李桂娥

（仰恩大學(xué)，福建 泉州 362014）

專業(yè)是高校最基本的教學(xué)單位，其建設(shè)和發(fā)展是學(xué)校辦學(xué)的基礎(chǔ)，是影響高校辦學(xué)整體水平的關(guān)鍵.[1]專業(yè)評估作為一種高等教育質(zhì)量保障活動，是評估主體依據(jù)一定的評估目的和標(biāo)準(zhǔn)，利用可行的評估手段，對高校專業(yè)所進行的價值判斷的過程，它既是對高校各種專業(yè)教育質(zhì)量的評判的過程，也是高校水平評估的重要組成部分，是我國高等教育評估的一種重要形式.它對促進學(xué)校學(xué)科專業(yè)建設(shè)和提高教學(xué)教育質(zhì)量方面起到指導(dǎo)性的作用.

專業(yè)評估主要是對該專業(yè)的專業(yè)建設(shè)、人才培養(yǎng)方案、師資隊伍、教學(xué)條件及利用、教學(xué)過程及管理、實踐教學(xué)、學(xué)生畢業(yè)論文設(shè)計、專業(yè)實習(xí)等專題進行考察評估，這些都是需要有實質(zhì)的原始材料進行佐證，這就對該專業(yè)的院系檔案管理提出了高要求.從專業(yè)設(shè)置申請到最后的專業(yè)評審是要經(jīng)過四年的時間，評審院系只有在專業(yè)評估的專業(yè)評審指標(biāo)體系的指導(dǎo)下，有意識地、有目的地對相關(guān)材料進行積累、保存、整理.評估時這些原始材料才好派上用場，這樣才有更多的條件達到該專業(yè)學(xué)位評估要求，因此二級學(xué)院的檔案管理就顯得尤其重要.公立院校由于有國家政府支持，人員編制比較合理，二級學(xué)院檔案管理都會配備檔案管理員.民辦高校由于各種因素的影響，特別是資金的限制，人員編制要求在最少化的同時，要兼顧教學(xué)管理最合理化，對二級學(xué)院的檔案管理就缺乏重視，這對民辦高校有專業(yè)評估的院系會產(chǎn)生不良影響.

1 檔案管理存在的問題

[2]隨著社會不斷的發(fā)展，學(xué)校的擴招和學(xué)院規(guī)模的擴大，較大規(guī)模的高校一般實行二級學(xué)院管理制度，院長負(fù)責(zé)制.學(xué)院的規(guī)劃、決策，以及各教學(xué)管理運行，都由辦公室來匯集、分析和處理，這種多方面工作和信息的組合，導(dǎo)致學(xué)院每學(xué)期累積下來的材料越來越多.民辦高校由于人員流動性大，存在工作交接不及時的問題.甚至有的工作崗位遲遲沒有招聘到合適的人，以至于原工作人員走后，也未做任何工作上的交接.等新人上崗接手工作時，完全沒有任何的信息留存，很多問題無從著手，只能重新開始.如果此人再離職，工作沒有繼續(xù)向下交接，就會導(dǎo)致此現(xiàn)象的惡性循環(huán).在職人員在工作時需要存檔下來的資料，也因沒能及時的匯總、整理而被誤刪或丟失，最終還是無法完整而有條理的保存下來.根據(jù)多年工作的了解，以往很多材料之前都有上交，因堆放凌亂而無從著手查找，更有甚者是完全缺失，連后期補充都找不到依據(jù).當(dāng)遇到專業(yè)學(xué)位評估需要原始材料佐證時，只能從堆積如山的材料中翻找，讓人手忙腳亂，這對專業(yè)評估是個較大的挑戰(zhàn)，也是潛在的嚴(yán)重問題.許多老師對反復(fù)提交材料也很反感，對學(xué)院的整體管理能力表示質(zhì)疑，同時讓負(fù)責(zé)整理專業(yè)評估材料老師處于被動狀態(tài)，無形的壓力也會影響到工作的積極性和評估準(zhǔn)備工作的整體質(zhì)量，因此民辦高校二級學(xué)院有專業(yè)評估的院系，應(yīng)該在專業(yè)評估的專業(yè)評審指標(biāo)體系的指導(dǎo)下把檔案管理工作作為一項重要工作加以重視.

2 做好二級學(xué)院檔案管理工作的新定位

正確認(rèn)識二級學(xué)院檔案管理的地位和作用,重新做好新定位，對促進學(xué)院的發(fā)展與專業(yè)評估具有積極的意義.[3]高校檔案管理工作既是記錄高校教學(xué)工作的重要憑證,又是提高高校教學(xué)水平的主要途徑，對教學(xué)工作起到一個很好的監(jiān)督作用.教學(xué)材料客觀地記錄了教師的教學(xué)工作,包含教師對每學(xué)期所任課程的教課記錄 指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)的情況記錄學(xué)生成績的評定記錄等,為學(xué)校教學(xué)評估提供了第一手資料,是高校檔案管理中必不可少的一個重要環(huán)節(jié)，是高校教學(xué)質(zhì)量評估的重要依據(jù).專業(yè)評估主要考察一個學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何,教學(xué)成績?nèi)绾?主要看教學(xué)材料收集得是否齊全,材料的文字資料、電子文檔是否合乎規(guī)范，所以民辦高校領(lǐng)導(dǎo)要對學(xué)院的檔案管理引起重視.

但是許多民辦高校學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在思想上和實際工作中存在著一種輕視檔案管理工作的偏差,認(rèn)為工作只要是完成了就算了事，材料整不整理無所謂，而且許多在民辦高校工作人員，從傳統(tǒng)思想上認(rèn)為民辦高校不是個穩(wěn)定的工作，隨時走人的可能性比較大，目前的工作只是暫時的，是個跳板，只要工作不出現(xiàn)太大的批漏就行，這樣容易導(dǎo)致實際從事相關(guān)工作的人員就有了懈怠的心理，領(lǐng)導(dǎo)不管，自己只要做好手頭工作就行，從而從思想上根本就沒有想到要對以前從事的工作進行整理、收集，導(dǎo)致學(xué)院材料整理沒有具體的負(fù)責(zé)人與檔案室，材料只管堆積卻無人問津，而且雜亂無章，根本理不出個頭緒.

要想深化民辦高校二級學(xué)院改革和專業(yè)評估發(fā)展,各級領(lǐng)導(dǎo)對二級學(xué)院檔案管理的定位必須有一個清醒的認(rèn)識.二級學(xué)院檔案管理是不可或缺的部分，是學(xué)院建設(shè)發(fā)展的基石.要轉(zhuǎn)變思想觀念，意識到收集、整理原始材料的重要性，把檔案建設(shè)同專業(yè)學(xué)位評估等同起來，加強管理，從而帶動其它各項建設(shè)工作，有效地保障學(xué)院的工作的良好運作.

3 檔案管理工作的制度和方法

為了使民辦高校學(xué)院檔案管理工作更具有科學(xué)化的管理方法和系統(tǒng)化的管理制度.[4]學(xué)院應(yīng)根據(jù)自身情況制定出符合本院檔案管理的條例和規(guī)章制度，以便檔案管理工作有理可依，有章可循.只有制定并嚴(yán)格履行檔案管理的各項規(guī)章制度,才能切實加強學(xué)院檔案的管理工作,進一步推進學(xué)院檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,有效地發(fā)揮檔案在評估中的作用.考慮到民辦高校中經(jīng)費問題，院里秘書配備不多，設(shè)計出符合本院檔案管理的具體制度，以便學(xué)院日后的檔案管理工作可以順利開展具有重要意義.有了良好的開端，接下來的工作便可以順理成章的進行.

學(xué)院指定一位秘書或教師兼職檔案管理工作，要求每一位教職工養(yǎng)成有意識地收集手頭工作材料的習(xí)慣，并強化這一理念.在每學(xué)期末，所有工作人員將自己本學(xué)期所做工作，按內(nèi)容分類歸檔，按照學(xué)院統(tǒng)一設(shè)置的編碼編寫各自的存檔目錄.其次，由總負(fù)責(zé)人按照編碼分類，統(tǒng)一匯總存檔目錄，并保存各部門上交的電子版和紙制版的文檔資料.再次，將所有上交的紙制材料，根據(jù)存檔分類進行整理和規(guī)范.最后，將部分學(xué)院的存檔內(nèi)容上傳至學(xué)院的共享文件夾，設(shè)置檔案的訪問權(quán)限供院系領(lǐng)導(dǎo)查閱.

[5]隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,計算機、網(wǎng)絡(luò)的普及與應(yīng)用,檔案管理者必須學(xué)習(xí)和運用現(xiàn)代化管理手段,加快檔案管理現(xiàn)代化過程，手工操作與微機操作相結(jié)合.院領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，率先嚴(yán)格執(zhí)行制度，教育督促員工遵守制度，經(jīng)常對收集、歸檔的材料進行檢查，特別是專業(yè)評估要求提供的原始材料.嚴(yán)格按制度辦事，做到用制度管理人、約束人，確保各項工作高效運行，遇到評估時才能從容應(yīng)對.

4 檔案管理工作的成效和意義

從前由于沒有重視學(xué)院檔案材料的收集與整理，遇到專業(yè)學(xué)位評估的工作，便會亂作一團，幾年內(nèi)的材料都要翻出來核對、修改和審查.如果哪個學(xué)期的資料找不到或不齊全，更是火上澆油.新專業(yè)申報審批通過后，要經(jīng)過四屆的學(xué)生才能到最后的專業(yè)學(xué)位評審.從大一到大四的四年里，所有學(xué)生和老師為之付出的心血和努力，都通過一疊疊厚厚的材料說明一切.有了以往的經(jīng)驗，在檔案管理工作步入正軌后，在專業(yè)申請審批通過開始就根據(jù)專業(yè)評估的專業(yè)評審指標(biāo)體系的指導(dǎo)下，有意識對從學(xué)生，教師到學(xué)院四年的相關(guān)材料逐一歸檔分類，電子版和紙制版的材料對應(yīng)核查，發(fā)現(xiàn)遺漏馬上補齊.這樣就能保證該專業(yè)評審的順利通過.

比如學(xué)位評估時，專家需要抽取某學(xué)年某學(xué)期某門課程的教學(xué)大綱.首先確定材料類別，屬于教學(xué)方面的教務(wù)材料.其次，確定材料位置，在檔案室里存放教學(xué)材料中教學(xué)大綱的位置，可以找到學(xué)院幾個學(xué)年里所有開設(shè)課程的教學(xué)大綱.最后，根據(jù)具體要求的學(xué)年、學(xué)期以及課程名稱，在每學(xué)期的教學(xué)大綱存檔目錄中，便可一目了然的查詢到所要材料的具體位置，很快捷的直接找到文件.有了正規(guī)的檔案管理在我院的三個專業(yè)學(xué)位評審工作中，電子信息工程專業(yè)和網(wǎng)絡(luò)工程專業(yè)，作為校內(nèi)專業(yè)評審的示范專業(yè)，展示評估所需的所有材料并接受審核.在隨后的通信工程專業(yè)學(xué)位評審工作中，也如前兩次的評估結(jié)果一樣，圓滿而順利的完成.三次專業(yè)學(xué)位評估，各項評估指標(biāo)體系中所涵蓋的材料，都可以從學(xué)院檔案室里很快的找到.各項資料即有條理又有標(biāo)識，而且封面統(tǒng)一，內(nèi)容完整.由此可見，學(xué)院檔案管理工作為專業(yè)評估做出了很大貢獻，專業(yè)評估對學(xué)院檔案管理又起到了引導(dǎo)作用,兩者相輔相成，對專業(yè)建設(shè)作出各自的重大貢獻.

另外，歸檔的材料大多都是電子版和紙制版并存的方式，紙制的內(nèi)容翻閱起來有時并不方便，而且如果需要查找某些資料還要親自跑到學(xué)院的檔案室才能完成.考慮到更便捷的服務(wù)于教師，所以檔案管理工作特別創(chuàng)建了學(xué)院的共享文件夾.將學(xué)院部分可公開的存檔材料上傳至學(xué)院共享文件夾，并設(shè)置檔案的訪問權(quán)限，供院系領(lǐng)導(dǎo)和老師查閱.這樣不但優(yōu)化了檔案管理工作，使被動變主動，同時也大大滿足了全院教師的需求，提高了工作效率.

在通過學(xué)院多年的管理實踐工作中累積的經(jīng)驗，足以證明專業(yè)評估對民辦高校管理工作的重要性指導(dǎo)作用.相信未來的民辦高校二級學(xué)院管理中，檔案管理工作必然會得到更多的重視和肯定，會作為一項由專人負(fù)責(zé)的管理工作開展起來，并被廣泛的推廣和執(zhí)行.

〔1〕劉自團.我國高校專業(yè)評估：歷史、問題及發(fā)展策略.寧波大學(xué)學(xué)報,2008（08）.

〔2〕李桂娥.高校二級學(xué)院辦公室科學(xué)化管理的思考.學(xué)術(shù)問題研究，2011（01）.

〔3〕高力.論高等學(xué)校本科教學(xué)檔案管理與教學(xué)工作水平評估問題[J].檔案學(xué)通訊,2007(3).

〔4〕劉艷娟.淺談高校教學(xué)檔案管理工作.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010（20）.

〔5〕趙黎霞.新時期我國高校檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究.信息系統(tǒng)工程，20110720.