摘 要： 本文從語(yǔ)用學(xué)的角度探討商務(wù)寫(xiě)作的語(yǔ)篇特點(diǎn)和模式，著重分析禮貌原則在商務(wù)寫(xiě)作中的應(yīng)用。通過(guò)分析，更準(zhǔn)確把握商務(wù)信函的內(nèi)容和措辭，以及預(yù)期的效果，等等，以協(xié)助商務(wù)交際的順利進(jìn)行，為商務(wù)寫(xiě)作的教學(xué)提供參考和理論依據(jù)。
　　關(guān)鍵詞： 語(yǔ)用學(xué)角度 禮貌原則 商務(wù)寫(xiě)作 語(yǔ)篇分析
　　
　　1.引言
　　Halliday指出不但要用很明確的形式來(lái)規(guī)范文本，而且要把這些文本放到社會(huì)文化環(huán)境中，這樣的環(huán)境是非語(yǔ)言的（Halliday，1985）。研究者在探討語(yǔ)言使用時(shí)，是把語(yǔ)言放入到說(shuō)話人或?qū)懽髡叩恼Z(yǔ)境當(dāng)中的。他們更多地關(guān)注說(shuō)話人和話語(yǔ)之間的關(guān)系，而不是話語(yǔ)的使用。也就是說(shuō)，通過(guò)使用所指、預(yù)設(shè)、暗示及推論等用語(yǔ)的時(shí)候，語(yǔ)篇分析者就在描述說(shuō)話人和聽(tīng)話人在做什么，而不是在分析句子與句子之間，命題與命題之間的關(guān)系是什么（Brown.G & Yule.G，2000：27）。所以，在討論語(yǔ)篇時(shí)，學(xué)者就會(huì)提出許多有影響的理論、如合作理論、禮貌原則，會(huì)話含義等（丁言仁，2000：263—273）。本文從禮貌原則的角度對(duì)商務(wù)寫(xiě)作進(jìn)行語(yǔ)篇分析，希望能幫助學(xué)習(xí)者更準(zhǔn)確地把握不同的商務(wù)交際活動(dòng)中信函的內(nèi)容、措辭及其所要達(dá)到的目的等，為商務(wù)寫(xiě)作教學(xué)提供理論基礎(chǔ)和參考。
　　2.商務(wù)寫(xiě)作的分類(lèi)及特點(diǎn)
　　商務(wù)寫(xiě)作包含了實(shí)用寫(xiě)作的不同類(lèi)別，比如文秘書(shū)信、商業(yè)通信、私人信件等，其中商業(yè)通信又分為訊盤(pán)、報(bào)盤(pán)、回盤(pán)、合同等。這些信函共有四個(gè)目的：第一是傳達(dá)信息；第二是提出要求或是告知交際中的某些變動(dòng)；第三是回復(fù)對(duì)方的來(lái)信；第四是提出可供選擇的方式方法。寫(xiě)信是商務(wù)交際中最主要的方式。就詞匯而言，商務(wù)信函使用的詞匯大致可分為五類(lèi)：（1）普通詞匯；（2）慣用詞匯；（3）專(zhuān)業(yè)詞匯；（4）縮略詞匯；（5）廣告詞匯。商務(wù)信函的句子簡(jiǎn)短，多用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)、現(xiàn)在時(shí)態(tài)和肯定句式等。同樣，受其目的影響，商務(wù)信函的語(yǔ)篇結(jié)構(gòu)形式固定，段落特征明顯，銜接和連貫自然清楚。在格式上，商務(wù)信函包括基本部分和特別部分?；静糠钟职ㄩ_(kāi)頭、日期、收信人的稱(chēng)呼或姓名、問(wèn)候語(yǔ)、正文、結(jié)束語(yǔ)及簽名等。這七個(gè)小部分是一封商務(wù)信函最重要的部分。除此之外，特殊部分是指寫(xiě)信人認(rèn)為必須加上去的其他重要信息，比如附言、復(fù)印件、參考信息、要特別注意的事項(xiàng)等（王素清，1996：17－23）。
　　3.禮貌原則的內(nèi)容
　　Leech提出的禮貌原則包括六個(gè)準(zhǔn)則，每條準(zhǔn)則包含兩條次則（Leech，1983：132）。
　?。?）策略準(zhǔn)則（tact maxim）：盡量少讓他人受損，盡量多讓他人受益；
　?。?）寬宏準(zhǔn)則（generosity maxim）：盡量少讓自己受益，盡量多讓自己受損；
　?。?）贊揚(yáng)準(zhǔn)則（approbation maxim）：盡量少貶低他人，盡量多貶低自己；
　　（4）謙虛準(zhǔn)則（modesty maxim）：盡量少贊揚(yáng)自己，盡量多貶低自己；
　?。?）贊同準(zhǔn)則（agreement maxim）：盡量少反對(duì)他人，盡量多贊同他人；
　　（6）同情準(zhǔn)則（sympathy maxim）：盡量少反感他人，盡量多同情他人。
　　4.禮貌原則在商務(wù)寫(xiě)作中的運(yùn)用
　　商務(wù)寫(xiě)作中使用各種禮貌原則是為了緩解威脅到面子的行為。比如，在信函的開(kāi)頭，恭維語(yǔ)作為一種禮貌言語(yǔ)行為，起著問(wèn)候、鼓勵(lì)、致謝、打開(kāi)話題及緩解矛盾等作用。例如：
　　Dear Mr. Smith：
　　Thank you for your letter of September 11. It is always a pleasure to hear from our long-term customers.
　?。?）策略準(zhǔn)則在商務(wù)寫(xiě)作中的運(yùn)用。
　　策略原則在商務(wù)交際及寫(xiě)作中多體現(xiàn)為寫(xiě)信人發(fā)出的邀請(qǐng)、介紹、推薦等言語(yǔ)行為的得體程度。例如：
　　I am greatly honored to recommend Mr Li to work in your company.He is excellent in architecture design with 10 years of working experience.Knowing how badly you are in need of this kind of talents，I’m sure you’ll find him the very person you are looking for.
　　在上面的推薦信中，寫(xiě)信人沒(méi)有強(qiáng)行給收信人推薦誰(shuí)，而是周到地從對(duì)方的角度考慮，為其推薦公司急缺的人才，從而盡量讓收信人受益。
　?。?）寬宏準(zhǔn)則在商務(wù)寫(xiě)作中的運(yùn)用。
　　在商務(wù)交際和寫(xiě)作中，為達(dá)到交際的成功而主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，體諒對(duì)方而道歉就是很好的例子。比如：
　　The purpose of this is to convey to you my sincere apologies for any inconvenience you may have experience last month with respect to the installation of your Internet high speed service.
　?。?）贊揚(yáng)準(zhǔn)則在商務(wù)寫(xiě)作中的運(yùn)用。
　　贊揚(yáng)是正面的，言辭越直接，贊美之意就越濃烈，話語(yǔ)行為越禮貌。表?yè)P(yáng)信是贊揚(yáng)準(zhǔn)則在商務(wù)寫(xiě)作中的最佳范例。因此，贊揚(yáng)準(zhǔn)則也需使用得當(dāng)，贊揚(yáng)信才能達(dá)到預(yù)期的效果。如果一味吹噓，就會(huì)適得其反。例如：
　　I am writing this letter to thank you for your warm hospitality accorded to me and my delegation during our recent visit to your beautiful country. I would also like to thank you for your interesting discussion with me which I have found very informative and useful.
　　從例句中的措辭，如interesting discussion，informative and useful，可看出寫(xiě)信人充分肯定了收信人所付出的努力及其取得的成果。
　　（4）謙虛準(zhǔn)則在商務(wù)寫(xiě)作中的運(yùn)用。
　　在人際交往中，人們習(xí)慣貶低自己，頌揚(yáng)他人。在商務(wù)交際和寫(xiě)作中，邀請(qǐng)信函中可用禮貌的語(yǔ)言邀請(qǐng)客人參加宴席、晚會(huì)等。比如：
　　You will receive a package in about a week.It is a humble gift I hope you will accept is as a small token of my gratitude for your timely help.
　　不要以為humble，trifling等詞表示禮物真的有多么的微不足道，這只是寫(xiě)信人為了表達(dá)感激之情采用的謙虛態(tài)度。
　?。?）贊同準(zhǔn)則在商務(wù)交際及寫(xiě)作中的運(yùn)用。
　　贊同準(zhǔn)則要求人們?cè)O(shè)身處地為他人著想，是解決矛盾沖突的好途徑。在商務(wù)寫(xiě)作中，對(duì)于投訴信的回函，需要利用贊同準(zhǔn)則平息投訴人的怒火。比如，投訴人在網(wǎng)上購(gòu)書(shū)后，不滿(mǎn)書(shū)中內(nèi)容與介紹的不相符及貨品發(fā)送時(shí)間太長(zhǎng)。在接到此類(lèi)信函時(shí)，首先要采取贊同準(zhǔn)則，接受對(duì)方的投訴，以緩解其不滿(mǎn)情緒：
　　
　　As the manager for the on-line book service，I can understand your complaints owing to our work which is not satisfactory.Therefore，I am writing this letter for the purpose of expressing my apology.
　?。?）同情準(zhǔn)則在商務(wù)交際和寫(xiě)作中的運(yùn)用。
　　慰問(wèn)信或者吊念信是同情準(zhǔn)則在商務(wù)交際中的具體體現(xiàn)，其語(yǔ)言委婉適中，給收信人帶去溫暖和希望。比如：
　?、買(mǎi)t broke my heart to see all those pictures of those whose homes have been destroyed in the tragic hurricane.I am really worried about you and your family，and all your friends there.
　?、贗 can only imagine how difficult this time must be for you，and I want to extend to you my unwavering support.
　　第一句話表達(dá)了對(duì)收信人的關(guān)心和同情，第二句給收信人安慰和支持，鼓舞其克服自然災(zāi)害。
　　禮貌原則能幫助人們?cè)诓煌纳虅?wù)交際活動(dòng)中采取恰當(dāng)?shù)脑捳Z(yǔ)策略，達(dá)到交際目的。在商務(wù)寫(xiě)作中，寫(xiě)信人可以根據(jù)不同的商務(wù)場(chǎng)景，使用合適的表達(dá)方式及得體的措辭，達(dá)成預(yù)期的商務(wù)目標(biāo)。
　　5.結(jié)語(yǔ)
　　用語(yǔ)用學(xué)原則對(duì)商務(wù)寫(xiě)作的語(yǔ)篇分析，可以得出以下結(jié)論：（1）在商務(wù)寫(xiě)作和教學(xué)中，語(yǔ)用學(xué)原則確實(shí)可以為學(xué)習(xí)者提供理論依據(jù)和參考；（2）禮貌原則讓學(xué)習(xí)者了解在各種商務(wù)交際場(chǎng)景中使用得體的表達(dá)方式和措辭，能更好地完成商務(wù)活動(dòng)。隨著對(duì)商務(wù)寫(xiě)作研究的發(fā)展，越來(lái)越多的理論能有效幫助商務(wù)交際及寫(xiě)作，這對(duì)商務(wù)寫(xiě)作教學(xué)來(lái)說(shuō)非常有意義。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
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　?。?］Halliday，M. A. K. An introduction to functional grammar［M］.London：Edward Arnold & Co，1985.
　　［3］Leech，G.Principle of Pragmatics［M］.New York：Longman. 1983.
　?。?］丁言仁.語(yǔ)篇分析［M］.南京：南京師范大學(xué)出版社，2000.
　?。?］王素清編著.國(guó)際商務(wù)寫(xiě)作教程教師用書(shū).北京：對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，1996.