張 萍

面向民營企業(yè)培養(yǎng)高職文秘人才的研究

張 萍

通過問卷與走訪對珠三角地區(qū)民營企業(yè)文秘人才需求和人才市場進(jìn)行了調(diào)查，了解廣東民營企業(yè)對文秘專業(yè)人才的需求情況，并根據(jù)調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析，同時(shí)，提出了以提高職業(yè)核心能力為本位的文秘人才培養(yǎng)改革思路和措施。

高職教育；文秘；人才培養(yǎng)；民營企業(yè)

廣東省是我國民營經(jīng)濟(jì)最為發(fā)達(dá)的省份之一。據(jù)廣東省中小企業(yè)局統(tǒng)計(jì)，截至2009年底，廣東省民營經(jīng)濟(jì)單位數(shù)達(dá)到416.4萬個(gè)，個(gè)體工商戶居全國第一位，私營企業(yè)數(shù)居全國第二位，民營經(jīng)濟(jì)完成附加值16 708億元，占GDP比重從38.6%上升到42.8%，廣東民營經(jīng)濟(jì)貿(mào)易規(guī)模連續(xù)多年位居全國第一。筆者所在學(xué)院85%的文秘專業(yè)畢業(yè)生在民營企業(yè)就職，廣東省民營企業(yè)已成為吸納文秘專業(yè)畢業(yè)生就業(yè)的主渠道，因此，培養(yǎng)符合廣東省民營企業(yè)秘書崗位要求的文秘人才，是當(dāng)下廣東省高職文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)。

一、廣東省民營企業(yè)文秘人才需求調(diào)查

（一）調(diào)查方法與思路

為了了解民營企業(yè)及其領(lǐng)導(dǎo)對民營企業(yè)秘書工作內(nèi)容和能力素質(zhì)的要求，我們特別向廣東省尤其是珠三角地區(qū)的民營企業(yè)發(fā)放了調(diào)查問卷，并且通過與部分民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和秘書訪談獲取民營企業(yè)秘書工作的鮮活個(gè)體經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)，我們還利用網(wǎng)絡(luò)檢索主要的人才招聘網(wǎng)站中民營企業(yè)對文秘崗位的工作職責(zé)和素質(zhì)要求。

我們設(shè)計(jì)的問卷共分為三個(gè)部分：第一部分為基本信息，主要包括被調(diào)查者的職業(yè)、性別、所在企業(yè)的人數(shù)、經(jīng)營年限和范圍、文秘崗位的工作年限以及是否文秘專業(yè)畢業(yè)等基本信息；第二部分為調(diào)查目前民營企業(yè)文秘崗位的人才現(xiàn)狀和人才開發(fā)情況；第三部分請民營企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)秘書對秘書職業(yè)能力和素質(zhì)按重要性進(jìn)行評價(jià)。調(diào)查問卷發(fā)放途徑主要通過文秘專業(yè)頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生向所在企業(yè)發(fā)放問卷，以及教師私人推薦，總共發(fā)放150份問卷，回收有效問卷137份，有效率為91.3%，除去回收有效問卷中有外商獨(dú)資、合資企業(yè)24份，民營企業(yè)占82%。被調(diào)查的民營企業(yè)基本都是涉及到房地產(chǎn)、教育、餐飲、金融、證券、IT行業(yè)、環(huán)保、家具、家電、服裝、設(shè)計(jì)等領(lǐng)域，其中制造業(yè)26家，服務(wù)業(yè)74家，外貿(mào)物流類37家。被調(diào)查的企業(yè)秘書的樣本中，從事這項(xiàng)工作的年限分布情況為：68%的人參加工作為1-5年，比例最高；5-10年的有30%；10-15年的有2%。

（二）調(diào)查結(jié)果

1.民營企業(yè)中文秘崗位的重要性。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，民營企業(yè)對文秘專業(yè)人才的需求在不斷增加，網(wǎng)絡(luò)的普及給民營企業(yè)帶來了前所未有的影響，企業(yè)組織內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)的重要性日益凸現(xiàn)，各種輔助性的辦公服務(wù)需求日益增多，文秘或助理對民營企業(yè)的重要性日益突出。因此，民營企業(yè)秘書相對企業(yè)內(nèi)其他部門同級別的職員地位較高，據(jù)調(diào)查，有75%的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，秘書的權(quán)責(zé)高于其它職員，有70%的秘書認(rèn)為，在企業(yè)中相對其他職員更易于受到領(lǐng)導(dǎo)重視和信任。而領(lǐng)導(dǎo)對秘書所寄予的期望值也較高，調(diào)查顯示82%的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對秘書的綜合能力要求“較高”。

2.民營企業(yè)對文秘人才的開發(fā)情況。然而所調(diào)查的企業(yè)中，52%的企業(yè)對在職秘書并無培訓(xùn)計(jì)劃，73%的企業(yè)希望從社會(huì)上招聘有秘書工作經(jīng)驗(yàn)的從業(yè)者或者直接從學(xué)校招收受過秘書方面素質(zhì)和能力培養(yǎng)的畢業(yè)生?？梢姡?dāng)前民營企業(yè)對秘書崗位重要性的認(rèn)識，在態(tài)度和行動(dòng)上是不一致的，態(tài)度上認(rèn)同秘書崗位很重要，但在行動(dòng)上，對于秘書人才的開發(fā)與投入還是很少。有48%民營企業(yè)秘書們對所在民營企業(yè)的缺乏歸屬感，對秘書這一職位缺乏職業(yè)歸屬感，希望有機(jī)會(huì)就轉(zhuǎn)行轉(zhuǎn)崗，可見，相當(dāng)一部分民企秘書并不看好秘書的未來職業(yè)發(fā)展前景。

3.民營企業(yè)對文秘人才的能力要求。在對秘書崗位的能力和素質(zhì)要求上，民營企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對秘書人才的要求比較高和綜合。按照能力重要性程度從高到低排列，前十種能力依次是：責(zé)任心、業(yè)務(wù)操作能力、溝通協(xié)調(diào)能力、傾聽理解能力、語言表達(dá)能力、解決實(shí)際問題能力、執(zhí)行能力、學(xué)習(xí)能力、危機(jī)應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力。我們在與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)秘書訪談中了解到，他們認(rèn)為，目前招聘到的高職文秘畢業(yè)生中存在著自我定位不準(zhǔn)、實(shí)踐動(dòng)手能力弱和復(fù)合適應(yīng)能力差的現(xiàn)象，企業(yè)更加看重招來的文秘畢業(yè)生能夠很快適應(yīng)環(huán)境、腳踏實(shí)地地承擔(dān)自己的本職工作。企業(yè)在招聘秘書時(shí)，看重秘書從業(yè)經(jīng)歷，但并不局限于有文秘專業(yè)背景的人員?？梢?，企業(yè)重視招聘秘書人才的秘書專業(yè)技術(shù)性技能，但更重視文秘人才的職業(yè)關(guān)鍵能力，即軟技能，如溝通技能、學(xué)習(xí)技能、解決問題技能等，他們心目中的秘書是高效全能的復(fù)合型人才。

4.民營企業(yè)秘書的工作內(nèi)容與企業(yè)環(huán)境。通過訪談與實(shí)地走訪發(fā)現(xiàn)，民營企業(yè)秘書主要的工作內(nèi)容有：會(huì)議服務(wù)工作、接待工作、撰寫文字材料、處理文書工作、檔案管理、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦任務(wù)、公關(guān)協(xié)調(diào)、辦公室事務(wù)管理、辦公室人員的考勤、檔案資料工作、會(huì)計(jì)出納工作、網(wǎng)站維護(hù)、協(xié)助人事管理，必要時(shí)還需要兼領(lǐng)導(dǎo)的司機(jī)，或者發(fā)揮文藝特長，活躍企業(yè)的文化氛圍?？梢?，協(xié)調(diào)溝通和事務(wù)處理是民營企業(yè)秘書工作中最為主要和最為繁重的工作，其中事務(wù)處理涉及到協(xié)助公司管理的方方面面，如行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、信息管理等，拓展了秘書的職能空間。但是，由于民營企業(yè)主要采取家族式經(jīng)營，秘書較少有機(jī)會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)的決策中發(fā)揮參謀作用，也無緣接觸到公司的機(jī)密，當(dāng)然這并不意味著隨著秘書在公司服務(wù)年限的增加和能力獲得認(rèn)可，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對秘書信任度的提高，秘書就沒有機(jī)會(huì)進(jìn)入核心層，發(fā)揮輔助決策的作用。

在被調(diào)查的民營企業(yè)中，100%的企業(yè)秘書使用電腦辦公，同時(shí)，還配備有打印、復(fù)印、傳真一體機(jī)，39%的企業(yè)沒有建立秘書工作制度或者與秘書工作相關(guān)的制度，說明當(dāng)前的民營企業(yè)秘書工作的硬件環(huán)境符合現(xiàn)代化辦公的趨勢，但制度環(huán)境因企業(yè)的規(guī)模大小而有差別。企業(yè)規(guī)模小，職員工作內(nèi)容較綜合，就沒有突出秘書工作制度的必要性，因而沒有建立針對秘書的工作制度；企業(yè)規(guī)模大，職員工作分工明確和工作內(nèi)容集中，崗位工作職責(zé)和相應(yīng)的工作制度就較完善。

5.民營企業(yè)招聘文秘的情況。我們檢索了前程無憂網(wǎng)（www.51job.com）2011年1-2月文秘崗位招聘情況，在這兩個(gè)月內(nèi)廣東省共有108家企業(yè)面向應(yīng)屆畢業(yè)生招聘文秘崗位，其中有48家企業(yè)面向應(yīng)屆大專生招聘，占44.4%，所針對的崗位有：前臺接待、行政助理、董事長秘書、辦公室秘書、行政人事助理、商務(wù)助理、銷售助理等?？梢?，文秘專業(yè)的崗位非常豐富，具有很大的拓展空間。縱覽這48家企業(yè)的文秘職位要求描述，絕大部分企業(yè)從職業(yè)素養(yǎng)上強(qiáng)調(diào)要具備“良好的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，能承受較大的工作壓力”、“有較強(qiáng)的責(zé)任心和進(jìn)取心”等；在崗位能力要求上，絕大多數(shù)企業(yè)首先強(qiáng)調(diào)了“熟悉商務(wù)禮儀，具有較強(qiáng)的應(yīng)變能力和溝通協(xié)調(diào)能力，具備一定公關(guān)能力”，其次是“具備較好的秘書實(shí)務(wù)處理能力”，“能熟練運(yùn)用各種辦公軟件，熟悉文檔管理，具有較強(qiáng)的文字寫作能力和語言表達(dá)能力”，可見，在現(xiàn)實(shí)招聘中，企業(yè)非常重視文秘人員的溝通協(xié)調(diào)能力。同時(shí)，招聘企業(yè)都十分強(qiáng)調(diào)文秘崗位人員的形象氣質(zhì)，要求“形像佳、氣質(zhì)好”。

二、扎實(shí)立足民營企業(yè)人才需求，突出職業(yè)核心能力，培養(yǎng)具有專項(xiàng)崗位特征的秘書人才

經(jīng)過此番面向廣東省部分民營企業(yè)的調(diào)查和走訪，我們更加清楚地認(rèn)識到，民營企業(yè)需要的文秘人才首先是具有職業(yè)核心能力，即交流溝通、團(tuán)隊(duì)合作、解決問題、自我學(xué)習(xí)、領(lǐng)悟與理解、信息處理、外語應(yīng)用等核心能力，其次是秘書職業(yè)通用能力，即會(huì)辦文、會(huì)辦會(huì)、會(huì)辦事，最后是面向?qū)I(yè)秘書崗位的專項(xiàng)技能，如面向人事文員的人力資源管理能力；面向銷售助理的基本銷售技能；面向商務(wù)運(yùn)營的商務(wù)管理能力；面向會(huì)計(jì)文員的基本財(cái)務(wù)管理能力（見圖1）。那么我們必須創(chuàng)新思路，夯實(shí)秘書專業(yè)人才能力基礎(chǔ)，改革文秘人才培養(yǎng)方案。

圖1 秘書專業(yè)人才能力結(jié)構(gòu)

（一）關(guān)注民營企業(yè)秘書人才市場的需求，全面開發(fā)秘書職業(yè)核心能力，提高高職文秘教育對勞動(dòng)力市場的敏感反映能力

在培養(yǎng)高職文秘學(xué)生的三年中，全方位、全過程、全方式、全員地開發(fā)學(xué)生的職業(yè)核心能力。所謂“全方位開發(fā)”指既要開發(fā)文秘學(xué)生的職業(yè)通用能力、崗位專業(yè)技能，也要開發(fā)文秘學(xué)生的職業(yè)核心能力；“全過程開發(fā)”指既要開發(fā)秘書職業(yè)核心能力，在注重秘書專業(yè)能力培養(yǎng)的同時(shí)，將職業(yè)核心能力嵌入到專業(yè)課程教育中開展；采用全方式開發(fā)文秘學(xué)生的職業(yè)核心能力，既在課程中嵌入核心能力的教授，也要?jiǎng)?chuàng)造性地提供工作體驗(yàn)的機(jī)會(huì)給學(xué)生，包括教學(xué)中的仿真模擬訓(xùn)練、案例分析、角色扮演等，也包括可以直接獲得工作經(jīng)驗(yàn)的頂崗實(shí)習(xí)、假期兼職、社區(qū)服務(wù)的志愿者；“全員開發(fā)”指吸引全員參與開發(fā)學(xué)生的職業(yè)核心能力，一方面是主體的全員性，教師、學(xué)生和用人單位以及地方指導(dǎo)機(jī)構(gòu)等多方面共同參與就業(yè)能力的開發(fā)，另一方面是客體的全員性，不忽視對弱勢群體的援助，無論是女性還是殘疾學(xué)生或其他貧困生都是職業(yè)核心能力開發(fā)的重要對象。

（二）關(guān)注現(xiàn)實(shí)民營企業(yè)秘書崗位訴求，不斷調(diào)整課程設(shè)置體系

文秘專業(yè)的課程設(shè)置，應(yīng)該取決于本專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)，而培養(yǎng)目標(biāo)的產(chǎn)生應(yīng)該來源于現(xiàn)實(shí)對文秘人員的需要，來源于實(shí)踐中秘書所承擔(dān)的職能。傳統(tǒng)文秘職能重在會(huì)起草辦公文件，其次是辦會(huì)能力，再次才是辦事能力。當(dāng)前，秘書辦事的范圍擴(kuò)大了，辦事不再停留在瑣碎的事務(wù)，而是承擔(dān)起了新的職責(zé)，包括項(xiàng)目謀劃與組織協(xié)調(diào)、應(yīng)急事件的初步處理、商務(wù)活動(dòng)策劃與組織、商務(wù)溝通與談判、辦公室流程管理、商務(wù)信息處理、企業(yè)文化策劃與營造等，尤其當(dāng)秘書進(jìn)入企業(yè)中高層管理層時(shí)，甚至要處理所在企業(yè)組織的勞動(dòng)關(guān)系管理、危機(jī)管理、新員工入職培訓(xùn)等。這些對文秘崗位的勝任力提出了新的要求，同時(shí)也意味著對文秘專業(yè)畢業(yè)生的秘書職業(yè)通用能力和崗位特定能力提出了新要求，要求高職文秘專業(yè)課程設(shè)置必須是一個(gè)動(dòng)態(tài)的不斷調(diào)整的過程，根據(jù)企業(yè)文秘崗位實(shí)踐的變化不斷審視課程設(shè)置的合理性，及時(shí)開發(fā)新的課程，在新的課程不成熟的情況下，可以開設(shè)專題講座或聘請企業(yè)秘書擔(dān)任兼職教師，使學(xué)生保持和實(shí)踐的近距離接觸、感知，認(rèn)識到實(shí)踐向文秘專業(yè)提出的新挑戰(zhàn)，必須不斷增強(qiáng)完善知識結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)就業(yè)競爭力。

在課程設(shè)置上，首先根據(jù)民營企業(yè)秘書崗位必須掌握的職業(yè)通用能力，開設(shè)文秘專業(yè)最基本的課程，即商務(wù)文書寫作、辦公室事務(wù)管理、會(huì)議組織與管理、信息與檔案管理、人際溝通與協(xié)調(diào)、演講與口才、商務(wù)禮儀、現(xiàn)代辦公設(shè)備使用與管理、秘書職業(yè)引導(dǎo)等。然后，根據(jù)民營企業(yè)秘書崗位工作側(cè)重點(diǎn)不同，分別增設(shè)不同方向性的課程，比如面向側(cè)重涉外商務(wù)的企業(yè)秘書崗位，則增設(shè)外貿(mào)實(shí)務(wù)、外貿(mào)單證、外貿(mào)函電；面向側(cè)重市場營銷的銷售文員崗位，則增設(shè)廣告策劃與創(chuàng)意、市場營銷學(xué)、營銷技巧與商務(wù)談判等課程；面向側(cè)重人事管理的人事文員崗位，則增設(shè)人力資源開發(fā)與管理、勞動(dòng)法與勞動(dòng)關(guān)系協(xié)調(diào)、社會(huì)保險(xiǎn)理論與實(shí)務(wù)等課程。

（三）明確專業(yè)定位，充分體現(xiàn)學(xué)校特色

目前，我國已有700多所院校設(shè)置了文秘專業(yè)或文秘方向，而全國各類院校文秘專業(yè)的學(xué)生培養(yǎng)目標(biāo)和課程設(shè)置方面高度趨同，這使得各個(gè)院校的文秘專業(yè)或文秘方向不僅難以辦出特色，而且不符合勞動(dòng)力市場就業(yè)機(jī)制下的專業(yè)發(fā)展規(guī)律。作為地處珠江三角洲的高職院校在培養(yǎng)文秘專業(yè)人才時(shí)，必須明確所培養(yǎng)的學(xué)生絕大多數(shù)在數(shù)量上占據(jù)絕對優(yōu)勢的廣東民營企業(yè)工作，因此，我們必須對廣東省民營企業(yè)的特征和用人特點(diǎn)有一定了解，學(xué)生在了解企業(yè)管理與企業(yè)運(yùn)營特征的前提下，還需了解廣東的民營企業(yè)特點(diǎn)。特別是學(xué)生就業(yè)多在珠三角民營企業(yè)中貿(mào)易型企業(yè)工作或者是在生產(chǎn)型企業(yè)從事與銷售、貿(mào)易、商務(wù)有關(guān)的部門工作，為此，我們應(yīng)該在文秘人才培養(yǎng)方向上適當(dāng)側(cè)重貿(mào)易、商務(wù)管理和市場營銷方面。有些學(xué)校與某些行業(yè)關(guān)系密切，可以突出行業(yè)特點(diǎn)，不同學(xué)校在文秘專業(yè)核心課程可以保持一致，但在選修課上可以體現(xiàn)出自身的特點(diǎn)和差異。

（四）加強(qiáng)實(shí)踐環(huán)節(jié)，綜合能力和專業(yè)技能并重，培養(yǎng)有潛力的文秘專業(yè)畢業(yè)生

如今高職強(qiáng)調(diào)工學(xué)結(jié)合，非常重視實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)的設(shè)置，目前文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)教學(xué)體系主要由三個(gè)階段構(gòu)成：第一階段為第1、2、3學(xué)期的知識學(xué)習(xí)和基礎(chǔ)技能培養(yǎng)階段，前往企業(yè)進(jìn)行職業(yè)認(rèn)知和崗位認(rèn)識實(shí)踐，同時(shí)，在課堂進(jìn)行單項(xiàng)專業(yè)技能訓(xùn)練和綜合訓(xùn)練；第二階段為第4、5學(xué)期的職業(yè)崗位技能強(qiáng)化階段，該階段安排系統(tǒng)化的綜合技能實(shí)踐和到企業(yè)或?qū)W院實(shí)習(xí)來鍛煉學(xué)生專業(yè)綜合應(yīng)用能力，本階段還安排了職業(yè)資格證考試，讓學(xué)生在畢業(yè)頂崗實(shí)習(xí)之前做好從事職業(yè)崗位工作的專業(yè)能力準(zhǔn)備；第三階段為第6學(xué)期的畢業(yè)頂崗實(shí)習(xí)階段，該階段學(xué)生通過已經(jīng)形成的職業(yè)能力和專業(yè)技能成功地應(yīng)聘相應(yīng)的崗位，在企業(yè)試用階段體現(xiàn)出本專業(yè)人才培養(yǎng)的成果，最終實(shí)現(xiàn)“零距離”就業(yè)目標(biāo)。（見圖2）

圖2 文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)教學(xué)體系

高職院校文秘專業(yè)在該實(shí)踐教學(xué)體系實(shí)施過程中，普遍面臨大批量解決學(xué)生企業(yè)見習(xí)的困難，因企業(yè)文秘崗位不屬于勞動(dòng)密集型的崗位，現(xiàn)實(shí)中一家民營企業(yè)最多只能接收五名左右的學(xué)生在秘書崗位實(shí)習(xí)，而秘書崗位往往涉及到民營企業(yè)的機(jī)密，企業(yè)在接收實(shí)習(xí)生時(shí)非常慎重，導(dǎo)致實(shí)習(xí)安排和管理的困難。因此，對于文秘專業(yè)而言，其實(shí)踐環(huán)節(jié)實(shí)施的突破口在于強(qiáng)化校內(nèi)仿真實(shí)訓(xùn)，充分利用學(xué)生第二課堂，實(shí)施以賽促學(xué)，通過突出職業(yè)技能的比賽來激發(fā)學(xué)生們的學(xué)習(xí)積極性，提升學(xué)生的專業(yè)興趣，引導(dǎo)學(xué)生的學(xué)習(xí)態(tài)度和學(xué)習(xí)方向。同時(shí)，以技能大賽為紐帶促進(jìn)工學(xué)結(jié)合，技能競賽既可以針對企業(yè)的真實(shí)項(xiàng)目，也可以邀請企業(yè)中的能工巧匠作為評委，培養(yǎng)專業(yè)技能和創(chuàng)業(yè)能力。

當(dāng)然，我們在重視專業(yè)實(shí)習(xí)的同時(shí)，也不能走向另一個(gè)極端——過分看重實(shí)踐而輕視理論素質(zhì)和思維能力的培養(yǎng)。專業(yè)技能訓(xùn)練可以讓學(xué)生知道如何去做事，提高學(xué)生的就業(yè)能力，而人文情況、理論素養(yǎng)、思辨能力等基礎(chǔ)素養(yǎng)能夠?yàn)閷W(xué)生在今后漫長的職業(yè)發(fā)展過程提供長久動(dòng)力。對綜合素質(zhì)要求較高的秘書崗位來說尤其看重這些基礎(chǔ)素養(yǎng)。因此，在高職文秘專業(yè)學(xué)生三年的學(xué)習(xí)過程中，我們還需平衡好眼前專業(yè)技能提升與長遠(yuǎn)的基礎(chǔ)素養(yǎng)培養(yǎng)之間的關(guān)系。

張萍，女，廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理系講師，主要研究方向?yàn)楦呗毼拿亟逃?、比較文學(xué)、文學(xué)人類學(xué)。

G710

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1674-7747（2012）08-0009-04

[責(zé)任編輯 方翰青]