摘 要：公立醫(yī)院是我國(guó)深化醫(yī)療改革、推進(jìn)我國(guó)醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的主力軍，為廣大人民群眾提供了優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。伴隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，尤其是對(duì)高端人才的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)白熱化。在醫(yī)療領(lǐng)域，公立醫(yī)院對(duì)高端人才的需求日益迫切。因此，在公立醫(yī)院管理工作中，人事檔案管理越來(lái)越受到院方高層領(lǐng)導(dǎo)的重視。進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案人工管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需要，亟須通過(guò)創(chuàng)新管理模式，對(duì)人事檔案管理開(kāi)展信息化建設(shè)，以滿足時(shí)代發(fā)展要求，為公立醫(yī)院選拔、培養(yǎng)和聘用高端專業(yè)人才提供翔實(shí)的信息依據(jù)。文章通過(guò)對(duì)當(dāng)前公立醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)相關(guān)方面展開(kāi)討論，并提出相應(yīng)解決方法，以供同行參考。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；公立醫(yī)院；人事檔案管理；發(fā)展路徑

我國(guó)新醫(yī)改中一項(xiàng)重要的內(nèi)容是要求公立醫(yī)院加快管理工作信息化進(jìn)程。公立醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一，隨著我國(guó)醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院人事檔案管理逐步向科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，如何依托信息技術(shù)改革傳統(tǒng)檔案管理方式、打造信息化檔案管理模式、充分提高醫(yī)院的管理水平、強(qiáng)化人力資源檔案管理成為醫(yī)院檔案管理人員當(dāng)前最為急需解決的課題。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展和行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，公立醫(yī)院對(duì)高端人才的需求量也與日俱增。作為醫(yī)院選拔人才的重要部門(mén)，人事檔案管理在為醫(yī)院挑選高端人才的工作中發(fā)揮著關(guān)鍵作用。由此可見(jiàn)，公立醫(yī)院人事檔案管理工作在推動(dòng)公立醫(yī)院健康發(fā)展、穩(wěn)定國(guó)家新醫(yī)改大局中起到了舉足輕重的作用。

一、公立醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

在醫(yī)院的管理工作中，人事檔案管理屬于重要內(nèi)容，直接關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平與發(fā)展前景。作為我國(guó)醫(yī)療體系的中堅(jiān)力量，隨著新醫(yī)改的不斷深化，公立醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作也在隨著時(shí)代變革不斷創(chuàng)新發(fā)展。傳統(tǒng)人事檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，在信息化時(shí)代背景下，將信息技術(shù)與人事檔案管理相融合、創(chuàng)新檔案管理模式、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化與現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

公立醫(yī)院人事檔案管理工作的內(nèi)容繁雜，包括醫(yī)院所有在職、退休人員的個(gè)人檔案以及員工工資等各項(xiàng)內(nèi)容。尤其是為醫(yī)院人才選拔、培養(yǎng)和聘用等方面更是起到了決定性作用。公立醫(yī)院只有充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，才能緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，提高自身在行業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

1.人事檔案管理是公立醫(yī)院選拔高端人才的依據(jù)

公立醫(yī)院為了提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，完成預(yù)定醫(yī)學(xué)研究目標(biāo)，會(huì)組成由不同學(xué)歷、閱歷和年齡段的專業(yè)醫(yī)學(xué)人員和配套輔助人員組成的多支醫(yī)療團(tuán)隊(duì)。這種多元化團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建保證了醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。人事檔案管理部門(mén)在醫(yī)院團(tuán)隊(duì)搭建中起到了關(guān)鍵性作用。通過(guò)從內(nèi)部在職人員人事檔案資料整理與歸納、在社會(huì)上搜集高端人才以及匹配人員和崗位等諸項(xiàng)工作中都活躍著人事檔案管理人員的身影。經(jīng)由人事檔案管理部門(mén)收集、整理的高端人才檔案資料，為醫(yī)院提供了重要的信息支持，讓醫(yī)院在團(tuán)隊(duì)組建時(shí)真正做到有的放矢、知人善用，組建一支由精兵強(qiáng)將組成的醫(yī)療隊(duì)伍。

2.人事檔案是員工薪酬制定的重要依據(jù)

公立醫(yī)院?jiǎn)T工的薪酬制定有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，且會(huì)有所調(diào)整。根據(jù)人事部門(mén)檔案記錄內(nèi)容，會(huì)有討論、調(diào)整、確定三個(gè)階段。其中，人事檔案記錄的員工學(xué)歷、工作經(jīng)歷是前期制定薪酬的基礎(chǔ)，而隨著員工工作能力的表現(xiàn)、所取得成績(jī)或工作失誤等會(huì)調(diào)整薪酬，最終的確定則是根據(jù)人事檔案記錄員工的月度、季度以及年度表現(xiàn)確定相應(yīng)的職務(wù)和薪酬。由此可見(jiàn)，人事檔案是公立醫(yī)院確定員工薪酬的重要依據(jù)。

3.人事檔案是公立醫(yī)院培養(yǎng)人才的重要依據(jù)

公立醫(yī)院在對(duì)人才引進(jìn)的同時(shí)，更加重視人才培養(yǎng)工作。如何在眾多員工中挑選所需人才并重點(diǎn)培養(yǎng)，要依靠人事檔案的資料作為重要依據(jù)。人事檔案管理部門(mén)按照員工的學(xué)歷、工作經(jīng)歷及工作中的表現(xiàn)將員工按層次劃分，并結(jié)合員工在工作中的具體表現(xiàn)，所提供的檔案資料有效確保了醫(yī)院在選拔和培養(yǎng)人才方向上的正確性。

二、信息化時(shí)代公立醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.人事檔案管理缺乏統(tǒng)一制度

檔案管理在公立醫(yī)院中主要?jiǎng)澐譃闄n案和人事檔案兩大部分，其中檔案大多是記錄醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)、科研項(xiàng)目發(fā)展、臨床醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)及病患病例等，而人事檔案則是記錄了醫(yī)院在職及離退休人員的人事關(guān)系。不同的檔案類型由不同部門(mén)管理，沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度和管理方式。醫(yī)院人事檔案管理制度落后，會(huì)影響檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

信息化時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)得到普及。人事檔案管理作為檔案行業(yè)的重要組成部分，也隨著時(shí)代發(fā)展在管理模式中大量采用了信息技術(shù)。但在公立醫(yī)院中由于檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一制度，管理人員素質(zhì)也存在著不同的差異，缺乏扎實(shí)的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和熟練掌握信息技術(shù)已經(jīng)成為公立醫(yī)院人事檔案管理人員的軟肋。公立醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的多方面培訓(xùn)，組建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，才能更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，滿足時(shí)代要求。

3.人事檔案利用率不足

人事檔案的價(jià)值在于檔案的利用率。由于人事檔案具有的安全性和私密性，影響了檔案的利用率，也讓對(duì)高端人才有需求的企業(yè)在查詢檔案時(shí)受到一定的限制。公立醫(yī)院在尋找所需人才時(shí)受到了此方面的影響，人事部門(mén)在為醫(yī)院選拔、聘請(qǐng)人才時(shí)沒(méi)有足夠的人事檔案資料可供參考。由此可見(jiàn)，人事檔案利用率不足成為影響人才自由流動(dòng)的主要因素。

4.檔案信息化建設(shè)缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

全國(guó)公立醫(yī)院數(shù)量眾多，受地方財(cái)政和自身實(shí)力因素的影響，不同醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)中的進(jìn)程也各不相同，導(dǎo)致在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中無(wú)法形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

5.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)措施不足

在醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須做好檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)工作，這是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而又重要的工作。檔案信息化過(guò)程既要確保檔案信息的可靠性和完整性，又要保證檔案數(shù)據(jù)的安全隱秘性，防止檔案信息被泄露。但目前對(duì)大多數(shù)醫(yī)院來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)才剛剛起步，相關(guān)的數(shù)據(jù)安全保障措施制度不完善、設(shè)備設(shè)施不完備，是當(dāng)前公立醫(yī)院急需改進(jìn)的方面。

三、公立醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

公立醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求，是必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)紙質(zhì)人工管理方式因其時(shí)間、人工成本較大以及查詢、轉(zhuǎn)交速度慢、檔案易破損及丟失等問(wèn)題，已經(jīng)無(wú)法滿足信息化時(shí)代的要求。以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為主的信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，將大容量存儲(chǔ)、快速搜索、查閱及快捷傳遞等優(yōu)勢(shì)持續(xù)促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展。

1.提高公立醫(yī)院檔案管理工作效率

通過(guò)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，并以計(jì)算機(jī)、云空間和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等信息技術(shù)為支撐，可以安全、快捷地將所需檔案文件快速存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)交和查閱，比傳統(tǒng)人工管理方式更加高效、便捷。

2.提高人事檔案利用率及信息獲取速度

人事檔案在公立醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)發(fā)展中起到了關(guān)鍵作用。其中具體表現(xiàn)在人事檔案管理部門(mén)可以定期給醫(yī)院提供所需人員相關(guān)資料信息，給相關(guān)科室、部門(mén)選聘人才提供參考。在信息化時(shí)代背景下開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)，各種信息、數(shù)據(jù)查詢和資料的轉(zhuǎn)交會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)快速完成，可以大幅縮短檔案查詢和調(diào)閱的時(shí)間，為醫(yī)院在尋找、選拔和培養(yǎng)人才過(guò)程節(jié)約大量時(shí)間和人力成本。

3.促進(jìn)公立醫(yī)院?jiǎn)T工考核的公平、公正性

傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理受人為因素影響較大，不僅會(huì)出現(xiàn)檔案丟失和破損，還容易出現(xiàn)檔案內(nèi)容被篡改的現(xiàn)象。而信息化檔案管理模式不僅存儲(chǔ)安全可靠，還具有公開(kāi)透明的特性，在員工考核和升遷過(guò)程中，每個(gè)人的具體表現(xiàn)通過(guò)數(shù)據(jù)可一目了然，避免了人為因素的干擾，有力保障了公立醫(yī)院對(duì)員工考核的公平和公正性。

四、公立醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)路徑

1.制定科學(xué)、合理、完善的制度

無(wú)規(guī)矩不方圓。制定科學(xué)、合理、規(guī)范以及完善的制度是公立醫(yī)院人事檔案管理工作的首要任務(wù)，也是做好各項(xiàng)工作的關(guān)鍵。從檔案資料收集到歸檔保存、借閱查詢到轉(zhuǎn)交，包括保密工作，每一個(gè)環(huán)節(jié)都是獨(dú)立但又互有交集，鑒于人事檔案管理工作環(huán)節(jié)較多，細(xì)化每一環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范工作流程及明確每一項(xiàng)工作原則是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。制定相應(yīng)環(huán)節(jié)科學(xué)、合理的工作制度，讓人事檔案管理人員在工作中有章可循，為公立醫(yī)院的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

2.加強(qiáng)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，組建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)

人事檔案管理是一項(xiàng)對(duì)工作人員專業(yè)技能要求較高的工作，尤其是進(jìn)入信息化時(shí)代，除了要求工作人員具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還要求熟練掌握人力資源、信息技術(shù)等專項(xiàng)技能。公立醫(yī)院人事檔案管理人員最初是由各科室和院辦等部門(mén)抽調(diào)而來(lái)，大多數(shù)未經(jīng)過(guò)檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層在認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性后，一是要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有員工專業(yè)技能的培訓(xùn)，尤其要關(guān)注員工檔案相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，讓員工知法、守法。此外，進(jìn)入信息化時(shí)代，人事檔案管理開(kāi)展信息化建設(shè)，要求工作人員能夠熟練掌握各項(xiàng)信息技術(shù)，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)員工信息技術(shù)的培訓(xùn)，尤其是對(duì)各種計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用；二是公立醫(yī)院要將高素質(zhì)專業(yè)檔案管理人才納入人才引進(jìn)計(jì)劃。尤其要重點(diǎn)引進(jìn)既熟悉檔案管理工作，又熟練掌握信息技術(shù)的綜合型人才，組建醫(yī)院專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)；三是要鼓勵(lì)員工多出去學(xué)習(xí)與考察，以吸收外界先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)闊眼界，加強(qiáng)人事檔案管理工作模式的創(chuàng)新。

3.加大專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入

進(jìn)入信息化時(shí)代，加快公立醫(yī)院管理信息化建設(shè)是新醫(yī)改的重要內(nèi)容之一。作為公立醫(yī)院管理工作的重要組成部分，醫(yī)院要加大對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)專項(xiàng)資金的投入，加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)。首先，要設(shè)立獨(dú)立的人事檔案管理辦公室，劃分辦公、儲(chǔ)藏和臨時(shí)查閱三個(gè)區(qū)域；其次，采購(gòu)信息化設(shè)備實(shí)施，包括計(jì)算機(jī)、打印、復(fù)印一體機(jī)和掃描儀等硬件設(shè)備設(shè)施及配套軟件，并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，做好人事檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；最后，要重視信息化設(shè)備的日常維護(hù)和定期檢查，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全，要安排專人負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)泄密情況。

4.公立醫(yī)院要重視檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資料的及時(shí)更新

人事檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)是信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。尤其是人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，為醫(yī)院選拔、聘用人才提供了便捷的信息支持。人事檔案具有真實(shí)性、完整性和時(shí)效性。當(dāng)今社會(huì)人才競(jìng)爭(zhēng)日益加劇，人才流動(dòng)越發(fā)頻繁，公立醫(yī)院出現(xiàn)人員變動(dòng)也在所難免。人事檔案管理部門(mén)要注重與醫(yī)院各科室、部門(mén)的及時(shí)溝通，一旦發(fā)生人事變動(dòng)，要及時(shí)更新人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，確保醫(yī)院人員資料數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，從而有效保障醫(yī)院人事數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。此外，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的及時(shí)更新，有助于提高人事檔案的利用率，充分發(fā)揮人事檔案的社會(huì)價(jià)值。

5.公立醫(yī)院要始終將檔案安全、保密工作放在首位

公立醫(yī)院作為我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的主力軍和中堅(jiān)力量，匯集了大量的高端專業(yè)人才，肩負(fù)著攻堅(jiān)醫(yī)療難題的重任。公立醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容繁雜，除了醫(yī)療課題研究、大量臨床試驗(yàn)數(shù)據(jù)以及病患資料外，還有眾多高端人才的人事檔案資料。這些檔案資料需要嚴(yán)格保密、禁止外泄。因此，公立醫(yī)院在開(kāi)展信息化建設(shè)過(guò)程中，始終要將檔案安全、保密工作放在首要位置，避免造成不可估量的損失。第一，公立醫(yī)院上至管理層領(lǐng)導(dǎo)，下至員工，要樹(shù)立檔案安全與保密意識(shí)。醫(yī)院要通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)站與宣傳板報(bào)等形式開(kāi)展檔案安全宣傳，讓保密意識(shí)扎根于廣大員工心中。第二，在醫(yī)院，要普及《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，尤其是檔案管理部門(mén)人員在工作中做到有法可依、有章可循。第三，明確檔案管理各流程的崗位職責(zé)，尤其是檔案保管、復(fù)制和轉(zhuǎn)交等重要環(huán)節(jié)，必須由專人負(fù)責(zé)。對(duì)玩忽職守給醫(yī)院帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失的，要嚴(yán)肅處理。第四，根據(jù)檔案內(nèi)容及性質(zhì)，劃分保密級(jí)別，對(duì)密級(jí)檔案要由專人負(fù)責(zé)保管，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)禁無(wú)權(quán)限人員隨意調(diào)閱、復(fù)制檔案內(nèi)容。第五，公立醫(yī)院要重視網(wǎng)絡(luò)安全體系建設(shè)。在信息化建設(shè)中，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)是最基礎(chǔ)的兩項(xiàng)信息技術(shù)。自網(wǎng)絡(luò)技術(shù)誕生至今，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題一直是大眾關(guān)注的熱點(diǎn)。檔案管理信息化最大的特點(diǎn)是將原有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文檔，并保存于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)空間，此舉不僅節(jié)約了大量人力、物力和時(shí)間成本，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快捷傳遞和轉(zhuǎn)移檔案。但由于檔案的真實(shí)性和完整性，極具社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，往往會(huì)引起不法分子的窺視，導(dǎo)致不法分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò)盜竊機(jī)密檔案的情況層出不窮。首先，公立醫(yī)院可以通過(guò)先進(jìn)的殺毒軟件、設(shè)置防火墻，并安排專人實(shí)時(shí)更新和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)有不法分子入侵，及時(shí)報(bào)警。其次，醫(yī)院要組建一支具有責(zé)任心和保密意識(shí)，且具有豐富網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專門(mén)維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全的團(tuán)隊(duì)，防止不法分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò)漏洞竊取機(jī)密檔案，有效保障公立醫(yī)院檔案的安全。

五、結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代背景下，公立醫(yī)院加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，不僅可以有效降低人工和時(shí)間等管理成本，避免人為因素產(chǎn)生的工作失誤，還能夠確保醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展。同時(shí)，公立醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期與系統(tǒng)性的工作，不可能一蹴而就，針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作和信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，醫(yī)院管理人員要有針對(duì)性地改進(jìn)和完善措施，不斷提高公立醫(yī)院人事檔案的管理水平。

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作者單位：濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院

作者簡(jiǎn)介：張立美（1975—），女，漢族，山東惠民人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理及人事檔案管理。