鄭樂平,陳開天

摘要：創(chuàng)新高校學(xué)院辦公室管理對于提高其工作效率和服務(wù)水平具有重要意義，本文選取學(xué)院辦公室管理工作為切入點，通過對其進行工作分析，并運用目標(biāo)管理的方法，提出了學(xué)院辦公室管理創(chuàng)新的途徑。

關(guān)鍵詞：學(xué)院辦公室；工作分析；目標(biāo)管理

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）01-0246-02

自從高校實行校、院、系的三級管理以來，學(xué)院辦公室發(fā)揮著越來越重要的基礎(chǔ)性作用。它承擔(dān)著服務(wù)、管理、協(xié)調(diào)的重要職能，是保證學(xué)院正常運轉(zhuǎn)，提升教育教學(xué)質(zhì)量的中樞機構(gòu)。隨著高校管理創(chuàng)新的不斷深入，使得一些成熟的企業(yè)管理方法逐步引入到高校管理創(chuàng)新中來。本文則是運用其中之一的目標(biāo)管理來對學(xué)院辦公室工作進行管理創(chuàng)新，以提高學(xué)院辦公室工作效率與服務(wù)水平，從而更好地提升高校人才培養(yǎng)質(zhì)量。

一、目標(biāo)管理的內(nèi)涵及特點

1.目標(biāo)管理（management by objectives，MBO）概念。美國管理大師德魯克認(rèn)為，企業(yè)的目的和使命必須轉(zhuǎn)化為目標(biāo)，企業(yè)的各級主管必須通過特定的目標(biāo)對下級進行領(lǐng)導(dǎo)，以此來達到企業(yè)的總目標(biāo)。那么現(xiàn)代的目標(biāo)管理就是讓組織的主管人員和員工親自參加目標(biāo)的制訂，在工作中實行“自我控制”，并努力完成目標(biāo)的一種管理制度或方法。

2.目標(biāo)管理特點。具有以下特點：①組織目標(biāo)民主形成。這種方式打破了傳統(tǒng)的由上級或由單一人員來制訂目標(biāo)，而是上級給目標(biāo)讓下級來確定完成目標(biāo)。②強調(diào)人文過程管理。工作內(nèi)容逐步以事為中心轉(zhuǎn)向以人為中心，管理過程強調(diào)民主、平等、尊重等人文精神。③形成“目標(biāo)—手段”鏈。目標(biāo)管理以結(jié)果為導(dǎo)向，首先確定預(yù)期總目標(biāo)，然后分解總目標(biāo)到各部門、崗位及責(zé)任人，在目標(biāo)分解過程中同時明確權(quán)、責(zé)、利，最后建立目標(biāo)鎖鏈與目標(biāo)體系。④促使權(quán)力下放。目標(biāo)管理無論是目標(biāo)的制訂還是目標(biāo)的執(zhí)行，都通過參與管理協(xié)調(diào)了集權(quán)和分權(quán)的矛盾，有助于在有效控制下營造良好的組織氛圍。當(dāng)然目標(biāo)管理要力求組織目標(biāo)和個人目標(biāo)的協(xié)同性，以增強員工的滿足感、調(diào)動員工的積極性、增強組織的凝聚力。

二、目標(biāo)管理的實施過程

由于各個組織活動的性質(zhì)不同，目標(biāo)管理的步驟可能不完全一樣。一般來說，包括以下四個環(huán)節(jié)。

1.目標(biāo)設(shè)定。實行目標(biāo)管理首先要設(shè)定組織—崗位—人三級目標(biāo)體系，而且盡可能要求全員參與，組織目標(biāo)設(shè)定以后，就要運用一定的手段把總體目標(biāo)細(xì)化到具體崗位和人，從而構(gòu)成鎖鏈?zhǔn)降哪繕?biāo)體系。

2.目標(biāo)實施。一旦目標(biāo)確定，就應(yīng)該積極分權(quán)給下級，自己去抓重點綜合性管理工作。目標(biāo)在執(zhí)行過程中強調(diào)執(zhí)行者的自我管理、自我控制，管理部門及管理人員應(yīng)該及時做好指導(dǎo)、協(xié)助、提出建議及創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

3.目標(biāo)評價。在目標(biāo)完成之前要有明確的評價標(biāo)準(zhǔn)、評價周期、評價反饋等。評價的方法可采用自檢、互檢和獨立部門檢查，對于最終結(jié)果應(yīng)該根據(jù)目標(biāo)進行評價。

4.獎賞。為促進目標(biāo)的達成和個體潛力的可持續(xù)發(fā)揮，獎賞系統(tǒng)的設(shè)計是不可缺少的，獎賞可采用物質(zhì)的或精神的形式進行，適當(dāng)?shù)莫勝p有利于目標(biāo)管理。

三、高校學(xué)院辦公室工作分析

高校學(xué)院辦公室是一個綜合管理部門，在高校部門中占有特殊地位，它在職能上主要有服務(wù)和管理兩大核心職能。

1.服務(wù)。隨著公共服務(wù)理念的不斷深入，作為學(xué)院辦公室更應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變自己的觀念，作為服務(wù)部門主要包括對內(nèi)服務(wù)和對外服務(wù)兩個方面。①對內(nèi)服務(wù)。學(xué)院辦公室對內(nèi)服務(wù)主要表現(xiàn)在對領(lǐng)導(dǎo)和師生兩個方面，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，為師生及時、準(zhǔn)時、方便的提供印章、檔案、文件管理等方面的工作，及時傳達上級相關(guān)政策。②對外服務(wù)。在事權(quán)范圍內(nèi)積極向院外、校外提供規(guī)定性服務(wù)，為已畢業(yè)學(xué)生提供便捷、高效的服務(wù)。主動挖掘本單位亮點，借助媒介有效宣傳學(xué)院形象，提高對外服務(wù)水平，提升本單位形象。

2.管理。學(xué)院辦公室在學(xué)院管理中的中樞地位決定了辦公室的管理功能，主要表現(xiàn)在工作計劃、活動組織、協(xié)調(diào)、控制等職能。①工作計劃。辦公室人員要充分了解國家教育相關(guān)政策、方針，結(jié)合學(xué)校的戰(zhàn)略制訂本單位的年度、季度工作計劃，力求方案科學(xué)、合理、民主。②活動組織。辦公室要按照工作計劃組織和開展好各類師生活動，通過內(nèi)容豐富、形式多樣的學(xué)術(shù)或非學(xué)術(shù)活動增進大家之間的交流，為師生營造和諧的工作和學(xué)習(xí)氛圍。③領(lǐng)導(dǎo)控制。辦公室起著承上啟下的功能，辦公室針對上級部門制定的政策要具體落實并監(jiān)督執(zhí)行，積極向上級主管部門匯報本單位工作情況，積極領(lǐng)導(dǎo)本部門人員圍繞目標(biāo)落實各項工作，針對結(jié)果進行獎懲或目標(biāo)的修正。

四、目標(biāo)管理在高校學(xué)院辦公室中的應(yīng)用

高校學(xué)院辦公室應(yīng)充分發(fā)揮自己的職能，采用目標(biāo)管理的理念、方法及程序進行辦公室工作創(chuàng)新，并在實施過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗，改進目標(biāo)管理在辦公室工作中的應(yīng)用。

1.明確概念，形成共識。①學(xué)習(xí)先進管理理論，做到理論聯(lián)系實際。高校學(xué)院辦公室人員要加強管理學(xué)理論知識儲備，結(jié)合高等教育管理特點，積極借鑒企業(yè)管理成熟理論及工具。②懂得目標(biāo)管理理論，加大宣傳取得認(rèn)可。辦公室要組織大家學(xué)習(xí)目標(biāo)管理的理論、實施辦法、流程等，通過大力的宣傳獲得大家的認(rèn)同，為進一步的具體實施奠定基礎(chǔ)。

2.梳理崗位職責(zé)，制訂目標(biāo)計劃。①了解學(xué)校戰(zhàn)略，制訂部門目標(biāo)。在制訂本部門目標(biāo)之前，要深入研究學(xué)校的總體戰(zhàn)略及規(guī)劃，讓全員參與制訂本部門的工作計劃和目標(biāo)，達成目標(biāo)共識。②崗位工作分析，部門目標(biāo)分解。在完成本部門目標(biāo)制定之后，對各個崗位進行崗位職責(zé)分析，明確其工作職責(zé)、工作目標(biāo)、考核方法等。然后分解部門目標(biāo)到崗位和人，逐步形成“校—院—人”的目標(biāo)分解體系。

3.完善目標(biāo)管理體系，科學(xué)設(shè)定關(guān)鍵指標(biāo)。①以服務(wù)為導(dǎo)向，側(cè)重“院—人”目標(biāo)體系。由于學(xué)院辦公室工作要服務(wù)學(xué)校戰(zhàn)略，對于戰(zhàn)略的落實需要側(cè)重“院—人”的目標(biāo)體系構(gòu)建，形成雙向的協(xié)調(diào)機制，便于把目標(biāo)落實到具體崗位和人。②全員民主參與，科學(xué)設(shè)置關(guān)鍵指標(biāo)。目標(biāo)管理的一個重要原則就是需要全員參與，需要上下級達成一致，形成具有一定挑戰(zhàn)性的目標(biāo)。如管理職能中的活動組織可以設(shè)置為活動次數(shù)/月、活動人數(shù)、活動成本等。

4.強調(diào)自我控制，周期性提示目標(biāo)進程。①人文管理，增強軟性約束。目標(biāo)管理有剛性的一面，由于高校職員的特點，在目標(biāo)管理過程中需要加強人文管理，做到以情感人、以理服人，增強辦公室人員的自我管理、自我約束。②監(jiān)督管理，定期檢查目標(biāo)完成情況。目標(biāo)體系和崗位職責(zé)明確以后，需要有條不紊的執(zhí)行，辦公室管理人員需要對下級進行必要的管控，針對考核結(jié)果要及時的提醒，保證目標(biāo)的順利進行和達成。

5.考核定績效，獎懲促進步。從目標(biāo)的制訂到實施，充分經(jīng)過了全員的參與，針對實施結(jié)果則需要進行考核?？己宿k法可采用360度評價方法，通過關(guān)鍵指標(biāo)的考核，再通過權(quán)重的辦法來確定每個崗位人的完成情況并進行獎懲，通過物質(zhì)或精神的獎勵不斷促進辦公室人員的工作積極性。目標(biāo)管理是一個化戰(zhàn)略為行動的工具之一，針對高校學(xué)院辦公室工作采用目標(biāo)管理是辦公室工作的創(chuàng)新，也是針對行政和服務(wù)類工作進行細(xì)節(jié)管理和精細(xì)化管理的嘗試。希望借助較為成熟的目標(biāo)管理工具能提升高校學(xué)院辦公室管理能力和服務(wù)水平，更好地服務(wù)于人才培養(yǎng)質(zhì)量的提升，以促進高等教育的全面發(fā)展和進步。

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