徐　樑

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術應用到會計信息系統(tǒng)的簡稱。它首先是實現(xiàn)整個會計核算業(yè)務的計算機處理過程；其次是實現(xiàn)財務預測、決策、分析等管理手段的計算機控制過程。

一.實施電算化給會計工作帶來的影響

１.可以大幅度減輕財務人員的勞動強度，提高工作效率。傳統(tǒng)會計的業(yè)務處理全部要靠人工完成，工作量大，數(shù)據(jù)處理效率低，且發(fā)生差錯的概率大。而在電算化會計工作系統(tǒng)中，只要財務人員設置好程序，將原始數(shù)據(jù)按規(guī)定的要求輸入計算機后，計算機便能自動、高速、準確地完成數(shù)據(jù)的校驗、加工、傳遞和輸出工作，這樣既可以使財務人員從繁重的記帳、算帳、報帳中解脫出來，還可以通過計算機及時、準確地提供會計信息。

２.提高會計人員素質，促進會計工作規(guī)范化。在電算化財務系統(tǒng)中，一切繁重的會計記賬、算帳和報帳等工作都由計算機來完成，大大減輕了財務人員的勞動強度，提高了工作效率，使財務人員有更多的時間和精力學習有關會計電算化方面的知識，熟悉會計軟件、操作規(guī)程、信息管理等，并能夠參與單位經(jīng)營決策，改變知識結構，不斷充實單位管理、預測、分析、決策相關的知識，及時了解掌握國家經(jīng)濟政策、金融政策以及市場營銷情況，從而促使財務人員的素質逐步提高，進而使會計工作向規(guī)范化方向發(fā)展。

３.推動單位提高經(jīng)營管理水平。在現(xiàn)代的單位管理中，需要的不僅是單位財務核算的現(xiàn)代化，更需要單位不斷提高其生產(chǎn)技術水平和單位經(jīng)營管理水平，加速單位管理現(xiàn)代化，才能形成較高的單位整體效率和效益水平，使單位立于不敗之地。會計工作是單位管理工作中的重要組成部分，會計電算化為單位內(nèi)部核算體系的建立和實施提供了有效的保證，為單位管理手段現(xiàn)代化奠定了重要基礎，從一定意義上講可以推動或加速單位管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。

二.現(xiàn)行會計電算化存在的問題

１.財務人員技術水平有限。會計人員參與系統(tǒng)開發(fā)，操作計算機能力較差；既懂會計業(yè)務，又懂計算機專業(yè)知識的復合型人才奇缺。實施會計電算化，不僅要求會計人員能進行簡單的計算機操作，還要求能解決工作中出現(xiàn)的各種問題。單位目前的情況距此要求尚有相當一段距離。首先，會計人員中，往往是先學會計后學電算化，沒有雙管齊下的教育體系。其次，單位會計人員受教育的程度參差不齊，且由于會計業(yè)務遵循嚴格的法規(guī)、準則，故靈活性、創(chuàng)造性相對較少，而計算機應用是一個不斷更新的過程，在思維角度上有一定沖突。

２.缺乏配套的會計電算化制度。單位的會計電算化是建立在單位財務管理規(guī)范化基礎上的，它不僅要求會計核算所需要的數(shù)據(jù)收集基礎工作要規(guī)范，而且要求單位會計基礎工作要規(guī)范，包括計量規(guī)范、數(shù)據(jù)收集和傳遞的基本程序、標準成本體系以及規(guī)章制度等。目前單位會計基礎工作是在手工操作條件下建立的，手工操作下的會計管理方法不適應會計電算化。

３.對會計電算化意義和作用的理解有偏差。電算化會計與傳統(tǒng)會計一樣，也是通過收集、存儲、加工處理、傳遞等方式來實現(xiàn)會計的目的，在這個過程中，其會計流程都是“憑證——帳薄——報表”。所以從這一點來看，電算化會計與傳統(tǒng)會計沒有本質上的區(qū)別。但不同的是，電算化會計是以計算機技術為基礎，將先進的電子技術、信息技術應用到會計領域的一項系統(tǒng)工程，它由系統(tǒng)人員、計算機硬件和軟件、會計規(guī)范化、數(shù)據(jù)庫及管理決策層的模型庫組成。與傳統(tǒng)手工會計相比較在會計信息系統(tǒng)傳遞方式和會計數(shù)據(jù)處理工作質量上，電算化會計是通過合理組織共享數(shù)據(jù)庫，將不同用戶及信息要求，通過計算機處理技術、程序進行加工和報告，使同源數(shù)據(jù)共享和分流使用。在這個過程中，核算會計與管理會計得以有機結合并充分發(fā)揮作用，使會計的反映、控制和監(jiān)督的職能得以增強，會計的預測、參與職能也因此而得以體現(xiàn)。所以，這個過程與傳統(tǒng)會計的最大區(qū)別就是一個從手工操作的封閉狀態(tài)向開放化管理轉換的過程。這些功能使會計的工作發(fā)生了實質性的變化，如果認識不到這一點，把電算化會計簡單地當成傳統(tǒng)會計的仿真來運用，這是不全面的，在實踐中抱有這種認識而匆忙上機定會受挫。

４.缺乏有效的內(nèi)部管理和監(jiān)督制度。財政部要求甩帳的單位要有完善的電算化管理制度。但實際上有相當一部分企業(yè)沒有與此相應的內(nèi)部管理制度。不少單位雖然制訂了一些制度。但制度不完善或沒有切實執(zhí)行。使電算化系統(tǒng)缺乏有效的管理和監(jiān)督。主要表現(xiàn)在：１.對系統(tǒng)的接觸控制不力。據(jù)調(diào)查，許多單位密碼互通，機房隨便出入。用機登記難以執(zhí)行，系統(tǒng)也難以自動記錄操作情況，對打印輸出資料普遍沒有登記、傳送和簽收制度。２.系統(tǒng)的恢復控制薄弱，據(jù)調(diào)查，雖然大部分單位的會計軟件和數(shù)據(jù)文件都有備份；但對備份文件都未能恰當保護，只有少部分單位的備份文件存放于機房以外。還有部分單位表示系統(tǒng)遇到意外無法工作時，不知道如何恢復系統(tǒng)。３.內(nèi)部審計監(jiān)督不力，由于我國的內(nèi)部審計制度不夠完善，內(nèi)部審計人員素質有限，一般都不熟悉電算化會計系統(tǒng)的特點和風險，不太了解電算化會計系統(tǒng)應有的內(nèi)部控制，更不熟悉如何對電算化會計系統(tǒng)進行審計。

５.軟件數(shù)據(jù)安全性低。財務數(shù)據(jù)反映單位的業(yè)務狀況，具有較高的保密性。為保證數(shù)據(jù)的真實安全，防止單位蒙受損失，手工記賬時在會計崗位的設置上，講求稽核、監(jiān)督，不相容職務分離。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子商務和網(wǎng)上結算的產(chǎn)生，電算化逐漸由單機走向網(wǎng)絡。在網(wǎng)絡環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息通過網(wǎng)絡進行傳遞，電子符號代替了會計數(shù)據(jù)，磁介質代替了紙介質，財務數(shù)據(jù)流動過程中的簽章等傳統(tǒng)確認手段不再存在，所以很難保證信息的完整性與真實性。財務信息被截取、篡改，泄露財務機密是當前迫切需要解決的問題。另外，黑客的惡意攻擊和計算機病毒的入侵也是會計電算化系統(tǒng)安全的一大勁敵。

三．解決問題的對策研究

１.建立、健全電算化管理制度。實現(xiàn)會計電算化后，數(shù)據(jù)處理手段發(fā)生了根本變化，為了確保會計數(shù)據(jù)的合法性、可靠性、準確性，必須建立健全必要的內(nèi)部管理制度。只有這樣，才能保證機房設備的安全和計算機正常運轉，保證會計數(shù)據(jù)、會計檔案安全可靠。筆者認為主要包括以下內(nèi)容：（１）會計電算化必須專人負責，計算機專人管理，做好設備狀態(tài)記錄和操作日志；（２）由于會計軟件的特殊性，非經(jīng)財務部門批準，任何人不能擅自修改程序，經(jīng)批準修改過的程序，應做好修改記錄，同時相應修改操作手冊；（３）每月數(shù)據(jù)應同時復制２份，分別存在軟盤和硬盤上以防意外；（４）外來磁盤必須經(jīng)檢測后方能上機運行，防止計算機病毒破壞硬盤數(shù)據(jù)。

２.強化對當前會計人員的培訓。一般來說，會計人員普遍具備一定的會計理論與工作實踐經(jīng)驗，關鍵在于計算機水平不高。計算機學不好，會計電算化只能是空中樓閣。因此必須加強培訓，不僅使他們掌握計算機的基本操作，而且還要掌握必要的常識且具備解決實際問題的能力。目前，會計電算化初級培訓已普及，中級培訓正在開展，這對提高在職會計應用計算機能力有極大的幫助，并有助于不同行業(yè)在職會計的橫向交流，有關部門把好關，不要流于形式，而要真正的把會計電算化深入下去。不但要培訓，還要定期考核。

３.加強會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性。（１）建立健全內(nèi)部控制。在操作系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)保護機構，涉及計算機機密文件時應登錄戶名、日期、使用方式和使用結果，修改文件和數(shù)據(jù)必須登錄備查。系統(tǒng)應自動識別有效的終端入口，當有非法用戶企圖登錄或錯誤口令超限額使用時，系統(tǒng)應鎖定終端，凍結此用戶標識，記錄有關情況，并立即報警。電算化會計的內(nèi)部控制內(nèi)容應以準則的方式向外發(fā)布。各電算化會計單位可以結合自身的情況。制訂切實可行的內(nèi)部控制的方法。財政部門和主管部門也可以制定非強制性的會計電算化工作指南。對會計電算化工作的開展給出指導和建議，供各基層單位參考。（２）加強數(shù)據(jù)的保密與保護。在進入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，另外還可以考慮硬件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度，如專機專用、專室專用等。

４.加快財務軟件由“核算型”向“管理型”的轉化。管理型的會計軟件除了具有完善的會計業(yè)務核算功能外，還應大力加強會計數(shù)據(jù)分析預測，輔助計劃的制定和控制，支持高、中、低各管理層次的管理決策。管理型會計軟件不但可以實現(xiàn)或輔助實現(xiàn)財務會計和管理會計中的主要功能，而且可以使它們和企業(yè)的日常管理工作有機地結合在一起。解決此問題的關鍵在于盡快開發(fā)出以管理為導向的會計軟件并推廣使用，有關部門應結合企業(yè)的管理特點，制定全國統(tǒng)一的、具體的管理規(guī)定和標準。如考核指標體系，既要有數(shù)量指標，又要有質量指標，還要有各種綜合指標。有了可操作的管理規(guī)定和考核指標體系，會計電算化從核算型向管理型轉化才有據(jù)可依，企業(yè)的管理才能走上規(guī)范化的軌道。

５.注重強調(diào)單位領導在加快會計電算化過程中的積極作用。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展、完善，尤其是知識經(jīng)濟時代的到來，當今數(shù)字化革命正在進行，會計電算化已是管理現(xiàn)代化和會計自身改革及發(fā)展的客觀需要，是時代發(fā)展的必然，管理者應高瞻遠矚，著眼于本單位長遠發(fā)展，緊跟時代步伐，不斷提高自身素質，排除自身干擾因素，支持會計電算化工作的開展。同時提高專業(yè)會計電算化人員的地位，發(fā)揮他們的最大能動性。

（作者單位：浙江省嘉善縣社會保障管理中心）