葉永翠　王　凌

[摘 要]保密是秘書部門的一項重要工作,也是秘書的首要職責(zé)。作為秘書從業(yè)人員,保密意識的培養(yǎng)就顯得尤為重要。本文試就文秘專業(yè)學(xué)生的保密意識的培養(yǎng)方式進行初步的探索。

[關(guān)鍵詞]秘書 保密意識 培養(yǎng)方式

俗話說:商場如戰(zhàn)場。在我國加入世界貿(mào)易組織、改革開放不斷深入的今天,科技發(fā)展日新月異,誰走在科技發(fā)展的前面,誰就能搶占經(jīng)濟競爭的制高點,就能占領(lǐng)市場,獲得效益。隨著商品經(jīng)濟的進一步發(fā)展,企業(yè)組織的商業(yè)秘密越來越受到人們的關(guān)注,它跟企業(yè)的利益甚至命運息息相關(guān)。而商業(yè)秘密一旦外泄,不僅會給企業(yè)造成無法估量的損失,還可能會在行業(yè)內(nèi)發(fā)生各種各樣的“大戰(zhàn)”,使同行業(yè)間產(chǎn)生不正當(dāng)?shù)母偁?。因?保護企業(yè)秘密就顯得尤為重要。

作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,秘書不僅經(jīng)常與掌握著企業(yè)秘密的各級領(lǐng)導(dǎo)打交道,還經(jīng)常參加一些涉及企業(yè)秘密內(nèi)容的會議和活動。秘書知密時間早、知密內(nèi)容多、知密程度高,如果稍有不慎,就有可能泄密。這種工作性質(zhì),使得秘書工作與其他工作比起來有著更鮮明的秘密性,從某種意義上來說,秘書部門、秘書人員有時就是機要部門、機要人員。因此,做好保密工作是秘書部門業(yè)務(wù)工作的內(nèi)在要求,也是秘書人員的首要職責(zé)。那么,作為培養(yǎng)秘書人才的教師,在教學(xué)過程中該如何培養(yǎng)學(xué)生的保密意識呢?筆者就這個問題試從知識傳授、技能訓(xùn)練和社會實踐三個方面進行初步的探索。

一、在知識傳授中灌輸

在知識的傳授過程中,許多教師采用的是傳統(tǒng)的教學(xué)方式,即根據(jù)教材編訂的順序依次進行。例如,文秘專業(yè)的基礎(chǔ)課程《秘書實務(wù)》的授課順序,很多教師講課時都是按教材編訂順序先把秘書概述、“辦文”、“辦會”、“辦事”的工作等基本理論知識講完,再講述秘書的保密工作這一部分內(nèi)容。這種授課順序表面上看起來沒什么問題,因為我們一般都是按教材編排順序上課的,而且教材這樣的編排順序也應(yīng)該是經(jīng)過專家慎重考慮的,是合情合理的?？蓪嶋H上這種授課順序卻人為地將秘書的日常工作和保密工作分開,結(jié)果容易使我們的學(xué)生在知識的接受上產(chǎn)生脫節(jié)現(xiàn)象,將秘書的保密工作和常務(wù)工作分割成各自獨立的兩部分。那么,如何避免這種現(xiàn)象的發(fā)生呢?筆者認為,將秘書的保密工作知識和秘書的日常工作知識融合起來傳授,在基本知識的傳授過程中灌輸保密知識,將有利于學(xué)生保密意識的形成。

秘書部門處于組織的中樞位置,起著上傳下達、溝通內(nèi)外的作用,其日常工作總括起來無非是“辦文”、“辦事”、“辦會”三大塊。在傳授這“三辦”知識的同時,我們怎樣才能將保密知識融入其中呢?試以會議保密工作為例:秘書“辦會”工作包括會前、會中和會后三部分。在教學(xué)生會前要做哪些準備和策劃工作的同時,我們要強調(diào)會址、與會人員以及相關(guān)信息的保密;在講授如何做好會中的組織和服務(wù)工作的同時,我們也要提醒學(xué)生嚴格執(zhí)行出入場制度的必要;一次會議效果如何,關(guān)鍵看會后的善后和落實工作,在傳授基本理論知識的同時,我們更要重申文件清退等工作的重要性。

二、在技能訓(xùn)練中培養(yǎng)

高職院校的培養(yǎng)目標是將學(xué)生培養(yǎng)成能把理論知識直接轉(zhuǎn)化為實踐技能的專業(yè)技術(shù)人才。因為我們的培養(yǎng)性質(zhì),決定了我們的學(xué)生不是僅僅掌握了專業(yè)知識就夠了的。因此,在理論知識傳授的同時,我們還必須通過大量的技能訓(xùn)練和實訓(xùn)課來強化學(xué)生的實踐技能。那么,在技能訓(xùn)練中又該怎樣培養(yǎng)學(xué)生的保密意識、訓(xùn)練他們的保密技能呢?

再以秘書“辦文”工作為例:“辦文”工作包括收文、發(fā)文以及文書的立卷歸檔幾部分,文件自開始產(chǎn)生就和保密工作緊密聯(lián)系在一起。文秘專業(yè)的學(xué)生有一項基本技能——速記,它除了能快速記錄語言和思維,提高工作和學(xué)習(xí)效率外,在“辦文”工作中還能起到很好的保密作用。因為速記是用簡單符號和縮寫方法進行快速記錄的應(yīng)用技術(shù),而符號和文字的縮寫又可以根據(jù)使用者自己的習(xí)慣自創(chuàng),所以用速記方法書寫的文書,一般人是看不懂的。即使是學(xué)過速記的人,因為速記符號可以自創(chuàng),他也只能看懂通用的一部分,其他內(nèi)容一樣看不懂。所以在保密技能的訓(xùn)練中,我們可以側(cè)重訓(xùn)練學(xué)生在“辦文”工作過程中使用速記的技能。不論是手寫還是用電腦撰寫,都要求學(xué)生在文件的醞釀、擬稿、討論等程序中全用速寫或速打方法。

隨著辦公自動化程度的不斷提高,各類電子計算機為單位組織的管理服務(wù)提供了極大的便利,而與此同時,因計算機而泄密的事件也時有發(fā)生。因此,計算機信息的保密也就成為保密工作以及秘書所必須面對的新課題。在保密技能的訓(xùn)練過程中,我們可以重點訓(xùn)練學(xué)生對計算機進行保密的技能,比如對文件與目錄進行隱藏、將word文件加密碼、為電子郵件加密、徹底刪除文件等等。如此強化性地進行保密技能的訓(xùn)練,學(xué)生的保密意識也得到了增強。

三、在社會實踐中檢驗

“理論內(nèi)容實務(wù)化,實務(wù)課程操作化、實踐化,實踐課程社會化、生活化”,這是我們高職教學(xué)的教學(xué)特色。既然我們將保密理論進行了實務(wù)化的教授,對保密意識進行了的技能化的訓(xùn)練,那么就有必要讓學(xué)生到實踐中去加以運用。

“學(xué)以致用”是我校的校訓(xùn),“頂崗實習(xí)”是我們文秘專業(yè)的傳統(tǒng)。為了檢驗學(xué)生的學(xué)習(xí)水平,每學(xué)期我們都會安排學(xué)生到企業(yè)去頂崗實習(xí)。雖然每次企業(yè)給我們的崗位有限,去頂崗實習(xí)的時間也只有短短兩周,但這短短的十幾天,學(xué)生們可以邊工作邊學(xué)習(xí)邊鍛煉,將課堂所學(xué)與具體實踐相結(jié)合。這既能加深他們對理論知識的理解,也能鍛煉和提高他們的專業(yè)技能。在企業(yè)頂崗實習(xí)過程中,通過學(xué)生在收發(fā)文件過程中的所作所為,我們可以檢驗出學(xué)生是否會注意文件的保密;通過會前的準備工作,我們可以判斷出學(xué)生知不知道如何進行會議的保密;通過學(xué)生工作時計算機的擺放位置、使用office軟件進行工作時的操作程序以及人離開計算機時對計算機進行的處理等,我們可以明確學(xué)生對計算機的保密工作做的是否到位。通過現(xiàn)場指導(dǎo),我們可以及時糾正學(xué)生保密工作中做錯的地方;通過企業(yè)的評價和學(xué)生自己的總結(jié),我們還能獲得保密教學(xué)的一手資料、實際案例,同時也能啟發(fā)我們對今后保密教學(xué)工作的新的思考……

社會實踐,既檢驗了學(xué)生的學(xué)習(xí)水平,也檢驗了我們的教學(xué)效果;既對學(xué)生保密意識的培養(yǎng)起到了極大的促進作用,同樣也為我們教學(xué)方法的改進提供了很好的適用方向。

秘書部門與保密工作息息相關(guān),它除了要求秘書有良好的職業(yè)道德、高度的保密意識和自主的學(xué)習(xí)能力外,還要求秘書能掌握和運用現(xiàn)代的科技技術(shù),不斷改進和提高自己的保密工作技能。在工作中,秘書既要有嚴密的保密思想,又不能思想僵化、敏感;既要嚴格遵守保密制度,又要適當(dāng)放寬、與時俱進;既要講原則,又要不失靈活……為了使我們的學(xué)生在將來的工作中能盡好自己的保密職責(zé),做好自己的保密工作,從他們開始學(xué)專業(yè)課程的那刻起,我們就要努力培養(yǎng)他們的保密意識,訓(xùn)練他們的保密技能,為他們將來能成為一名合格的秘書工作者打下堅實的保密基礎(chǔ)。

參考文獻:

[1]中國就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心組織編寫.國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程—四級秘書.北京:中央廣播電視大學(xué)出版社,2006,3. [2]陸瑜芳.秘書學(xué)概論.上海:復(fù)旦大學(xué)出版社,2007,1.