房穎

【摘 要】本文在介紹檔案信息資源整合概念及必要性基礎(chǔ)上，研究基礎(chǔ)機(jī)構(gòu)編制部門中檔案信息資源整合的方式方法，著重從信息技術(shù)、宏觀微觀整合、堅(jiān)持原則等方面進(jìn)行研究。

【關(guān)鍵詞】 檔案信息 機(jī)構(gòu)編制 整合

【中圖分類號(hào)】G271【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-5158（2013）02-0309-01

各基層機(jī)構(gòu)編制部門，是深化我國(guó)行政管理體制改革、政府機(jī)構(gòu)改革和事業(yè)單位改革的重要組織保障。機(jī)構(gòu)編制中檔案信息資源管理，在“以信息化帶動(dòng)工業(yè)化、以工業(yè)化促進(jìn)信息化”政策的推動(dòng)下，取得了長(zhǎng)足的發(fā)展。但同時(shí)我們也看到，在機(jī)構(gòu)編制中的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與檔案信息管理統(tǒng)之間存在的銜接不當(dāng)問(wèn)題，給檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)、服務(wù)等環(huán)節(jié)造成了不少困擾，已成為基層機(jī)構(gòu)編制部門，檔案信息資源管理的發(fā)展瓶頸。因此，機(jī)構(gòu)編制檔案信息資源的優(yōu)化配置與整合，成為信息化發(fā)展進(jìn)程中亟待解決的問(wèn)題。

一、檔案信息資源整合的概念及必要性

研究檔案信息資源整合首先應(yīng)明確檔案信息資源整合的概念：“檔案信息資源整合主要是通過(guò)專題信息資源檢索工具建設(shè)和檔案文獻(xiàn)匯編來(lái)完成的，在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，則可以通過(guò)數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)踐領(lǐng)域檔案信息資源的集中化[1]。

在機(jī)構(gòu)編制中檔案信息資源整合的必要性主要體現(xiàn)在：①檔案信息資源數(shù)量巨大，內(nèi)容豐富、載體多樣。檔案信息龐雜瑣碎。②對(duì)檔案信息需求量多樣化。這不僅體現(xiàn)在數(shù)量眾多，而且要在眾多龐雜的信息中選取對(duì)機(jī)構(gòu)、資源配置、人事編制、架構(gòu)職能有利用參考價(jià)值的進(jìn)行編纂和公布，這也是檔案信息資源進(jìn)行整合的重要因素之一。③社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。在信息經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，無(wú)論是社會(huì)機(jī)構(gòu)還是廣大的群眾在電子政務(wù)框架下的社會(huì)生活中，對(duì)檔案信息資源的需求也是與日俱增。但現(xiàn)存的檔案信息資源狀況根本無(wú)法滿足社會(huì)的利用需求，提供便利的有效信息。為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，使檔案信息資源的作用在社會(huì)上得到充分的發(fā)揮，檔案信息資源有效整合的工作已經(jīng)是迫在眉睫。

二、 檔案信息資源整合的拓展研究

1、借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合機(jī)制的創(chuàng)新

信息技術(shù)發(fā)展為檔案信息資源的整合提供了一個(gè)很好的機(jī)會(huì)，使得我們可以繞開檔案實(shí)體整合過(guò)程中由于條塊分割、部門利益而導(dǎo)致的許多阻力。我們可以做的工作很多，而且都極具建設(shè)性。比如，在機(jī)構(gòu)編制中，可以啟動(dòng)一定行政區(qū)域內(nèi)檔案目錄中心的建設(shè)，將市、區(qū)、縣行政區(qū)域內(nèi)不同類別、分散保存在不同部門的檔案目錄錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，建立起翔實(shí)、齊全、完整的檔案目錄中心。進(jìn)一步而言，在條件許可時(shí)，在目錄中心的基礎(chǔ)上，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，就借助于網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的整合共享。這不僅有利于檔案資源的整合，也有利于檔案信息的充分利用[2]。

2、 微觀、宏觀整合的措施

微觀整合即檔案編制中的基礎(chǔ)性、原始性的歸納整理。具體要求有效用——要通過(guò)鑒定來(lái)解決檔案文件的保存價(jià)值與共享范圍問(wèn)題；有秩序——把原始記錄成為有規(guī)可循的有機(jī)整體；有價(jià)值——使集聚起來(lái)的檔案資源不僅是有用的而且是可用的。

宏觀整合即將檔案息資源的整合將重點(diǎn)放在了檔案行政管理機(jī)構(gòu)和檔案資源合理配置上。在機(jī)構(gòu)編制中，檔案資源共享上存在著不一致性，在檔案信息資源的整理過(guò)程中不是存在著工作割裂的弊端，就是信息資源的重復(fù)積累問(wèn)題[3]。要解決上述出現(xiàn)的問(wèn)題，就要制定相關(guān)的措施，確保信息工作的順利開展。

首先要強(qiáng)化各級(jí)檔案行政管理部門的檔案信息建設(shè)的合作和共享。其次，要加強(qiáng)檔案各個(gè)部門的合作，建立互動(dòng)多贏的機(jī)制。檔案資源的整合是一個(gè)艱巨的社會(huì)體系工程，需要各方共同努力。同時(shí)，要推進(jìn)這一工程的持續(xù)發(fā)展，又必須兼顧有關(guān)各方的利益。在實(shí)際工作中具體為：

①建立以以地方區(qū)域性檔案為主的檔案目錄信息，在綜合檔案館內(nèi)就可以檢索到各個(gè)地區(qū)的檔案資源，為機(jī)關(guān)、個(gè)人查找檔案工作提供了便利的條件和有效的服務(wù)，而且在面向社會(huì)的公共網(wǎng)上也可檢索到相關(guān)檔案信息。②建立各種形式的新型文件管理中心和檔案事務(wù)所。

最后，要宣傳檔案信息資源。要達(dá)到檔案信息資源共享的最終目的就必須要讓社會(huì)的方方面面都關(guān)注檔案工作和信息資源發(fā)展現(xiàn)狀，提高檔案信息在社會(huì)中的利用率。通過(guò)公開的專題教育、宣傳編研成果等方式相結(jié)合的形式，多角度的去看待檔案信息資源的開放。

3、機(jī)構(gòu)編制中檔案信息資源的整合堅(jiān)持區(qū)別對(duì)待

各級(jí)檔案部門要正確地把握本地檔案工作實(shí)際情況。對(duì)一些鄉(xiāng)村鎮(zhèn)而言， 如果的確存在檔案資源保管的過(guò)度分散，從而影響到了檔案工作的健康發(fā)展的情況，要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)取得當(dāng)?shù)攸h政部門的大力支持 ， 整合才有望成功。在縣、市等大中城市政府機(jī)構(gòu)中，科技檔案和專門檔案往往數(shù)量大、種類多，如果專業(yè)主管機(jī)關(guān)對(duì)科技檔案和專門檔案的管理規(guī)范、有序，就可以更多地通過(guò)建立同一行政區(qū)域內(nèi)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)等來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合，而沒有必要強(qiáng)求檔案實(shí)體的整合了。

4、對(duì)于社會(huì)法制建設(shè)而言，做好信息來(lái)源部門與現(xiàn)有檔案部門接口問(wèn)題

檔案部門能實(shí)現(xiàn)前端控制是整合的重要階段標(biāo)志，這里包涵硬件標(biāo)準(zhǔn)、軟件標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和安全標(biāo)準(zhǔn)健全。由于我國(guó)電子政務(wù)開展的時(shí)間還比較短，我國(guó)政府對(duì)電子政務(wù)建設(shè)的有關(guān)指導(dǎo)還大多停留在宏觀的戰(zhàn)略框架上，涉及電子政務(wù)具體實(shí)施和運(yùn)作的法律、法規(guī)基本是空白。比如有關(guān)法律上認(rèn)可的數(shù)字簽名技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)保護(hù)法、信息公開法等相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)急需出臺(tái)，這也是檔案信息整合建設(shè)發(fā)展的法律需要。

因此，要不斷完善檔案法律法規(guī)，并增強(qiáng)現(xiàn)有法律、法規(guī)的系統(tǒng)性、可操作性和執(zhí)法的嚴(yán)密性，同時(shí)要及時(shí)制定、修改檔案信息資源整合配套的法律法規(guī)，使其發(fā)揮對(duì)檔案信息資源整合工作的整體調(diào)整功能，保證檔案信息資源有效整合與共享。

三、 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)信息化水平的提高和檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資整合己是大勢(shì)所趨。機(jī)構(gòu)編制中檔案信息資源整合與共享尚處于起步階段。因此，我們不僅要學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也要從我國(guó)檔案發(fā)展的實(shí)情出發(fā)，制定適合機(jī)構(gòu)編制檔案信息整合的新舉措。在實(shí)際工作中，要堅(jiān)持以人為本的整合服務(wù)理念，全面反映政府組織機(jī)構(gòu)中的各個(gè)領(lǐng)域，著眼于檔案資源特色的資源整合服務(wù)，并且與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)劃相符，體現(xiàn)特色檔案的文化積淀。

參考文獻(xiàn)

[1] 顏海.政府信息公開理論與實(shí)踐[M8.武漢：武漢武漢大學(xué)出版社， 2008.

[2] 曹航.謝敏.條塊分割，體制約束與機(jī)制創(chuàng)新一一對(duì)檔案信息資源整合的再思考[J]檔案管理2010總第182期

[3] 徐瑞鴻.檔案信息資源整合研究[J]蘭臺(tái)世界 2006.05