黃愛華 楊琇瑋

摘 要:文章探討辦公自動化時代公文實操教學(xué)存在的問題及其原因，并根據(jù)時代需要和秘書工作實際，提出公文教學(xué)必須結(jié)合Word的處理技術(shù)開發(fā)公文一體化教學(xué)的主張，以期豐富公文實訓(xùn)教學(xué)，促進公文教學(xué)質(zhì)量的提高。

關(guān)鍵詞:公文版式 開發(fā) 實操教學(xué) Word的處理技術(shù)

中圖分類號:G642.0文獻標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914（2012）08-124-03

一、辦公自動化時代公文寫作教學(xué)現(xiàn)狀

辦公自動化時代，行政機關(guān)、企事業(yè)單位工作中，改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)進行工作，從而達到提高行政效率的目的。文書的寫作和處理大都利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進行操作。近幾年，國家對職業(yè)教育提出一體化教學(xué)要求，主張有條件的院校在同時并行理論與實操教學(xué)。一體化教學(xué)不僅重視理論知識的傳授，更重視相關(guān)寫作技能的鍛煉和提高，這就滿足企業(yè)對新員工“一到崗就能上崗”的要求。一體化教學(xué)無疑是一種進步，但是公文寫作學(xué)科一體化教學(xué)開發(fā)嚴重不足，仍存在以下問題：

（一）重結(jié)構(gòu)字句訓(xùn)練，輕word版式設(shè)計

目前公文寫作教學(xué)依然停留于舊教學(xué)模式，偏重理論教學(xué)，缺乏實操教學(xué)。課堂上教師一般注重公文結(jié)構(gòu)安排、語言的順暢程度，培養(yǎng)學(xué)生時一般訓(xùn)練公文結(jié)構(gòu)安排、遣詞造句等。許多老師認為公文寫作就是公文結(jié)構(gòu)的安排和字句的排列，故實操教學(xué)就是寫作訓(xùn)練。站在發(fā)展的歷史觀來觀照這個認識，其錯誤就在于忽略了計算機時代對公文寫作提出的新要求。

（二）重手稿寫作訓(xùn)練，輕計算機操作訓(xùn)練

部分教師受傳統(tǒng)習(xí)慣影響或教學(xué)設(shè)備限制，公文寫作教學(xué)及作業(yè)批改時仍采用手動形式。然而，辦公自動化時代，文書的寫作處理都離不開計算機網(wǎng)絡(luò)。

若寫作教學(xué)培養(yǎng)出來的學(xué)生大多習(xí)慣于手寫、專業(yè)于理論，外行于辦公自動化下的寫作實際操作，被用人單位貼上“眼高手低”的標(biāo)簽。辦公自動化時代，公文實操教學(xué)不能僅僅停留于公文內(nèi)容的寫作訓(xùn)練，還應(yīng)包含基于word的公文版式處理訓(xùn)練，只有結(jié)合word的處理技術(shù)開發(fā)公文實操教學(xué)，實現(xiàn)一體化教學(xué)，才能幫助學(xué)生實現(xiàn)學(xué)生懂理論、懂技能的教學(xué)目標(biāo)。

二、公文實操教學(xué)內(nèi)容不完整的原因及改進思路

多年來，應(yīng)用文寫作教師實施教學(xué)時局限于學(xué)科特性，認為公文寫作僅僅是寫作的問題，只要把寫作之道傳授給學(xué)生就了事。殊不知，計算機技術(shù)的高速發(fā)展使辦公自動化的程度越來越高，尤其是Word的廣泛使用使靠一張紙、一支筆撰寫公文的歷史逐漸遠去，換言之，當(dāng)今社會在深諳應(yīng)用文寫作技巧的基礎(chǔ)上，對秘書提出了這個時代的要求之一：嫻熟運用計算機操作技術(shù)處理文稿。這就要求職業(yè)院校在制定文秘專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)時，必須并重理論和實操教學(xué)。很遺憾，無論是公文教材的編寫，還是教學(xué)的實施，都過于注重理論介紹，而忽略甚至無視實際操練，導(dǎo)致實訓(xùn)教學(xué)得不到全面落實。辦公自動化下，公文寫作實訓(xùn)應(yīng)當(dāng)包含文書寫作和版式設(shè)計兩部分。筆者詳細查閱了100余種應(yīng)用文寫作教材，發(fā)現(xiàn)實訓(xùn)安排都只停留在寫作的層面，絲毫未涉及版面設(shè)計。又查閱將近百種文秘辦公自動化書籍，也未發(fā)現(xiàn)有哪一種講述版式設(shè)置，只是照搬計算機基礎(chǔ)有關(guān)Word處理技術(shù)的章節(jié)，與公文寫作的實際操作的特殊要求完全不符。

（一）版式實操教學(xué)缺失的原因

造成公文格式實操教學(xué)缺失的主客觀原因很多，主要原因有三個。

1.傳統(tǒng)作業(yè)下，文稿寫作、版式設(shè)計跟文件印刷的脫離使秘書不必負責(zé)版式制作?！坝捎谠澹ㄌ貏e是手寫稿）與正式發(fā)出的文本在格式上有所不同，為此，需要在付印之前根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的公文格式對原稿各部分的排列次序與位置做出設(shè)計。”傳統(tǒng)版面設(shè)計不是直接對頁邊、字型、字號、行距、字句、圖表進行規(guī)劃和調(diào)整，而是“將版面設(shè)計的結(jié)果逐項簽批在原稿或版式設(shè)計說明上”，再交由文印部門排版和印刷。既然排版和印刷不是秘書的職責(zé)，是否掌握排版技術(shù)就無關(guān)緊要了。

2.《國家行政機關(guān)公文格式（下稱格式）》的限制。當(dāng)下，公文幾乎是使用計算機完成寫作和版式設(shè)計的，我國竟然未制定電子公文格式標(biāo)準(zhǔn)，只能“符合《國家行政機關(guān)公文處理辦法（下稱辦法）》的有關(guān)規(guī)定”，但《辦法》缺乏操作標(biāo)準(zhǔn)，還得參照《格式》?！陡袷健冯m然“規(guī)定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識規(guī)則”，卻非建立于Word的處理技術(shù)，不能精確指導(dǎo)基于word的公文版式制作。國家參照《格式》編制公文寫作教學(xué)大綱時就不可能不忽略了計算機處理的內(nèi)容。

3.傳統(tǒng)教學(xué)觀的影響。文稿寫作、版式制作、公文印刷一體化的出現(xiàn)使原本由文印部門負責(zé)的工作一并成為現(xiàn)代秘書的工作職責(zé)，業(yè)界卻未編著結(jié)合三者的教材，教師只能囿于現(xiàn)有教學(xué)大綱和教材開展教學(xué)，側(cè)重文稿寫作，而忽略版式制作的實操教學(xué)。從教務(wù)的角度看，Word的處理技術(shù)已經(jīng)在《計算機基礎(chǔ)》課程講授，不需要專門開設(shè)基于Word的版式設(shè)計課程，殊不知《計算機基礎(chǔ)》對Word的處理技術(shù)僅只作簡單的介紹，還不足以實現(xiàn)公文版式的制作。這兩種落后的教學(xué)觀導(dǎo)致學(xué)生得不到必須的技能培訓(xùn)，以致不能勝任工作。筆者廣泛接觸多家單位的公文，出現(xiàn)版式錯誤的絕非少數(shù)。

（二）開發(fā)公文版式實操教學(xué)的思路

教育界大張旗鼓地倡導(dǎo)一體化教學(xué)，要求理論與實操教學(xué)同時開展，追求更好的教學(xué)效果。這就是公文版式教學(xué)的指導(dǎo)方針。在理論與實操教學(xué)的共同作用下，實現(xiàn)學(xué)生掌握理論，掌握技能的終極目標(biāo)。筆者在該思路的指導(dǎo)下開展了公文一體化教學(xué)實踐，收效甚好。

1.深挖掘?qū)嵱?xùn)內(nèi)容。公文的實訓(xùn)內(nèi)容不僅僅是寫作訓(xùn)練，還要增加版式設(shè)置。有些秘書不懂制作合乎規(guī)范的公文，就是缺少版式設(shè)置技能?！皩崿F(xiàn)文書編輯自動化的規(guī)范必須做到文件模板規(guī)范化和文字輸入規(guī)范化”。版式設(shè)置要嚴格參照《格式》及其附件《行政機關(guān)公文格式釋義（下稱釋義）》。

2.建設(shè)秘書模擬辦公室，營造情景教學(xué)環(huán)境。模擬辦公室可在計算機實驗室的基礎(chǔ)上增加個人辦公區(qū)、打印機、復(fù)印機、檔案柜而成。首先，以一套計算機為一個單位隔開若干個空間，每位學(xué)生使用一個空間作為辦公區(qū)域，進入辦公角色。其次，給定辦公任務(wù)——某公文的寫作（包含版式設(shè)置）。最后，要求學(xué)生限時完成任務(wù)。當(dāng)然，教師應(yīng)事先演示，最好使用極域網(wǎng)傳輸?shù)矫恳慌_計算機上，讓學(xué)生真切地觀看到圖象，強化記憶和理解，為他們的實踐做好指導(dǎo)?！稗k公自動化是對文字、數(shù)據(jù)、語音和圖像等信息的一體化的處理過程?！惫膶懽饔兄T多要求，單靠講授，恐怕效果細微。把課堂搬到實驗室的目的之一就是要充分調(diào)動學(xué)生的聽覺和視覺，讓他們直觀了解文書的處理方法，最后輔以訓(xùn)練，使技能在模擬操作中得到提升。

3.操作上，寫作指導(dǎo)與版式設(shè)置齊頭并進，分項目依序?qū)嵤９膶嵅俳虒W(xué)分寫作和版式兩個專題，版式中除了頁邊、印章與寫作無關(guān)以外，其余內(nèi)容相互交織，故此，不必分開處理。當(dāng)然，為了條理清晰，應(yīng)當(dāng)分成若干項目，按照依次一一操作。

三、公文實操教學(xué)設(shè)置

根據(jù)開發(fā)公文實操教學(xué)的思路，本文將公文一體化教學(xué)確定為理論傳授+寫作指導(dǎo)+版式制作演示，站在學(xué)生的層面就是聽講+寫作訓(xùn)練+版式設(shè)置實操。由于理論傳授和寫作指導(dǎo)的研究已經(jīng)十分透徹，我們只探討版式制作的方法。事實上，我國在1996年就研制出了第一代專門的公文處理軟件方正飛騰，此后又陸續(xù)出現(xiàn)了許多優(yōu)秀的同類軟件，但沒有幾家單位愿意花錢購買，秘書處理公文還得使用免費的word?？紤]這一事實，教學(xué)工作者開發(fā)公文實操教學(xué)應(yīng)當(dāng)緊密結(jié)合word的處理技術(shù)，讓教師的教學(xué)演示和學(xué)生的訓(xùn)練都在word上得到直觀體現(xiàn)。

仔細研究《格式》的規(guī)定，我們發(fā)現(xiàn)公文版式設(shè)置包括頁邊與版心、排版規(guī)格、各要素排列等三項內(nèi)容。13種法定公文中，前兩項的設(shè)置要求是一致的，但命令、函、會議紀要的要素排列各有特定要求，其余10種的大同小異，統(tǒng)稱一般公文，為了讓不同的要素排列要求得到直觀體現(xiàn)，需要建立四個Word文檔，分別命名為“命令模板”、“函模板”、“會議紀要模板”、“一般公文模板”，依照不同的要求展開項目教學(xué)和訓(xùn)練。

（一）頁邊與版心設(shè)置

由于《格式》和《辦法》都沒有給白邊下定義，若教師也不給予明確，就會導(dǎo)致學(xué)生認識模糊，因此我們的首要工作是確定白邊的概念。根據(jù)《格式》第五條關(guān)于公文用紙幅面及版面尺寸的規(guī)定，得知公文用紙分為白邊和版心兩個區(qū)域，再據(jù)“版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）”的陳述，推得版心以外的區(qū)域即是白邊，而版心是公文各要素排列的區(qū)域，為此我們將白邊定義為公文用紙非公文要素排列的區(qū)域。隨后，將公文用語轉(zhuǎn)換為計算機用語，指出公文白邊在word的體現(xiàn)就是頁邊距。當(dāng)然，由于《格式》只規(guī)定了上白邊和下白邊的尺寸，我們還得用幅面高297mm減去上白邊高37±1mm和版心高225mm，用幅面寬210mm減去左白邊28±1mm和版心寬156mm，分別運算出下白邊和右白邊的尺寸：35±1mm、26±1mm。最后打開頁面設(shè)置對話框，分別對上下左右頁邊距進行設(shè)置。

（二）排版規(guī)格

《格式》第七款規(guī)定正文用三號仿宋字，一般每面排22行，每行28個字。在符合三號仿宋字的條件下，從頁眉往頁腳空行，我們發(fā)現(xiàn)word默認每頁排20行，執(zhí)行頁面設(shè)置—文檔網(wǎng)格—行—每頁22。至于每行28字的要求，只要使用三號仿宋字，不需進行額外設(shè)置就能實現(xiàn)。

（三）各要素的標(biāo)識

公文各要素中，僅有份數(shù)序號和印章不能在計算機上處理，需要另外使用工具印制，其他要素都能在電腦上實現(xiàn)。

1.秘密等級和保密期限。點擊Word工具欄處右對齊圖標(biāo)，將首行光標(biāo)移到文檔右側(cè)，用三號黑體字輸入秘密等級（絕密、機密、秘密任一個），以同樣方式在秘密等級后標(biāo)識保密期限（期限可根據(jù)需要編制）。據(jù)筆者的經(jīng)驗，最好在秘密等級與保密期限之間連續(xù)按空四次空格鍵留出兩個字的距離，以便插入五角星的：執(zhí)行插入—圖片—自選圖形—星與旗幟—五角星。此時彈出“在此處創(chuàng)建圖形”的對話框，切記勿在框內(nèi)做任何操作，而在框外單擊鼠標(biāo)插入五角星，并使對話框同時消失，不至占據(jù)大幅版面。隨后雙擊五角星，執(zhí)行設(shè)置自選圖形格式—顏色和線條—填充及線條—紅色，完成套紅工作。欲使五角星與文字融為一體，需執(zhí)行版式—環(huán)繞方式—嵌入型。最后將五角星的大小調(diào)整適當(dāng)，移到秘密等級和保密期限之間。另，《釋義》第八條規(guī)定：如不標(biāo)識保密期限，秘密等級兩字之間應(yīng)空l字距離。方法是將光標(biāo)移到秘密等級中間按兩次空格鍵。另，《釋義》第八條規(guī)定：如不標(biāo)識保密期限，秘密等級兩字之間應(yīng)空l字距離。故此，實際應(yīng)用中若只需標(biāo)識秘密等級，應(yīng)當(dāng)把光標(biāo)移到秘密等級中間連續(xù)按兩次空格鍵。

2.緊急程度。緊急程度有特急和急件兩種，標(biāo)識于秘密等級和保密期限下一行，格式秘密等級一致，不贅。

3.發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。

（1）與上白邊的間距處理。根據(jù)規(guī)定，命令與函的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識與上白邊分別相距20mm、30mm，會議紀要參照一般公文執(zhí)行。一般公文視行文關(guān)系：上行文為80mm，非上行文為25mm。這幾個距離在Word上不容易精確實現(xiàn)，只能接近實現(xiàn)。用版心高225mm除以每面22行，得出每行高約10.227mm，即知在第三、四、九行標(biāo)識發(fā)文機關(guān)標(biāo)識能接近20mm、30mm、80mm。唯有25mm需額外操作，即在第三行執(zhí)行段落—縮進和間距—間距—段前：0.5行。此時第三行與上白邊距離為2.5行，接近25mm。為方便學(xué)生直觀認識，以中華人民共和國教育部為例分別在四個模板的相應(yīng)位置書寫“中華人民共和國教育部部長命令”、“中華人民共和國教育部”、“中華人民共和國教育部會議紀要”、“中華人民共和國教育部文件”，并把字體套紅。

（2）字號的調(diào)整。《格式》第八條規(guī)定發(fā)文機關(guān)標(biāo)識字號最大不能等于或大于22mm×15mm（高×寬）。為了滿足這一標(biāo)準(zhǔn)需要在毫米和磅之間做一個換算，首先要明確1磅=0.3527mm；其次換算出22mm=62磅，據(jù)此將發(fā)文機關(guān)標(biāo)識字號設(shè)為62磅；最后根據(jù)15跟22之間的比例關(guān)系，執(zhí)行字體—字符間距—縮放—68%。要提出的是，不能把15mm換算成42.5磅，再據(jù)之設(shè)置字寬，否則字體的高度也隨之變?yōu)?5mm。

4.發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成，其中年份需要用六角括號括入。六角括號要執(zhí)行插入—特殊符號—單位符號—六角括號。

5.反線、武文線、文武線。先畫一條橫條：插入—圖片—自選圖形—線條—直線。再雙擊橫線進行格式處理：執(zhí)行顏色與線條—線條顏色—紅色；線型選用2.25磅；大小—寬度—15.6厘米。武文線、文武線分別選用4.5磅上粗下細或上細下粗的線型，寬度均設(shè)17厘米。

6.成文日期。《格式》規(guī)定成文時間用漢字標(biāo)全，特別說明零要寫成○，不許用數(shù)字0或字母O。執(zhí)行插入—特殊符號—標(biāo)點符號—○即可。另，加蓋印章要上距正文2～4mm，而且下弧有字的章采用中套，無字的采用下套，因此落成文日期時，要考慮與正文之間留出適當(dāng)?shù)目瞻仔?。公章直徑一般?8～42MM，假設(shè)中套，公章圓心與正文的垂直距離應(yīng)為（19～21）+（2～4）MM，即21～25mm，也就是正文下第三行；假設(shè)下套，公章的下弧高為直徑1/3，折算出成文日期與正文間的距離應(yīng)為28.5～35.5mm，故在正文下第四行標(biāo)識。

7.頁碼。《格式》第9條規(guī)定用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。這一要求需三步走。第一步執(zhí)行插入—頁碼—位置：頁面底端（頁腳）—格式—數(shù)字格式：-1-,-2-，之后單擊頁碼文本框，將字號字型改為4號白體字。第二步執(zhí)行頁面設(shè)置—版式—頁眉頁腳：奇偶頁不同及頁腳：1.9厘米（下白邊高26mm，減去7mm，剛好是1.9厘米）。第三步，分別把第一頁和第二頁的頁碼移到頁腳右側(cè)向左1字符處和左側(cè)向右1字符處，實現(xiàn)奇偶頁不同的頁碼排列要求；同時要保證一字線和頁腳的上虛線重合。

其余要素都是字號、字型、線條的處理，不再贅言。其余要素都是字號、字型、線條的處理，不再贅言。

版式制作妥當(dāng)，保存到相應(yīng)模板，需要使用時直接調(diào)用，以提高工作效率。這個意識一定要幫助學(xué)生養(yǎng)成。當(dāng)然，為了幫助學(xué)生熟練制作版式，教師不止要安排專門的課時講解和訓(xùn)練，還應(yīng)當(dāng)在教授各種公文的寫作時，結(jié)合版式制作開展。

四、結(jié)語

科技的發(fā)展給秘書工作者提出了新的要求，教師要不斷關(guān)注這種變化，根據(jù)社會需求開發(fā)新的教學(xué)內(nèi)容，尤其要重視新技能的鍛煉，才能培養(yǎng)出符合社會需要的應(yīng)用型人才。本文在掌握社會對秘書提出的新要求之后，提出公文一體化教學(xué)應(yīng)增加基于Word的版式設(shè)置技能鍛煉的內(nèi)容，期望使學(xué)科教學(xué)與社會需求零距離接通。如果版式設(shè)置能成為公文寫作實操教學(xué)的主干內(nèi)容，肯定能讓學(xué)生理論是技能共長進，值得嘗試。

參考文獻：

1.趙國俊.公文處理基礎(chǔ)[M].中國城市出版社，2002

2.張保忠，岳海翔.電子公文傳輸管理暫行辦法（稿）[M].最新公文寫作答疑解惑350題[M].中國言實出版社，2004

3.何坦野.文書工作辦公自動化的規(guī)范與發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2004（4）

4.陳合宜.秘書學(xué)[M].暨南大學(xué)出版社，2005

5.國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局.國家行政機關(guān)公文格式[S].北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2000

6.國務(wù)院辦公廳秘書局.國家行政機關(guān)公文格式條文釋義[EB/OL].[2010-10-27].http://wenku.baidu.com/view/a763d02de2bd960590c67795.html.

7.中國就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心.秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程·基礎(chǔ)知識[M].北京：中央廣播電視大學(xué)出版社，2006

（作者單位:廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東番禺 511450）

（責(zé)編:賈偉）