于應(yīng)華

（湖南城市學(xué)院 檔案館，湖南 益陽 413000）

高校文件和檔案產(chǎn)生于高校業(yè)務(wù)活動，記錄高校業(yè)務(wù)活動，同時也反映高校業(yè)務(wù)活動的情況和水平，如果離開高校業(yè)務(wù)活動，高校文件和檔案管理也就成了無源之水、無本之木，失去其存在意義。高校業(yè)務(wù)活動只有通過文件來布置、安排、部署、規(guī)范，且以文件總結(jié)、表彰來推動業(yè)務(wù)發(fā)展，業(yè)務(wù)活動才能有的放矢、有據(jù)可依、有章可循，提高效率。在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件只有經(jīng)過整理存檔，才能為業(yè)務(wù)活動實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展、科學(xué)發(fā)展、創(chuàng)新發(fā)展提供經(jīng)驗基礎(chǔ)，為業(yè)務(wù)活動解決矛盾糾紛，維護單位合法權(quán)益提供證據(jù)保障?？梢?，高校文件檔案管理與高校業(yè)務(wù)活動之間相互依存，相互促進。那么，怎樣才能通過二者科學(xué)、合理銜接，實現(xiàn)高校文件檔案管理精簡、科學(xué)、高效，從而對高校業(yè)務(wù)活動發(fā)揮更大價值呢？筆者就此作些初步探討，以求教于同仁。

一、高校文件檔案管理與高校業(yè)務(wù)活動相銜接的活動基礎(chǔ)

（一）高校文件管理與高校業(yè)務(wù)活動聯(lián)系緊密，不可分割

高校文件管理，是指高校對文件的形成、接收、保管、利用和處置進行經(jīng)濟高效和系統(tǒng)控制的管理，包括捕獲并保存業(yè)務(wù)活動及事務(wù)證據(jù)和信息的過程和提供所存信息支持機構(gòu)事物活動的過程。這個定義包含四個方面的內(nèi)容：第一，高校業(yè)務(wù)活動是高校文件管理所記錄和反映的內(nèi)容；第二，高校業(yè)務(wù)活動是高校文件產(chǎn)生和管理的依據(jù)；第三，高校文件管理是支持高校業(yè)務(wù)活動持續(xù)發(fā)展的保障；第四，高校文件管理是機構(gòu)管理及業(yè)務(wù)活動的有機組成。高校文件管理與高校業(yè)務(wù)活動這種相互依存、相互促進的關(guān)系，促使高校文件管理離不開高校業(yè)務(wù)活動，高校業(yè)務(wù)活動的發(fā)展依賴文件管理這個基礎(chǔ)，文件管理貫穿高校業(yè)務(wù)活動始終。因此，應(yīng)當(dāng)樹立文件管理與業(yè)務(wù)管理集成管理的意識，實現(xiàn)文件管理流程與業(yè)務(wù)活動流程集成，文件管理服務(wù)于決策信息公開和機構(gòu)業(yè)務(wù)創(chuàng)新，提高業(yè)務(wù)活動效率，提高高校管理水平。

（二）高校檔案管理與高校文件管理一脈相承，相互促進

高校檔案管理，是指高校檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。高校檔案管理與高校文件管理密切相連，高校檔案與高校文件是同一事物在不同運動階段上價值形態(tài)變化的體現(xiàn)，高校文件管理是高校檔案管理的源頭，高校檔案管理是高校文件管理的延伸和發(fā)展，文件管理的質(zhì)量直接決定檔案的質(zhì)量，文件管理的好壞直接決定檔案管理的成敗，兩者都是“管理人類文明發(fā)展的記錄”這項業(yè)務(wù)活動的組成部份，是一個統(tǒng)一的系統(tǒng)工程。因此，檔案管理機構(gòu)應(yīng)參與文件管理方針和文件管理程序的規(guī)劃和實施。檔案管理人員的參與可使機關(guān)的現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件在進館之前得到有效控制，確保文件管理質(zhì)量，為檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。文件管理人員與檔案管理人員之間本是相互依存、相互促進而又各自獨立的關(guān)系，這種關(guān)系要求文件管理人員必須與檔案人員一道融入高校業(yè)務(wù)活動，相互密切配合，這樣才能使文件管理和檔案管理更加完善、更富成效。

（三）符合文件生命周期理論的前端控制和全過程管理思想

文件生命周期理論表明，現(xiàn)行文件管理的質(zhì)量直接決定檔案管理的成敗，它要求檔案管理部門必須積極進行文件的前端控制和全過程管理，從而確保檔案自身及管理質(zhì)量，避免重復(fù)勞動。為實現(xiàn)高校文件材料的前端控制和全過程管理，高校文件和檔案工作人員必須從幕后走向前臺，從后端步入前端，在文件材料生存之前，主動了解與業(yè)務(wù)工作相關(guān)的黨和國家大政方針和決策部署，了解各項業(yè)務(wù)工作的發(fā)展態(tài)勢，準(zhǔn)確把握各項業(yè)務(wù)工作發(fā)展規(guī)律，進行科學(xué)預(yù)測和分析，做好文件材料的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保文件檔案質(zhì)量。如電子文件設(shè)計階段是確定電子文件歸檔范圍的最佳時機，對電子文件的管理必須提前到信息系統(tǒng)的設(shè)計階段。與此同時，要實現(xiàn)文件材料的全過程管理，高校文件和檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變文書檔案部門旁觀者角色，主動成為高校業(yè)務(wù)活動的參與者、擔(dān)當(dāng)者，在業(yè)務(wù)活動第一線抓好文件材料生成的指導(dǎo)和監(jiān)管工作。特別是電子文件不斷涌現(xiàn)的今天，針對電子文件“載體無形化”特征，檔案管理部門只有對業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的電子文件及時予以有效控制，文件才可能完整保存。因此，要實現(xiàn)文件的前端控制和全過程管理，實現(xiàn)與高校業(yè)務(wù)活動的銜接是形勢發(fā)展的必然要求。

（四）符合文件檔案管理核心標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)范中的明確規(guī)定

中國標(biāo)準(zhǔn)出版社出版的《基于 ISO15489的文件檔案管理核心標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)范》中“文件檔案管理原則最佳實踐規(guī)范”規(guī)范了文件檔案管理的過程、服務(wù)，不僅局限于文件檔案本身的管理，更主要著眼于組織機構(gòu)的業(yè)務(wù)活動。強調(diào)目標(biāo)導(dǎo)向的管理方法，尋求文件管理與業(yè)務(wù)需求的聯(lián)合，而非獨立的管理文件和檔案。文件管理流程必須與組織機構(gòu)業(yè)務(wù)管理流程相結(jié)合。強調(diào)文件檔案全生命期的管理，不論文件的保管位置在哪里，都要將保證文件真實性、可靠性、完整性、可用性要求納入業(yè)務(wù)文件系統(tǒng)的設(shè)計之中。[1]70

二、高校文件檔案管理與高校業(yè)務(wù)活動相銜接的具體做法

（一）深入基層調(diào)研，進行科學(xué)分析與預(yù)測，適時出臺文件材料規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

高校業(yè)務(wù)活動的開展是有規(guī)律可循的，它既離不開國家大政方針政策的指導(dǎo)和決策部署，也離不開高校發(fā)展相關(guān)的歷史與現(xiàn)狀。從事高校文件檔案管理工作者應(yīng)經(jīng)常了解與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的大政方針政策和決策部署，深入基層開展業(yè)務(wù)活動的調(diào)查研究，否則，文件檔案管理就會無的放失，出現(xiàn)漏洞，有時甚至導(dǎo)致大量重要檔案材料丟失或出現(xiàn)極不規(guī)范局面。記得去年，我們深入各二級學(xué)院進行工作調(diào)研，在調(diào)研中老師們普遍反映：一些業(yè)務(wù)活動發(fā)展經(jīng)歷了相當(dāng)長的時期，而文件檔案管理工作卻沒有相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)可供遵循；或者原有的文件檔案管理規(guī)范已嚴(yán)重滯后于高校實踐，但修訂完善工作遲遲沒有提上議事日程。這實際說明高校文件檔案管理與高校業(yè)務(wù)活動銜接早已提上議事日程。因此，高校文件檔案管理工作者在開展任何業(yè)務(wù)活動前都必須事先分析與高校業(yè)務(wù)活動相關(guān)的國家大政方針政策和本校的現(xiàn)狀及歷史發(fā)展情況，深入基層走訪調(diào)查實際情況，及時出臺業(yè)務(wù)活動文件檔案資源建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到未雨綢繆，才能跟上時代發(fā)展節(jié)拍，保證高校業(yè)務(wù)活動乘勢發(fā)展。

（二）積極創(chuàng)造條件，參與高校重大業(yè)務(wù)活動，加強生成文件材料的指導(dǎo)與監(jiān)管

高校文件是高校機構(gòu)或個人在履行其法定義務(wù)或業(yè)務(wù)活動過程中形成、接收并保管的作為證據(jù)及信息的記錄。為了支持高校業(yè)務(wù)活動的持續(xù)運作，滿足現(xiàn)行法律要求，高校文件檔案管理工作者應(yīng)盡可能創(chuàng)造條件直接參與高校重大業(yè)務(wù)活動，加強生成文件材料的指導(dǎo)、監(jiān)管，確定以何種形式、何種結(jié)構(gòu)形成和捕獲文件，要將文件及元數(shù)據(jù)的形成和捕獲規(guī)則納入相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程中，建立并執(zhí)行綜合的文件管理規(guī)劃，確定每項業(yè)務(wù)流程中應(yīng)該形成哪些文件，文件中應(yīng)該包含哪些信息，以及應(yīng)采用何種技術(shù)，滿足相關(guān)業(yè)務(wù)需求，并確保其在保存時段內(nèi)的準(zhǔn)確性、完整性。例如，開展高校業(yè)務(wù)活動的策劃、安排與生成文件檔案材料的設(shè)計、要求、份數(shù)及確定文件材料流向、接收時間要同步；高校業(yè)務(wù)活動所需人、財、物與高校文件檔案管理所需人、財、物要同步到位。

（三）文件檔案管理檢查與高校業(yè)務(wù)活動各階段檢查同步

高校文件檔案是伴隨高校業(yè)務(wù)活動同步生成的，是高校業(yè)務(wù)活動情況的真實反映。高校業(yè)務(wù)活動過程中如果重視文件檔案管理工作，規(guī)范有序的檔案管理既能為業(yè)務(wù)活動的開展打下堅實的基礎(chǔ)，推動業(yè)務(wù)工作的順利進行，又能促進業(yè)務(wù)活動可持續(xù)發(fā)展、科學(xué)發(fā)展、創(chuàng)新發(fā)展。反之，如果業(yè)務(wù)活動的文件檔案管理不嚴(yán)格，則會出現(xiàn)文件管理混亂，文件材料不規(guī)范，甚至重要文件檔案丟失的現(xiàn)象，給業(yè)務(wù)活動帶來被動。因此，高校業(yè)務(wù)活動過程中開展各階段檢查、指導(dǎo)與監(jiān)督，一定要與文件檔案管理各階段檢查、指導(dǎo)與監(jiān)督同步。比方說，上級或本級領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)活動檢查、指導(dǎo)與監(jiān)督的內(nèi)容，除了走訪、看實物、聽匯報外，還應(yīng)該仔細(xì)檢查、核實本項業(yè)務(wù)活動過程中所產(chǎn)生的翔實文件材料。具體包括：業(yè)務(wù)活動是否以制度的形式明確規(guī)定了文件材料的具體形成、流向及保證制度；業(yè)務(wù)活動所產(chǎn)生的文件材料是否規(guī)范，是否齊全、完整，是否準(zhǔn)確、真實，是否與實物或?qū)嶋H情況相符。只有做到文件檔案管理檢查與高校業(yè)務(wù)活動各階段檢查同步進行，才能保證高校業(yè)務(wù)活動又好又快發(fā)展。

（四）文件檔案材料的驗收與高校業(yè)務(wù)活動的總結(jié)驗收同步

高校每項業(yè)務(wù)活動的開展，均會經(jīng)歷宣傳發(fā)動、組織實施、中期檢查、總結(jié)驗收幾個階段，其中總結(jié)驗收階段是高校業(yè)務(wù)活動質(zhì)量保證的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。高校業(yè)務(wù)活動過程中各階段會產(chǎn)生大量的文件材料，它們是業(yè)務(wù)活動的真實記錄，是業(yè)務(wù)活動水平的真實反映，是業(yè)務(wù)單位履行職能和落實上級文件精神接受上級檢查的重要依據(jù)。但在實際工作中，有的業(yè)務(wù)活動由于實施過程周期長、人員變動較頻繁，再加上文件材料來源的分散性、形式的多樣性、內(nèi)容的專業(yè)性，文件材料的收集、整理比較復(fù)雜，難度大，因此，我們在各項業(yè)務(wù)活動實體驗收的同時，一定要強調(diào)文件檔案材料的驗收，要仔細(xì)核對文件材料的完整性、真實性、準(zhǔn)確性，特別是文件材料是否與實際情況或?qū)嵨锵嘁恢隆Ｖ挥凶龅搅宋募n案材料的收集、整理與業(yè)務(wù)活動的驗收同步進行，實現(xiàn)高校文件檔案管理與高校業(yè)務(wù)活動真正相銜接，才能保證通過業(yè)務(wù)活動收集到一批齊全、完整的檔案，為后續(xù)業(yè)務(wù)活動的開展、創(chuàng)新打下堅實基礎(chǔ)。

（五）做好業(yè)務(wù)活動文件材料的收集、整理工作，形成規(guī)范的檔案

要做好高校業(yè)務(wù)活動文件材料的收集、整理工作，形成規(guī)范的檔案，我們認(rèn)為應(yīng)注意如下幾個方面：第一，制定文件和檔案管理的分類體系必須基于對機構(gòu)業(yè)務(wù)活動的分析，反映本機構(gòu)的業(yè)務(wù)。第二，確定文件保管時間的長短，應(yīng)考慮能滿足業(yè)務(wù)活動當(dāng)前和未來發(fā)展的需要。第三，文件在進入處置階段時，應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)活動相關(guān)的法律、規(guī)范對檔案價值進行鑒定，以決定歸檔、驗收和移交狀態(tài)。在實際工作中，只有真正注意了上述三點，才能實現(xiàn)高校文件檔案管理與高校業(yè)務(wù)活動真正相銜接。

（六）用高校文件和檔案服務(wù)高校業(yè)務(wù)活動

高校業(yè)務(wù)活動的開展不是孤立進行的。它必須尊重歷史、了解現(xiàn)狀，并充分利用、依據(jù)前人活動成果、經(jīng)驗來進行。高校文件檔案是高校發(fā)展歷史最原始、最真實的記錄，大量的、詳實的第一手文件、技術(shù)資料，是開展各項業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)和依據(jù)。因此，利用高校文件和檔案服務(wù)高校業(yè)務(wù)活動是高校業(yè)務(wù)活動成功的基礎(chǔ)。

三、高校文件檔案管理與高校業(yè)務(wù)活動相銜接的現(xiàn)實價值

高校文件檔案管理與高校業(yè)務(wù)活動科學(xué)、合理銜接，其現(xiàn)實價值主要體現(xiàn)在如下幾方面。

（一）服務(wù)價值

高校文件檔案是有價值的信息資源。采用系統(tǒng)方法對高校文件檔案進行科學(xué)、規(guī)范管理，保護并保存高校業(yè)務(wù)活動的證據(jù)，可為高校業(yè)務(wù)活動決策及后續(xù)業(yè)務(wù)活動提供支持。其具體價值：第一，為高校業(yè)務(wù)活動持續(xù)、有序、高效開展提供事實依據(jù)和制度保障；第二，為高校當(dāng)前與未來的研發(fā)活動提供前期成果和第一手資料；第三，為高校基本建設(shè)和基建、設(shè)備維護提供必備的詳細(xì)的技術(shù)資料；第四，為高校法律訴訟提供保護和支持，維護高校利益，保護師生員工權(quán)益；第五，提供事務(wù)活動、個人活動和文化活動的證據(jù)，保證高校政策、制度落實的連貫性、延續(xù)性與公平性；第六，記錄高校歷史，傳承高校文化。

（二）資產(chǎn)價值

“ISO 15489指出文件是重要的機構(gòu)資產(chǎn)，既指文件能夠從經(jīng)濟上給機構(gòu)帶來價值，從法律上保證機構(gòu)擁有利用權(quán)限和權(quán)力，從業(yè)務(wù)上支持機構(gòu)基于證據(jù)的治理，為現(xiàn)實服務(wù)?！盵1]20高校文件檔案詳細(xì)記錄了高校業(yè)務(wù)活動的各種信息，是一種具有重要價值的資源和資產(chǎn)。它見證個人和高校機構(gòu)業(yè)務(wù)活動的發(fā)展沿革，有利于構(gòu)建機構(gòu)和個人信用體系，是可稽查數(shù)據(jù)，是可共享、可增值的知識資產(chǎn)和社會記憶，是人類共享的知識。利用高校文件檔案可為高校業(yè)務(wù)活動的組織開展、科學(xué)決策、規(guī)范管理提供依據(jù)；為高校產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供源泉和動力，節(jié)約經(jīng)濟成本，提高經(jīng)濟效益；為高校維護合法權(quán)益，平復(fù)各類糾紛案件提供法律援助。

（三）管理價值

高校文件檔案，是為了處理特定事物的需要直接產(chǎn)生的，忠實記錄了高校管理活動過程的原貌，因而具有很強的記錄性，成為高校管理活動中不可替代的原始憑證。另一方面，高校文件反映了制發(fā)機關(guān)的意圖，具有重要的現(xiàn)行效用，是受文單位工作的依據(jù)，能起著傳遞管理信息，規(guī)范公眾行為，調(diào)節(jié)社會秩序的作用，為行政管理和社會溝通服務(wù)。特別是當(dāng)前各國的信息化建設(shè)導(dǎo)致文件和檔案管理與行政管理的關(guān)系更為緊密，文件管理對行政管理的可靠性、透明度和效率至關(guān)重要。[2]

[1] 安小米．基于 ISO15489的文件檔案管理核心標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)范[M]. 北京: 中國標(biāo)準(zhǔn)出版社, 2008.

[2] 黃霄羽．全球檔案專業(yè)的新思維、新目標(biāo)——第 16屆國際檔案大會特點評析[J]．檔案學(xué)通訊, 2008(6): 5-6．