張 珊

任何國家、民族、家庭、個人，都有自己的歷史。這個世界上，幾乎沒有一個國家的人民，會否定和污蔑本民族的歷史與文化。很多國家，為了維護自己的歷史文化，甚至到了敝帚自珍的變態(tài)程度?？梢院敛豢鋸埖恼f，即使百年之前的尿盆馬桶，在他們的眼里，也是彰顯文明，炫耀歷史并值得巡游展覽的珍貴文物。更不要說具有民族歸屬性質的人文理念和哲學思想了，那更是賴以自豪的文化資本。難以想象，一個沒有歷史的國家和民族何以立足于世界民族之林。而檔案正是記錄歷史的最重要的文獻資料，所以，秦末農民起義中，劉邦的軍隊進了咸陽，將士們紛紛爭著去找皇宮的倉庫，各人都揀值錢的金銀財寶拿，鬧得亂哄哄的。只有蕭何不希罕這些東西，他先跑到秦朝的丞相府，把有關戶口、地圖等文書檔案都收了起來，保管好?？梢姍n案對于國家和民族的重要性。人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。中國人口眾多，人員關系十分復雜，因此，人事檔案也是浩如煙海，沒有一套科學的管理機制，人事管理工作就會一盤散沙，一團亂麻。因此，人事檔案管理工作的重要性不言而喻。本文擬分析當前人事檔案管理工作中的實際問題，并提出可行的改革對策，以求正于方家。

一、高校人事檔案管理工作存在的主要問題

1.檔案意識不強。檔案管理工作是一項重要而又枯燥的工作，檔案工作者長期在這些故紙堆中抄抄寫寫，默默無聞地為人事管理機構提供幕后支撐，由于檔案的價值具有間接性、內隱性、緩釋性特點，看不到明顯的經濟價值，檔案工作者個人的價值也難以體現(xiàn)。在這個實用主義成為普遍時尚的時代，人們關注的是顯而易見、立竿見影的效益，檔案管理工作以及檔案工作者往往被忽視，人們的檔案意識和觀念漸漸淡漠。在高校，行政人員掌握著各種權力和資源，教學和科研人員是學校的核心隊伍，檔案管理工作人員長期被邊緣化，領導和教職工很少關注人事檔案工作。只要當好保管員，守好攤，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行。甚至檔案材料不齊全、遺失、破損現(xiàn)象也時有發(fā)生，出生時間不統(tǒng)一、參加工作時間不一致、學歷不一致等現(xiàn)象并不鮮見，給工資調級、職稱評定、選拔干部、離退休等人事管理工作帶來諸多困難和障礙。

2.人員業(yè)務不精。由于檔案觀念和檔案意識的淡漠，高校人事檔案管理歷來很少有專業(yè)的檔案工作者擔綱，檔案工作崗位成為高校解決家屬配偶工作的自留地，而檔案管理人邊長期邊緣化，地位待遇不高，人心不安，流動性大，導致業(yè)務不熟就不足為怪了。許多人事檔案管理員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務流程不甚了解，或者知之不多，知之不全，造成檔案材料填寫不夠規(guī)范、進檔不規(guī)范、用材不規(guī)范、裝訂整理不規(guī)范等一系列問題。甚至個別檔案工作人員責任意識不強，職業(yè)道德缺失，為了達到一己之私，私自修改人事檔案或偽造人事檔案等，嚴重破壞了檔案的真實性和嚴肅性，給人事工作帶來諸多困難，使檔案失去客觀價值。

3.檔案設施不全。由于人事檔案是以傳統(tǒng)的紙張為主要介質，加強高校人員眾多，人事檔案份量巨大，對檔案的保存有較高的設施和環(huán)境要求?，F(xiàn)實工作中，有的高校檔案管理設施不齊全，甚至沒有專用檔案室，導致檔案不能及時進柜，散亂堆放，凌亂不堪?；蛘呒词褂袡n案室，但空間狹小潮濕，沒有通風恒溫設備，時間長了，導致檔案材料霉變、蟲蛀、損毀嚴重，并對檔案管理人員的身心健康造成傷害。也有的高校檔案室連必備的切刀、檔案夾、裝訂機、電腦等設備都不齊全，人事檔案管理工作的質量就可想而知了。

4.材料歸檔不齊。高校人員多，且人員流動量大，升遷快，人事檔案變化大，人事檔案收存管理難度大。但是，由于檔案意識不濃，人員不專，業(yè)務不精，管理不嚴，導致人事檔案材料缺漏嚴重。特別是高校引進的高學歷、高職稱的人才，人事檔案幾經流動，相當一部分檔案材料缺漏，連基本的入黨入團、年度考核、學歷學位、專業(yè)職務晉升、工資變動等人事檔案要件都往往有缺漏。

二、改進高校人事檔案管理工作的對策

1.提高檔案管理人員素質。改進工作的關鍵在于人，因此，提高高校人事檔案管理工作質量的關鍵在于相應的檔案管理工作者。這就要求高校人事檔案管理部門要建立一支素質高、專業(yè)精、政治上可靠、作風正派、責任心強的檔案管理隊伍。要保證人事檔案工作者的應有待遇，提高他們的地位，重視他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作和生活，充分發(fā)揮他們的工作積極性和創(chuàng)造性。

2.增強教職工的檔案意識。人事檔案工作事關教職工的切身利益，因此，要在廣大教職工中加強檔案宣傳力度，增強教職工的檔案意識?？蛇m當進行一些檔案知識的宣傳，使教職工了解檔案在工作、生活中的重要作用價值，還可以聘請校內教職工擔任兼職檔案員，喚起教職工的檔案工作的意識。

3.健全檔案管理制度。人事檔案記錄著每個人的歷史，事關重大，建立科學的檔案管理工作制度十分必要。檔案管理工作制度要體現(xiàn)科學性、實踐性、合理性，既要遵守普遍規(guī)律，又要符合本單位特點和檔案管理實際，適應本單位檔案管理工作的需要。必須具有可操作性，簡便易行，方便實用。人事檔案管理制度當然還要有約束機制，既約束領導又約束職工。在制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。

4.確保人事檔案的完整性。高校教職工流動性大，學歷、學位、培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等材料不斷增多，在人才流動中，因種種原因，有時難免人事檔案沒有隨著人員流動而相應轉移，給檔案管理工作帶來了困難。檔案管理人員在收集檔案材料時，要心思細密，嚴肅負責，特別是接收調入人員的人事檔案時，要認真清點，發(fā)現(xiàn)材料異常情況時，要及時與外單位聯(lián)系，盡快追補齊全，確保人事檔案的完整性。同時，檔案管理人員要主動出擊，主動與校內各院系處室聯(lián)系，定期和不定期收集各種相關材料，保證歸檔材料齊全完整。

誠然，搞好高校人事檔案工作還有很多地方需要去探索，尤其是在信息化時代的今天，如何利用現(xiàn)代信息技術管理傳統(tǒng)人事檔案，是一個重要的研究課題。在這一新的歷史條件下，高校人事檔案工作理應緊跟時代的步伐，更新觀念，改進管理措施，積極探索科學的人事檔案現(xiàn)代管理模式，促進人事工作的和諧，為高校管理層提供決策依據和理論支持。