(fā)送方的設(shè)備上加密，并保持加密狀態(tài)，直至其到達(dá)接收方的設(shè)備后為止，然后在接收方的設(shè)備上被解密。這種加密方式相對(duì)于其他加密方式具有更高的可靠性和安全性，且更容易設(shè)計(jì)和維護(hù)，價(jià)格也相對(duì)便宜，在事業(yè)單位具有極為廣泛的應(yīng)用。

第二，防火墻技術(shù)。防火墻技術(shù)是一種十分典型的訪問控制技術(shù)，在邏輯層面，防火墻技術(shù)可以被視為一個(gè)阻斷器，是可信網(wǎng)絡(luò)與不可信網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)測(cè)點(diǎn)和中繼點(diǎn)。利用防火墻技術(shù)，能夠?yàn)閿?shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)一個(gè)必須經(jīng)過的基點(diǎn)，可以集中監(jiān)測(cè)這一基點(diǎn)，管理設(shè)備信息輸出和輸入。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，防火墻的保護(hù)作用包括但不限于過濾網(wǎng)絡(luò)惡意訪問、拒絕未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備訪問、對(duì)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)操作情況記錄等。在發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)入侵后，該技術(shù)還可以警告管理人員，使其及時(shí)采用防治措施。

為了避免檔案信息丟失，應(yīng)妥善保管檔案儲(chǔ)存介質(zhì)。例如，在選擇存儲(chǔ)機(jī)房的過程中，應(yīng)充分考慮其防風(fēng)與防震能力，與易燃易爆場(chǎng)所保持一定距離。同時(shí)，在設(shè)備機(jī)房?jī)?nèi)部，采用防磁、防水和防電措施，并自動(dòng)調(diào)控室內(nèi)的溫濕度。對(duì)重要文件應(yīng)采用多個(gè)存儲(chǔ)介質(zhì)存放。通過上述方式，可以最大限度地減少數(shù)據(jù)遺失的問題。

3.加強(qiáng)人才培訓(xùn)

各事業(yè)單位應(yīng)定期或不定期地聘請(qǐng)相關(guān)專家，圍繞大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用方式培訓(xùn)檔案管理人員，提升其專業(yè)素質(zhì)，為檔案管理工作提供人才技術(shù)。為避免培訓(xùn)敷衍化與流程化，事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的培訓(xùn)考核制度，并將考核結(jié)果與員工的實(shí)際利益相關(guān)聯(lián)。同時(shí)，還應(yīng)定期召開大數(shù)據(jù)運(yùn)用交流會(huì)議，檔案管理人員可以分享運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案的經(jīng)驗(yàn)或提出問題。通過上述方式，能夠有效提高檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)，使其更好地完成檔案管理工作。各單位在提升現(xiàn)有檔案管理人才專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，亦應(yīng)提高檔案管理部門的福利待遇，從高校、社會(huì)上聘請(qǐng)專業(yè)人才，從而打造一支高水平、高學(xué)歷的專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)。另外，事業(yè)單位還應(yīng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用水平融入考核措施中，促使涉及檔案管理工作的各個(gè)部門能夠協(xié)同配合，提升檔案管理質(zhì)量，并定期審查業(yè)務(wù)，如果存在問題，必須責(zé)令其整改，避免問題進(jìn)一步擴(kuò)大化。

4.增強(qiáng)大數(shù)據(jù)檔案管理的軟硬件性能

俗話說：“工欲善其事，必先利其器?！贝髷?shù)據(jù)技術(shù)是否能夠在檔案管理工作中順利應(yīng)用，與事業(yè)單位的軟硬件性能關(guān)系密切。為提升軟硬件性能，可以采用以下措施：第一，制定使用規(guī)范。各事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)媒介和本地區(qū)的氣候條件，制定軟硬件管理規(guī)范，避免因操作不當(dāng)而導(dǎo)致軟硬件性能下降；第二，將檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)相連接。為了確保大數(shù)據(jù)技術(shù)的正常應(yīng)用，應(yīng)在管理系統(tǒng)與檔案數(shù)據(jù)中設(shè)置查詢接口，可以及時(shí)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)庫的運(yùn)行情況；第三，定期檢查。定期檢測(cè)本單位使用硬件設(shè)備，如存在故障應(yīng)及時(shí)維修或處理，并定期升級(jí)服務(wù)器和存儲(chǔ)等硬件設(shè)備，確保其具備足夠的計(jì)算、存儲(chǔ)能力；第四，配置高效軟件。需要安裝并配置高效的檔案管理軟件和數(shù)據(jù)分析軟件等，為大數(shù)據(jù)的正常應(yīng)用提供支持。

五、結(jié)論

總而言之，在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)行檔案管理的過程中，各事業(yè)單位應(yīng)在汲取國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定完善的檔案管理系統(tǒng)，引進(jìn)高素質(zhì)人才、加強(qiáng)安全防護(hù)，達(dá)到提質(zhì)增效的目的，為本單位的正常運(yùn)行提供檔案信息支持。

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作者單位：鄂爾多斯市財(cái)政局

作者簡(jiǎn)介：王玉文（1967—），男，漢族，內(nèi)蒙古鄂爾多斯人，本科，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：檔案信息化。