曾 焱

(重慶市煙草專賣局(公司)，重慶 400023)

在日益發(fā)達的信息技術(shù)條件下，如何利用信息化技術(shù)來實現(xiàn)企業(yè)的高效管理，提升企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，從而達到提高企業(yè)經(jīng)濟效益的目的，是眾多企業(yè)共同關(guān)注的焦點。在這樣的時代背景下，信息化建設被煙草行業(yè)列為企業(yè)發(fā)展的重點，視為煙草行業(yè)實現(xiàn)“卷煙上水平”的技術(shù)支撐。作為煙草行業(yè)信息化建設重要構(gòu)成部分的財務管理信息化必然成為行業(yè)改革發(fā)展的趨勢。

重慶煙草行業(yè)財務管理信息化建設工作伴隨著行業(yè)改革的步伐，經(jīng)過十幾年的努力，也取得了長足的進步和發(fā)展。但隨著行業(yè)外部環(huán)境、內(nèi)部經(jīng)營機制、業(yè)務流程的不斷調(diào)整、變化，信息化建設面臨著更高的要求，并在推行的過程中暴露出了一些問題。對這些問題進行分析總結(jié)，將有助于我市煙草行業(yè)財務管理信息化建設工作更進一步。

一、重慶煙草行業(yè)財務管理信息化建設發(fā)展階段回顧

發(fā)展到當今的財務管理信息化，已然不能再等同于簡單的會計電算化，它綜合考慮了財務、營銷、生產(chǎn)、資產(chǎn)管理、人力資源等諸多方面，利用現(xiàn)代信息技術(shù)平臺重組企業(yè)業(yè)務流程，依此建立相應的財務組織模式，將各個業(yè)務環(huán)節(jié)與財務緊密結(jié)合，用財務數(shù)據(jù)加以體現(xiàn)，并實時將財務結(jié)果反饋到使用者手中，為企業(yè)經(jīng)營決策服務。重慶煙草行業(yè)財務管理信息化經(jīng)過如此的發(fā)展，共經(jīng)歷了三個階段:

一是起步階段，20世紀90年代推行單機版會計核算軟件應用，行業(yè)初步實現(xiàn)手工記賬向會計電算化的轉(zhuǎn)變。

二是應用階段，從“會計核算型”向“財務管理型”的轉(zhuǎn)變，其間經(jīng)歷了資金管理軟件的上線運行，預算管理軟件上線運行，以及行業(yè)內(nèi)部建立局域網(wǎng)運用統(tǒng)一的會計核算軟件。

三是提高階段，從“財務管理型”到“企業(yè)管理型”的跨越，實現(xiàn)了網(wǎng)絡財務，并將企業(yè)的會計信息系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、卷煙營銷系統(tǒng)、煙葉生產(chǎn)系統(tǒng)進行集成，形成行業(yè)一體化管理型財務軟件。

二、重慶煙草行業(yè)財務管理信息化建設中存在的問題

重慶煙草行業(yè)財務管理信息化建設在行業(yè)領(lǐng)導的重視下，近幾年發(fā)展迅速，財務管理信息化框架搭建基本完成，信息化建設理念比較先進，但在發(fā)展過程中仍然存在一些問題。

(一)行業(yè)范圍內(nèi)對財務管理信息化建設重要性的認識還未達到統(tǒng)一

1)部分行業(yè)單位及人員，甚至少數(shù)財務人員認為實現(xiàn)財務管理信息化的目的只是為了減輕財務管理人員的工作量，提高工作效率，而沒有認識到財務管理信息化建設不僅是實現(xiàn)會計核算電算化，更是集成財務、業(yè)務為一體的平臺，是提升行業(yè)整體管理水平的重要舉措。

2)實施財務管理信息化必然需要對行業(yè)資金和預算、核算進行集中管理，采用統(tǒng)一的財務管理系統(tǒng)和模式，這必然改變行業(yè)下屬各單位的管理習慣，由此產(chǎn)生抵觸心理，從而忽視了財務管理信息系統(tǒng)的建設。

(二)尚未建立完善、規(guī)范的財務信息化作業(yè)流程

隨著行業(yè)質(zhì)量管理體系建設的推進，重慶煙草行業(yè)已建立了較完善的財務作業(yè)流程制度，但與之對應的信息化財務作業(yè)流程還未完善，財務作業(yè)流程對應的軟件中各個環(huán)節(jié)、各個財務職責的系統(tǒng)操作流程并未完善。財務人員在軟件中有哪些角色，如何分工，各崗位的具體工作職責是什么，以及在軟件運行的事前、事中、事后如何進行操作和控制還缺乏完善的規(guī)范和操作指南。

(三)缺乏具備財務和信息技術(shù)知識的綜合型人才

財務管理是專業(yè)性要求高的專業(yè)，軟件開發(fā)更是技術(shù)性強的專業(yè)，現(xiàn)階段重慶煙草行業(yè)財務人員隊伍中，財務人員的專業(yè)技能普遍都已較高，但缺乏既懂財務知識又懂信息技術(shù)的人才。通常情況下，在軟件的開發(fā)中和后期運行中，是由企業(yè)財務人員將企業(yè)的管理需求向軟件開發(fā)人員描述，然后由開發(fā)人員決定是否可行。但因財務人員并不懂技術(shù)，無法質(zhì)疑開發(fā)人員的判斷，雙方無法達成一致意見是常發(fā)生的事情。在大多數(shù)情況下，企業(yè)多少會改變需求的初衷以適應所開發(fā)的信息系統(tǒng)。并且一些涉及有行業(yè)特色的財務管理問題，在軟件開發(fā)前期被軟件開發(fā)商忽略了，而這些小問題在信息系統(tǒng)運行較長時間也沒被發(fā)現(xiàn)，但是一旦發(fā)現(xiàn)了，就已經(jīng)給信息系統(tǒng)的運行和功能帶來了阻礙。

(四)對財務管理信息化系統(tǒng)的培訓、宣傳還存在缺位

雖然重慶煙草行業(yè)已意識到財務管理信息化建設中培訓的重要性，并能在信息系統(tǒng)上線前和運行中開展多次的培訓工作，但培訓、宣傳工作在多方面還存在缺位現(xiàn)象。在培訓、宣傳對象上，對象往往是財務人員，而對于使用系統(tǒng)的其他業(yè)務部門人員培訓力度不足;在培訓的手段上，往往采用上課形式，缺乏多樣性，存在被培訓人員上課時能記得，下課后便忘了的現(xiàn)象。

(五)財務人員的知識結(jié)構(gòu)無法達到信息化的要求

財務管理信息化對財務管理人員的知識要求較高，不僅要求他們要具有較高的會計業(yè)務處理技能和管理能力，而且還要熟悉相應的計算機系統(tǒng)操作、計算機基礎維護技能和解決實際工作中存在的種種問題的能力。現(xiàn)階段，重慶煙草行業(yè)財務人員的信息化知識結(jié)構(gòu)還未達到相應的要求，從而影響了信息系統(tǒng)功效的發(fā)揮。

(六)信息化建設尚未涉及無紙化財務管理

雖然重慶煙草行業(yè)財務管理信息化框架已搭架得相對完整，但各種財務審批仍然是在線下走完流程，然后再搬到系統(tǒng)上，從形式上重走一遍流程。所以尚未觸及電子原始憑證代替紙質(zhì)原始憑證，電子簽名代替手寫簽名，而這種電子化是信息化發(fā)展的必然趨勢。實施無紙化的過程中，必然面臨財務授權(quán)、財務監(jiān)督機制和財務業(yè)務流程的再次整合，會出現(xiàn)信息化內(nèi)部控制諸多問題，這在現(xiàn)行的財務管理信息化建設中還未考慮。

三、推進重慶煙草行業(yè)財務信息化建設的幾點措施

(一)更新管理觀念

財務管理信息化體現(xiàn)著現(xiàn)代企業(yè)管理思想，其作用不僅僅局限于減輕財務人員的工作量，提高工作效率，更在于它帶來了管理觀念的更新和變革，實現(xiàn)了行業(yè)整體資源的優(yōu)化配置和管理。因此，需要企業(yè)主動地去適應軟件中先進的管理思想，如果沒有單位領(lǐng)導和全體員工的參加和支持，這項工程是注定要失敗的。所以，首先要加強對企業(yè)主要領(lǐng)導，尤其是一把手的培訓，重在提高各單位一把手對信息化建設重要性、緊迫性的認識;其次，要增強行業(yè)全員信息化意識，廣泛開展信息技術(shù)和信息能力教育，提高廣大員工素質(zhì)，適應信息化建設要求。

(二)加強財務管理信息化內(nèi)部控制制度

現(xiàn)階段重慶煙草行業(yè)面臨的規(guī)范財務信息化作業(yè)流程及未來將面臨的實施無紙化財務管理可以歸結(jié)為一點，就是要強化企業(yè)的財務管理信息化內(nèi)部控制制度。

1)建立財務管理信息崗位責任制。建立完善的財務信息系統(tǒng)崗位責任制，要明確系統(tǒng)中各個工作崗位的職責范圍，切實做到人人有專責，各節(jié)點有人管。而在進行職責分工時，要注意財務管理信息化環(huán)境下信息處理的一大特點是常常是把信息資料集中起來，統(tǒng)一處理，這使得本應分離的某些不相容職責集中化，因此，更需注意適當、科學地進行職責分離，從而使有關(guān)人員在數(shù)據(jù)處理中的越權(quán)活動難以施行，以此來避免差錯的出現(xiàn)，保證系統(tǒng)可靠運行。

2)規(guī)范財務管理信息化業(yè)務處理流程。建立與財務管理業(yè)務處理流程對應的信息化處理流程體系，明確系統(tǒng)內(nèi)各業(yè)務處理所需程序和具體操作，建立相關(guān)業(yè)務操作流程圖和指南，以確保業(yè)務處理的規(guī)范、順暢，財務數(shù)據(jù)歸集的及時、準確，充分發(fā)揮信息化的效能。

3)加強授權(quán)審批控制。信息化改變了傳統(tǒng)財務管理中的手工控制模式，即對每一項業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都有相應管理權(quán)限的責任人的簽名或者是蓋章，而在信息化環(huán)境下，控制模式主要是系統(tǒng)授權(quán)分配及與之對應的口令密碼。所以，只要取得了系統(tǒng)權(quán)限分配或口令密碼，就可以進行相應的指令操作，從而為企業(yè)帶來巨大的隱患。因此，首先應合理進行系統(tǒng)權(quán)限分配，確保各項業(yè)務的授權(quán)，執(zhí)行、記錄只能由不同崗位的用戶操作;其次，加強對各種數(shù)據(jù)的讀、寫、修改權(quán)限的限制，在系統(tǒng)內(nèi)設置多道審核，對業(yè)務的不同層面分別進行審核，嚴格控制和檢驗財務信息的錄入過程，力求有效控制人為操作的錯漏，還要對不同崗位人員規(guī)定不同的輸出權(quán)限，以保證輸出信息的正確、可靠、保密;再者，加強系統(tǒng)身份管理，每一用戶只能用自己的用戶身份和密碼進入系統(tǒng)，以強化內(nèi)部牽制;第四，加強網(wǎng)絡安全控制，建立多層次的安全保障體系，在技術(shù)上保證財務管理系統(tǒng)的安全運行。

(三)加強財務部門與業(yè)務部門間的溝通與協(xié)同

信息化下財務部門所需要的不少基礎數(shù)據(jù)來源于各個業(yè)務部門，只有經(jīng)常加強各部門之間的交流與溝通，才能確保系統(tǒng)中業(yè)務流程數(shù)據(jù)客觀、真實、及時。并且，業(yè)務部門反饋的使用意見也有利于尋找系統(tǒng)運行中的盲點和漏洞，促使系統(tǒng)的不斷完善。

(四)強化信息化培訓與宣傳

1)注重培養(yǎng)一批財務信息化復合型人才。信息化建設對于財務復合型人員依賴性很大。因此，培養(yǎng)一批復合型人才對于推進財務管理信息化的進程意義非常重大。建立一支財務復合型隊伍，一是未來的財務人才使用上要針對性地引進一批既具備財務知識，又精通計算機知識的復合型人才;二是單位要提供各種方式和渠道加強財務人員的信息技術(shù)培訓;三是財務人員應主動加大對計算機知識的自學，努力將自己打造成符合財務信息化要求的復合型技術(shù)骨干。

2)加強業(yè)務部門財務信息系統(tǒng)的培訓。由于在集成化的信息系統(tǒng)下，各業(yè)務部門是被動地去應用各自系統(tǒng)的有關(guān)財務部分的，由于財務專業(yè)性較強，相關(guān)系統(tǒng)操作要求比較嚴格，也較能直接理解，這需要通過持續(xù)的培訓讓業(yè)務部門熟悉系統(tǒng)功能及財務要求，以確保歸集到財務系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的及時、準確、真實，發(fā)揮好信息系統(tǒng)的功能。而這種對業(yè)務部門的培訓不能僅僅依靠系統(tǒng)上線前的短期培訓，而是需要開展持續(xù)的后續(xù)培訓。

3)豐富培訓手段。在培訓的方式上，企業(yè)基本上采用短期集中上課的形式，這種方式雖然便于與老師的交流，但常出現(xiàn)培訓人員上課時能記得，下課后便忘了的現(xiàn)象。所以，應豐富培訓手段。如:將上課視頻上傳行業(yè)網(wǎng)站，以便于多次的學習和需要時的查看;將系統(tǒng)使用中的問題及解答定期整理為資料，提供給使用人員查閱和參考。