摘 要： 教學(xué)工作是高職院校工作的重中之重，教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接影響到教學(xué)工作，教學(xué)秘書雖然處于學(xué)校教學(xué)管理的最底層，但實際上是學(xué)校教學(xué)運行管理工作的重要組成部分，在教學(xué)管理過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。準(zhǔn)確把握教學(xué)秘書工作的職責(zé)、特點，不斷改善教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀，才能從根本上提高高職院校教學(xué)管理水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞： 高職院校教學(xué)秘書 工作職責(zé) 工作特點 工作現(xiàn)狀 改革措施

近些年來，隨著我國高等職業(yè)教育的不斷發(fā)展，高職院校為社會培養(yǎng)了一批又一批優(yōu)秀人才。在此過程中，教學(xué)管理工作者做出了不可磨滅的貢獻。教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)運行管理工作中起到中心和樞紐作用，是教學(xué)管理信息上傳下達的橋梁，也是部門之間、教師之間、師生之間相互聯(lián)系的紐帶。此外，教學(xué)秘書還承擔(dān)著協(xié)調(diào)各種工作關(guān)系和人際關(guān)系的職責(zé)。教學(xué)秘書工作是一項對綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、協(xié)調(diào)能力有較高要求，責(zé)任重大、任務(wù)繁重的復(fù)雜管理工作。因此，對高職院校教學(xué)秘書工作的研究有著非常重要的意義。

一、高職院校教學(xué)秘書的工作職責(zé)

1.承擔(dān)日常教學(xué)管理工作。

從崗位職責(zé)上看，教學(xué)秘書的日常教學(xué)管理工作包括：教學(xué)任務(wù)安排；編排課程表；教師調(diào)、停課；為教師、班級選課、組織安排各種考試如補考、期考、英語計算機等級考試及考試試卷的收集與印刷：教師課酬統(tǒng)計上報：教師課堂教學(xué)質(zhì)量評估；教師科研申報與統(tǒng)計、教學(xué)評估；教學(xué)會議記錄；期中教學(xué)檢查；評教評學(xué)的情況統(tǒng)計與反饋，上情下達、下情上報，教學(xué)情況通報；教務(wù)管理系統(tǒng)；學(xué)生學(xué)籍、成績管理，如學(xué)生名冊、編排新生學(xué)號、電子注冊；教材征訂，學(xué)生成績錄入；學(xué)生實驗報告、畢業(yè)論文整理、歸檔，學(xué)生學(xué)籍異動情況等。

2.負責(zé)教學(xué)信息管理工作。

教學(xué)秘書處于教學(xué)與管理的中間位置，比較有利于收集和整理各類教學(xué)信息，教學(xué)秘書對收集到的各類信息，必須進行整理、歸納，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)反映，使主管領(lǐng)導(dǎo)能及時、全面地了解整個教學(xué)狀況，乃至專業(yè)與學(xué)科發(fā)展的趨勢，以便及時進行處理，保證教學(xué)工作正常、高效進行。同時，教學(xué)秘書還要負責(zé)教學(xué)文件管理，包括系部各專業(yè)的教學(xué)計劃、授課計劃、教學(xué)大綱、教師工作量、評教評學(xué)總結(jié)、考試試卷、教學(xué)科研成果等信息管理。另外還要負責(zé)教師檔案管理，包括教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)計劃、教學(xué)進度表、教學(xué)日志、教學(xué)總結(jié)等教師個人信息管理。

3.溝通上下級、協(xié)調(diào)各職能部門。

教學(xué)秘書應(yīng)該準(zhǔn)確地領(lǐng)會學(xué)校教務(wù)處等教學(xué)管理部門的各項規(guī)定及相關(guān)精神或決定要求，并以最短的時間傳達到院系領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生那里，以確保各項教學(xué)活動有序開展。此外，教學(xué)秘書還要負責(zé)收集院系師生意見，及時地反映給學(xué)校相關(guān)負責(zé)部門，以便學(xué)校相關(guān)部門采取相應(yīng)措施進行改善，解決存在的問題。教學(xué)秘書的有效溝通與協(xié)調(diào)，是保障教學(xué)工作順利進行的基礎(chǔ)。

4.給領(lǐng)導(dǎo)做好助手參謀。

主管領(lǐng)導(dǎo)在教學(xué)工作中起著決策的作用，但不可能每一項工作都親力親為，也不可能事事都考慮得全面。因此，大量的教學(xué)日常工作是在領(lǐng)導(dǎo)的決策后，由教學(xué)秘書去組織、協(xié)調(diào)和落實的。教學(xué)秘書不但要及時把領(lǐng)導(dǎo)的決策向下傳遞，而且要將日常管理工作中存在的問題和情況反映給院（系）領(lǐng)導(dǎo)，主動向上級部門和領(lǐng)導(dǎo)報告教學(xué)動態(tài)，更要把學(xué)生以及教學(xué)一線的教職員工的意愿反饋給領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)全面了解教學(xué)情況，為主管領(lǐng)導(dǎo)在以后進行科學(xué)決策時提供具有參考意義的信息和建議，起到參謀的作用。

二、高職院校教學(xué)秘書的工作特點

1.服務(wù)性。

教學(xué)管理是為教學(xué)服務(wù)、為廣大師生服務(wù)的，教學(xué)秘書作為一個服務(wù)崗位，扮演著“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的角色，這勢必要求教學(xué)秘書加強與任課教師、學(xué)生間的交流溝通，主動為他們著想，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)反饋教學(xué)信息，樹立自覺服務(wù)的意識，真正將服務(wù)落實到各項教學(xué)管理工作中，為日常教學(xué)活動正常運作做好準(zhǔn)備，確保日常教學(xué)活動的順利開展。教學(xué)秘書還應(yīng)按照教學(xué)規(guī)律的要求和學(xué)院教學(xué)資源的現(xiàn)狀，把教學(xué)活動中的各種可利用資源盡可能以最優(yōu)方案組合起來，為提高教學(xué)質(zhì)量發(fā)揮最大的效用。并充分利用學(xué)校的現(xiàn)有教學(xué)資源，合理安排師生的教學(xué)活動并為他們提供便利的條件，充分調(diào)動廣大師生的主動性和積極性，這樣就能達到服務(wù)的目的。

2.輔助性。

教學(xué)秘書處于輔助的地位，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，必須嚴(yán)格地按照領(lǐng)導(dǎo)的要求來辦事，不能自行其是，但也不能過于被動。應(yīng)隨時主動了解本校及本院的相關(guān)動向，根據(jù)教學(xué)規(guī)律制訂好各項工作計劃，這樣才能充分發(fā)揮助手、智囊的作用。教學(xué)秘書隸屬于教務(wù)處且直屬于分院領(lǐng)導(dǎo)，工作中要把學(xué)校教學(xué)管理部門的通知、意見等及時向分院領(lǐng)導(dǎo)匯報并準(zhǔn)確轉(zhuǎn)達給相關(guān)的教師、學(xué)生群體，所以要合理安排時間，在繁雜的教學(xué)管理中把事件分為急、重、緩、輕的順序來落實領(lǐng)導(dǎo)的工作方案。并且在工作中思路要清晰，資料要保存齊全，為領(lǐng)導(dǎo)處理事件提供依據(jù)，便于領(lǐng)導(dǎo)作出決策。教學(xué)秘書在工作中要到位但不能越位，給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供信息依據(jù)和建議，做好領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助者。

3.繁雜性。

高職院校系部的教學(xué)秘書是最基層的教學(xué)管理者，承擔(dān)大量繁雜的教學(xué)、教務(wù)管理工作。由于教學(xué)秘書同時隸屬于兩個管理部門，在工作性質(zhì)上教學(xué)秘書歸教務(wù)處各職能部門直接管理，在人事關(guān)系上教學(xué)秘書隸屬于二級教學(xué)主管部門。教學(xué)秘書除了承擔(dān)教務(wù)處下發(fā)的各項常規(guī)教學(xué)管理工作外，還要承擔(dān)本院系辦公室的日常行政性工作、各級領(lǐng)導(dǎo)安排的工作及部分學(xué)生工作、外勤工作，名目繁多，臨時性及突發(fā)性的事情也多。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容幾乎涉及高職院校教學(xué)管理工作的各個方面。許多工作都牽涉到具體的人和事，涉及教師和學(xué)生的切身利益，工作起來更顯繁雜。

三、高職院校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

1.不受重視。

高職院校中重教學(xué)、輕管理的現(xiàn)象還比較普遍。雖然教學(xué)秘書在院校的教學(xué)管理中有著不可替代的重要作用，但相對教學(xué)工作來說還是輔助性的工作，既不被一般人看重，又得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。比如學(xué)校在招聘教學(xué)秘書的時候，在學(xué)歷、經(jīng)驗和專業(yè)背景等方面要求比較低。這就讓人產(chǎn)生一種錯覺，那就是這個崗位好像什么人都可以干，技術(shù)含量不高。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的定位和重要性并沒有被普遍認可，從思想認識領(lǐng)域就缺乏對教學(xué)秘書工作業(yè)績的肯定。在高職院校中，不少管理者無視教學(xué)秘書的個人成長需求，單純地認為教學(xué)秘書只要能把現(xiàn)有的工作做好就行了。因此，教學(xué)秘書少有接受繼續(xù)教育的機會。教學(xué)秘書在考核、職稱評定、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、工資待遇等方面比同學(xué)歷的教師機會要少得多，教學(xué)秘書隊伍建設(shè)尚不能引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。

2.工作壓力大。

隨著高職院校專業(yè)的增加和學(xué)生、教師人數(shù)的逐漸增多，各類教學(xué)管理工作逐漸復(fù)雜，變得繁重。同時，盡管許多高校人員急劇膨脹，但是教學(xué)秘書的配備基本保持原狀。長期以來，教學(xué)秘書都是一人身兼數(shù)職，教學(xué)秘書的超負荷工作狀態(tài)成了高校教學(xué)管理中的一種常態(tài)。教學(xué)秘書除了處理教學(xué)類事物外，大多數(shù)還同時從事科研和其他行政工作。高強度工作在引發(fā)身體勞累的同時，極易導(dǎo)致心理不適。教學(xué)秘書工作幾乎涵蓋學(xué)校教學(xué)的方方面面，范圍廣、項目多、內(nèi)容雜，而實際上教學(xué)秘書通常是有責(zé)無權(quán)，扮演的角色是教學(xué)院長和教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)指令的執(zhí)行者和教學(xué)管理突發(fā)事件的“救火隊員”，一旦出現(xiàn)教學(xué)管理事故，就首當(dāng)其沖成為被問責(zé)的人。有時協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理一些關(guān)系，也會讓教學(xué)秘書夾在領(lǐng)導(dǎo)和師生之間，兩頭受氣不好做人，增加精神壓力。

3.發(fā)展空間受限。

高職院校普遍重視教學(xué)科研人員的職業(yè)發(fā)展，教學(xué)秘書卻很難獲得進修深造、出訪考察、業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機會，自我效能感得不到滿足的同時倍感前途渺茫，與高校其他人員的差距人為地越拉越大。按照現(xiàn)行教學(xué)管理體制，教學(xué)秘書還應(yīng)承擔(dān)一定的教學(xué)研究任務(wù)。但是日常管理中大量重復(fù)性的勞動，嚴(yán)重地擠壓教學(xué)秘書的工作時間，也限制他們創(chuàng)造性的思維，嚴(yán)重地阻礙他們的發(fā)展。另外，教學(xué)秘書的付出與回報往往不成正比。教學(xué)秘書的待遇普遍偏低，他們每天埋頭于繁雜的事務(wù)，業(yè)績難以量化，往往得不到認可和重視，從而造成與教學(xué)科研人員橫向比較中的收入差距。教學(xué)秘書在職稱和職務(wù)晉升上存在劣勢：教師系列工作量不夠，科研成果不足，管理系列表現(xiàn)機會少，政績不突出，晉升之路遙遙無期，上升空間處處受阻，從而造成工作任務(wù)重與價值體現(xiàn)輕之間的強烈反差。

四、改善高職院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的措施

1.充分認識教學(xué)秘書工作的重要性，給予人文關(guān)懷。

教學(xué)秘書是戰(zhàn)斗在基層一線的教學(xué)管理人員，溝通聯(lián)系著教務(wù)處、院系、教師和廣大學(xué)生，其業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)，直接關(guān)系到教學(xué)工作的正常運轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的穩(wěn)步提高。因此，要充分認識教學(xué)秘書工作的重要性，重視教學(xué)秘書的選拔和培養(yǎng)，肯定教學(xué)秘書的作用和業(yè)績，提高教學(xué)秘書的地位和待遇。對教學(xué)秘書給予人文關(guān)懷，使他們的人性得到完善發(fā)展，肯定成績，包容失誤，給予權(quán)力，增強教學(xué)秘書的歸屬感、自豪感和使命感，凸顯其學(xué)校事務(wù)中的主人翁地位，使其切身感受到個人成長與學(xué)校發(fā)展的和諧統(tǒng)一，在為高校教學(xué)管理做貢獻的過程中實現(xiàn)自我價值。

2.重視教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，緩解工作壓力。

高職院校對教學(xué)秘書不但要使用，而且要培養(yǎng)，更要將教學(xué)秘書的培訓(xùn)、深造、交流等納入師資培養(yǎng)計劃。通過理論學(xué)習(xí)、專題輔導(dǎo)、進修深造等形式，使教學(xué)秘書們系統(tǒng)掌握先進的教學(xué)管理方法和手段，切實提高職業(yè)素養(yǎng)。通過觀摩學(xué)習(xí)、研討交流、出訪考察等形式，讓教學(xué)秘書們互相交流工作經(jīng)驗，開闊視野、啟發(fā)思維、揚長避短，結(jié)合自身院系實際探索出優(yōu)化的教學(xué)管理模式。此外，高職院校還應(yīng)采取相應(yīng)措施，鼓勵教學(xué)秘書積極參與各級教改教研項目，如設(shè)立一些教學(xué)管理方面的課題項目，讓教學(xué)秘書有機會申報一些科研課題，并通過課題研究來提升自身的理論水平，以理論研究推動教學(xué)管理工作更上新臺階。

高職院校還應(yīng)合理更新教學(xué)秘書隊伍，建立人才隊伍合理流動機制，未雨綢繆，及時補充新生力量。根據(jù)院系的工作量調(diào)整給教學(xué)秘書隊伍增加新生力量，緩解教學(xué)秘書的工作壓力。教學(xué)秘書，其工作性質(zhì)應(yīng)定位于既是教學(xué)工作管理者，又是服務(wù)者，而管理從本質(zhì)上講也是服務(wù)。教學(xué)秘書的工作是為領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生服務(wù)的，一個教學(xué)秘書需要服務(wù)于幾十位教師、上百個學(xué)生，工作量之大可想而知。因此，教學(xué)秘書工作需要領(lǐng)導(dǎo)的支持，輔導(dǎo)員的協(xié)助，教師和學(xué)生們的配合，否則教學(xué)活動無法正常開展。

3.建立激勵機制，拓展教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展渠道。

高職院校首先應(yīng)改變觀念，對教學(xué)秘書的工作進行科學(xué)有效的考核評估，在評優(yōu)評獎、薪酬待遇、職位晉升等方面為教學(xué)秘書提供相應(yīng)的機會，實現(xiàn)工作付出與工作回報的合理平衡。學(xué)?？梢悦磕昊蛎績赡旮阋淮谓虒W(xué)秘書的評獎評優(yōu)活動，比如開展“教學(xué)管理先進個人”、“管理育人先進個人”、“教學(xué)管理服務(wù)之星”等評選活動，這些活動采取精神獎勵和物質(zhì)獎勵相結(jié)合的形式，激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性和信心。其次，學(xué)校在教學(xué)秘書職稱評審時要有適當(dāng)?shù)恼邇A斜。因為教學(xué)秘書工作比較繁雜，整天疲于應(yīng)付，沒有多少時間和精力用于科研，所以在職稱評定時可考慮一些相應(yīng)的政策傾斜。再次，給教學(xué)秘書提供轉(zhuǎn)崗或晉升機會，對于有碩士學(xué)位有教學(xué)職稱的教學(xué)秘書可以為其提供轉(zhuǎn)教學(xué)崗位的機會。總之，讓每一位教學(xué)秘書都感到有良好的發(fā)展前途，才有助于教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展，從而促進高職院校教學(xué)管理工作水平和質(zhì)量的提高。

參考文獻：

[1]劉建鳳，劉孟.高校教學(xué)管理中教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀及改善建議[J].黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012，（6）.

[2]耿惠.關(guān)于高職院（系）教學(xué)秘書工作的幾點思考[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011，（9）.

[3]洪艷媚.高職高專院校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)可持續(xù)發(fā)展探析[J].哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011，（4）.

[4]熊紅菊.論教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的定位與發(fā)展困境[J].淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011，（12）.

[5]楊晉明.強化教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用[J].長春工業(yè)大學(xué)學(xué)報（高教研究版），2011，（3）.</